DAT14-2026全宗指南编制规范

DAT14-2026全宗指南编制规范一、总则1.1目的与依据为规范全宗指南的编制工作，提高其质量与规范化水平，确保其在档案管理与开发利用中的基础作用得到有效发挥，依据国家相关档案法律法规及行业标准，特制定本规范。本规范旨在为各级各类档案机构及相关人员提供统一、明确的编制指引。1.2适用范围本规范适用于各类档案全宗（以下简称“全宗”）指南的编制活动。凡负有档案管理职责的机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“立档单位”），在编制其管理的全宗指南时，均应遵循本规范。1.3定义全宗指南，是指以文字形式概括介绍一个全宗的立档单位历史沿革、档案形成过程、档案内容与成分、保管状况及其检索利用等情况的指导性文件。它是档案检索工具体系的重要组成部分，是连接档案与利用者的桥梁。1.4基本原则1.真实性原则：全宗指南所记述的内容必须真实可靠，准确反映立档单位的历史和档案的实际情况，引用数据和事实需有据可查。2.系统性原则：内容组织应条理清晰，结构完整，全面系统地揭示全宗的各个方面，便于利用者对全宗形成整体认识。3.准确性原则：用语规范、确切，避免模糊不清或易产生歧义的表述，专业术语的使用应符合档案学理论与实践的约定俗成。4.实用性原则：编制应从利用者需求出发，突出重点，简明扼要，注重信息的实用价值，方便利用者快速了解和利用档案。5.规范性原则：遵循本规范及相关档案著录、编目规则，确保全宗指南的格式、内容要素和表述方式的统一与规范。二、主要内容与编写要求2.1全宗名称与编号2.1.1全宗名称：应填写立档单位的全称。若立档单位名称发生过变更，应在括号内注明其曾用名，并简述名称变更的时间和原因。2.1.2全宗编号：填写该全宗在档案馆（室）内的唯一标识符。2.2立档单位历史沿革2.2.1成立与撤销（或合并、更名）：详述立档单位成立的时间、批准机关、批准文号、成立背景与目的；如发生撤销、合并、分立或更名等情况，需说明其时间、原因、批准机关及后续机构的承继关系。2.2.2隶属关系：清晰表述立档单位在不同历史时期的上级主管机关及其变动情况，明确其行政层级和组织序列。2.2.3主要职能：阐述立档单位在其存续期间承担的核心职责与任务，以及这些职能的演变过程。2.2.4内部机构设置及演变：介绍立档单位内部主要职能部门的设置、调整、合并、撤销情况及其职责范围，可辅以机构设置简表。2.2.5人员编制与重要人事变动：简述立档单位的人员编制情况，以及对全宗构成有重要影响的主要负责人的任职与变动情况。2.3全宗档案概况2.3.1档案的形成与积累：说明档案形成的自然过程，主要来源，以及立档单位在档案形成、积累、整理过程中的制度与措施。2.3.2档案的接收与管理：若为档案馆接收的全宗，应说明接收时间、接收批次、交接双方及当时的整理状况。2.3.3档案的起止年代：填写全宗内档案文件形成的最早年份和最晚年份。2.3.4档案的数量与保管期限：概略统计档案的总数量（以卷、件、册等为单位），并说明不同保管期限（永久、长期、短期）档案的大致比例或数量。2.3.5档案的载体形式：注明档案的主要载体类型，如纸质、录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、实物等。2.4档案内容与成分介绍此部分为全宗指南的核心，应详细、准确地揭示档案的主题内容和文件成分。2.4.1分类介绍：通常按照立档单位的职能分工或档案的自然形成规律（如年度、机构、问题等）进行分类阐述。每类档案应说明其主要内容、包含的重要文件材料、形成时间范围及典型文件举例。2.4.2重点档案揭示：对反映立档单位主要职能活动、具有重要历史价值、查考价值和凭证价值的档案，应予以重点介绍，突出其特色。2.4.3文件类型：列举档案中包含的主要文件类型，如命令、决定、指示、通知、报告、请示、计划、总结、会议纪要、合同、协议、统计报表、账簿、凭证、照片、录音录像等。2.4.4内容范围：清晰界定档案所涉及的业务领域、地域范围、时间跨度和人物事件等。2.4.5注意事项：对于档案中存在的缺漏、破损、涉密或控制使用等情况，应予以简要说明。2.5档案整理与鉴定情况2.5.1整理状况：说明全宗档案采用的整理方法（如年度-机构-问题法，或问题-年度-机构法等）、分类体系、案卷组织方式、编号方法以及目录的编制情况。2.5.2鉴定情况：简述档案价值鉴定工作的开展情况，包括鉴定的时间、依据的标准以及销毁、降密、开放等处理结果。2.6检索工具与利用方法2.6.1检索工具：列出该全宗已编制的主要检索工具，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题目录、索引、卡片等，并说明其编制单位、年代及使用方法。2.6.2利用规定：简要介绍查阅该全宗档案的手续、权限、开放范围、利用方式（如现场查阅、复制、咨询等）以及相关的规章制度。2.6.3利用效果：可选择性地介绍该全宗档案在历史研究、编史修志、工作查考、权益维护、学术研究等方面取得的典型利用效果或案例。2.7全宗指南的补充与修订说明全宗指南编制完成后，如遇立档单位情况变化、档案数量增加、新发现重要档案或原有内容有误等情况时，应如何进行补充和修订，以及修订的程序和要求。2.8备注（可选）可填写上述各部分未涵盖但有必要说明的其他事项，如全宗的特殊标记、与其他全宗的关联等。2.9编制说明2.9.1编制单位：填写负责编制全宗指南的单位名称。2.9.2编制日期：填写全宗指南完成编制的日期。2.9.3编制人员：填写主要编制人员姓名。2.9.4审核人员：填写负责审核全宗指南的人员姓名。三、编制流程3.1准备阶段3.1.1明确任务：确定编制对象、编制人员、完成时限和质量要求。3.1.2收集材料：广泛收集与立档单位历史沿革相关的资料（如单位成立批文、机构沿革、年度工作总结、组织史资料等）和全宗档案本身的检索工具、整理说明、鉴定报告等。3.1.3熟悉档案：编制人员应深入库房，查阅档案实体和已有检索工具，全面了解档案的内容、成分、整理状况及特点。3.2撰写阶段3.2.1拟定提纲：根据本规范要求，结合全宗的实际情况，拟定详细的撰写提纲。3.2.2初稿撰写：按照提纲，依据收集到的材料和对档案的了解，进行初稿撰写。力求内容翔实、条理清晰、语言精炼。3.3审核与定稿阶段3.3.1内部审核：编制单位内部组织人员对初稿进行审核，重点检查内容的真实性、准确性、系统性和规范性。3.3.2征求意见：必要时可征求立档单位或相关业务部门的意见。3.3.3修改完善：根据审核意见和反馈情况，对初稿进行修改和补充，形成送审稿。3.3.4审定发布：由档案管理部门负责人或指定的审核小组进行最终审定，通过后予以编号、签署编制说明，并正式发布使用。3.4归档与更新全宗指南编制完成后，其电子版本和纸质版本均应作为档案管理的重要资料进行归档保存。并根据全宗档案的变化情况和立档单位的发展，适时进行修订和更新。四、附则4.1解释权本规范由[制定单位，如：国家档案局/某省档案局/本单位档案管理部门]负责解释。4.2施行日期本规范自发布之日起施行。以往有关全宗指南编制的规定与本规范不一致的，以本规范为准。4.3参照执行对于特殊类型全宗（如人物全宗、声像档案全宗、电子档案