煤矿档案管理制度

煤矿档案管理制度一、总则档案工作是煤矿企业管理的重要基础，是企业历史真实面貌的记录，也是企业生产、经营、管理等各项活动可持续发展的重要依据。为规范我矿档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在企业发展中的作用，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合我矿实际情况，特制定本制度。本制度适用于矿属各单位、各部门的档案管理工作，涵盖各类文件材料从形成、收集、整理、鉴定、保管、统计到利用、销毁的全过程管理。所有与煤矿生产、建设、经营、管理、科研等活动相关的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。档案管理工作遵循统一领导、分级负责的原则，坚持以法治档、规范管理、安全保密、便于利用的方针，确保档案工作与企业各项工作协调发展。二、档案管理机构与职责矿设立档案管理领导小组，由矿主要领导任组长，相关分管领导任副组长，各科室负责人为成员，负责统筹规划、指导和监督全矿档案工作。综合管理部门是全矿档案工作的职能管理部门，下设档案室，配备专职档案管理人员。档案室是集中管理全矿各类档案的专门机构，其主要职责包括：1.贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善矿档案管理规章制度及工作细则。2.负责对矿属各单位、各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。3.接收、征集、整理、鉴定、保管、统计全矿各类档案资料。4.负责档案的数字化加工与管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。5.编制档案检索工具，积极开展档案利用服务，为矿各项工作提供信息支持。6.组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案人员的专业素质。7.监督和办理档案的销毁工作。矿属各单位、各部门负责人是本单位、本部门档案工作的第一责任人，应指定专人（兼职档案员）负责本单位、本部门文件材料的收集、整理、初步鉴定和定期向档案室归档。兼职档案员应保持相对稳定，并积极参加矿组织的档案业务培训。三、档案的收集与整理各单位、各部门在日常工作中形成的各类文件材料，由经办人负责收集、积累，并确保其完整、准确。对于重要会议、重大活动、重点工程等形成的文件材料，应指定专人跟踪收集，防止遗漏。文件材料的归档范围包括：1.上级机关下发的与本矿相关的各类文件、指示、批复等。2.矿党委会、矿长办公会、专题会议等形成的会议记录、纪要、决议等。3.矿对外发出的正式文件、函件、请示、报告等。4.矿发展规划、年度计划、总结、统计报表等。5.地质测量、设计、基建、生产技术、安全监察、机电设备、一通三防、洗选加工等专业技术文件材料。6.劳动人事、财务审计、物资供应、市场营销、合同管理等经营管理文件材料。7.科研项目、技术革新、专利成果等科技文件材料。8.荣誉奖励、党群工作、纪检监察、工会工作等文件材料。9.声像、照片、录音录像、电子数据等特殊载体材料。10.其他具有保存价值的文件材料。归档时间：1.文书档案应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.会计档案在会计年度终了后，由财务部门整理装订，保管一年后移交档案室。3.基建项目、科研项目等档案，应在项目竣工验收后三个月内完成归档。4.设备档案应在设备开箱验收或安装调试完毕后及时整理归档。5.其他专业档案应根据其形成规律和特点，在规定时间内完成归档。档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：1.归档文件材料应齐全完整，手续完备，书写规范，字迹清晰，符合长期保存要求。2.对不同载体的档案应分别整理，声像档案需注明事由、时间、地点、人物、拍摄者等要素。3.按照档案分类方案进行分类、编号、排列，编制卷内目录、备考表，填写案卷封面。4.电子文件的整理应符合国家相关电子档案管理规范，确保其真实性、完整性、有效性和可识别性，并与相应的纸质档案建立关联。四、档案的保管与保护档案室应具备符合国家规定的档案保管条件，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案库房应保持整洁，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案柜架应坚固耐用，排列有序。不同载体的档案应分区存放，特殊载体档案需配备专门的保管设备。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。积极推进档案数字化建设，对重要档案进行数字化扫描、著录、存储，建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理和利用。电子档案的存储应采用安全可靠的存储介质，并进行定期备份，防止数据丢失。五、档案的利用与保密档案室应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为矿领导决策、生产经营、技术改造、科研创新、权益维护等提供便捷的档案服务。档案利用方式包括查阅、复制、摘录、借阅等。利用档案须履行相应手续：1.本矿内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本单位（部门）负责人同意，在档案室指定地点查阅；查阅重要或涉密档案，须经档案管理部门负责人或矿分管领导批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理部门负责人批准，并由矿相关部门人员陪同。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案，须经档案管理人员同意，并由档案室负责复制。4.档案原则上不得带出档案室。确因工作需要借出档案的，须经矿分管领导批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借阅期限一般不超过规定时长，特殊情况需延长的，应办理续借手续。档案利用者应遵守国家保密法律法规和矿保密制度，不得泄露档案中的涉密信息。对档案管理中涉及的国家秘密、商业秘密和工作秘密，必须严格保密，严禁擅自扩散。档案室应建立档案利用效果反馈机制，跟踪了解档案利用情况，总结档案利用经验。六、档案的鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，由档案室会同相关业务部门组成鉴定小组进行价值鉴定。鉴定工作应坚持历史唯物主义观点，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确判定档案的存毁。经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报矿档案管理领导小组审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。对于具有潜在价值或一时难以准确判定价值的档案，应采取“缓毁”措施，延长保管期限。七、责任追究各单位、各部门负责人及档案管理人员应认真履行职责，确保档案工作各项制度落到实处。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的单位和个人，矿将给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案材料失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处