2026年合同档案管理及档案利用管理制度内容

2026年合同档案管理及档案利用管理制度内容集团总部各职能部门、各全资及控股子公司（以下统称“各单位”）在经营管理活动中形成的所有具有保存价值的合同类档案，其收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁全流程管理均执行本制度。管理职责方面，集团档案管理中心为合同档案归口管理部门，主要职责包括制定合同档案管理标准、搭建并迭代档案管理系统、指导各单位档案收集整理工作、集中保管总部及各单位重大合同档案、提供标准化档案利用服务、组织档案鉴定与销毁、定期开展档案检查与考核等。各单位需设置专职或兼职档案管理岗，人员配置需满足档案管理工作需求，负责本单位合同档案的收集、整理、初审、归档、日常保管、利用配合、定期盘点等工作，接受集团档案管理中心的业务指导与监督。业务承办部门作为合同档案形成的第一责任主体，需指定专人负责本部门合同档案的收集整理工作，确保合同全生命周期内形成的所有材料应归尽归、真实完整，在规定时限内提交归档，对档案的真实性、完整性、准确性承担首要责任。法务管理部门负责对合同档案的合规性进行审核，指导重大合同、涉密合同的整理归档工作，参与档案鉴定销毁的合规性审查，配合档案利用中的法律风险把控。信息技术部门负责档案管理系统、区块链存证系统的开发、运维与安全保障，落实电子合同档案的存储、备份、加密、访问控制等技术措施，定期开展系统安全检测与漏洞修复，确保电子档案的可用性、保密性与完整性。财务部门负责提供合同履行中的财务凭证佐证材料，参与合同档案鉴定中的经济价值评估工作。归档范围方面，合同档案涵盖合同从立项、谈判、订立、履行、变更、终止到争议处理全生命周期形成的所有具有保存价值的纸质、电子、音像、实物等不同载体的材料，具体包括五大类：一是合同订立阶段材料，含合同立项申请及审批文件、招投标全流程文件（招标公告、投标文件、评标记录、中标通知书等）、谈判过程材料（会谈纪要、邮件往来记录、即时通讯沟通记录导出件、音视频记录等）、对方主体资格证明材料（营业执照、资质证书、授权委托书、法定代表人身份证明等）、合同草案及历次修改痕迹稿、合同审批流程记录、合同正本及所有副本、合同附件（技术规范、报价清单、履约方案、保密协议、廉洁协议等）、电子签名验证报告、区块链存证证明等。二是合同履行阶段材料，含货物或服务交付凭证（送货单、验收单、确认单、签收记录等）、阶段性结算凭证、付款申请及审批记录、发票复印件或电子发票版式文件、履行情况说明、催告函及送达凭证、对方履约反馈材料、质保期内的服务记录等。三是合同变更与终止阶段材料，含合同变更申请及审批文件、补充协议、变更后的相关附件、合同终止申请及审批文件、终止协议、清算报告、交接材料、债权债务结清证明等。四是争议处理阶段材料，含协商记录、调解协议、仲裁申请书或起诉状、证据材料、裁决书或判决书、调解书、执行凭证、结案说明、律师费及诉讼费凭证等。五是其他与合同相关的具有保存价值的材料，含合同台账、合同履行跟踪表、审计报告中涉及合同的内容、巡视巡察材料中涉及合同的内容、第三方评估报告等。归档流程与质量要求方面，各单位需严格执行“即时收集、定期归档、应归尽归”的原则，确保档案材料及时、完整、准确归档。归档时限需满足三类要求：一是常规合同，合同签订完成后10个工作日内，业务承办人需将合同正本及订立阶段的全部材料提交至本单位档案管理岗归档；合同履行过程中形成的变更、履行凭证等材料，需在材料形成后5个工作日内补充上传至档案管理系统；合同履行终结（含全部权利义务履行完毕、合同解除、合同终止）后30个工作日内，业务承办人需将全套合同档案整理完成后提交正式归档，确保档案材料无遗漏。二是重大合同，指单笔标的额超过500万元或涉及集团核心业务、战略合作、不动产购置或处置、投融资、对外担保、知识产权转让等的合同，实行“即时归档+节点补充”机制，合同谈判阶段的重要材料需即时上传至档案管理系统，签订后3个工作日内提交正本归档，履行过程中重大节点材料同步归档，终结后15个工作日内完成全套归档。三是涉诉或涉仲裁合同，业务承办部门需在收到争议通知后24小时内将现有合同档案提交法务部门，并同步抄送档案管理岗留存副本，争议处理过程中形成的材料需在每个节点后3个工作日内补充归档，案件终结后10个工作日内完成全套归档。归档质量需符合纸质与电子两类标准：纸质档案需提交原件，确无原件的需提交与原件核对一致的复印件，由承办人注明“与原件一致”并签字确认，同时说明原件存放位置；档案材料需清晰完整，无涂改、损毁、缺页情况；整理时以单份合同为单位，按照“订立-履行-变更-终止-争议”的时间顺序排列，加装档案封面、填写规范的档案目录，采用线装或无酸装订方式，避免损坏档案；合同编号需与集团合同管理系统的编号一致，确保唯一可追溯。