高校学籍档案利用服务规范

1高校学籍档案利用服务规范DA/T56档案信息系统运行维护DA/T73档案移动服务平台建设利用者以借阅、复制、摘录、网络等方式使用档案4服务原则4.1真实准确4.2便捷高效2——本校毕业学生本人、直系亲属或其委托人；——政府机关、司法机关、中央及地方组织人事6.1.1应设置固定的、相对独立的服务6.2.1应配备满足档案利用服务需要的设备设施，包括但不限于网络连接设备、计算机、打印机、复6.2.3应在接待区放置申请示范文本、办事指南及相关表格的填写样本并及时更6.2.4应在室内显著位置张贴档案利用管理与服务制度，包括但不限于服务时间、服务流程、收费标6.2.5应根据公共服务场所消防安全及卫生要求配备必要的安全、消防、卫生等防护设备。应按照DA/T73的有关内容建立网上服务平台，平台宜具备以下——学籍档案下载与打印；——数据安全与隐私保护；——统计与报表。6.4.1应具有良好的政治素质、职业道德，熟悉相关政策法规和业务6.4.2应具备相应的文化水平、专业知识与技6.4.3应衣着整洁、仪表端正，宜使用普通话和文6.4.4应树立良好的服务意识，热情、耐心、细致地为服务对象提供37.2.1应加强档案利用服务过程中的7.2.2学籍档案中的个人隐私信息不——建立容灾备份体系，满足异地备份的要求。——系统运行网络与外部网络进行信息交换时，应——应按照GB/T22240的有关要求，制定安全保护等级；——系统故障的应急响应过程和管理方法应符合DA/T56的有关规定。7.2.6应建立针对火灾停电、系统故障、网络故障等突发事件的应急处置预案并定期开展应急8.1.1.1应对服务对象的咨询问题一次性作出明确答复，并提供相关服务事项的服务要求与内容。当8.1.1.2服务人员应做好现场咨询记录，登记服务对象姓名、单位、联系方式、咨询内容等。8.1.4应保持咨询电话实时畅通，对来电咨8.1.5应对服务对象的咨询问题一次性作出明确答复。不能答复的，应告知服务对象事后答复时间或48.2.1.1符合查阅条件的，服务人员应告知申请流程及需要准备的材料。不符合查阅条件的，服务人8.2.1.2服务人员对服务对象提交的申请材料进行初审，初审通过的应予受理，初审未通过的，应一——服务对象本人身份证明材料，如代他人申请的，还应提供授权委托书及受托人身份证明；——档案利用申请表（见附录A——与申请事项有关的权利利害关系证明材料。8.2.1.4单位查阅申请材料应包——单位介绍信；——与申请事项有关的权利利害关系证明材料。8.2.1.5服务人员应及时核验服务对象信息，8.2.1.7服务人员应提醒服务对象阅览过程中应保持档案完好，不应将相关资料带离。8.2.1.8归还档案时，应检查档案是否完备、整洁，是否有污损现象。如发生档案损坏情况应及时记8.2.2.1应引导服务对象通过线上服务平台填写查阅事项的相关信息，上传申请材料。8.2.2.2线上平台申请成功的应给予提示信息并提供办8.2.2.3需要进行材料核验的查阅事项，应通知服务对8.3.1.1服务人员应能熟练操作复印机等设8.3.1.2需要扫描的，服务人员应选择分辨率和文件格式，确保8.3.1.3复制完成后，服务人员应对所有复制件进行详细的编号和登记，记录复制件的编号、对应的原始档案信息、服务对象信息以及复制时间等内容8.3.1.4纸质复制件应加盖档案证明章；电子复8.3.2.1网上平台功能页面应简洁明了，操作简便，能提供在线下载和打印功能，并在相关材料上加8.3.2.2应根据服务对象的需求提供网络送达、现场取件或快递送达等多种送达方式。8.3.2.3需进行材料核验的查阅事项，应通知服务对象携带相关材料到现场进行核验。8.4.1需摘录档案内容的，服务人员宜为其提供带有标识的8.4.2服务人员应对摘抄过程进行监督，并对摘抄内容进行审核，确保摘抄行为符合规定，不涉及违9服务评价与改进9.1服务评价9.1.1评价方式9.1.1.1可采取自我评价、服务对象满意度评价以及第9.1.2评价内容9.1.2.1评价内容主要包括服务态度、服务效率、服务效果、服务规范性等。9.1.2.2服务态度包括服务表情、肢体动作9.1.2.3服务效率包括在规定时间内档案利用服务的质9.1.2.5服务规范性包括行为准则、标准和流程宜符合一致性和专业性要求。9.2投诉处理9.2.1应设立投诉电话，提供现场、网络和9.2.2应及时受理和记录投诉情况，及时调查处理并9.3服务改进9.3.1应根据服务评价结果，制定纠正或预防措施，及时改