《生态环境档案规范化管理实施细则》

《生态环境档案规范化管理实施细则》第一章总则第一条为深入贯彻生态文明思想，规范生态环境档案管理工作，有效保护和利用档案资源，服务生态环境高水平保护和经济高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国环境保护法》及相关行政法规、标准规范，结合实际工作情况，制定本细则。第二条本细则所称生态环境档案，是指在生态环境保护各项工作和活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。其涵盖范围包括但不限于环境规划、环境影响评价、环境监测、环境监察执法、污染防治、生态保护、核与辐射安全、环境应急、科研与培训等方面的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条生态环境档案规范化管理应当遵循统一领导、分级管理、完整规范、安全保密、便于利用的原则。各单位应将档案工作纳入整体发展规划和年度工作计划，建立健全档案管理制度，确保档案工作与各项工作同部署、同实施、同检查、同考核。第四条档案管理工作应积极推动信息化建设，依托先进技术手段，实现档案存储数字化、管理自动化、利用网络化，提升档案管理现代化水平。在档案管理过程中，应严格保守国家秘密、商业秘密和个人隐私，确保信息安全。第二章管理体制与机构职责第五条建立健全档案工作管理体制。单位主要负责人对本单位档案工作负总责，分管档案工作的负责人具体负责，档案管理部门承担统筹协调和业务指导职能，各业务部门负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档。第六条档案管理部门的职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理规章制度和业务规范；（二）负责对各单位、各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导和检查；（三）负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（四）负责档案信息化建设规划与实施，维护档案管理系统的安全稳定运行；（五）组织档案业务培训与交流，提高专兼职档案人员的业务素质。第七条各业务部门的职责：（一）学习和执行档案管理的规章制度，明确兼职档案人员；（二）负责本部门在各项业务活动中形成的文件材料的及时收集、系统整理和规范组卷；（三）确保归档文件材料的完整性、准确性、系统性和规范性，并在规定时间内向档案管理部门移交；（四）协助档案管理部门对本部门归档档案的利用、鉴定和销毁工作。第八条从事档案工作的人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉档案专业知识和生态环境业务知识，定期接受档案业务培训。保持档案人员的相对稳定，确需调动工作时，应在离岗前办好交接手续。第三章文件材料的形成与收集第九条文件材料的形成应遵循“谁主办、谁负责”的原则。各项生态环境保护工作从立项、实施到验收的各个阶段，都必须按照规范要求形成相应的文件材料。文件材料应使用耐久性良好的书写材料，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料，确保字迹清晰、图样清晰、签字手续完备、印章齐全。第十条收集范围应全面反映生态环境工作的历史面貌。重点收集以下内容：（一）行政管理类：包括机构设置、人员编制、人事任免、年度计划、工作总结、会议纪要、重要报告、规章制度等；（二）环境规划与计划类：包括生态环境保护规划、专项规划、功能区划、年度计划及其审批、实施材料等；（三）环境影响评价类：包括建设项目环境影响报告书（表）、登记表、审批文件、技术评估报告、专家评审意见、公众参与记录、“三同时”验收材料等；（四）环境监测类：包括环境质量监测报告、污染源监督性监测报告、应急监测报告、监测原始记录、质量保证与质量控制记录、监测数据报表等；（五）环境监察与执法类：包括现场检查笔录、调查询问笔录、立案审批表、案件处理意见书、行政处罚决定书、执行情况记录、行政复议和诉讼材料等；（六）污染防治与生态保护类：包括排污申报登记、排污许可证核发与管理、总量控制、污染防治设施运行记录、自然生态保护区建设与管理材料等；（七）核与辐射安全类：包括核技术利用单位许可、辐射安全许可证、放射性同位素转让审批、辐射环境监测报告、核事故应急材料等；（八）环境应急类：包括突发环境事件应急预案、应急演练记录、事件处置报告、调查评估报告等；（九）科研与培训类：包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定、获奖证书、学术交流、业务培训等材料。第十一条归档文件材料分为纸质文件材料和电子文件材料。电子文件材料应具备真实性、完整性、可用性和安全性，其元数据应符合规范要求。对于实行“双套制”管理的档案，应确保电子档案与纸质档案在内容、结构、背景信息上保持一致。第十二条文件材料的收集应实行全过程管理。