印章使用管理制度

印章使用管理制度第一章总则第一条为规范公司各类印章的制发、使用、保管及废止流程，防范印章使用风险，维护公司合法权益，保障经营管理活动有序开展，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规及公司章程规定，结合公司实际经营需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”），参股子公司可参照本制度并结合自身实际情况制定对应管理规则，报公司行政部备案后执行。第三条本制度所指印章包括但不限于：（一）法定代表人类印章：公司公章、法定代表人名章（简称“法人章”）、党委/党支部公章、工会公章、共青团组织公章；（二）业务类印章：合同专用章、财务专用章、发票专用章、报关专用章、招投标专用章、人力资源专用章、项目专用章、各部门行政公章；（三）其他专项用途印章：电子印章、骑缝章、业务校对章等经公司审批同意刻制的特定用途印章。第四条印章管理遵循“统一归口、分级负责、专人保管、审批留痕、风险可控”的原则，所有印章的使用必须符合公司制度规定，严禁任何单位、个人未经审批擅自使用印章。第二章管理职责分工第五条公司行政部是印章管理的归口责任部门，主要职责包括：（一）制定、修订公司印章管理制度并监督落地执行；（二）负责公司总部法定代表人类印章、合同专用章、各部门行政公章的制发、备案、回收、销毁工作；（三）对各单位印章的刻制、变更、废止流程进行审批和备案，定期组织全公司印章专项检查；（四）统一保管公司公章、法人章、合同专用章（总部），建立印章使用台账，确保使用记录可追溯；（五）对接公安机关、印章刻制机构办理印章备案、刻制相关手续，负责电子印章的系统权限管理、使用监控。第六条各单位行政管理部门是本单位印章管理的责任部门，主要职责包括：（一）贯彻执行公司印章管理制度，可结合本单位实际制定实施细则，报公司行政部备案后执行；（二）负责本单位印章的刻制申请、日常保管、使用登记、定期盘点工作，每季度向公司行政部报送本单位印章使用情况报表；（三）及时向公司行政部上报印章遗失、损坏、被盗等异常情况，配合开展异常事件处置；（四）负责本单位下属部门、项目组印章的授权管理、监督检查，严禁超权限使用印章。第七条财务部负责财务专用章、发票专用章的日常保管、使用登记，制定财务类印章使用细则并报行政部备案，确保财务类印章使用符合财务监管要求。第八条人力资源部负责人力资源专用章的日常管理，明确该印章的使用范围、审批流程，所有涉及员工劳动关系、薪酬福利、人事任免的文件用印需符合公司人力资源管理制度要求。第九条各业务部门负责本部门业务相关用印申请的初审，对申请用印文件的内容真实性、合法性、合规性承担首要责任，部门负责人为用印申请第一审核人。第十条法务部负责对所有涉及对外权利义务的用印文件进行法律审核，对文件的法律风险、条款合规性出具审核意见，重点审核合同、协议、承诺函、授权委托书等法律文书。第十一条印章保管人是印章日常管理的直接责任人，需满足以下任职要求：（一）为公司正式员工，在公司连续任职满1年以上，无违法违纪记录，责任心强、保密意识强；（二）熟悉公司经营管理流程，了解印章使用的基本风险点，经过行政部组织的印章管理专项培训并考核合格；（三）不得同时保管同一业务场景下需配套使用的两枚及以上关键印章，例如财务专用章与法人章、公章与合同专用章原则上不得由同一人保管；（四）印章保管人岗位调整或离职时，必须办理印章交接手续，签订《印章交接确认书》，交接完成前不得办理离职或调岗手续。第三章印章的刻制与备案第十二条印章刻制实行事前审批制度，任何单位、个人不得擅自刻制任何类型的公司印章。