傲发3GFAX数码传真机企业型使用指南

OPERATIONGUIDE傲发3GFAX数码传真机企业型使用指南AOFAXEnterpriseServer完整操作手册Contents目录傲发3GFAX数码传真机企业型使用指南，涵盖从安装配置到日常操作的完整流程。01产品概述与核心功能02服务器端安装指南03系统基础配置04用户管理与电话簿05传真收发操作CHAPTER01产品概述与核心功能了解3GFAX数码传真机的产品定位、核心优势与功能特性PRODUCTOVERVIEW产品简介：企业级无纸化传真解决方案傲发3GFAX数码传真机由金恒科技推出，定位为企业级无纸化传真解决方案，通过软硬件一体化设计实现多用户局域网共享收发，帮助企业彻底告别传统传真机的纸张浪费和低效操作。傲发3GFAX数码传真机·金恒科技出品省钱优势彻底省去每年数千元的纸张、耗材和维修费用，实现完全无纸化办公数千元/年高效操作将打印、拨号、送纸、群发等繁琐操作简化为两秒钟完成的拖拽式操作2秒智能管理收发传真件自动保存至服务器，支持随意查找、永不丢失，实现数字化管理永不丢失直传突破支持直传彩色照片、图纸、程序及Word/Excel等电子文档，突破格式限制全格式ProductLineAOFAX产品系列：覆盖不同企业规模AOFAX产品线涵盖迷你型A8、企业型A60及专业传真服务器A80X三大系列，分别面向个人商务、中小企业和大型企业的差异化需求，所有产品均通过FCC、CE认证并获得国家发明专利，确保产品质量与技术领先性。迷你型A8适用对象：个人、商务人士、临时收发传真需求用户，支持1个用户使用连接方式：USB接口直接连接电脑，配合高性能外置Modem实现传真功能核心功能：支持无纸免费电子传真、邮件收发、传真群发转发及语音提示个人商务企业型A60适用对象：中小型企业，支持多用户局域网共享收发，C/S架构部署连接方式：串口/USB接口连接服务器，支持1条或多条传真线路核心功能：权限控制、电话簿管理、虚拟分机号自动分发、服务器备份中小企业专业服务器A80X适用对象：大型企业、集团用户，支持高并发处理和海量传真存储连接方式：专业级硬件配置，支持多线路并行处理，B/S架构远程访问核心功能：互联网免费传真、异地提取、语音答录、漫游登录等高级功能大型企业ARCHITECTURE系统架构：C/S架构实现多用户共享AOFAX企业型采用C/S（客户端/服务器）架构，服务器端负责硬件通信、数据存储和用户管理，客户端提供用户操作界面，通过局域网实现多用户共享收发传真，所有数据集中存储于服务器便于统一管理与备份。服务器端角色安装AOFAXEnterpriseServer软件，连接3GFAX硬件设备，承担传真收发、数据存储、用户管理等核心功能，是系统的中枢节点Server客户端角色安装在各用户电脑上，通过局域网连接服务器，提供传真收发、查看、编辑等操作界面，无需直接连接硬件，降低部署成本Client数据流向设计收发传真自动保存至服务器，支持自动转发至电子邮箱，客户端可随时查询历史记录，实现传真档案集中化管理与快速检索DataFlowCoreFunctions核心功能概览：四大模块覆盖企业需求3GFAX数码传真机的核心功能分为无纸收发、文件管理、高级功能和远程访问四大模块，从基础的传真收发到企业级的电子签章、语音答录、异地提取等功能一应俱全，全面满足企业办公通信的数字化需求。