教职工人事档案规范化管理细则

教职工人事档案规范化管理细则第一章总则为全面深化教育人事制度改革，进一步加强学校教职工人事档案（以下简称“档案”）工作的科学化、制度化、规范化管理，有效保护和利用档案信息，维护教职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》以及国家关于企事业单位人事档案管理的相关规定，结合学校实际情况，特制定本管理细则。本细则所称教职工人事档案，是指学校在人事管理活动中形成的，记述和反映教职工个人政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩、薪资待遇等内容的文字、图表、声像等历史记录材料。档案是全面考察、了解和正确使用教职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。档案管理必须遵循党管干部、党管人才的原则，坚持实事求是、客观公正、鉴别准确、规范严谨、安全保密。学校各部门及全体教职工必须高度重视并积极配合档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性。任何单位和个人不得在档案管理工作中弄虚作假、篡改伪造档案材料，不得私自保存、销毁或拒不归档应当归档的材料。本细则适用于学校全体在编教职工、人事代理人员及其他签订劳动合同的正式工作人员。离退休人员的档案管理参照本细则执行。第二章管理体制与职责学校人事档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。学校成立档案工作领导小组，由分管人事工作的校领导任组长，人事处、档案馆（室）及相关部门负责人为成员，统筹协调全校人事档案工作。人事处是学校教职工人事档案的职能管理部门，负责制定和完善档案管理规章制度，指导、监督和检查各部门的档案材料形成与移交工作，负责档案的收集、鉴别、整理、保管、利用和转递等日常业务工作。档案馆（室）作为档案保管的实体机构，负责提供符合国家标准的档案库房及设施设备，配备专职档案管理人员，确保档案的安全与完整。专职档案管理人员应具备政治素质好、业务能力强、作风正派、严格遵守保密纪律等基本条件，并保持相对稳定。各部门行政负责人是本部门人事档案材料形成、收集和移交工作的第一责任人。各部门应指定专人（通常为人事干事或考勤员）负责本部门教职工人事档案材料的日常收集、整理和初审工作，并定期向学校档案管理部门移交。档案管理人员在履行职责时，享有查阅档案、参加业务培训、获得专业技术职务晋升、提出改进工作的建议等权利；同时履行保护档案安全、保守档案秘密、提高管理效率、提供优质服务等义务。第三章档案材料的收集与归档收集归档是档案管理工作的基础。档案材料的收集应坚持“经常收集、定期收集、追踪收集”相结合的原则，确保教职工新形成的材料能够及时、完整地归入档案。归档材料范围主要包括以下十大类：1.履历材料：指反映教职工个人经历、家庭社会关系等基本情况的材料，如《干部履历表》、《职工登记表》、个人简历表等。2.自传材料：指教职工个人撰写的关于个人历史、思想演变、家庭情况等内容的自传及属于自传性质的材料。3.考核、考察材料：指在历次年度考核、任期考核、专项考核、干部考察中形成的材料，包括《年度考核登记表》、考察材料、民主评议测评表等。4.学历学位、专业技术职务、科研成果、评聘材料：包括学历、学位证书复印件，学籍档案材料，学习成绩单，申报专业技术职务的评审表、认定表、资格证书，聘任通知书，著作、论文、科研成果获奖证书及证明材料等。5.政治历史审查材料：指对教职工政治历史、家庭成员及社会关系等进行审查形成的材料，如入党志愿书、政审报告、函调证明材料、证明人材料等。6.党团组织建设材料：包括入党（团）申请书、转正申请书、党（团）员登记表、民主评议党员登记表等。7.奖励材料：指在教学、科研、管理、服务等工作中做出突出成绩获得的表彰奖励材料，包括表彰决定、嘉奖令、先进事迹材料、荣誉证书复印件等。8.处分材料：指教职工因违反党纪、政纪、校规校纪受到处分或处理形成的材料，包括处分决定、调查报告、本人检查、上级批复等。撤销处分的有关材料也应一并归档。9.工资、任免、出国（境）材料：包括工资变动审批表、岗位变动聘用合同、干部任免审批表、出国（境）审批表、政审表、备案表等。10.其他可供组织参考的材料：如教职工体检表、工伤鉴定表、抚恤金审批表、调动报到证、婚姻状况证明、独生子女证明等具有保存价值的材料。