公章使用管理制度

公章使用管理制度前言公章，作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理与使用直接关系到单位的合法权益、声誉乃至生存发展。为规范我单位公章的刻制、保管、使用及销毁等各环节行为，确保公章管理的严肃性、安全性和规范性，防范潜在风险，维护单位正常运营秩序，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。全体员工务必高度重视，严格遵照执行。第一章总则第一条制定目的与依据为加强单位公章管理，保证公章使用的合法性、严肃性和安全性，杜绝滥用公章现象，预防和减少因公章管理不当引发的法律纠纷和经济损失，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国印章管理办法》等相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于单位及所属各部门、分支机构的各类公章（包括但不限于单位公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门专用章等，以下统称“公章”）的刻制、启用、保管、使用、变更、废止及相关管理活动。第三条基本原则公章管理遵循“统一领导、分级负责、专人保管、规范用印、严格审批、权责一致”的原则。任何单位和个人不得违反本制度规定使用公章。第二章公章的刻制、启用与废止第四条公章的刻制1.单位公章、合同专用章、财务专用章等主要公章的刻制，由单位指定部门（通常为综合管理部门或行政部门，下同）根据单位设立批文或相关规定，统一向公安机关指定的刻章单位申请办理。2.部门专用章及其他专用章的刻制，需由需求部门提出书面申请，详细说明刻制理由、用途、规格等，经单位相关领导批准后，由指定部门统一办理刻制手续。3.严禁任何部门或个人未经批准擅自刻制公章或伪造、变造公章。第五条公章的启用1.新公章刻制完成后，由指定部门负责登记备案，填写《公章启用登记表》，载明公章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息。2.公章启用前，应通过适当方式（如内部通知）向单位各相关部门及员工公布启用事宜及印模样式，明确使用规范。3.启用仪式可根据单位实际情况简化或省略，但备案和通知程序必不可少。第六条公章的废止与销毁1.因单位名称变更、机构撤销、公章磨损、法规政策调整等原因导致公章不再使用时，原公章应及时予以废止。2.废止公章由保管部门提出书面申请，经单位相关领导批准后，由指定部门负责统一登记、封存。3.封存的废止公章，应按照规定程序统一销毁或上交。销毁时应有专人监销，并做好销毁记录。严禁个人私自留存、丢弃或处理废止公章。第三章公章的保管第七条保管责任1.公章实行专人保管制度。各类公章的保管人由单位指定部门根据工作需要提出建议，报单位领导批准后确定。2.保管人应具备高度的责任心和良好的职业道德，熟悉公章管理规定，确保公章安全。3.公章保管人原则上应为单位正式员工，涉密或重要公章的保管人还需符合相应的保密要求。第八条保管要求1.公章应存放在安全、干燥、保密的场所（如带锁的保险柜或抽屉），做到人离章锁，严禁随意放置或交由他人代管（经批准的临时交接除外）。2.保管人应妥善保管钥匙或密码，不得随意将钥匙交予他人或告知密码。3.非工作时间，公章必须入柜上锁，确保万无一失。4.保管人出差、休假或因其他原因暂时无法履行保管职责时，须提前向部门负责人报告，由部门负责人指定临时保管人，并办理严格的交接手续，明确交接双方的责任。交接情况应记录在案。5.公章保管人发生变动时，必须办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认，并报指定部门备案。第四章公章的使用范围与审批程序第九条使用范围界定公章的使用必须严格限定在其授权的业务范围内：1.单位公章：主要用于以单位名义发出的正式文件、函件、协议、合同（非专用合同章时）、报表、证明、授权委托书等具有法律效力或重要行政管理意义的文书材料。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等具有契约性质的文件。3.财务专用章：主要用于单位财务收支、银行结算、票据管理等相关业务。通常与财务负责人或出纳人员的个人名章一同使用。4.发票专用章：专门用于开具税务发票。