无纸收发支持自动接收、定时发送、传真群发、遇忙重拨等功能，发送传真只需拖拽文件即可完成支持多种格式文件直传，包括Word、Excel、PDF及图片格式，无需先打印再扫描拖拽直发·多格式文件管理收发传真自动保存至服务器，支持分类管理、关键词查找、历史传真获取可在电脑上直接浏览、修订、盖章、签字、加封页、转发传真文档自动归档·检索高级功能电子签章功能支持在传真上添加公司印章或个人签名，确保文件法律效力语音答录功能可24小时自动接听电话并录音，充当企业的智能语音秘书电子签章·语音远程访问异地提取功能允许用户通过任意传真机远程提取办公室服务器中的传真漫游登录功能支持出差时通过互联网连接访问公司传真服务器，随时处理事务异地提取·漫游CHAPTER02服务器端安装指南完成3GFAX硬件连接与AOFAXEnterpriseServer软件安装PRODUCTOVERVIEW产品外观：LCD面板与指示灯说明3GFAX数码传真机配备LCD状态面板，通过多个指示灯直观显示设备运行状态，包括电源、存储器、收发状态等信息，帮助用户快速判断设备工作情况，及时处理异常。电源与状态指示电源指示灯显示设备是否通电，状态指示灯反映当前工作模式（待机、收发、错误等）待机·收发·错误收发状态指示收到传真、收到数据、发送错误等指示灯帮助用户实时掌握传真收发情况实时收发监控功能状态指示存储器满、延时发送、直通收发、自动收发等指示灯显示设备当前启用的功能模式4项功能模式操作按钮说明复位按钮用于重启设备，播放按钮用于播放语音留言，开始按钮用于启动传真任务复位·播放·开始HardwareSetup硬件安装：四步完成物理连接3GFAX硬件安装需要完成串口连接、外线接入、话机连接和电源供电四个步骤，正确的物理连接是设备正常工作的前提，安装时需注意线缆插紧并避免与强电线路并行布置。3GFAX数码传真机背面接口布局01串口连接02外线接入03话机连接（可选）04电源供电01串口连接使用随机附带的串口线，一端连接3GFAX设备的串口，另一端连接服务器电脑的COM口，确保两端螺丝固定牢固02外线接入将来自电信局的外线电话线插入3GFAX背面标注"外线"的RJ11接口，确保水晶头卡扣到位03话机连接OPTIONAL如需同机接听电话，用电话线将3GFAX的"话机"接口与普通电话机连接04电源供电将电源适配器插入设备电源接口，另一端接入220V电源插座，此时电源指示灯应亮起INSTALLATION软件安装：AOFAXEnterpriseServer部署服务器端软件安装包括运行安装程序、输入产品验证码和首次登录三个关键步骤，安装完成后系统会自动搜索并识别连接的3GFAX硬件设备，为后续配置做好准备。运行安装程序将随机光盘放入光驱，双击执行AOFAXEnterpriseServer，按照安装向导提示完成软件部署SETUP输入产品验证码首次运行AOFAX传真管理器图标时，需输入产品包装或授权证书上的验证码LICENSE设备自动搜索验证码通过后，系统自动扫描COM口并搜索已连接的3GFAX设备，确保硬件连接正确COMSCAN首次登录系统设备搜索完成后，使用默认管理员账号登录（用户名：3gfax，密码：123456）LOGINSYSTEMSETTINGS系统选项：基本信息与拨号设置系统选项设置是使用3GFAX的第一步配置，正确填写长途区号是程序启用的前提条件，预设IP号和外线号码可以简化日常发送操作，避免重复输入前缀号码。长途区号设置必须填写指定销售地的长途区号，AOFAX严格按区域销售，区号错误将导致程序无法启用。区域锁定区号一致性要求所填区号需与本地实际区号一致，否则可能导致长途号码处理异常，影响传真发送。本地一致IP号码预设如使用IP电话发送传真，可在此预设IP拨号前缀，发送时无需重复输入。17951外线号码预设如公司电话需先拨特定号码才能打外线，可在此设置，系统发送时自动添加。自动添加CHAPTER03系统基础配置配置设备属性、收发模式和高级参数，优化传真系统运行ACCOUNTSYSTEM用户登录：管理员与用户账号体系AOFAX采用分级账号体系，系统管理员拥有全部配置权限，普通用户根据授权范围使用传真功能，建议首次登录后立即修改默认密码并建立部门级用户账号便于管理。登录入口双击桌面"AOFAX管理器"图标，系统自动弹出登录窗口，输入用户名和密码即可进入系统。管理器默认管理员系统管理员默认登录名为"3gfax"，密码为"123456"，建议首次登录后立即修改以确保安全。