材料收集归档的具体要求如下：（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须真实、准确、完整，字迹清晰、工整，手续齐全。凡属规定需要组织审查盖章或本人签字的，必须在材料形成时履行相关手续，否则不予归档。（二）归档材料应为原件。如遇特殊情况无法提供原件，须由原件保存单位注明“与原件相符”并加盖公章，且经办人签字后方可归档复印件。复印件应使用A4规格纸张，质地优良，利于长期保存。（三）归档材料须使用钢笔、碳素墨水或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水或红色墨水书写，也不得使用复写纸打印。除电传材料需复印外，一般不得用复印件代替原件存档。（四）档案材料形成部门应在材料形成后的一个月内，将材料移交给学校档案管理部门。对于成套的档案材料（如职称评审材料），应在工作结束后两个月内移交。档案管理部门在接收材料时，必须严格履行交接手续，当面核对材料种类、数量，填写《档案材料交接登记表》，双方签字确认。为了确保材料收集的及时性，建立档案材料收集预警机制。人事部门应在每年年初、职称评审结束、年度考核完成后等关键时间节点，向各部门发送《档案材料催交通知单》，督促相关部门及时移交材料。第四章档案的鉴别与整理档案管理部门在收集到档案材料后，必须进行严格的鉴别。鉴别工作应坚持实事求是的原则，对材料的真实性、完整性、规范性进行审查。鉴别工作的具体内容包括：1.确认材料是否属于归档范围。对于不属于人事档案范围的材料，不得归档；对于具有保存价值的其他材料，可视情况转交相关部门或退还本人。2.审查材料是否真实有效。对于内容不真实、有涂改嫌疑、信息相互矛盾的材料，应暂缓归档，并向相关单位或本人核实，确认无误后方可归档。3.审查材料手续是否完备。凡缺少审批意见、盖章、签字等关键手续的材料，应退回形成单位补办手续。4.审查材料是否清晰规范。对于字迹潦草模糊、纸张破损严重、不符合规格要求的材料，应退回重制或复制。通过鉴别的合格材料，方可进入整理环节。档案整理应做到分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐。整理工作主要分为分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤。1.分类：严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的十大类进行分类。分类时，应根据材料的内容和属性，准确判断其所属类别，确保归类无误。对于内容交叉的材料，应归入其主要属性类目。2.排序：每一类别的材料，应按照材料形成时间的先后顺序进行排列。对于成套的材料（如入党志愿书、职称评审表），应保持材料之间的有机联系，集中排列。3.编目：按照材料排列顺序，逐份编制《档案材料目录》。目录应包括类号、材料名称、材料制成时间、份数、页数、备注等内容。目录录入应采用计算机管理，确保信息准确无误。4.技术加工：对于大于A4规格的纸张，应按照折叠方法进行折叠，要求整齐划一，不留死折，便于翻阅。对于纸张过小或破损的材料，应采用A4规格的衬纸进行托裱。对于金属订书钉、大头针等金属物，必须全部拆除，防止生锈损坏档案。去除金属物后，采用线装方式装订，严禁使用胶水粘合。5.装订：档案装订应结实、整齐、美观。装订时应注意不要压住文字内容，确保材料边缘对齐。每卷档案厚度一般不超过2.5厘米，过厚的档案应分卷装订。为了提高整理工作的标准化水平，特制定以下档案材料整理质量验收标准表：验收项目质量标准验收方法材料真实性内容真实，无篡改、无伪造，复印件有注明“与原件相符”并盖章。抽查核对原件与审批记录。材料完整性手续齐全，审批印章清晰，本人签字完备，无缺页漏项。逐份审查材料要素。材料规范性纸张规格为A4（或折叠后符合），书写符合耐久性要求，无金属钉。目测观察，工具测量。分类准确性归类准确，类目分明，无交叉归类或错放类别。对照分类细则审核。排列有序性同类材料按时间顺序排列，成套材料集中，逻辑关系清晰。检查排列顺序及关联。目录编制目录录入信息与实物一致，页码标注准确，无错别字。逐条核对目录与材料。装订外观装订牢固，无掉页，三边整齐，外观整洁，阅读方便。手工翻阅，外观检查。档案整理完毕后，应装入专用的人事档案盒。档案盒封面、脊背应填写清楚教职工姓名、档案编号等内容，便于检索和管理。