在重大活动、重点项目建设、专项执法行动等工作中，档案人员或兼职档案人员应提前介入，对文件材料的形成和积累进行指导和监督，确保重要档案不遗漏、不散失。第四章档案的分类与整理第十三条档案分类应遵循档案形成的自然规律和有机联系，便于保管和利用。生态环境档案一般采用“年度-机构-问题”或“年度-项目”等分类方法。各单位可根据实际情况制定具体的分类方案，一经确定，应保持相对稳定。第十四条档案整理工作包括组卷、卷内文件排列、编页号、编制卷内目录、填写备考表、填写案卷封面、装订等工序。（一）组卷：将互有联系的若干文件材料组合成案卷。卷内文件材料应按问题、时间或重要程度排列。结论性文件在前，依据性材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；文字材料在前，图样在后。（二）编页号：案卷内文件材料均应按排列顺序依次编写页号或件号。页号应编写在文件的右上角或左上角，不装订的案卷应在每份文件的右上角加盖档号章。（三）编制卷内目录：卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。题名应简明准确，能够揭示文件内容。（四）填写备考表：备考表应说明本案卷内文件材料的状况（如完整、缺损、修改等情况），并立卷人、检查人签字。（五）案卷封面：案卷封面应包括全宗名称、类目名称、案卷题名、保管期限、年度、件数、页数、档号等。案卷题名应简练、准确，概括卷内文件内容。（六）装订：案卷应采用线装或不锈钢订书钉装订，装订应牢固、整齐、美观，不掉页、不压字。对于过厚或不便装订的文件材料，可使用档案盒进行保管。第十五条档号的编制应符合档案分类规则和编号规范。档号是档案的唯一标识，应具有唯一性、合理性和扩充性。档号结构通常为：全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构代码-问题代码-件号（或案卷号）。第十六条声像档案的整理。照片档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由、摄影者，并辅以文字说明。录音录像档案应整理成册，注明内容、时间、录制者、格式，并确保其能够正常播放。对于重要的声像材料，应进行数字化转换和备份。第十七条实物档案的整理。奖杯、奖牌、证书、印章等实物档案，应拍照归档，实物本身按类别登记、编号、排架保管，并注明相关联的档案号。第五章归档与移交第十八条归档时间。各类档案的归档时间如下：（一）管理性文件材料，一般应在次年六月底前归档；（二）建设项目环境影响评价文件、验收文件，应在项目审批或验收后三个月内归档；（三）环境监测报告、污染源监督性监测数据，应按月或按季度归档，年度总报告在次年一季度内归档；（四）环境监察执法案件，应在结案后三个月内归档；（五）科研项目档案，应在课题结题验收后三个月内归档；（六）其他专门档案，应根据其形成规律和特点，适时归档。第十九条归档要求。归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料。纸质文件材料应符合字迹清晰、手续完备的要求。电子文件材料应符合通用格式要求，且含有必要的元数据。归档时应移交纸质档案和相应的电子档案，实行“双套制”管理。第二十条归档手续。各部门向档案管理部门移交档案时，应编制档案移交清册。交接双方应根据移交清册当面清点核对，确认无误后在移交清册上签字盖章。移交清册一式两份，双方各执一份存查。第二十一条档案管理部门对接收的档案应进行质量检查。对不符合整理规范要求的档案，应退回原形成部门重新整理，经检查合格后方可办理接收手续。第六章档案的保管与保护第二十二条档案库房建设应符合《档案馆建筑设计规范》的要求。库房应具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等“八防”措施。库房内严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟和使用明火。第二十三条档案保管设施设备应齐全、完好。应配备空调机、除湿机、加湿机、温湿度记录仪等温湿度调控设备，保持库房温度在14℃-24℃之间，相对湿度在45%-60%之间。应配备消防器材、防盗报警系统、视频监控系统等安全设施。第二十四条档案入库前必须进行消毒处理。定期对库房档案进行安全检查，做好检查记录。发现档案霉变、虫蛀、破损等现象，应及时采取相应的修复、灭菌、杀虫等措施进行处理。对破损、褪变档案要及时进行修复和抢救。第二十五条档案排列应科学有序。按照档案分类方案和库房排架要求，实行分类分库排架存放。档案柜（架）应标明类别和索引，便于查找。库房内档案箱柜排列应整齐，留出适当的通道，利于通风和操作。第二十六条建立健全库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得擅自进入库房。库房钥匙应由专人管理，不得随意转交他人。定期进行温湿度监测记录，保持库房清洁卫生。第二十七条声像档案和电子档案的保管。（一）声像档案应存放在专用胶片盒、磁带盒中，并放置在防磁柜中保存，避免阳光直射和磁场干扰；（二）电子档案应存储在磁带、光盘、硬盘等耐久性载体上，并实行在线、离线、异地等多级备份。