3gfax权限分级管理员可进行系统设置、用户管理、设备配置等全部操作；普通用户仅能使用授权的收发功能。分级控制部门账号为不同部门创建独立用户账号，便于传真分类存储、权限控制和收发统计管理。独立管理DEVICECONFIGURATION设备属性：本机号码与基本参数设备属性配置是传真系统正常运行的基础，正确设置本机号码可确保发送传真的页眉信息准确，合理配置传真模式和响铃次数能够平衡自动接收与人工接听的需求。设备选择如服务器连接多台3GFAX设备，需在"设备"菜单中选中目标设备后点击"属性"进入配置界面3GFAX本机号码设置填写公司传真号码，该号码将显示在发送传真的页眉上，便于对方识别与回拨页眉标识传真模式选择可设置"自动接收"（响铃后自动接听）或"手动接收"（需人工按接听键）模式自动/手动响铃次数配置自动接收模式下可设置响铃次数（如响铃3声后自动接听），平衡传真与电话接听需求3声应答Configuration高级设置：连接速度与分机位数高级设置允许管理员根据电话线路质量调整传真连接速度，在线路稳定时使用高速传输提升效率，线路质量差时降低速度确保传输成功，同时可自定义用户分机号码位数适配企业规模。接收速度设置默认最大连接速度9600bps，线路质量好可保持默认，线路噪音大时可降低至4800bps提高稳定性9600bps发送速度设置默认最大连接速度14400bps，发送文件时最快速度24000bps，高速模式适合线路条件良好的环境24000bps分机号码位数系统默认3位支持最多999个用户，可根据企业规模修改为1-7位，如4位支持最多9999个用户1–7位优先应答设置可启用优先应答来电选项，确保来电不会被传真上载过程阻断，保障通话不中断PriorityAnswerFeatureSetup上载提醒：新传真到达通知设置上载提醒功能可在3GFAX接收到新传真时发出声音提示，帮助及时处理重要传真，系统默认关闭此功能，管理员可根据企业传真处理时效要求灵活开启或关闭。功能入口在设备选项窗口中选择「设置上载提醒」，弹出提醒设置对话框，可选择开启或关闭提醒。设置完成后点击确定即可生效。默认状态系统默认为「不提醒」模式，传真静默上载至服务器，用户需主动查看是否有新传真，适用于传真量较小的办公场景。提醒方式设置为「提醒」后，收到传真时电脑会发出「嘟」声提示，每隔30秒重复一次直至用户查看，确保重要传真不被遗漏。适用场景适合传真量较大、需要及时处理传真的事务性岗位，如客服、销售、采购等部门，提升团队协作效率。StorageManagement存储容量：设备内存与服务器备份3GFAX设备内置存储器用于暂存传真，容量有限需定期上载至服务器释放空间，建议设置定时自动上载或增加手动上载频率，避免因存储满导致传真接收失败。容量查看通过管理器可查看设备已使用存储容量，实时了解剩余空间情况，提前预判是否需要清理，确保传真接收通道畅通无阻剩余空间监控满存储警示存储器接近满容量时，设备面板指示灯自动亮起，及时提示管理员需立即上载传真释放空间，防止重要传真丢失即时警示提醒上载策略建议传真业务量大的企业建议设置定时自动上载任务，或增加手动上载执行频率，始终保持设备存储空间充裕可用定时自动上载服务器备份传真上载至服务器后自动完成多重备份，即使设备本地存储器被清理，所有历史传真仍可安全查阅与追溯安全持久备份DEVICEMODE收发模式：三种设备工作模式配置3GFAX支持收发设备、只发设备、只收设备三种工作模式，管理员可根据传真线路的专用程度选择合适模式，默认'收发设备'模式适合大多数企业的通用需求。收发设备模式系统默认模式，设备同时具备发送和接收传真功能，适合大多数企业的通用传真线路。默认只发设备模式仅允许发送传真，不自动接听来电，适合专门用于外发传真的线路，避免来电干扰。外发专用只收设备模式仅自动接收传真，不允许发送操作，适合专门接收订单、投诉等传真的线路。