2026年招聘录用数据台账留存细则

2026年招聘录用数据台账留存细则文件版本号：V1.0生效日期：2026年1月1日目录1.总则2.职责划分3.适用范围4.具体管理内容4.1台账归集边界与必填材料清单4.2存储介质与环境管理要求4.3留存期限与销毁规则4.4台账日常运维与盘点机制4.5台账借阅与调取全流程规范5.违规约束与处理6.申诉机制7.附则8.附件1.总则1.1为进一步规范全公司招录全链路数据管理，防范劳动用工风险，保护候选人、在职员工个人信息安全，严格符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国档案法》相关法律法规要求，结合公司2026年人力招聘体系升级需求，特制定本细则。1.2本细则所有条款均不存在与现行劳动法规冲突的内容，所有招聘录用台账的采集、存储、使用、销毁全流程均以不侵害用工双方合法权益为核心原则，不得扣押候选人居民身份证、学历证等原始证件，所有留存的证件复印件均标注使用用途，不得挪作他用。1.3本细则落地执行后，可有效规避招聘环节背景调查违规、offer纠纷、劳动仲裁举证缺失、员工个人信息泄露等常见用工风险，所有操作要求均明确到具体岗位、具体动作、完成时限，无模糊性条款。2.职责划分2.1执行牵头部门：人事行政部招聘组各专员负责招录全流程数据的实时归集，面试结束后24小时内回收所有纸质评价材料，不得私自留存候选人材料，对所提交台账材料的真实性、完整性承担直接责任；人事档案管理岗是台账留存的第一责任岗位，负责所有招聘材料的标准化校验、分类存储、定期盘点、到期销毁全流程操作，每月更新台账总目录，确保账实一致；人事行政部负责人负责所有台账借阅、销毁、异动申请的一级审批，对本细则在全公司的落地执行承担直接管理责任。2.2监督审计部门：合规审计部每半年至少组织1次招聘台账管理专项审计，随机抽查比例不低于当期台账总量的30%，对审计发现的缺项、漏存、不合规存储等问题出具整改通知书，跟进全流程闭环；受理全公司所有涉及招聘台账违规行为的举报、核查、定性工作，独立出具违规处理意见，不受其他部门干预。2.3协同配合部门：所有用人部门参与招聘的业务面试官需严格按照要求填写标准化面试评价表，签字确认后当日同步至招聘对接岗，不得私自拍摄、留存、转发任何候选人个人信息，不得对外泄露面试过程中的内部讨论内容。3.适用范围本细则适用于公司总部及所有全资、控股子公司的全品类招聘活动产生的数据台账，覆盖所有用工类型招录流程：包含正式合同制员工、劳务派遣人员、见习人员、实习人员、项目外包驻场人员，覆盖所有岗位序列：基层操作岗、专业技术岗、中层管理岗、核心涉密岗，所有招录环节产生的纸质、电子数据均需纳入本细则管理范畴，不得遗漏任何用工类型。4.具体管理内容4.1台账归集边界与必填材料清单所有招聘录用台账按照「已录用人员全链路档案」「未录用人员分类档案」两类归集，不存在任何遗漏项：1.已录用人员全链路档案需覆盖从招聘发起至员工转正结束的7个环节共21项材料：招聘发起环节：用人部门提交的招聘需求审批单、全平台正式发布的岗位JD截图、招聘预算审批记录；初筛环节：候选人授权投递的简历、初筛淘汰同池候选人对比评分表、淘汰原因统一记录表；测评考核环节：笔试答卷/能力测评正式报告、面试签到表、每一轮次面试官签字确认的面试评价表、实操岗位的实操考核打分记录；背调环节：候选人本人手写签字的背景调查授权书、第三方背调机构出具的加盖公章正式报告/自主背调的通话记录文字版、背调异常情况的核实审批单；录用通知环节：薪酬沟通双方确认留痕记录、加盖公司公章的录用通知书签收凭证（电子签收/纸质签字均有效）、候选人针对offer疑问的答复留痕；入职办理环节：核验后的身份证、学历证、资格证等证件复印件（所有复印件统一标注「仅用于XX公司入职使用，再次复印无效」）、3个月内的正规医疗机构入职体检报告原件、全页签署完成的劳动合同扫描件、入职告知书签字页、社保公积金新增参保登记材料；转正闭环环节：试用期3个月月度考核记录、转正申请审批表、转正答辩评价材料。2.未录用人员分类档案按照进入招聘流程的深度差异化管理：仅通过初筛未进入面试环节的候选人材料，留存7个工作日后统一批量删除，不得留存身份证号、人脸信息、银行卡号等敏感字段；进入面试环节最终未发放offer的候选人材料，仅保留简历核心工作经历信息、面试评价记录，不得留存候选人敏感个人信息。