合同管理制度

合同管理制度一、总则（一）目的与依据为规范公司合同管理行为，明确合同管理职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构对外签订的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）。公司内部管理性文件不适用本制度。（三）基本原则1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，遵循自愿协商、公平交易、诚实信用的准则。3.风险控制原则：合同管理应以防范风险为核心，对合同签订前的调研、谈判、文本审查，签订后的履行跟踪、纠纷处理等环节进行全程风险把控。4.效率原则：在确保风险可控的前提下，优化合同管理流程，提高合同审批和履行效率。二、合同管理机构与职责（一）合同管理部门公司指定[具体部门，如：法务部/综合管理部]为合同归口管理部门，负责统筹、协调、监督全公司的合同管理工作。（二）相关部门职责1.业务部门：作为合同的发起部门和履行主体，负责合同项目的可行性调研、合作方的初步筛选与资信调查、合同谈判、合同文本的初步拟定、合同履行过程中的具体对接、履约情况跟踪、以及合同纠纷的初步处理。2.合同管理部门：负责合同管理制度的制定与修订；提供合同法律咨询；审核合同的合法性、合规性、完整性及风险点；参与重大合同的谈判与起草；管理合同标准文本；监督合同履行；负责合同专用章的保管与使用；组织合同管理培训；建立合同管理台账。3.财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核，参与合同经济性评价，根据合同约定办理款项收付，并对合同履行过程中的财务风险进行把控。4.其他相关部门：根据合同内容及公司职责分工，参与相应合同的审查与履行工作。三、合同的订立（一）合同前期准备1.业务部门在发起合同前，应进行充分的市场调研和可行性分析，对合作方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的尽职调查，并收集相关证明材料。2.对于重大或复杂的合同项目，应组织跨部门评审，必要时可聘请外部专业机构提供咨询意见。（二）合同谈判1.合同谈判应由业务部门牵头，根据需要邀请合同管理部门、财务部门及其他相关部门人员参与。2.谈判过程中应坚持平等互利原则，明确合同主要条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。3.谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要，作为合同起草的依据之一。（三）合同文本起草与审查1.合同文本应优先使用公司发布的标准合同范本。无标准范本的，由业务部门根据谈判结果起草，或委托合同管理部门/法务人员起草。2.合同文本内容应完整、明确、具体，用语规范、严谨，避免使用模糊、歧义的词句。3.合同起草完成后，业务部门应填写《合同审批表》，连同合同草案、相关背景资料、谈判纪要等，按审批流程提交相关部门审查。4.审查内容：*业务部门自审：对合同的真实性、必要性、可行性及商务条款的合理性进行审查。*财务部门审查：对合同的付款方式、金额、税务处理、财务风险等进行审查。*合同管理部门/法务审查：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性等进行审查，并提出法律意见。5.审查部门应在规定时限内完成审查，并签署明确的审查意见。对审查中发现的问题，业务部门应予以修改或作出合理解释。（四）合同审批与签订1.合同审查通过后，按公司规定的审批权限逐级报请审批。审批人应对合同的整体风险及可行性进行判断，并签署审批意见。2.所有审批手续完成后，方可签订合同。3.合同签订应由法定代表人或其授权委托的代理人进行。授权委托代理人必须持有《授权委托书》，在授权范围内签订合同。4.合同文本应使用不易褪色的墨水填写或打印，做到字迹清晰、无涂改。如有修改，应经合同各方签字盖章确认。5.合同签订时，应加盖公司合同专用章。合同专用章的使用和管理应符合公司印章管理规定。6.合同一式多份的，应确保各份文本内容一致。公司应至少留存两份合同原件，一份由业务部门存档，一份由合同管理部门备案。四、合同的履行、变更与解除（一）合同履行1.合同生效后，业务部门为合同履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促对方履行合同义务。2.在合同履行过程中，应密切关注对方的履约情况，定期检查合同履行进度，及时发现和解决履约中出现的问题。3.对于合同履行中的重要节点、对方违约行为或可能影响合同履行的重大事项，业务部门应及时向公司领导及合同管理部门报告，并采取相应措施。4.财务部门应根据合同约定及履行情况办理款项收付等事宜。（二）合同变更与解除1.因客观情况发生变化，需要对合同内容进行变更或解除的，业务部门应与对方协商一致，并签订书面的《合同变更协议》或《合同解除协议》。2.合同变更或解除的程序，参照本制度合同订立的审查和审批流程办理。3.如对方提出合同变更或解除要求，业务部门应及时评估对公司的影响，并按审批流程报请审批后，方可答复对方。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方协商解决。2.协商不成的，应及时收集相关证据，向合同管理部门/法务及公司领导报告，并根据合同约定的争议解决方式（协商、调解、仲裁、诉讼）采取相应措施。3.在纠纷处理过程中，任何部门和个人不得擅自放弃或变更公司权利。五、合同的档案管理（一）档案归集合同签订后，业务部门应将合同原件、《合同审批表》、审查意见、谈判纪要、对方主体资格证明文件、授权委托书、履约过程中的往来函件、付款凭证、验收证明等所有与合同相关的文件资料整理成册，及时归档。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，做到防潮、防火、防虫、防盗，确保档案的完整与安全。2.合同管理部门应建立合同管理台账，对公司所有合同进行统一登记、编号、统计和管理，定期对合同档案进行检查。（三）档案查阅与借阅查阅或借阅合同档案，应履行相应的审批手续，并遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（四）档案销毁合同档案的保管期限应根据合同性质、重要程度及相关法律法规要求确定。保管期满的合同档案，经批准后按规定程序销毁。六、监督与责任（一）监督检查合同管理部门负责对公司合同管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期组织合同管理工作检查，发现问题及时督促整改。（二）责任追究对于在合同管理工作中出现下列情形之一，给公司造成损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经授权或超越授权签订合同的；2.违反本制度规定，未履行审查、审批程序擅自签订合同的；3.在合同谈判、审查、履行过程中，因故意或重大过失导致公司权益受损的；4.泄露合同商业秘密的；5.擅自变更、解除合同或放弃公司权利的；6.合同档案管理混乱，造成重要文件丢失的；7.其他违反本制度规定的行为。七、附则（一）定义本制度所称“重大合同”，指涉及金额较大、对公司经营发展有