第十三条印章刻制申请流程如下：（一）申请部门/单位填写《印章刻制申请表》，明确印章名称、用途、使用范围、拟保管人、预计使用期限，附相关依据文件（如部门成立通知、项目立项文件、业务资质办理要求等）；（二）申请部门/单位负责人初审，确认用印需求真实、使用范围合理；（三）行政部审核申请是否符合制度规定，核对印章样式是否符合国家相关规范，对重复申请、超范围申请的予以退回；（四）法务部审核印章使用范围的法律风险，明确印章使用的限制条款；（五）涉及财务类、人事类专用印章的，分别由财务部、人力资源部出具审核意见；（六）报公司总经理/授权分管领导审批，其中子公司公章、法定代表人名章、合同专用章的刻制需报公司董事长审批；（七）审批通过后，由行政部统一对接公安机关备案的正规刻制机构制作印章，严禁申请部门私自联系机构刻制。第十四条印章样式需符合以下规范：（一）公司公章为圆形，直径4.2cm，中央刊五角星，五角星外刊公司法定名称，文字使用国务院公布的简化字，字体为宋体；（二）合同专用章、财务专用章等业务专用章样式可根据业务需求调整，但必须明确标注“XX专用章”字样，不得与公章样式混淆；（三）项目专用章必须标注“仅限XX项目内部使用，对外签订合同无效”字样，明确使用范围限制，防范越权用印风险；（四）电子印章的样式、尺寸、防伪标识必须与实体印章完全一致，由行政部统一在电子签章系统中配置，设置唯一数字防伪证书。第十五条印章刻制完成后，行政部需留存以下备案资料，建立《公司印章管理台账》：（一）《印章刻制申请表》及全套审批文件；（二）公安机关出具的印章备案证明原件；（三）印章印模一式三份，分别由行政部、财务部、印章保管单位留存；（四）《印章保管责任书》，由印章保管人签字确认，明确保管责任、风险条款。第十六条各单位刻制完成的印章需在3个工作日内到公司行政部办理备案手续，提交上述备案资料，未备案的印章不得正式启用。第四章印章的使用管理第一节一般使用规定第十七条所有印章使用必须履行事前审批程序，严禁“先盖章、后审批”，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖任何印章。第十八条用印申请统一通过公司OA系统提交，紧急情况下可先通过线下流程审批，事后3个工作日内补录OA流程，线下审批单据作为附件上传系统。第十九条用印申请人必须为公司正式员工，临时用工、外包人员不得提交用印申请。申请人需对用印文件的内容真实性、与业务需求的一致性负责，不得隐瞒文件真实内容申请用印。第二十条印章使用原则上不得携带外出，确因工作需要携带印章外出的，需填写《印章外带申请表》，明确外带事由、使用时间、外出地点、陪同人员，经部门负责人、行政部负责人、分管领导审批同意后，由至少2名公司正式员工共同携带，全程做好使用监控，使用完成后24小时内归还印章保管人，填写《印章外带使用情况登记表》，记录每一次外带使用的文件名称、份数、用途。第二十一条印章保管人接到用印申请后，需核对以下内容，确认无误后方可用印：（一）用印审批流程是否完整，所有审批人意见均为同意，无驳回、待修改意见；（二）用印文件内容与审批时上传的附件内容完全一致，无篡改、增减内容情况；（三）用印文件的用途、份数与申请信息一致，超份数用印需补充审批；（四）用印文件符合印章的使用范围，不得超范围使用印章，例如不得使用部门行政公章对外签订合同。第二十二条用印位置需符合规范：（一）公章、合同专用章等加盖在文件落款单位名称处，骑年盖月，印章边缘距离落款文字不超过3mm，不得压盖正文关键内容；（二）多页文件必须加盖骑缝章，骑缝章需覆盖所有页面侧边，确保文件拆分后无法重新拼接伪造；（三）法人章需加盖在法定代表人签字处或文件指定位置，与法定代表人签字具有同等效力；（四）电子印章使用需通过公司指定的电子签章系统操作，加盖电子印章的文件需同步生成防伪校验码，可通过公司官网或第三方平台验证真伪。