安全工作档案管理制度

安全工作档案管理制度第一章总则第一条为进一步规范企业安全管理工作，夯实安全生产基础，实现安全工作档案管理的标准化、规范化和制度化，确保安全记录的完整性、准确性和可追溯性，根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条安全工作档案是企业安全生产管理活动的真实记录，是分析安全形势、研究安全对策、追溯事故责任、评价管理绩效的重要依据，也是应对各类监督检查、法律法规诉讼的核心凭证。全公司必须高度重视安全档案的建设与管理工作。第三条本制度适用于公司所属各部门、车间、项目部及全体从业人员。涵盖了从安全生产责任制落实、隐患排查治理、教育培训、应急管理到事故调查处理等所有与安全生产相关的文件资料管理。第四条安全档案管理遵循“统一领导、分级负责、全员参与、规范归档”的原则。坚持“谁产生、谁整理、谁归档、谁负责”的责任机制，确保每一份安全记录都有专人负责，每一项管理活动都有据可查。第五条档案管理必须确保真实性。严禁伪造、涂改、抽换、损毁安全档案资料。对于弄虚作假的行为，一经发现，将按照公司相关规定严肃处理，情节严重者追究法律责任。第二章组织机构与职责第六条公司安全生产委员会（安委会）是安全档案管理的最高领导机构，负责审定安全档案管理的规章制度，统筹解决档案管理中出现的重大问题，保障档案管理所需的人员、资金和设施设备。第七条安全管理部门作为安全档案管理的归口职能部门，主要履行以下职责：（一）制定和完善安全档案管理的实施细则、分类标准及保管期限表；（二）负责公司级安全档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；（三）对各职能部门、车间及项目部的安全档案管理工作进行业务指导、监督和检查；（四）组织安全档案管理人员的业务培训，推广先进的档案管理技术和方法；（五）负责对到期档案的鉴定与销毁工作提出建议，并按程序报批。第八条各职能部门、车间及项目部负责人是本单位安全档案管理的第一责任人。各单位需设立专职或兼职安全档案管理员，负责本单位日常产生的安全原始资料的收集、分类、预整理和移交工作，确保资料不积压、不遗漏、不散失。第九条档案管理部门（或综合办公室）在安全档案管理中负责提供技术支持，指导档案的装订、编号、入库及库房管理标准，确保安全档案符合国家档案管理的规范要求。第十条财务部门应负责保障安全档案管理所需的经费预算，包括档案柜、耗材、数字化设备、管理系统维护及库房改造等费用，确保档案管理硬件设施满足防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等“八防”要求。第三章档案分类与归档范围第十一条为便于检索和利用，安全工作档案实行分类管理。根据企业安全生产管理要素及生命周期，将安全档案划分为以下十大一级类别，每个一级类别下设若干二级子类：（一）安全生产责任制类：主要包括各级各部门及各类人员的安全生产责任书、安全生产职责清单、履职情况考核记录、安全奖惩记录等。（二）安全管理制度类：包括国家法律法规获取记录、公司级安全操作规程、安全管理制度汇编、制度发布与修订记录、制度执行检查记录等。（三）安全教育培训类：包括年度安全培训计划、培训需求调研记录、各类培训课程教案、教材、签到表、考试试卷、成绩单、培训效果评估报告、特种作业人员资格证书及复审记录、全员安全教育档案（含新员工、转岗、复工教育）等。（四）安全检查与隐患排查治理类：包括各类综合性检查、专项检查、季节性检查、节假日检查的通知、检查表（记录单）、隐患排查台账、隐患整改通知单、整改反馈单、复查验收记录、隐患治理统计分析报告等。（五）危险源管理与风险分级管控类：包括风险辨识评估报告、风险点清单、风险分级管控图（红橙黄蓝四色图）、重大危险源备案资料、重大危险源监控记录、检测检验报告等。（六）应急管理类：包括综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案、应急预案备案回执、应急演练计划、演练脚本、演练记录、演练评估报告、应急物资台账、维护保养记录、应急救援队伍人员名单及培训记录等。（七）事故管理类：包括事故报告单、事故调查笔录、事故现场勘查记录、图片及视频资料、事故技术分析报告、事故处理决定书、事故结案报告、伤亡人员医疗及赔偿记录、事故案例警示教育资料等。（八）职业健康管理类：包括职业病危害因素检测报告、职业健康监护档案（员工个人健康监护表）、职业危害告知书、劳动防护用品采购记录、发放记录、领用台账、职业健康宣传培训记录等。