关于修订公文管理办法的通知

关于修订公文管理办法的通知为加强医院内部文件管理，提高文件工作效率和质量，统一规范文件格式，根据《党政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-2012）等相关规定，结合工作实际，医院于2017年3月10日发布了《**医学院附属医院公文管理办法》（院政字〔2017〕15号），初步实现了文件制定、修订、废止、处理工作的科学化、制度化、规范化。针对管理办法实施过程中发现的问题和不足，对原办法进行了修订，经医院第四届第62次党委会审议通过，现予以下发，请遵照执行。公文管理办法（修订）（经第四届第62次党委会审议通过）一、文件类别1.通知：适用于发布规章，任免人员，传达要求下级部门办理、周知或者执行的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文。2.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。主要分为工作报告和情况报告。4.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。标题中避免使用“申请”、“请求”一类的用语，以免重复，也不可写成“请示报告”。5.函：适用于机关之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项。6.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、院内行文规定1.行文当属必要，注重效用。发文条件：一是按照国家法律、法规与地方行政部门管理要求必须制定发布的；二是与现行标准不相符，需进行修订的（一般情况下，文件应每3年修订一次，以保证与现行法律法规及医院实际运行相符，特殊情况可随时修订）；三是根据医院实际工作需要，需制定、修订的。2.拟稿关系到文件的基础质量，必须十分认真细致。拟稿时要表述准确完整、言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定，同已生效的其他文件没有相悖的含义，避免政出多门。3.向上级报送的公文，应由相关部门撰写文件，经主管领导审阅后，统一交院长办公室/党委办公室，以医院名义向上级机关报送。4.部门按文件类别建立发文清单（附件1），新建、修订文件后及时更新清单，以体现文件的持续更新。5.各部门、科室建立红头文件接收清单（附件2），对红头文件进行登记、学习、归档。6.新修订的文件生效后，各部门、科室应即时销毁废止文件，确保现行所用文件为最新版本。文件主办部门负责对所发文件的落实、更替情况进行督查。7.各部门设置一名文件管理人员，负责本部门的文件管理工作。三、发文流程（一）红头文件发布流程1.拟稿拟稿按照工作需要由主办部门负责。在正文前要用发文稿纸（详见附件3、4、5、6），填写好标题、附件、事由、主送、抄送、主办部门、拟稿人和负责人。2.会签各部门在撰拟公文的过程中，若遇到公文内容涉及其他部门职权范围，或需征得其他部门同意或配合时，应主动将草拟文件送予相关部门负责人审阅，广泛征求意见，以保证文件生效后具有可行性。各部门负责人共同协商、统一意见、修改完善后，分别在发文稿纸“会签”栏签名确认。3.审核会签后的文稿，党委红头文件报党委副书记审阅，行政红头文件报主管领导或相关委员会审阅，并在相应栏目下签字。（纪委红头文件和团委红头文件不需审核。）4.核稿核稿是对文件初稿进行审核，以保证文件的质量。核稿人对文稿的文字、格式等作全面审核检查，并在发文稿纸的核稿人栏签注姓名和日期。党委红头文件由党委办公室负责核稿，纪委红头文件由院纪委负责核稿，团委红头文件由团委负责核稿，行政红头文件由院长办公室负责核稿，主办部门根据审核反馈意见修改相关内容。5.签发经过认真核稿后的文稿，党委红头文件报送党委书记审批签发，纪委红头文件报送纪委书记审批签发，团委红头文件报送主管领导审批签发，行政红头文件报送院长审批签发。文稿一经签发，即成为最后定稿，文件据此生效。6.编号红头文件签发后，由核稿部门进行编号登记。党委红头文件编号格式为“承医附院发〔年份〕文号”，如“承医附院发〔2018〕1号”。纪委红头文件编号格式为“承医附院纪字〔年份〕文号”，如“承医附院纪字〔2018〕1号”。团委红头文件编号格式为“承医附院团字〔年份〕文号”，如“承医附院团字〔2018〕1号”。行政红头文件编号格式为“承医附院政发〔年份〕文号”，如“承医附院政发〔2018〕1号”。7.