第二十三条用印完成后，印章保管人需留存一份用印文件原件存档，其中合同、协议、承诺函等重要法律文书需同时留存一份至法务部、财务部存档，电子用印文件需同步上传至公司文档管理系统归档。第二节各类印章具体使用范围与审批流程第二十四条公司公章的使用范围包括：（一）以公司名义发出的各类公文、函件、决定、通知；（二）公司对外出具的各类证明、授权委托书、资质文件、投标文件；（三）需加盖公章的监管报送材料、政府部门申请文件；（四）其他明确要求需加盖公章的法律文件。第二十五条公司公章使用审批流程：（一）申请人提交用印申请，附用印文件全文、相关业务依据（如会议纪要、决策文件、业务合作背景说明等）；（二）申请部门负责人审核文件内容真实性、业务合理性；（三）涉及法律风险的文件，需经法务部审核出具法律意见；（四）涉及财务支出、资产处置的文件，需经财务部审核；（五）行政部核对用印范围、审批流程完整性；（六）根据文件重要程度分级审批：1.一般性内部公文、常规证明材料、无权利义务的告知类文件，由部门分管领导审批；2.对外合同、协议、承诺函、授权委托书、金额100万元以上的业务文件，由总经理审批；3.涉及公司合并、分立、解散、重大资产处置、对外担保、金额1000万元以上的重大合同，需报董事长审批。第二十六条合同专用章的使用范围：专门用于对外签订各类合同、协议、意向书、备忘录等法律文书，不得用于其他用途。第二十七条合同专用章使用审批流程：（一）申请人提交用印申请，附合同文本、合同审批流程表、对方主体资质证明文件；（二）申请部门负责人审核业务条款、合作内容真实性；（三）法务部对合同条款的合法性、合规性、风险可控性进行全面审核，出具明确审核意见；（四）财务部审核合同中的收付款条款、涉税条款是否符合公司财务规定；（五）根据合同金额分级审批：1.金额50万元以下的常规业务合同，由部门分管领导审批；2.金额50万元以上500万元以下的合同，由总经理审批；3.金额500万元以上的重大合同，报董事长审批。第二十八条财务专用章的使用范围：用于办理银行票据出具、资金收付、财务报表报送、税务申报等财务相关业务，不得用于签订合同、出具非财务类证明。第二十九条财务专用章使用审批流程按照公司财务管理制度执行，由财务部负责内部审批，所有用印记录需单独建立台账，每月向行政部报送用印情况。第三十条发票专用章的使用范围：仅用于加盖在公司开具的增值税专用发票、增值税普通发票等各类税务发票上，不得用于其他任何用途。第三十一条人力资源专用章的使用范围：用于员工劳动合同、离职证明、社保公积金办理、人事任免通知、员工收入证明等人力资源相关文件，使用审批流程按照公司人力资源管理制度执行，用印记录需留存至员工档案。第三十二条项目专用章的使用范围：仅限于项目内部工作联系单、现场签证、工程资料报送、与项目分包商的日常工作沟通文件，不得用于签订合同、对外出具承诺、办理资金结算等涉及公司对外权利义务的文件。项目专用章使用前，需由项目负责人向所有合作方出具《项目专用章使用范围告知函》，明确超范围用印无效，告知函需加盖公司公章后送达对方并留存回执。第三十三条部门行政公章的使用范围：仅用于部门内部通知、内部工作沟通、向公司提交的申请报告等内部文件，不得对外使用，不得用于签订任何对外文件。