电子档案需采用PDF/A等符合长期保存要求的版式格式，电子签名需符合《中华人民共和国电子签名法》要求，具备可验证性；电子档案需同步采集完整元数据，包括但不限于合同编号、合同名称、签约主体、标的额、签订时间、履行期限、承办部门、承办人、档案形成时间、存储位置、电子签名哈希值、区块链存证编号等，元数据需与电子档案绑定存储，不得篡改；以即时通讯记录、邮件、音视频等作为归档材料的，需导出为不可篡改的版式文件或标准音视频格式，并注明来源、导出时间、导出人，重要的沟通记录需经双方确认。档案管理系统配备AI智能分类与元数据自动采集功能，可自动识别合同类型、提取核心要素、生成档案目录，承办人仅需对自动采集的信息进行核对修正，提升归档效率与准确性。永久保存期限的合同、涉及重大权益的合同需同时归档纸质原件与电子档案，实行“双套制”管理，两套档案内容、编号、目录完全一致；一般保存期限的合同可仅归档电子档案，但需确保电子档案的真实性、完整性、可用性，符合国家电子档案管理相关标准。保管制度方面，合同档案保管期限分为永久、30年、10年三类，保管期限从合同履行终结之日起计算，同一合同涉及不同保管期限的材料，按最高保管期限保管。其中，永久保管的合同包括涉及集团核心资产处置、重大投融资（标的额超过1亿元）、长期战略合作（合作期限超过10年）、不动产购置与处置、对外担保、知识产权权属转让、涉及职工重大权益的集体合同、涉及集团重大利益的争议处理（标的额超过5000万元）等的合同档案，以及对集团发展具有历史研究价值的合同档案。30年保管的合同包括标的额在500万元以上1亿元以下的各类经营合同、一般投融资合同、技术开发或转让合同、工程建设合同、大额采购与销售合同、涉及商业秘密的合同、一般争议处理（标的额在100万元以上5000万元以下）的合同档案。10年保管的合同包括标的额在500万元以下的小额采购合同、日常服务合同、劳务外包合同、普通销售合同、无重大争议的即时结清类合同档案。保管条件需满足实体与电子两类要求：实体档案需存放在符合国家《档案馆建筑设计规范》的专用档案库房内，配备防火、防盗、防光、防高温、防潮湿、防有害生物、防污染的“七防”设施，库房温湿度控制在温度14℃-24℃、相对湿度45%-60%范围内，每日记录温湿度数据；档案库房需与办公区、生活区分离，严禁存放易燃易爆、易腐蚀物品；纸质档案需按照档案编号顺序存放在专用档案柜中，标识清晰，便于检索；涉密合同档案需存放在符合国家保密标准的保密柜中，由专人管理，严格遵守保密规定，严禁私自携带涉密档案外出。电子档案需存储在符合等保三级要求的专用存储设备中，实行“本地+异地灾备中心+云端”三重备份机制，本地存储采用高性能磁盘阵列，异地灾备中心与本地物理距离超过100公里，云端备份采用国资云存储服务；每月进行一次全量备份，每半月进行一次增量备份，每季度进行一次备份数据恢复测试，确保备份数据可用、可恢复；电子档案存储系统需配备防火墙、入侵检测、数据加密、访问控制、病毒查杀等安全措施，防止数据泄露、篡改、丢失；涉及个人信息的合同档案需按照《中华人民共和国个人信息保护法》要求进行脱敏处理与加密存储，严格控制访问权限，落实个人信息保护责任，仅可经审批后查阅与工作相关的必要个人信息。档案管理岗需建立合同档案电子台账，包括实体档案台账与电子档案台账，台账内容涵盖合同编号、合同名称、签约主体、标的额、签订时间、履行期限、保管期限、归档时间、存放位置、利用记录等信息，确保账实相符、账账相符。各单位每季度需对合同档案进行一次抽查，抽查比例不低于10%，重点检查档案完整性、保管条件、台账准确性；每年12月开展一次全面盘点，形成年度盘点报告，上报集团档案管理中心；盘点中发现档案缺失、损毁的，需立即启动追查程序，查明原因，采取补救措施，并追究相关人员责任。档案利用管理方面，合同档案利用指内部单位或外部主体因工作需要，对合同档案进行查阅、复制、摘抄、出具证明等行为，所有利用行为均需严格遵循审批流程，做好利用登记，确保档案安全与保密，遵循“最小必要、授权使用、全程留痕”的原则。利用范围与权限需严格划分：内部利用方面，集团及各单位内部人员因工作需要查阅与本职工作相关的合同档案，需符合“最小必要”原则，不得查阅与工作无关的合同档案；本部门人员查阅本部门承办的一般合同档案，由部门负责人审批；跨部门查阅合同档案，需经档案形成部门负责人审批后，报档案管理部门负责人审批；查阅涉及商业秘密、个人敏感信息、重大权益的合同档案，需经法务部门审核后，报集团总经理审批；查阅涉密合同档案，需符合国家保密规定，经集团保密委员会审批，且仅限在指定场所查阅。