校对校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行文过程中一项重要工作职责，由主办部门负责。校对时要以文件定稿为基准，对字、词、句进行认真仔细地校对。8.印刷对经签发和校对无误的文稿进行印制，由主办部门负责督促复印室完成。所有文件要求双面印刷。在印刷过程中，必须以签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发领导批准。9.用印在制成的公文上加盖印章，是公文生效取信的凭证。文件承办人须将签发后的定稿、发文稿纸交印章管理部门用印。10.分发主办部门负责分发纸质文件，核稿部门负责将电子版文件发至院内网红头文件栏。11.归档按文书档案管理的要求，由核稿部门负责，将发文稿纸和正式文件于年终统一整理，交档案室保管。（二）部门文件发文流程1.拟稿拟稿按照工作需要由主办部门负责。在正文前填写部门文件发文稿纸（详见附件7），填写好标题、编号、主办部门和负责人。文件类别分为管理文件、应急预案、岗位说明书、诊疗、护理常规四大类，管理文件包括规章制度、管理规定、管理办法、工作流程等。2.编号编号包括文件类别、标准科室名称、文件序号三部分，文件类别和科室名称使用拼音字头简写，文件序号使用4位阿拉伯数字（例：院长办公室1号管理文件应编号为GLWJ-YZBGS-0001）。3.会签各部门在撰拟公文的过程中，若遇到公文内容涉及其他部门职权范围，或需征得其他部门同意或配合时，应主动将草拟文件送予相关部门负责人审阅，广泛征求意见，以保证文件生效后具有可行性。各部门负责人共同协商、统一意见、修改完善后，分别在发文稿纸“会签”栏签名确认。4.签发职能部门报送主管领导或相关专业委员会审批签发。文稿一经签发，即成为最后定稿，文件据此生效。5.校对校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行文过程中一项重要工作职责，由主办部门负责。校对时要以文件定稿为基准，对字、词、句进行认真仔细地校对。6.填写部门文件表格校对完成后，填写部门文件表格（详见附件8），内容包括：文件类别、文件编号、修订版本、修订部门、批准签发、生效日期。7.缮印由主办部门负责督促复印室完成。8.分发由主办部门负责发放文件。9.归档由主办部门妥善保存文件及发文稿纸。四、文件格式规范凡院内流通文件或上报文件必须符合以下格式规范：（一）页面格式规范1.红头文件首页使用医院红头文件纸，部门文件必须使用医院logo稿纸。2.页面设置：上3.7cm，下3.5cm，左2.7cm，右2.7cm。3.文字行间距均为28磅，特定情况可以作适当调整。4.文件页码格式为“-8-”（插入页码-数字格式第2项，对齐方式-居中）。（二）内容格式规范1.标题：党委红头文件为“中国共产党**医学院附属医院委员会”；纪委红头文件为“中国共产党**医学院附属医院纪律检查委员会”；团委红头文件为“中国共产主义青年团**医学院附属医院委员会”；行政红头文件为“**医学院附属医院”。格式为二号宋体字，加粗，居中。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.正文：与标题间距一行。公文首页必须显示正文。每个自然段左空二字，回行顶格。正文全部用3号仿宋体字，正文中层次标题可用3号仿宋体字加粗。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。3.落款：成文日期在正文（或附件说明）下空二行右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。医院、部门或科室署名时一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。印章用红色，不得出现空白印章。4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行（如“附件1”）。附件标题居中编排在版心第二行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文（表格内容格式可根据需要自行调整）。5.版记：内容包括印发机关和印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。五、其他事项（一）暂行和试行若所发文件为一定时期内的暂时性行为规范，应在文件标题后标明“暂行”。“暂行”文件可能随时调整或废止，也可以修正上升为正式规定。若所发文件可能不够严密，需要进一步观察实行效果，