接收专用模式切换在设备属性中可随时切换工作模式，修改后立即生效，无需重启设备或服务器。即时生效CHAPTER04用户管理与电话簿配置多用户权限体系与联系人管理，实现传真分类归档USERMANAGEMENT用户管理：多用户权限与虚拟分机用户管理模块支持创建独立账号、分配权限和设置虚拟分机号，通过分机号机制实现传真自动分发至对应用户，无需人工分拣即可实现传真的分类归档与精准投递。账号创建管理员可为每位员工创建独立用户账号，设置登录名和密码，实现传真使用的责任到人，便于追踪管理。责任到人权限分配可设置用户的收发权限、查看范围（仅自己/本部门/全部），保障传真信息安全，防止敏感信息泄露。信息安全虚拟分机号为每个用户分配唯一分机号（如101、102），对方拨入分机号后传真自动归入对应用户收件箱，智能高效。101/102自动分发机制系统根据来电时拨入的分机号自动匹配用户，实现传真无人值守的精准投递，大幅提升办公效率。精准投递ADMIN值班员管理：未分机传真的兜底处理值班员是AOFAX设计的特殊角色，负责接收所有未指定分机号的传真并进行人工分拣转发，通常由前台或行政人员担任，确保每一封传真都能被正确处理而不遗漏。角色定位负责接收所有未拨入分机号或分机号无效的传真，是传真分发的兜底机制。兜底机制工作流程收到未分类传真后，查看内容判断归属，手动转发给相应同事或部门。人工分拣人员建议通常由前台、行政或秘书担任，熟悉公司人员和业务，便于快速分拣。前台/行政配置方式在"值班员管理"中指定一个或多个用户账号为值班员，支持轮值设置。轮值设置PHONEBOOKMANAGEMENT电话簿管理：联系人分组与快速调用电话簿功能支持添加常用联系人并按客户、供应商等维度分组管理，发送传真时可直接选择联系人自动填入号码，减少手动输入错误，支持批量导入导出实现联系人资源共享。联系人添加可录入姓名、传真号码、公司名称、部门、备注等完整信息，建立企业传真通讯录完整通讯录分组管理支持按客户、供应商、分公司、政府部门等维度创建分组，便于快速定位目标联系人多维分组快速调用发送传真时从电话簿选择联系人，系统自动填入号码，避免手动输入导致的号码错误自动填入导入导出支持批量导入联系人（如从Excel导入），也可导出电话簿与同事共享或在备份时保存Excel导入CHAPTER05传真收发操作掌握传真发送、接收、群发、定时发送等日常操作技能Step-by-Step发送传真：拖拽式操作简化流程3GFAX采用拖拽式发送方式，用户只需输入号码并将文件拖入发送窗口即可完成传真发送，支持Word、Excel、PDF等多种格式直传，无需打印扫描，大幅提升发送效率。01号码输入：在发送区域手动输入对方传真号码，或点击电话簿图标选择预存联系人自动填入02文件拖拽：将要发送的文档直接从资源管理器拖入发送窗口，支持Word、Excel、PDF、图片等格式03多文件合并：可一次拖入多个文件，系统自动按顺序合并为一封传真发送，无需手动拼接04发送确认：点击发送后系统自动拨号传输，完成后可在"已发送"文件夹查看发送状态和记录3GFAX拖拽式传真发送·办公实景FAXRECEIVING接收传真：自动与手动两种模式3GFAX支持自动接收和手动接收两种模式，自动模式实现无人值守传真接收，手动模式允许用户选择性接听，接收到的传真自动上载服务器并按分机号分发给对应用户。自动接收模式设备在设定响铃次数后自动接听并接收传真，无需人工干预，适合非工作时间使用无人值守手动接收模式传真来电时电脑弹出提示窗口，用户可选择"接收"或"拒绝"，适合需要筛选传真的场景选择性接听自动上载分发接收的传真自动上载至服务器，系统根据拨入分机号将传真归入对应用户收件箱分机号分发收件箱管理所有接收传真在收件箱中按时间排列，支持查看、打印、转发、归档等操作查看·打印·转发BATCHFAX传真群发：批量发送提升效率群发功能支持向多个联系人批量发送同一份传真，适合发送通知、报价单等场景，系统自动依次拨号传输并记录发送状态，失败号码可一键重发，大幅提升批量传真效率。