外部利用方面，外部单位（含司法机关、行政机关、合作伙伴等）因工作需要查阅合同档案，需出具单位介绍信、公函或相关法律文书，经法务部门审核身份与利用事由的合规性后，报集团总经理审批；外部单位原则上仅可查阅与自身相关的合同档案，不得查阅无关内容；涉及集团核心商业秘密的合同档案，原则上不对外提供，确需提供的需经集团董事会审批，并签订保密协议。利用流程需规范执行：一是申请，利用人需提前在档案管理系统提交利用申请，注明利用人身份、所属单位、利用事由、利用方式、查阅的合同编号及内容范围、利用期限等信息，同步上传相关证明材料；紧急情况下的利用申请，可先行电话沟通审批，事后24小时内补办书面审批手续。二是审批，审批人需在2个工作日内完成审批，对符合利用条件的予以通过，对不符合条件的予以退回并说明理由；涉及重大敏感内容的档案利用申请，需提交集团总经理办公会审议。三是提供利用，实体档案原则上仅限在档案阅览室内查阅，不得带出档案室；确需外借的，需经集团总经理审批，外借期限不得超过7个工作日，借阅人需妥善保管档案，不得涂改、损毁、转借、丢失，到期后及时归还，档案管理岗需当面清点核对，如有损坏立即上报；查阅过程中，档案管理人员需全程在场监督，防止档案损坏或内容泄露。电子档案原则上通过档案管理系统在线查阅，系统自动记录查阅轨迹，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、操作行为等，记录不可篡改；确需下载或复制电子档案的，需在申请中注明，经审批通过后方可下载，下载的电子档案需自动添加水印标识，注明“仅供XX工作使用，不得外传”，并设置有效期，到期自动失效；严禁私自截屏、拍照、复制电子档案内容，严禁通过即时通讯工具传播档案内容。四是登记归档，档案管理岗需对所有利用行为进行登记，形成利用台账，永久保存；利用完成后，利用人需在利用登记表上签字确认，复制的档案材料需登记份数与用途；利用过程中形成的相关审批材料、登记材料需纳入档案管理。利用保密要求需严格落实：利用人对查阅、复制的合同档案内容负有保密义务，不得擅自泄露、传播档案内容，不得利用档案内容从事损害集团利益的活动；利用人复制的档案材料仅可用于申请时注明的用途，不得挪作他用，使用完成后需及时销毁，不得私自留存；档案管理人员需严格遵守保密规定，不得擅自提供、泄露合同档案内容，不得私自复制、留存档案材料；涉及个人信息的合同档案利用，需符合个人信息保护的相关规定，仅可查阅与工作相关的必要信息，不得过度收集、使用个人信息，不得向第三方提供个人信息。档案鉴定与销毁方面，集团成立合同档案鉴定小组，由档案管理中心、法务部、财务部、相关业务部门的负责人及专业人员组成，负责对到期的合同档案进行价值鉴定，确定存毁意见。鉴定工作每五年开展一次，对保管期限届满的合同档案进行逐份审核，鉴定其是否仍具有保存价值；对涉及未了结债权债务、未决争议、潜在纠纷的合同档案，需继续保存至相关事项终结后，再重新计算保管期限。鉴定流程需规范：鉴定小组对到期档案进行逐一审核，形成鉴定报告，明确继续保存的档案清单与拟销毁的档案清单；拟销毁的档案清单需报集团总经理办公会审批，涉及永久保存档案的销毁需报集团董事会审批。销毁实施需严格监督：经审批同意销毁的合同档案，由档案管理中心负责组织实施，销毁前需再次核对销毁清单，确保无误；实体档案需采用粉碎、化浆等方式销毁，确保内容不可恢复；电子档案需采用数据擦除、物理销毁存储介质等方式彻底删除，确保数据无法恢复；销毁过程需由2名以上监销人员在场监督，销毁完成后，监销人员需在销毁清册上签字确认；销毁清册、鉴定报告、审批文件需永久保存。严禁任何单位或个人私自销毁、处置合同档案，违者严肃追究责任。电子合同档案专项管理方面，各单位需使用符合国家规定的电子合同签约平台，确保电子签名的合法性与可验证性；电子合同签订完成后，需同步将合同文本、电子签名证书、签约日志、哈希值等元数据上传至档案管理系统归档，并同步上传至集团区块链存证平台，将合同核心信息上链存证，确保电子档案全生命周期可追溯、不可篡改。电子档案存储系统升级、更换时，需对原有电子档案进行完整迁移，迁移过程中需进行数据校验，确保数据完整、准确，迁移记录、校验报告需归档保存；因格式变化导致电子档案无法读取的，需及时转换为通用长期保存格式，转换前后的内容需保持一致，转换记录需归档保存。电子合同档案利用系统需实行分级授权管理，不同岗位人员的访问权限根据工作职责设定，严格遵循“最小权限”原则；系统需具备操作审计功能，对所有访问、下载、修改等操