（九）相关方与特种作业管理类：包括供应商资质审查、承包商安全协议、外来人员入厂安全教育记录、交叉作业安全管理协议、特种设备登记使用证、定期检验报告、维保记录等。（十）安全投入与“三同时”管理类：包括年度安全生产费用提取和使用计划、费用使用台账、发票复印件、建设项目安全设施“三同时”审查验收资料等。第十二条安全档案的归档范围必须覆盖上述所有类别。凡是反映安全工作真实情况、具有查考利用价值的各种纸质、电子、音像及实物载体，均属归档范围。第十三条归档材料的具体要求：（一）文件材料必须手续完备，符合公文处理规范，需有审批签字、盖章的必须齐全。（二）各类记录表单应使用统一的标准格式，不得使用自制的不规范表格。（三）书写材料必须耐久，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久材料书写，以确保档案的长期保存。（四）照片、音像档案需附有文字说明，注明事件、时间、地点、人物、拍摄者等要素。第十四条安全档案保管期限表。根据档案的重要程度和利用价值，将保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。具体分类及保管期限详见下表：序号档案类别二级类目名称保管期限备注1责任制类安全生产责任书长期2责任制类安全履职考核记录短期3制度类安全操作规程及管理制度长期4教育培训类特种作业人员资格证书长期离岗后顺延2年5教育培训类员工三级安全教育卡片长期离岗后顺延2年6教育培训类日常培训签到表及试卷短期7检查排查类隐患排查治理台账长期8检查排查类一般安全检查记录短期9风险管控类风险辨识评估报告长期10风险管控类重大危险源备案资料永久11应急管理类应急预案及备案回执长期12应急管理类应急演练评估报告短期13事故管理类事故调查处理报告永久14职业健康类职业病危害因素检测报告长期15职业健康类员工职业健康监护档案长期离岗后顺延10年16特种设备类特种设备检验报告长期17投入管理类安全生产费用使用台账长期第四章档案收集与整理规范第十五条建立健全档案材料形成网络。各级管理人员在开展安全工作时，应把规范填写安全记录作为工作的重要内容。安全活动结束后，责任人必须及时整理活动记录，确保“事毕文毕”。第十六条收集时间要求：（一）定期收集：对于常规性的安全记录，如安全会议记录、日常检查记录、培训签到表等，实行按月收集。各单位兼职档案员应于次月5日前完成上月资料的整理，并移交公司安全管理部门。（二）随时收集：对于事故调查处理、重大隐患整改、应急预案修订等重大事项的文件材料，应在工作办理完结后立即收集归档。（三）年度收集：每年第一季度，上一年度的安全工作总结、统计报表、责任制考核汇总等材料应完成收集归档。第十七条整理与装订规范：（一）分类：将收集上来的材料按第十一条规定的十大类别进行分类，确保不同类别的材料不混淆。（二）排列：在同一类别内，按时间先后顺序排列。对于问题性或事件性的材料（如事故、隐患），应按问题发生、发展、处理、结案的进程进行排列。（三）修整：对破损的文件材料进行修补；对过大的纸张进行折叠；对字迹模糊或褪色的材料进行复制，并将复制件附在原件后。（四）装订：去除文件上的金属订书钉、回形针，以防锈蚀。使用不锈钢夹或线绳装订。装订时应做到整齐、牢固，不压字页，不倒页，不漏页。（五）页码编写：凡归档的文件材料均应逐页编写页号，页号位置在文件正面的右上角或背面的左上角。第十八条卷内文件目录的编制。每一卷档案必须编制卷内文件目录，放在卷首。目录项目包括：序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注。题名应简明、准确地反映文件内容。第十九条案卷封面与脊背的填写。案卷封面应全称填写案卷题名（如“2023年度安全教育培训档案”），并注明编制单位、编制日期、保管期限、密级等。脊背应填写案卷题名及年度。第五章档案保管与维护第二十条档案存放实行集中统一管理。公司安全管理部门设立专用档案库房（或档案柜），对全公司的核心安全档案进行集中保管。各车间、项目部可保留必要的常用档案副本或现行文件，原件必须按时移交。第二十一条档案库房（室）管理要求：（一）档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。（二）库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，消防器材配备齐全，并保持良好状态。（三）库房应保持适宜的温湿度。