选择收件人点击"群发"按钮后，从电话簿勾选多个联系人，或导入包含传真号码的Excel/CSV列表文件，支持批量导入数百个号码Excel/CSV自动依次发送系统按列表顺序自动拨号发送，每封传真独立传输，确保每个收件人收到完整内容，无需人工值守独立传输失败重发机制占线或无应答的号码自动记录为失败，群发完成后可选择一键重发所有失败号码，智能重试策略提升送达率一键重发发送报告查看群发完成后生成详细报告，显示每个号码的发送状态（成功/失败/原因），便于跟踪管理，支持导出存档状态追踪ScheduledSend定时发送：延时发送与任务管理定时发送功能允许预设传真的发送日期和时间，适合提前准备传真或选择优惠时段发送，系统会在指定时间自动执行发送任务，支持任务队列的查看、修改和取消操作。设置方法正常填写传真号码和文件后，点击"定时发送"按钮，选择发送日期和具体时间即可完成预约设置，操作简便快捷一键预约适用场景提前准备次日传真、选择夜间优惠时段、避开对方忙线高峰时段等多种实用场景，灵活安排发送计划夜间优惠自动执行系统在指定时间自动拨号发送，电脑锁定或无人操作也能正常执行，无需人工值守，确保任务准时完成零值守任务队列管理在"延时发送"列表中查看所有待发送任务，支持修改时间、删除或立即发送，全面掌控发送进度批量管控FaxForwarding传真转发：内部流转与邮件集成AOFAX支持将传真转发给内部用户或外部邮箱，自动邮件转发功能可实现传真到达即推送到邮箱，让用户通过手机随时查看传真，实现传真与电子邮件系统的无缝集成。内部转发选中传真点击"转发"，选择公司内部用户，对方收件箱中即可看到转发的传真文件。支持实时通知提醒，确保重要传真及时送达。邮箱转发可将传真作为附件发送至任意电子邮箱，便于存档或分享给未使用AOFAX的外部人员。支持多种附件格式，兼容主流邮件客户端。自动邮件推送设置规则后，所有接收传真自动转发至指定邮箱，用户可通过手机邮箱随时查看。无需登录系统，移动办公更便捷高效。批量转发操作支持选中多封传真一次性转发给同一用户或邮箱，提高批量处理效率。适用于月度报表、合同归档等高频场景。DIGITALSEAL电子签章：公章与签名的数字化应用电子签章功能支持在传真上添加公司公章或个人签名图片，确保发出文件的正式性与法律效力，配合密码保护和操作日志，实现印章使用的安全管理与可追溯。印章导入管理员可导入公司公章、部门章或个人签名的图片文件，支持PNG、JPG等常见格式，统一存储于服务器便于集中管理PNG·JPG签章操作发送传真时点击签章按钮，选择印章后自由拖动至页面指定位置，支持实时调整印章大小和透明度参数DRAG·DROP密码保护为重要印章设置独立使用密码，用户签章时必须输入密码完成身份验证，有效防止未授权人员盗用公司印章PASSWORD操作日志所有签章操作自动记录完整日志，详细记载操作人、时间戳、使用的印章类型等信息，便于事后审计追溯AUDITLOGVoiceAnswering语音答录：24小时自动接听与留言语音答录功能让3GFAX同时具备电话答录机能力，可在无人接听时自动播放欢迎语音并录制来电留言，所有留言保存为音频文件供随时播放、转发，确保不遗漏重要来电信息。自动接听当电话响铃超过设定次数无人接听时，系统自动接听并播放预设的欢迎语音提示。响铃触发自定义欢迎语管理员可录制或上传自定义欢迎语音，如"您好，这里是XX公司，请在嘟声后留言"。个性录制留言管理所有语音留言保存为音频文件，可在管理器中按时间排列播放、删除或转发给相关人员。音频归档提醒通知开启上载提醒后，收到语音留言时电脑会发出提示音，设备面板"语音留言"指示灯同步亮起。同步提醒REMOTEACCESS远程访问：异地提取与漫游登录AOFAX提供异地提取和漫游登录两种远程访问方式，让用户出差时可通过普通传真机或互联网浏览器访问公司传真服务器，实现传真事务的随时随地处