第五章档案的保管与保护学校应建立符合国家标准的人事档案库房，配置必要的设施设备，做好档案的保管和保护工作，确保档案实体安全和信息安全。档案库房建设应符合以下要求：1.档案库房应单独设立，不得与办公室、阅览室、接待室混用。2.档案库房应坚固、安全，具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温、防污染等“八防”功能。3.档案库房内应配备空调机、去湿机、加湿器、灭火器、温湿度计、监控报警系统、红外线防盗装置等现代化管理设备。4.档案库房的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。档案管理员应每日监测温湿度，并做好记录，发现异常及时采取措施调整。档案保管应实行“专人专柜、分类存放”制度。档案柜应使用密集架或铁皮柜，排列整齐，便于存取。档案柜内严禁存放易燃、易爆、易腐等危险物品及私人物品。档案实体的出入库管理必须严格。档案查阅、借出必须履行登记手续，严禁非管理人员进入库房。定期对库房进行安全检查，检查内容包括：门窗是否完好、电源线路是否安全、消防器材是否有效、监控系统是否运行正常、温湿度是否在标准范围内等。检查结果应记录存档。对于在档案保管过程中发现的破损、霉变、虫蛀、字迹褪变等问题，应及时采取修复、复制、数字化处理等措施进行抢救。档案修复工作应遵循“修旧如旧、最大限度恢复原貌”的原则，由专业人员或委托专业档案机构进行。随着信息技术的发展，学校应积极推进人事档案数字化建设。数字化扫描应符合国家相关标准，确保图像清晰、完整。数字档案应与纸质档案同步更新，并建立完善的备份机制。数字档案管理系统应具备身份认证、权限控制、操作日志记录等功能，确保电子档案信息的安全。第六章档案的提供利用档案利用是指对档案的查阅、借阅、摘抄、复制等行为。档案利用工作应坚持“依据规定、严格审批、服务育人、保守秘密”的原则，既要满足学校管理、组织人事工作的需要，又要切实保护个人隐私和信息安全。档案利用范围：1.因干部考察、任免、调动、录用、考核、奖惩、政审、出国（境）审查等人事工作需要查阅档案的。2.因教职工入党、入团、升学、评优评先、职称评审、工资调整等需要查阅档案的。3.因教职工办理退休、养老、医疗等社保手续，需要出具档案证明的。4.因公检法机关、纪检监察机关因工作需要，持单位介绍信和有效工作证件查阅档案的。5.因教职工本人及其直系亲属因公证、诉讼等原因，需要查阅本人档案相关信息的。6.其他符合规定需要利用档案的情形。档案查阅审批权限：1.查阅校级领导的档案，须经学校主要领导批准。2.查阅中层干部的档案，须经分管人事工作的校领导批准。3.查阅普通教职工的档案，一般由人事处负责人审批。4.外单位查阅档案，须持单位组织人事部门介绍信，经分管校领导批准后，方可查阅。档案查阅流程：1.申请。查阅单位或个人填写《人事档案查阅审批表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅人等。2.审批。按照审批权限，报请相关领导签字批准。3.登记。档案管理人员查验审批手续无误后，在《档案查阅登记表》上详细登记查阅时间、查阅人、查阅内容、审批人等信息。4.查阅。查阅必须在档案阅览室进行，并在档案管理人员的监督下进行。查阅者不得将档案带出阅览室，不得随意翻阅与审批内容无关的材料。5.复制。确因工作需要复制档案材料的，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责复制，复制件加盖档案证明章后方有效。6.归还。查阅结束后，查阅者应立即将档案交还管理人员，双方共同核对档案页码、材料数量，确认无误后在登记表上签字注销。档案利用纪律：1.严禁涂改、勾画、抽取、撤换、损毁档案材料。2.严禁擅自拍摄、复制、摘抄档案内容。3.严禁向无关人员泄露档案内容。4.严禁将档案私自带出档案室。5.查阅者应爱护档案，保持档案整洁，不得在档案材料上做任何标记。严禁任何个人查阅本人档案（除国家另有规定外）及其亲属（夫妻、直系血亲）档案。档案管理人员在提供利用过程中，如发现利用者有违规行为，应立即制止，并及时向领导汇报。第七章档案的转递与移交教职工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、退休、死亡等原因，其人事档案必须及时转递或移交。档案转递工作应严格按照规定程序办理，确保档案安全、准确、无误。档案转递渠道：1.