建设单位-10-工程质量文件归档管理制度

建设单位-10-工程质量文件归档管理制度前言工程质量文件是工程项目建设全过程质量控制与管理的真实记录，是反映工程实体质量和工作质量的重要载体，也是工程竣工验收、后续维护、改扩建以及法律追溯的重要依据。为规范本单位工程项目质量文件的归档管理工作，确保工程质量文件的真实性、完整性、规范性和可追溯性，充分发挥其在工程建设及运营管理中的作用，特制定本制度。第一章总则1.1制定依据本制度依据国家及地方相关法律法规、标准规范以及本单位质量管理体系要求制定。1.2适用范围本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目的质量文件归档管理工作。参与工程项目建设的各相关单位（包括勘察、设计、施工、监理、检测等）均应遵守本制度相关规定。1.3管理原则工程质量文件归档管理遵循以下原则：1.真实准确：归档文件必须真实反映工程建设的实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全。2.完整规范：归档文件的种类、份数、内容及形式应完整无缺，符合规范要求。3.及时有效：文件形成与归档应与工程进度同步，确保其时效性和可用性。4.安全保密：采取有效措施，确保归档文件的安全保管，防止丢失、损坏和泄密。第二章管理机构与职责2.1管理机构本单位工程管理部门（或指定的档案管理部门）是工程质量文件归档管理的归口部门，负责统筹、协调和指导各工程项目的质量文件归档工作。2.2建设单位职责1.贯彻执行国家及地方有关工程质量文件归档的法规政策，制定和完善本单位相关管理制度。2.负责对各参建单位质量文件的形成、积累、整理和归档工作进行监督、检查和指导。3.组织工程竣工档案的验收工作。4.负责本单位形成的工程前期文件、审批文件、管理文件及竣工验收文件的收集、整理和归档。5.负责归档文件的长期保管、利用和统计工作。2.3各参建单位职责1.勘察、设计单位：负责收集、整理和提交与工程质量相关的勘察、设计文件（含变更），并对其真实性、完整性和规范性负责。2.施工单位：负责从工程开工至竣工全过程形成的施工技术文件、质量控制文件、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录等质量文件的收集、整理、组卷，并按时向建设单位移交。3.监理单位：负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、监理验收记录等监理文件的收集、整理、组卷，并对施工单位提交的竣工文件进行审核，按时向建设单位移交。4.检测单位：负责提交真实、准确、规范的工程质量检测报告。第三章归档文件范围与质量要求3.1归档文件范围工程质量文件归档范围主要包括但不限于以下内容：1.工程前期及审批文件：项目立项、用地规划、勘察设计审批、施工许可等文件中与质量相关的部分。2.勘察、设计文件：勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、洽商记录等。3.施工文件：*施工组织设计、专项施工方案及审批文件；*原材料、半成品、构配件出厂质量证明文件及复试报告；*施工测量放线记录；*施工日志；*隐蔽工程验收记录；*分部分项工程施工记录及质量评定资料；*试验检测报告（混凝土、砂浆、钢筋、防水材料等）；*质量事故处理记录及报告；*新技术、新工艺、新材料应用记录及证明文件。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理日志、旁站记录、平行检验记录、监理验收意见等。5.竣工验收文件：单位工程竣工验收记录、质量评估报告、竣工图、竣工验收备案文件等。3.2归档文件质量要求1.真实性：文件内容必须真实反映工程实际情况，严禁伪造、篡改。2.完整性：文件种类、份数齐全，手续完备，无缺页、漏项。3.规范性：*文件格式应符合相关规范要求，使用本单位或行业统一的表格。*字迹清晰、工整，使用不易褪色的书写材料（如碳素墨水、蓝黑墨水）。*图纸应清晰，图标栏齐全，签署完备。*复印件应注明原件存放处，并加盖复制单位公章。4.有效性：文件形成、流转、签署等手续齐全，具有法定效力。5.电子文件：电子文件应采用通用格式，确保其可读性和长期保存性，并与纸质文件内容一致，同时应有相应的备份和管理措施。第四章归档流程与时限4.1文件形成与积累各参建单位应指定专人负责工程质量文件的日常收集、积累和管理，确保文件与工程进度同步形成，不丢失、不遗漏。4.2文件整理与组卷1.归档文件应按照工程建设程序及专业系统进行分类、整理、组卷。2.卷内文件应排列有序，一般按先文字材料后图纸，主件在前附件在后，批复在前请示在后的顺序排列。3.每个案卷应有规范的卷内目录、备考表，并填写清楚。4.案卷封面应注明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。4.3文件审核与移交1.施工单位在工程竣工初验前，应完成竣工质量文件的整理、组卷工作，并经监理单位审核。2.监理单位应对施工单位提交的竣工质量文件的完整性、真实性、规范性进行严格审核，签署审核意见。3.工程竣工验收合格后规定期限内，施工单位、监理单位应将经审核合格的工程质量文件（含纸质版和电子版）向建设单位工程管理部门（或档案管理部门）办理正式移交手续，填写《工程文件移交清单》，双方签字盖章确认。4.建设单位自行形成的相关文件，由各职能部门整理后及时向档案管理部门归档。4.4归档时限1.分部分项工程验收文件应在验收合格后及时整理归档。2.单位工程竣工验收文件应在工程竣工验收合格后规定期限内完成归档。3.其他各类文件应在办理完毕后及时归档。第五章档案的保管与利用5.1档案保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.档案应按照不同工程、不同专业、不同保管期限进行分类存放，排列整齐，便于查找。3.建立档案台账，对档案的接收、移出、利用等情况进行详细记录。4.定期对档案进行清点、检查和维护，发现问题及时处理，确保档案完好。5.电子档案应采取严格的备份、防病毒、防篡改措施，确保数据安全。5.2档案利用1.本单位内部因工作需要查阅档案时，须经相关部门负责人批准，履行借阅登记手续。2.外部单位查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证明，经本单位档案管理部门负责人批准。3.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。4.档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需带出时，须经单位分管领导批准，并限期归还。5.复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。6.严格遵守保密制度，不得泄露档案中的涉密内容。第六章责任与奖惩6.1责任追究对于在工程质量文件归档管理工作中出现以下行为的单位或个人，将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚，直至追究相应责任：1.未按规定及时、准确、完整移交或归档工程质量文件的；2.档案管理混乱，造成文件资料丢失、损坏或泄密的；3.提供虚假、伪造工程质量文件的；4.擅自涂改、抽取、销毁档案材料的。6.2表彰奖励对在工程质量文件归档管理工作中认真负责、成绩突出的单位或个