2026年宣传海报人员信息审核规定

2026年宣传海报人员信息审核规定版本号：V1.0生效日期：2026年1月1日目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容4.违规约束与处理5.申诉机制6.附则7.附件7.1附件1：《宣传海报人员信息提交台账表》7.2附件2：《信息核验合规确认单》7.3附件3：《问题信息整改通知书》1.总则1.1制定目的为规范全公司所有形态宣传海报中关联人员信息的发布标准，规避肖像权侵权、个人信息泄露、内容失实引发的合规风险，保障在职员工、离职员工、外部合作方、消费者群体的合法权益，同时避免因信息错漏给公司品牌声誉带来负面影响，特结合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规制定本规定。1.2适用范围本规定适用于全公司所有职能部门、业务单元、全资及控股子公司，所有通过以下渠道发布的宣传类物料中人员相关信息的审核全流程：线下实体海报、张贴展架、活动背景板、户外投放广告、纸质宣传折页等线下物料官方社交平台、短视频账号、内部办公首页、第三方流量平台投放的电子海报、裂变分享图等线上传播物料所有对外招商、招聘、产品推广类海报物料本规定不适用于仅在人事部门内部留存、不向任何第三方公开的内部人事档案、人员名册类非宣传用途物料。1.3管理原则全程执行“谁主创谁初审、谁发布谁终审、全程留痕溯源、漏责追责到人”的核心原则，所有人员信息的使用必须满足三个前提：信息本人知情同意、信息内容真实准确、使用场景未超出授权范围。所有涉及在职员工的信息使用不得额外增加员工工作职责以外的义务，符合劳动法规相关要求。1.4核心边界本规定所指的“人员信息”包括但不限于海报中出现的人员全名、肖像（包含露脸肖像、面部特征可识别的侧影/局部肖像）、职务头衔、任职履历、业绩数据、获奖记录、用户评价内容、所属单位标识等可直接关联到特定自然人的所有展示内容。2.职责划分本规定明确划分执行部门与监督部门权责，所有环节责任人落实到具体岗位，不存在权责空白区域：2.1执行部门及对应权责1.海报主创部门（第一责任主体）所有发起宣传海报制作需求的部门，包括但不限于品牌部、市场部、各业务线宣传岗、子公司综合管理岗，为海报人员信息的第一责任主体。权责包括：完整收集所有出镜/信息被展示人员的知情同意文件，对照原始凭证初核所有拟发布信息的真实性，按要求提交核验台账，收到整改意见后第一时间完成修正，对所有提交材料的真实性负责。2.人事行政部信息核验岗人事行政部设置专属信息核验岗位，专人专岗负责所有涉及公司内部人员（含在职、离职）的身份信息核验工作。权责包括：对照公司人事系统内的最新在岗数据、人事档案原始记录，核实海报中内部人员的职务、任职时间、获奖记录、业绩归属等信息是否准确，在2个工作日内反馈核验结果，对人事端输出的核验结论准确性负责，严格保密接触到的员工非公开隐私信息。3.法务合规部内容审核岗法务合规部指定专人负责所有涉及外部人员信息的合规性核验工作。权责包括：核验外部人员肖像授权书、信息使用授权文件的有效性，确认使用范围、使用时限是否符合双方约定，排查是否存在侵权风险，在2个工作日内反馈合规意见，对输出的合规结论负责。2.2监督部门及对应权责由公司运营管控中心作为唯一的全流程监督部门，权责包括：每季度抽取不少于30%的已发布海报开展事后复盘巡检，接收各类信息异议投诉的溯源核查，牵头违规事项的责任认定与处理结果落地，每年度末组织全公司范围的本规定培训与考核，不直接干预各部门正常的海报制作流程，仅对合规性做独立第三方判定。3.具体管理内容本规定覆盖从海报立项到发布后全生命周期的审核流程，所有环节要求可落地、可追溯：3.1前置信息收集阶段要求所有海报立项后3个工作日内，主创部门必须完成所有涉事人员的信息收集与知情告知，按人员分类执行不同标准：1.在职员工类信息收集：所有拟将在职员工肖像、姓名、职务用于公开宣传海报的场景，必须提前向员工本人告知清晰使用场景、传播范围、预计使用时长，不得在员工不知情的情况下擅自使用其肖像。若涉及将员工肖像用于产品包装、公域流量付费广告等商用场景的，需额外与员工签署有偿使用协议，报酬标准按公司统一的宣传激励规则执行，不得强制要求员工无偿提供商用肖像使用权，相关约定完全符合劳动法规要求。2.离职员工类信息收集：拟在海报中使用离职员工信息的，首先核查该员工在职期间签署的授权文件是否覆盖当前使用场景与使用时限，若授权已过期、或授权范围不包含当前场景，必须重新联系离职员工本人取得书面同意，不得直接沿用往期存量物料中的离职员工信息直接发布。3.外部人员类信息收集：所有外部合作人员、消费者、特邀出镜人员的信息使用，必须取得由本人签署的纸质授权书或者符合电子签名法要求的电子授权文件，明确标注使用场景、使用期限、是否允许二次剪辑修改肖像内容，授权文件缺失的一律不得进入后续审核环节。涉及公益宣传场景中偶然拍到的普通路人肖像，若无法取得授权必须做面部完全打码处理，确保无法识别到自然人身份。3.2初审环节要求主创部门完成信息收集后，填写《宣传海报人员信息提交台账表》，将所有涉事人员的信息逐一登记，附上对应的佐证材料（员工本人确认截图、授权文件、业绩数据原始报表等），由部门第一负责人签字确认后提交至核验环节，初审环节必须排查三类常见问题：不得擅自夸大人员业绩、不得擅自拔高人员职务头衔、不得添加人员本人未确认过的身份标签。