公章使用管理制度及说明

公章使用管理制度及说明一、总则公章，作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理与使用直接关系到单位的合法权益、声誉乃至生存发展。为规范我单位公章的刻制、保管、使用及销毁等环节，确保公章管理的严肃性、安全性和规范性，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位及所属各部门、分支机构所有公章的管理与使用。全体员工均须严格遵守本制度规定，确保公章在合法、合规的框架内有效运作。公章管理遵循“专人保管、规范审批、严格用印、权责分明”的原则。任何单位或个人不得违反本制度规定擅自使用或处理公章。二、公章的种类与管理（一）公章的种类本制度所指公章包括单位正式行政公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章及其他经单位批准刻制的专用印章。（二）公章的刻制与启用1.单位公章的刻制须由单位指定部门（通常为行政部或办公室）根据实际工作需要，提出刻制申请，经单位主要负责人批准后，持单位介绍信及相关证明文件到公安机关指定的刻章单位统一刻制。严禁任何部门或个人私自刻制公章。2.新公章刻制完成后，应由指定部门负责登记、留样（可采取印模备案），并发布启用通知，明确启用日期及相关管理要求。原公章同时废止的，应按本制度规定进行封存或销毁。（三）公章的保管1.各类公章应实行专人保管制度。单位行政公章一般由单位主要负责人或其授权的综合管理部门负责人保管；财务专用章、法定代表人印章等应由财务部门负责人或其指定的专人分别保管，形成相互制约机制；其他专用印章由各相关业务部门负责人或其指定人员保管。2.保管人员应具备高度的责任心和良好的职业素养，确保公章存放安全，存放处应具备防盗、防潮、防火等条件，非工作时间应将公章锁入保险柜或专用抽屉。3.公章保管人员因事、病、休假等原因需临时离岗时，须由部门负责人指定符合条件的临时保管人，并办理交接手续，明确保管责任。交接时应有书面记录，并由交接双方及监交人签字确认。4.公章保管人员工作调动或离职时，必须办理公章交接手续，未办理完毕交接手续的，不得离岗。三、公章的使用范围与审批流程（一）使用范围公章的使用必须严格限定在其职责和业务范围内：1.单位行政公章用于以单位名义发出的正式公文、函件、证明材料、对外承诺、重要报表及其他需以单位名义办理的重要事项。2.财务专用章用于单位的财务收支、银行结算等相关业务。3.合同专用章用于单位对外签订各类合同、协议等法律文件。4.其他专用印章应严格按照其设定的专门用途使用。（二）审批流程1.使用公章前，须由用印部门或个人填写《公章使用申请单》（或类似表单），详细注明用印事由、文件名称、份数、接收单位等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.审批权限：*一般性、常规性文件的用印，由部门负责人审核后，报公章保管部门负责人或其授权人员审批。*涉及重大决策、重要合同协议、大额资金往来、对外担保、资产处置等重大事项的用印，须经部门负责人、分管领导审核后，报单位主要负责人审批。*单位法定代表人印章的使用，应严格按照财务制度及相关授权规定执行。3.审批人应对用印事项的真实性、合法性、合规性进行严格审核。对不符合规定或存有疑问的，应拒绝审批并要求用印人作出说明或补充材料。4.经审批同意的用印申请，由用印人持《公章使用申请单》及相关文件到公章保管人处办理用印手续。保管人应对照审批意见核对文件内容，确认无误后方可用印。四、用印规范与要求1.用印时，保管人应亲自操作，确保印文清晰、端正、完整，位置恰当（通常为文件落款单位名称或法定代表人签名处），不得压盖文字内容。2.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白表格等无具体内容的文件上加盖公章。如确因特殊业务需要（如银行开户等有明确规定的情形），须经单位主要负责人特批，并在用印后由相关业务部门负责跟踪管理，确保此类文件不被滥用。3.原则上，公章不得带出单位使用。确因工作需要必须带出的，须经单位主要负责人批准，由公章保管人或其指定的专人携带随同前往，并对用印过程全程监督，用后立即带回。严禁将公章交由外单位人员或非指定人员携带外出。4.用印完毕后，保管人应在《公章使用申请单》上记录用印日期、盖章数量等信息，并由用印人签字确认。《公章使用申请单》及用印文件副本（或复印件）应妥善保管，定期归档，保存期限参照单位档案管理规定执行。5.对于多页文件需要盖章的，应加盖骑缝章，以确保文件的完整性和严肃性。6.严禁在已作废、修改（未经有效签署确认的修改）或有争议的文件上加盖公章。五、责任追究1.任何部门或个人违反本制度规定，擅自刻制、使用、出借、复制、涂改、伪造、变造公章，或因保管不善导致公章遗失、被盗、被滥用的，单位将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分直至追究法律责任。2.因违规使用公章给单位造成经济损失或声誉损害的，单位有权要求相关责任人承担相应的赔偿责任；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。3.公章保管人未履行保管职责，或在审批手续不全的情况下擅自用印的，将承担相应的管理责任。六、附则1.本制度未尽事宜，参照国家有关法律法规及单位其他相关规定执行。2.各部门可根据本制度，结合自身实际情况，制定相应的内部管理细则，但不得与本制度相抵触。3.本制度由单位综合管理部门（或指定部门）负责解释和修订。4.本制度自发布之日起施行。以往有关公章管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。公章使用管理说明与注意事项*严肃性与权威性：全体员工必须充分认识公章的严肃性和权威性，严格遵守使用规定，杜绝任何随意性。*“先审批后用印”原则：任何情况下，用印必须严格履行审批程序，这是确保公章安全使用的核心环节。*风险防范意识：在用印审核过程中，相关人员应具备风险防范意识，对涉及权利义务、经济责任的文件要格外审慎。*电子印章管理：如单位使用电子印章，其申请、审批、生成、使用、保管、归档等管理应参照本制度精神，并结合电子签名相关法律法规另行制定具体管理办法，确保其安