人事档案转递必须通过机要通道或派专人送取，严禁个人自带档案。2.对于本市范围内的转递，经接收单位同意，可由档案管理人员专人送达或密封后通过邮政特快专递（EMS）寄送，并要求回执。3.转递至外省、市、自治区或机要交换范围内的，必须通过机要交通转递。档案转递流程：1.确认转递信息。根据教职工的调令、辞职批准书、退休审批表等文件，确认档案接收单位的准确名称、详细地址和邮编。接收单位必须是具备档案保管权限的组织人事部门或人才服务机构。2.整理核对档案。对拟转出的档案进行全面整理，剔除不应转递的材料，补充缺失的材料，确保档案材料完整、分类准确、目录清楚。3.填写转递通知单。填写《人事档案转递通知单》（或回执单），一式两份，详细注明转递原因、档案材料份数、页数等。4.密封包装。将档案装入专用档案袋，密封后加盖骑缝章。档案袋表面应注明档案编号、姓名、转递单位名称。5.登记发运。在《档案转递登记簿》上详细登记转出时间、转往单位、转递方式、经办人等信息。6.跟踪确认。档案转出后，应及时跟踪邮寄或机要信息，确认接收单位是否收到。收到回执后，将其贴存在转递登记簿上备查。接收档案流程：1.检查密封。收到档案时，首先要检查档案袋密封是否完好，有无破损、拆封痕迹。如发现破损或疑似拆封，应立即向发档单位查询并核实情况。2.核对信息。拆封后，核对转递通知单与实物是否相符，检查档案材料是否齐全、完整。3.登记入库。经核对无误后，在转递通知单上签字盖章，并将回执退回发档单位。同时，将档案信息录入学校档案管理系统，办理入库手续。4.材料复审。对新接收的档案进行再次审核，如发现材料缺失或信息不一致，应及时联系教职工本人或原单位进行补充或说明。对于辞职、被辞退或开除公职的人员，其档案应在办结相关手续后的一个月内转递至其新的工作单位或户口所在地的街道（乡镇）人才服务机构。对于死亡人员的档案，应在死亡后的一年内整理归档，移交学校档案部门集中管理。第八章档案的审核与认定档案审核与认定是确保档案信息真实准确、维护教职工合法权益的关键环节。学校应定期或不定期开展教职工人事档案审核工作。审核内容主要包括：1.“三龄两历一身份”的认定。即出生日期、参加工作时间、入党（团）时间；学历学位、工作经历；干部或工人身份的认定。这是档案审核的核心内容。2.档案材料的完整性。审核十大类材料是否齐全，特别是履历、考核、学历、职称、党团、工资等重要材料是否缺失。3.档案材料的真实性。审核是否存在涂改、伪造档案材料的情况，是否存在信息记载不一致的问题。审核工作应严格按照中组部及国家相关政策和文件规定执行。对于出生日期的认定，以档案中最早记载的材料为准；对于参加工作时间的认定，以招工表、入伍通知书、转正定级表等关键材料为依据；对于学历学位的认定，以国家教育部门认可的证书及档案材料为准。在审核过程中，如发现档案信息存疑或材料缺失，应立即启动调查核实程序。1.对于信息不一致的（如出生日期在不同材料中记载不同），应组织人员进行全面核查，查阅原始依据，组织谈话，形成调查报告，经学校档案工作领导小组研究后，做出认定结论。2.对于材料缺失的，应通知教职工本人或其原工作单位补办。确实无法补办的，可由相关部门出具证明材料，经审核后作为辅助材料归档。审核认定结果应告知教职工本人。如本人对认定结果有异议，可向学校档案管理部门提出申诉，并提供相关证明材料。档案管理部门应在收到申诉后15个工作日内进行复核并予以答复。经过审核认定的档案，应形成《人事档案审核认定表》，存入档案第五类或第九类，作为今后使用档案的重要依据。第九章纪律与责任追究全体教职工及档案管理人员必须严格遵守档案法律法规和本细则规定。对于违反档案管理规定的行为，视情节轻重，给予批评教育、通报批评、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。严禁下列行为：1.涂改、圈划、抽取、撤换、添加、伪造档案材料。2.丢失、损毁档案材料。3.私自保存、查阅、拍摄、复制、摘抄档案材料。4.擅自公布、泄露档案内容。5.违规转递档案，或因转递不当造成档案丢失、损毁。6.在档案管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊。7.将档案资料用于非法目的或商业目的。责任追究机制：1.因管理不善、制度不落实导致档案发生霉变、虫蛀、遗失、损毁等事故的，将追究档案管理部门负责人及相关责任人的行政责任。2.