3.3交叉核验环节要求1.人事行政部信息核验岗收到材料后，对照人事系统实时数据逐一核查：确认海报中标注的人员职务为当前最新在岗职务、不存在刻意虚增头衔的情况，确认涉事人员当前处于在职状态、或离职人员信息使用已经过后续专项审批，核查完成后在核验单上签署明确意见，不得签署模糊性的“同意”“通过”字样，必须标注“经核对人事系统数据，所有人员身份信息准确”类明确结论。2.法务合规部内容审核岗收到材料后，逐一核对所有授权文件的有效期、使用范围，确认不存在超出授权约定使用场景的情况，排查是否有违反广告法禁止性条款的内容，核查完成后同样签署明确合规意见。3.若核验环节发现问题，核验岗直接在系统中返回材料，标注明确的修改意见，退回主创部门调整后重新提交，核验时限从调整后重新提交的时间起重新计算。3.4终审与留痕发布环节要求所有核验环节全部通过后，由主创部门负责人完成最终终审，签署《信息核验合规确认单》后方可交付印刷或者上线发布。所有台账、核验单、授权文件全部由运营管控中心统一归档留存，留存时长不得少于海报计划结束使用日期后3年。若海报到期后需要延长使用时间，必须重新走完整的审核流程，不得超期擅自沿用旧物料。针对线下紧急活动等发布时限少于3个工作日的加急海报，可走线上快速审批通道，所有责任人通过办公系统留痕确认即可先发布，但是必须在发布后3个工作日内补全所有纸质归档材料，不得借“加急”名义完全跳过审核流程。3.5事后巡检环节要求运营管控中心每季度抽取不少于30%的当季度发布海报开展回溯核查，重点核查审核流程是否完整、标注信息与存档台账是否一致，对于已经下线的海报确认所有线下物料全部回收销毁、线上版本全部做下架处理，避免过期违规物料残留。4.违规约束与处理本规定执行奖惩对等原则，所有行为要求对应明确的处理标准，不存在责任认定模糊的情况：4.1正向激励规则年度内所有提交审核的海报未出现任何信息错漏、未引发任何人员投诉或合规纠纷的部门，年末绩效考核直接加2分，该部门负责宣传审核的岗位人员获得年度合规类评优的优先推荐资格，可获得对应额度的合规专项奖励。4.2违规分级与对应处理所有违规行为按影响程度分为三个等级：1.一般违规：指首次出现信息笔误类问题，如人员姓名用字错误、职务头衔用字偏差、未造成任何不良影响、也未收到相关人员异议投诉的情况。处理规则：由运营管控中心向责任部门发放《问题信息整改通知书》，要求24小时内完成所有已发布物料的修正替换，对直接经办人予以部门内部书面警示，扣除当月绩效的5%。2.较重违规：指未完整走审核流程擅自发布海报、擅自调整人员确认过的宣传信息、擅自使用离职员工未授权信息，引发1起相关人员投诉，但是在72小时内完成整改未对外扩散形成舆情的情况。处理规则：对责任全公司内部通报批评，扣除直接经办人当月绩效20%，扣除部门负责人当月绩效10%，要求责任部门全员完成不少于2学时的本规定专项合规培训，培训考核通过后方可重新启动宣传物料制作工作。3.严重违规：指未经授权擅自使用人员肖像、故意编造人员虚假身份/虚假业绩信息发布海报，引发诉讼纠纷、或被监管部门通报、造成公司品牌声誉损失或经济损失5万元以上的情况。处理规则：相关维权、整改产生的全部成本由责任部门承担30%，直接经办人予以降职降薪、待岗培训处理，属于严重违反公司规章制度情形的，公司可依据《劳动合同法》相关条款依法解除劳动关系且无需支付经济补偿；对应审核岗人员未尽责签署核验通过意见的，承担连带处罚，扣除当月全部绩效，取消年度所有评优资格。所有违规记录全部纳入部门年度合规考核分值，合规考核分值低于80分的部门不得参评年度优秀团队。5.申诉机制1.若相关责任人对违规处理结果存在异议，可在收到《问题信息整改通知书》或违规处理通知的3个工作日内，向运营管控中心提交书面申诉材料，写明申诉理由与对应佐证材料。2.运营管控中心收到申诉申请后，需联合人事行政部、法务合规部组成3人以上的临时申诉核查小组，在5个工作日内完成全流程回溯核查，出具加盖部门公章的正式核查结论。若核查后判定原处理结果为误判，立即撤销原有所有处罚决定，返还已扣除的绩效薪资，恢复对应评优资格，不得对申诉人员做任何形式的打击报复。3.若海报中涉及的信息相关人员对公开的信息内容存在异议，可直接向运营管控中心提交反馈，运营管控中心需在24小时内安排专属对接人跟进，72小时内向反馈人出具明确的整改或调整方案。6.附则1.本规定为全公司宣传海报类人员信息审核的统一执行标准，所有下属子公司不得制定低于本要求的内部规则，若需结合自身业务场景补充细则，需上报运营管控中心审批通过后方可实施。2.本规定自2026年1月1日正式实施，原有旧版相关宣传物料审核规定全部同步废止，由人事行政部负责本规定的统一解释。3.每年度末运营管控中心结合当年违规案例、新出台的相关法律法规要求，对本规定做一次迭代优化，所有涉及宣传物料制作、审核的岗位人员每年必须参加不少于1次的本规定专项培训，考核通过后方可上岗开展相关工作。7.附件附件1：《宣传海报人员信息提交台账表》字段包含：海报编号、海报主题、使用场景、计划发布时间、计划使用截止时间、序号、涉事人员姓名、人员类别（内部在职/内部离职/外部合作/用户）、海报中标注的全部信