5.部门专用章：仅限在本部门内部业务或对外联系中，根据授权范围使用，不具备单位公章的同等法律效力。6.其他专用章根据其设立目的和授权范围使用。第十条审批权限与程序1.公章使用实行审批制度，坚持“先审批、后用印”的原则。2.一般文件用印：由部门负责人审核，分管领导（或指定负责人）审批。3.重要文件用印：如涉及重大合同、协议、对外担保、融资、投资、产权变动、重大行政处罚、诉讼仲裁等，须经部门负责人、分管领导审核后，报请单位主要领导审批。4.常规性、证明类文件用印：如在职证明、收入证明等，应制定专门的简化审批流程，但仍需有明确的审核人和批准人。5.审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性负责。6.用印申请人须填写《公章使用审批单》，详细注明用印文件名称、份数、事由、拟送往单位或个人、用印日期等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件，按审批权限逐级报批。第十一条特殊情况处理1.紧急情况下确需立即用印而审批领导无法及时签字的，可先通过电话、即时通讯工具等方式请示，经批准后用印，但事后须尽快补办书面审批手续，并在《公章使用登记薄》中注明情况。2.严禁任何形式的“先斩后奏”或未经审批擅自用印。第五章公章的使用规范第十二条用印要求1.用印文件必须内容完整、字迹清晰、格式规范，不得有涂改、挖补现象（经法定程序修改并加盖校对章的除外）。2.公章应盖在文件的指定位置（如落款单位名称或法定代表人签名处），做到“骑年盖月”或“骑缝”（特定文件），印迹清晰、端正、完整，不得模糊不清或盖出边栏。3.一份文件需多处用印的，应确保各印迹均符合规范。4.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白表格等无具体内容的载体上加盖公章。如确因特殊业务需要（如银行开户预留印鉴卡等），须经单位主要领导特批，并严格控制份数和用途，使用后及时核销。第十三条登记与备案1.所有公章使用均需在《公章使用登记薄》上进行详细登记，内容包括：用印日期、用印部门、用印人、文件名称/编号、份数、审批人、用印事由、接收单位/人、备注等。2.保管人应认真核对《公章使用审批单》与实际用印文件是否一致，确认无误后方可用印，并同步完成登记。3.《公章使用登记薄》应妥善保管，年度终了后归档保存，保存期限参照单位档案管理规定执行。第十四条外出用印与携带1.原则上公章不得带出单位使用。2.确因特殊情况（如异地签约、招投标等）需携带公章外出的，用印部门须提出书面申请，详细说明外出事由、地点、时间、携带人、保管措施及责任人等，经单位主要领导批准后，由指定专人（通常为保管人或其授权人员）负责携带和使用。3.外出用印期间，携带人须对公章的安全负全部责任，确保公章不脱离监管，用印行为符合规定，并在返回后及时向保管部门和审批领导汇报使用情况。第十五条电子印章使用（如适用）如单位推行电子印章，其申请、审批、制作、发放、使用、保管、变更、注销等管理，应参照实物公章管理规定执行，并遵守国家及地方关于电子签名、电子印章的相关法律法规，确保其法律效力和安全性。第六章监督检查与责任追究第十六条监督检查1.单位指定部门（如综合管理部、办公室或纪检监察部门）负责对公章管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查。2.检查内容包括：制度执行情况、保管情况、登记情况、审批手续完备性、用印规范性等。3.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门和人员限期整改。第十七条责任追究1.任何部门或个人违反本制度规定，导致公章遗失、被盗、滥用、伪造、变造，或因用印不当给单位造成经济损失、名誉损害或法律纠纷的，将视情节轻重和所造成后果的严重程度，对相关责任人进行处理。2.处理方式包括：批评教育、通报批评、经济处罚、岗位调整、纪律处分等；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。3.保管人因失职、渎职导致公章损坏、遗失或被滥用的，应承担相应责任。4.审批人未认真履行审核把关职责，导致不当用印的，应承担相应的领导责任。第七章附则第十八条制度解释权本制度由单位指定部门（如综合管理部或办公室）负责解释。第十九条制度修订本制度根据国家法律法规变化及单位实际