第五章印章的保管与风险防控第三十四条印章保管实行“双人双锁”管理制度，重要印章（公章、法人章、合同专用章、财务专用章）需存放在带锁的保险柜中，保险柜钥匙由印章保管人持有，密码由行政部负责人持有，开启保险柜需两人同时在场，单独一人不得开启保险柜取章。第三十五条印章保管人需每日下班前核对印章是否归位，检查保险柜是否锁好，每月月末对印章进行一次盘点，填写《印章月度盘点表》，报行政部备案。第三十六条印章保管人不得擅自委托他人代管印章，确因休假、出差等原因无法履行保管职责的，需填写《印章代管授权书》，明确代管期限、代管人职责，经部门负责人、行政部审批同意后，方可交由符合任职要求的代管人保管，代管期间的用印责任由原保管人和代管人共同承担。第三十七条严禁印章保管人在无审批流程的情况下用印，严禁在申请人未提供完整文件的情况下用印，严禁印章保管人私自携带印章外出，严禁印章保管人在空白文件上用印。出现上述情况的，无论是否造成损失，均视为严重违反公司规章制度，公司有权解除劳动合同并追究相关责任。第三十八条行政部每季度组织一次全公司印章专项检查，检查内容包括：（一）印章是否按规定存放，保管人是否符合任职要求；（二）用印审批流程是否完整，台账记录是否清晰、可追溯；（三）是否存在超范围使用印章、空白用印、先盖章后审批等违规情况；（四）电子印章的使用权限是否符合规定，是否存在越权登录、盗用账号情况。第三十九条检查中发现违规问题的，需当场出具《整改通知书》，责令责任单位在7个工作日内完成整改，整改完成后向行政部报送整改报告，对拒不整改或整改不到位的，予以全公司通报批评，追究相关负责人责任。第四十条建立印章使用风险预警机制，出现以下情形之一的，行政部有权暂停相关印章的使用，开展风险排查：（一）印章使用过程中出现疑似伪造文件、越权申请的情况；（二）用印申请涉及的业务存在重大纠纷或潜在法律风险；（三）印章保管人出现离职、岗位调整、违规操作等情况；（四）接到外部单位关于印章使用的异议、问询或投诉。第六章印章的变更、废止与销毁第四十一条出现以下情形之一的，需办理印章变更手续：（一）公司名称变更、法定代表人变更；（二）部门、项目撤销或名称变更；（三）印章损坏、变形无法正常使用；（四）印章样式不符合最新国家规范或监管要求。第四十二条印章变更流程：（一）申请单位填写《印章变更申请表》，说明变更原因、新印章的使用范围、保管人；（二）按照印章刻制审批流程完成审批后，由行政部负责刻制新印章；（三）新印章启用前，原印章需交回行政部，行政部发布《印章启用/废止公告》，明确新印章启用时间、原印章废止时间，告知所有合作单位及相关部门。第四十三条印章遗失、被盗的，需按照以下流程处置：（一）印章保管人需在1小时内上报行政部、法务部，说明遗失或被盗的时间、地点、原因、涉及的可能风险；（二）法务部第一时间起草公告，在公司官网、当地主流报纸上发布遗失声明，声明遗失印章作废；（三）行政部对接公安机关报案，办理印章挂失备案手续；（四）如需刻制新印章，按照印章刻制流程办理，同时向所有合作单位发送印章遗失告知函，防范冒用印章的风险；（五）对相关责任人进行责任认定，根据过错程度追究经济责任和行政责任。第四十四条印章废止的情形包括：（一）公司注销、破产清算；（二）部门、项目撤销，对应的专用印章不再使用；（三）印章有效期届满，无需继续使用；（四）其他经公司审批同意废止的情形。第四十五条废止的印章需在废止之日起3个工作日内交回行政部，任何单位、个人不得留存废止印章，逾期不交的，视为私刻印章追究责任。第四十六条印章销毁由行政部牵头，法务部、财务部共同派员监销，流程如下：（一）行政部整理待销毁印章清单，核对印章名称、启用时间、废止时间，确认无误后报总经理审批；（二）审批通过后，选择具备资质的销毁机构或采取物理粉碎方式销毁，销毁过程