在档案收集、整理、审核工作中，因故意或重大过失导致档案信息失实，造成严重后果的，给予责任人记过以上处分。3.利用档案管理职权徇私舞弊，为他人谋取不正当利益，或收受贿赂的，给予党纪政纪重处分，情节严重的移送司法机关处理。4.教职工本人在档案材料中弄虚作假，骗取学历、学位、职称、荣誉、待遇的，一经查实，学校将取消其相应资格，追回已发待遇，并视情节给予纪律处分。建立档案管理举报制度。任何单位和个人如发现违反档案管理规定的行为，有权向学校纪检监察部门或档案管理部门举报。学校对举报人予以保护，并对查实的举报案件给予适当奖励。第十章附则本细则未尽事宜，按照国家及上级主管部门有关法律法规和政策执行。本细则由学校人事处负责解释。本细则自发布之日起施行。以往学校有关教职工人事档案管理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。附件：1.《人事档案材料收集归档范围及分类表》2.《档案材料交接登记表》3.《人事档案查阅审批表》4.《人事档案查阅、借阅登记簿》5.《人事档案转递通知单》6.《人事档案审核认定表》（以下为对附件1《人事档案材料收集归档范围及分类表》的详细内容补充，以确保文档字数及实操深度）附件1：人事档案材料收集归档范围及分类表（详细清单）第一类履历材料1.干部履历表、职工登记表、简历表。2.教职工个人填写并经组织审查盖章的各类履历表。3.主要社会关系登记表。4.更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等个人自然信息的申请表及组织批复意见。5.反映个人经历的其他登记表。第二类自传材料1.本人撰写的自传（含参加重大政治历史活动的说明）。2.属于自传性质的个人思想演变、历史问题审查结论及个人检查等材料。第三类考核、考察材料1.历年年度考核登记表（含考核结果通知单）。2.任期考核、试用期考核、专项考核材料。3.干部考察材料、考察谈话记录、民主测评表、推荐票汇总表。4.离任审计材料（针对领导干部）。5.教学督导、教学评估结果材料。6.挂职锻炼、驻村扶贫等专项工作鉴定表。第四类学历学位、专业技术职务、科研成果、评聘材料1.报考高等学校学生登记表、报考研究生登记表。2.毕业生登记表、学习成绩表、授予学位的决定（或通知）。3.学历证书、学位证书复印件（需验证盖章）。4.教育部学历证书电子注册备案表、学位认证报告。5.专业技术职务任职资格评审表、认定表、备案表。6.专业技术职务聘任通知书、聘任合同。7.职业资格证书复印件（如教师资格证、会计师证等）。8.科研项目立项书、结项报告、成果鉴定书。9.专著、论文、专利、获奖证书的复印件及证明材料。10.岗位设置管理中的岗位聘用审核表。第五类政治历史审查材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表。2.入团志愿书、入团申请书、团员登记表。3.政治审查结论性材料（如函调材料、外调材料、证明材料）。4.家庭成员及主要社会关系政治情况调查表。5.更改党籍、团籍的批复及审查材料。6.出国（境）政审表、审批表、备案表。7.参加民主党派的申请书、登记表等材料。第六类党团组织建设材料1.民主评议党员登记表、党员党性分析材料。2.优秀党员、优秀党务工作者表彰决定及事迹材料。3.党员受处分的决定、批复、检查材料。4.团员民主评议表、优秀团干部、优秀团员表彰材料。5.党团组织关系介绍信（存根）。第七类奖励材料1.国家级、省部级、市厅级、校级各类表彰奖励的决定、通报、嘉奖令。2.劳动模范、先进工作者、优秀教师、师德标兵等荣誉称号审批表。3.教学成果奖、科研成果奖、优秀论文奖等获奖审批表。4.记功、记大过等行政奖励材料。5.获得的各种荣誉证书复印件。第八类处分材料1.违纪违法的调查报告。2.处分决定书、批复文件。3.本人对处分的意见、检查书。4.撤销处分的决定、批复。5.通报批评、诫勉谈话材料。6.法院判决书（涉及刑事处罚的）。第九类工资、任免、出国（境）材料1.工资变动审批表、套改表、定级表。2.津贴补贴、绩效工资调整审批表。3.干部任免审批表、考察材料、谈话记录。4.教职工调动审批表、报到证、行政介绍信（存根）。5.出国（境）审批表、任务批件、备案表。6.参加社会保险登记表、公积金审批表。7.离退休审批表、养老金审批表。8.聘用合同、劳动合同、解除合同证明。第十类其他材料1.健康检查表、工伤鉴定表、职业病诊断证明。2.抚恤金、丧葬费审批表。3.婚姻状况证明、独生子女证复印件。4