对于重要的电子档案，应定期进行读取测试和迁移，确保其长期可读。第七章档案的鉴定与销毁第二十八条档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和保密部门组成鉴定小组进行。档案鉴定应定期进行，对已到保管期限的档案进行价值鉴定，确定其是继续保存还是销毁。第二十九条档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保存的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌，具有长远利用价值的档案；长期保存的档案是指反映本单位一般活动，在较长时间内具有查考利用价值的档案（期限为16年至50年）；短期保存的档案是指在一定时间内具有查考利用价值的档案（期限为15年以下）。第三十条经鉴定确认仍具有保存价值的档案，应重新划定保管期限，并作出续存标识。经鉴定确认确无保存价值的档案，应按规定程序予以销毁。第三十一条销毁档案必须严格按照规定程序办理。由鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清册，报单位负责人批准后方可销毁。销毁档案时，应由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案或应销毁的档案当作废纸出售。第三十二条档案销毁清册应永久保存。对未销毁的档案在销毁过程中，如发现有用信息，应立即停止销毁，并重新进行鉴定和整理。第八章档案的利用与公布第三十三条档案管理部门应建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式和利用手续。积极开展档案利用工作，充分发挥档案的社会效益和经济效益。第三十四条查阅、复制档案必须履行登记手续。查阅涉密档案或内部敏感档案，须经单位分管领导批准，并在指定地点查阅。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘抄。第三十五条档案管理部门应根据利用需求，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、索引等，实现计算机检索，提高查找效率。第三十六条积极开展档案编研工作。档案管理部门应深入挖掘档案信息资源，编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题汇编等参考资料，为单位决策和业务工作提供服务。第三十七条向社会公布档案信息，必须符合国家法律法规关于保密、知识产权和个人隐私保护的规定。属于开放的档案，应向社会开放；涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，不得擅自公开。第三十八条建立档案利用效果反馈制度。档案管理部门应收集档案利用典型案例，记录档案利用产生的社会效益和经济效益，定期进行分析总结，不断改进档案服务工作。第九章档案信息化建设第三十九条档案信息化建设是生态环境信息化建设的重要组成部分。应将档案信息化纳入本单位信息化建设总体规划，统筹安排经费、设备和人员。第四十条建立和完善档案管理系统。档案管理系统应具备电子文件收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、统计、销毁等功能，并符合国家电子文件归档与电子档案管理规范。系统应具备良好的安全性、兼容性、扩展性和用户友好性。第四十一条电子文件归档要求。在业务系统中产生的电子文件，应按照规范要求实时或定期归档。电子文件归档时应包含其元数据，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件归档格式应符合标准要求，文本文件可采用PDF、XML、OFD等格式，图形图像文件可采用TIFF、JPEG等格式，音视频文件可采用AVI、MP4、WAV等格式。第四十二条实施纸质档案数字化。对利用率高的珍贵纸质档案，应逐步进行数字化扫描。数字化加工应按照《纸质档案数字化技术规范》执行，确保数字化成果清晰、完整，并建立数字化成果与纸质档案的关联关系。第四十三条档案信息安全管理。档案管理系统应部署防火墙、防病毒软件、入侵检测系统等安全防护设施。实行严格的用户权限管理，根据岗位和职责分配不同的操作权限。重要档案数据应进行加密存储和传输。建立数据备份和恢复机制，定期进行数据备份，确保数据安全。第四十四条档案信息资源共享。在确保信息安全的前提下，积极推进档案信息资源共享平台建设，实现跨部门、跨区域的档案信息资源互联互通和业务协同。第十章统计与移交第四十五条建立健全档案统计工作制度。档案管理部门应定期对档案的收进、移出、利用、销毁、库存数量等情况进行统计，编制档案工作基本情况统计表，并向上级主管部门报送。第四十六条档案统计数据应准确、真实、完整。通过统计分析，掌握档案工作动态，发现问题，总结经验，为领导决策提供依据。第四十七条机构撤销、合并或划转时，必须按照有关规定将档案整理完毕，向接收单位或上级档案管理部门办理移交手续，并办理交接文书。不得在机构变动过程中发生档案丢失、损毁或私藏档案等行为。