4.2存储介质与环境管理要求台账存储分为电子、纸质两类介质，分别执行不同管理标准：电子台账统一存储至公司指定的加密NAS服务器，设置三重访问权限：招聘组仅可上传新增材料、档案管理岗拥有全量修改权限、人事负责人仅拥有查阅权限，禁止所有人员将台账材料存储至个人手机、私人云盘、个人微信/QQ等非公司指定工具，电子台账自动生成3份备份：本地服务器备份、园区异地灾备备份、加密云端备份，防止数据丢失；纸质台账统一存放至人事档案库房的带锁密码铁皮柜中，库房配置温湿度监测仪、防磁柜、消防灭火设备，严禁无关人员进入档案库房，纸质台账不得随意带出办公区域，确因工作需要带出的必须经人事负责人签字审批，由2名行政人员共同陪同。4.3留存期限与销毁规则所有台账留存期限严格符合劳动争议追溯、用工合规要求：已完成入职转正的正式员工台账，留存期限自员工正式解除/终止劳动合同之日起计算，不少于2年；其中高管岗、核心技术岗、接触核心商业秘密岗位的人员台账，留存期限延长至员工离职后5年；已经发放offer但候选人未实际入职的人员台账，留存期限自offer约定报到日失效之日起计算不少于1年；进入面试环节未收到offer的候选人台账，留存期限自面试结束之日起计算不少于6个月；所有到期需要销毁的台账，由档案管理岗统一造册提交销毁申请，经人事行政部负责人、合规审计部负责人双重审批通过后方可执行，电子台账采用不可逆数据粉碎模式删除，纸质台账采用工业碎纸机全程碎成纸屑，严禁将到期台账作为废弃纸张变卖、随意丢弃，销毁过程必须有2名以上监销人在场，共同签字确认销毁记录。4.4台账日常运维与盘点机制档案管理岗每月5号前完成上月所有新增招聘台账的校验归档工作，和招聘组负责人完成台账移交签字，每季度最后1个工作日开展全量台账盘点，核对电子台账存储路径、纸质台账存放位置，形成季度台账盘点报告提交合规审计部，盘点中发现的材料缺失问题，要求招聘组3个工作日内完成补全，不得出现超过7天的台账缺口。4.5台账借阅与调取全流程规范内部员工因办理用工手续、核算薪酬需要调阅台账的，需提前在人事系统提交申请，注明调取用途、需要查阅的字段内容，经审批通过后在档案管理岗陪同下现场查阅，严禁私自下载全份材料、拍摄材料照片；跨部门调阅非本部门招聘相关台账的，必须提交部门负责人签字的纸质申请，说明调阅事由，经人事行政部负责人审批通过后方可查阅，所有操作全程留痕；外部司法机关、监管单位需要调取台账的，必须要求对方出具加盖单位公章的正式文书、执行人员工作证件，经合规审计部负责人、公司分管领导双重审批通过后，由档案管理岗全程陪同调取，不得将台账原件交给外部人员带走。5.违规约束与处理所有违规行为按照影响程度分为三级，执行对等奖惩规则：1.一级（一般违规）：包含但不限于台账字段漏填2项及以内、材料提交延迟3个工作日以内、日常借阅未走登记流程且未造成信息泄露后果，处理方式为给予当事人口头警示，责令3个工作日内完成整改，扣除当月岗位绩效5%，所在部门负责人承担管理连带责任，扣除当月绩效2%，主动上报违规行为且未造成损失的可免予处罚；2.二级（较重违规）：包含但不限于台账字段漏填3项及以上、关键招录材料缺失导致用工风险提升、私自将台账内容转发至私人通讯工具、未到留存期限擅自销毁台账材料且未造成实际经济损失，处理方式为给予当事人全公司通报批评，扣除当月岗位绩效30%，取消当年评优评先资格，7个工作日内完成台账补全整改，扣减对应部门负责人季度绩效10%，所在部门年度绩效考核不得评为优秀等次；3.三级（严重违规）：包含但不限于泄露台账中的候选人/员工个人敏感信息、私自售卖招聘台账数据牟利、关键招录材料丢失导致公司在劳动仲裁/诉讼中败诉产生直接经济损失超过1万元、违规给外部无关人员提供台账信息造成公司品牌声誉严重受损，处理方式为公司有权与当事人直接解除劳动合同，不支付任何经济补偿，同时全额追偿对应经济损失，涉及违法的移交司法机关处理，对应部门负责人降职降薪，扣除全年20%年度绩效奖金。6.申诉机制当事人收到违规处理通知书后，对处理结果存在异议的，可以在7个工作日内，向合规审计部提交书面申诉材料及相关佐证证据，合规审计部需在3个工作日内启动二次核查流程，组建由人事行政部代表、工会代表、合规部代表共3人组成的独立核查小组，10个工作日内出具最终核查结论。核查期间不得暂停当事人的正常工作待遇，若核查发现原处理决定有误，需第一时间撤销原处理结果，为当事人消除影响，相关追责损失由原违规核查经办人承担。7.附则7.1本细则为公司人力资源管理体系的专项管理文件，2026年之前发布的相关招聘档案管理规则与本细则内容冲突的，以本细则为准。7.2各下属子公司可根据自身经营实际在本细则框架下制定落地执行补充方案，提交总部人事行政部审核确认后生效实施。7.3所有存量历史