社会组织业务档案管理制度

社会组织业务档案管理制度第一章总则第一条为规范本社会组织业务档案管理工作，确保业务档案的真实、完整、安全和有效利用，促进社会组织健康有序发展，依据国家有关档案管理的法律法规及本组织章程，特制定本制度。第二条本制度所称业务档案，是指本社会组织在各项业务活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条业务档案管理是社会组织管理工作的重要组成部分，本组织各部门及全体工作人员均有保护业务档案的义务和责任。档案工作应遵循统一领导、分级负责、规范管理、便于利用的原则。第四条本组织档案管理部门（或指定专人，下同）是业务档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和具体实施本组织业务档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。第二章档案的形成与收集第五条本组织在开展各项业务活动中，应及时、准确、完整地形成和收集相关文件材料。业务活动主要包括但不限于：政策研究与倡导、项目策划与实施、会员发展与服务、会议组织、对外交流与合作、宣传推广、财务管理（专项业务财务资料）、志愿者管理等。第六条业务档案材料的收集范围：（一）各类业务活动的策划方案、审批文件、通知公告；（二）与业务活动相关的合同、协议、备忘录；（三）业务活动过程中形成的调查记录、访谈纪要、工作台账、进度报告、总结报告；（四）重要会议的会议纪要、决议、记录；（五）获得的荣誉证书、奖励文件、媒体报道材料；（六）对外发出和收到的重要函件、请示与批复；（七）具有保存价值的声像资料、电子数据（如照片、录音、录像、电子邮件、数据库等）；（八）其他与业务活动密切相关的有保存价值的材料。第七条各部门应指定专人负责本部门业务文件材料的日常积累、初步整理和定期向档案管理部门移交。业务人员在工作调动或离职前，必须将其经办的业务文件材料清理完毕并办理移交手续，不得擅自带走、销毁或据为己有。第三章档案的整理与归档第八条归档的文件材料应符合以下要求：（一）内容真实、准确，手续完备；（二）纸质材料应字迹清楚、纸张规范，禁用易褪色的书写材料；（三）声像材料应附带相应的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、作者等；（四）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致（如适用）。第九条档案整理应按照年度、业务类别、项目等进行分类，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统有序。具体分类方案由档案管理部门制定并实施。第十条文件材料的整理步骤包括：区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订（或装盒）。案卷（件）应有规范的标题，卷内文件应填写卷内目录和备考表。第十一条归档时间：（一）年度性业务文件材料，应在次年第一季度内完成整理归档；（二）专项业务或项目文件材料，应在该业务或项目结束后三个月内完成整理归档；（三）周期性或连续性业务文件材料，可按阶段或年度整理归档；（四）电子文件应随办随归，定期进行备份。第十二条档案管理部门在接收归档材料时，应认真核对，并由移交人和接收人在《档案移交清册》上签字确认。第四章档案的保管与利用第十三条档案管理部门应配备适宜的档案库房和必要的档案装具，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施，确保档案实体安全。第十四条档案库房应保持整洁，严禁存放易燃易爆物品和其他无关物品。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。第十五条严格执行档案借阅制度。本组织工作人员因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人同意，档案管理部门登记后方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经本组织负责人批准。第十六条外部单位或个人查阅本组织档案，须持单位介绍信或有效身份证件，说明查阅目的和范围，经本组织负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。第十七条查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案材料，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。第十八条档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经本组织负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，确保安全，不得转借他人。第十九条查（借）阅档案的归还，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第五章档案的鉴定与销毁第二十条档案管理部门应定期会同相关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由本组织负责人、档案管理人员、相关业务部门负责人及专业人员组成鉴定小组进行。第二十一条档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准参照国家有关规定，并结合本组织实际情况确定。第二十二条经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报本组织负责人批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。具有重要查考价值的档案销毁前应进行数字化备份。第六章档案的信息化管理第二十三条积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。档案管理部门应建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的规范形成、安全保管和有效利用。第二十四条电子档案的收集、整理、归档应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理的要求。重要电子档案应进行异地备份。第二十五条用于档案管理的计算机系统应采取安全保密措施，定期进行病毒查杀和数据备份，防止档案信息丢失或泄露。第七章责任与奖惩第二十六条对在档案收集、整理、保管、利用等工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，本组织将给予表彰和奖励。第二十七条对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律