第十一章责任追究第四十八条各单位、各部门及档案工作人员在档案管理工作中应严格执行本细则。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的单位或个人，给予表彰和奖励。第四十九条对违反本细则规定，有下列行为之一的，由档案管理部门责令限期整改；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档，造成档案材料缺失、散失的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案的；（三）在档案工作中玩忽职守，造成档案严重损坏或丢失的；（四）违反保密规定，泄露档案秘密的；（五）擅自提供、复制、摘抄、拍摄档案，或在档案利用中损害档案实体和信息的；（六）擅自销毁档案或将档案据为己有的；（七）不按规定移交档案的。第五十条违反本细则规定，造成档案损失的，应按照有关规定赔偿损失。赔偿金用于修复受损档案或补充档案资料。第十二章附则第五十一条本细则未尽事宜，按照国家有关法律法规和标准规范执行。第五十二条本细则所指的业务文件材料归档范围及保管期限表，详见附件。各单位可根据本细则要求，结合实际工作制定具体的归档范围和保管期限表。第五十三条本细则由本单位档案管理部门负责解释。第五十四条本细则自发布之日起施行。原相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。附件：生态环境档案归档范围及保管期限表（参考样表）序号类别归档范围保管期限备注1行政管理类上级下发的综合性、指导性文件；本单位年度工作计划、总结、会议纪要；机构设置、人员编制、人事任免、奖惩材料等永久/长期重要的计划、总结永久；一般的长期2环境规划类生态环境保护五年规划、专项规划、功能区划及其批复、调整材料永久3环评审批类建设项目环境影响报告书（表）、登记表、技术评估报告、专家评审意见、审批批复、“三同时”验收材料永久/长期重大项目永久；一般项目长期4环境监测类环境质量年度报告、月报、季报；污染源监督性监测报告；监测原始记录；应急监测报告永久/长期年度报告永久；原始监测记录长期5监察执法类现场检查笔录、调查询问笔录、立案审批表、行政处罚决定书、听证笔录、复议诉讼材料永久/长期罚没款数额较大或造成重大影响的永久；一般的长期6排污许可类排污许可证申请表、审批表、核定材料、副本、正本、年检材料永久/长期重点企业永久；一般企业长期7核与辐射类辐射安全许可证审批、放射性同位素转让审批、辐射环境监测报告、核事故应急材料永久/长期涉及重大风险的永久；一般的长期8环境应急类突发环境事件应急预案、应急演练记录、事件处置报告、调查评估报告永久9科研培训类科研项目立项、合同、实验记录、成果鉴定、获奖证书；培训计划、教材、总结永久/长期获省部级以上奖的永久；其他的长期10基本建设类办公楼、监测站房等基建项目从立项到验收的全套文件材料永久生态环境档案分类编码规则说明为了实现档案的科学分类和快速检索，本细则规定采用“四位码”分类法，结合年度和保管期限进行档号编制。具体规则如下：1.一级类目（大类）：用一位字母表示，标识生态环境档案的主要门类。A：综合类（行政、人事、党务等）B：环境规划类C：环境影响评价与“三同时”类D：环境监测类E：环境监察与执法类F：污染防治与生态保护类G：核与辐射安全类H：环境应急类I：科研与培训类J：基本建设与设备仪器类2.二级类目（属类）：用一位数字表示，标识一级类目下的细分业务领域。例如：D类（监测）下：D1：水环境监测D2：大气环境监测D3：土壤环境监测D4：声环境监测D5：生态环境监测3.档号结构：全宗号-门类代码·年度-保管期限代码-案卷号/件号保管期限代码：永久为Y，长期为C，短期为D。示例：001-A·2023-Y-0015（表示001全宗2023年度综合类永久保管第15号案卷）生态环境电子文件归档元数据规范要求电子文件归档时，必须同时捕获并保存相关的元数据，以保证电子文件的可理解性和凭证作用。核心元数据应包括以下内容：1.描述元数据：题名：文件标题。责任者：文件形成者或经办人。日期：文件形成或发布日期。文号：文件的发文字号。密级：文件的保密等级。附件信息：附件的名称和数量。2.技术元数据：格式：电子文件的存储格式（如PDF、XML）。大小：文件的存储空间大小。创建环境：创建该文件所使用的软件版本、操作系统等。压缩算法：文件是否经过压缩及压缩方式。3.权限管理元数据：归档人：执行归档操作的人员。归档时间：文件被正式归档到档案管理系统的时间。访问权限：控制该文件被查阅、利用的权限设置。4.实体关系元数据：归属案卷：该文件所属的案卷ID。关联文件：该文件引用或被引用的其他文件ID。生态环境档案库房温湿度控制标准为了延长档案的寿命，库房内应保持适宜的温湿度环境。具体控制标准如下表：档案载体类型温度相对湿度备注纸质档案14℃-24℃45%-60%日波动幅度±2℃；±5%磁性载体档案14℃-24℃40%-60%避免磁场干扰光盘档案14℃-24℃40%-60%避免强光直射缩微胶片14℃-24℃30%-50%需存放在专用胶片盒中库房温湿度应每日进行观测记录，一般采取