标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%。每日应做好温湿度记录，当超出标准范围时，应采取降温、除湿或增湿措施。（四）库房内应采取防光措施，避免阳光直射档案。使用白炽灯照明，严禁使用日光灯。（五）定期进行防虫、防霉检查，定期放置防虫药剂。发现虫蛀、霉变现象，应及时处理。（六）档案柜架排列应整齐，柜架背后应留有通道，利于通风和查阅。第二十二条电子档案的保管。对于以电子形式存储的安全档案（如监控系统录像、电子台账、扫描件等），应采取以下措施：（一）实行双套制管理：对于重要的、具有永久保存价值的电子档案，必须同时打印纸质版本进行归档。（二）存储介质管理：电子档案应存储在专用的硬盘、服务器或光盘中。存储介质必须远离强磁场、热源，并定期进行读取测试，防止数据丢失或介质损坏。（三）备份机制：建立完善的数据备份制度。实行“本地备份+异地备份”策略，重要数据应实时备份，一般数据每周至少备份一次。备份数据应单独存放，并加贴标签，注明备份时间、内容、操作人等信息。（四）防病毒管理：存储和处理电子档案的计算机必须安装杀毒软件，并及时更新病毒库，严禁在涉密计算机上处理无关事务或使用未经检测的外部移动存储设备。第二十三条档案鉴定与销毁。对于保管期满的档案，由公司安全管理部门会同档案管理部门共同组成鉴定小组进行鉴定。（一）经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限，继续保存。（二）确无保存价值的档案，应按规定程序销毁。销毁档案前，必须造具清册，提出销毁报告，报公司主管领导批准。（三）销毁档案时，必须由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁私自销毁档案或将档案当作废纸出售。（四）档案销毁清册应永久保存。第六章档案利用与借阅第二十四条档案利用是档案工作的目的。公司应积极开发档案信息资源，为安全生产决策、事故预防、教育培训等工作提供快捷、高效的服务。第二十五条建立档案检索体系。安全管理部门应建立总目录、分类目录和索引目录，有条件的应建立电子检索系统，实现档案的快速查询。第二十六条查阅权限：（一）公司内部人员因工作需要查阅本部门形成的档案，可直接办理查阅手续。（二）查阅跨部门或涉及公司核心机密的档案，须经安全管理部门负责人批准。（三）查阅涉及重大事故隐患、事故调查处理、商业秘密等敏感档案，须经公司主管领导批准。（四）外单位人员查阅安全档案，须持单位介绍信，经公司主管领导批准后，在指定地点由陪同人员陪同查阅。第二十七条借阅规定：（一）档案原则上仅限在阅档室查阅，原则上不予外借。确因特殊情况需要外借的，借阅期限一般不得超过3天。（二）借阅档案必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅时间、档案名称、归还时间、用途等信息。（三）借阅人必须爱护档案，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。如发现档案破损或丢失，应立即报告档案管理人员。（四）档案管理人员在档案归还时，必须当面清点页数，检查档案状况，确认无误后方可注销借阅记录。第二十八条档案复制与摘抄。因工作需要需要复制、摘抄档案内容的，须经批准，并由档案管理人员负责复印或抄录。复制件须加盖档案管理部门公章，方具有与原件同等的证明效力（视情况而定）。第二十九条档案统计。档案管理人员应建立健全档案统计台账，定期对档案的收进、移出、利用、销毁等情况进行统计分析，并向公司领导汇报档案管理状况。第七章信息化建设第三十条为适应现代化管理需要，公司应积极推进安全档案管理信息化建设。鼓励引入或开发专业的安全管理信息系统，实现档案的生成、流转、归档、查询、统计等全流程电子化管理。第三十一条电子化归档流程：（一）在具备安全管理信息系统的情况下，各类安全记录应优先通过系统填写和流转。（二）系统应具备电子签名功能，确保记录的法律效力。（三）系统后台应自动记录操作日志，包括记录创建人、修改人、修改时间、审批过程等，确保全过程可追溯。（四）对于纸质文件，应通过扫描、OCR识别等技术转化为电子文件，上传至系统进行挂接关联。第三十二条数据安全与保密。在推进信息化过程中，必须同步加强网络安全和数据保密工作。设定严格的用户权限管理，实行身份认证和访问控制。定期对系统数据库进行备份和加密处理，防止数据泄露、篡改和勒索病毒攻击。第八章监督检查与责任追究第三十三条公司安全管理部门将安全档案管理工作纳入年度安全生产目标责任制