信息技术与人工智能通识 课件 任务5.2 共享WPS文字与WPS表格资源

主讲：褚慧祥任务5.2共享WPS文字与WPS表格资源一、使用文字和表格共享资源群发和打印个人工资条目录二、主要知识点讲解建立文档模板工资表数据准备并保存在WPS文字中设计工资表样式将工资表文字文档另存为模板文件一、建立文档模板打开WPS表格，输入员工姓名、手机号、基本工资、奖金等项目。完成后，将工作表命名为“工资表”，并把文件保存为“工资表.xls”。1、工资表数据创建一、建立文档模板新建一个WPS文字文档，根据工资表中的项目，设计一个清晰简洁的表格，包括姓名、基本工资、实发工资等栏目。2、在WPS文字中设计工资表样式一、建立文档模板为什么要保存为模板？模板可以重复使用，避免每次重新设计，也能保持格式统一，非常适合批量处理。3、将工资表文字文档另存为模板文件使用邮件合并功能实现群发邮件合并是WPS文字中非常强大的批量处理工具，尤其适合制作工资条、邀请函等需要个性化填写的文档。二、使用邮件合并功能实现群发在WPS文字中，点击“引用”选项卡，找到“邮件合并”按钮并点击。进入邮件合并编辑界面，开始连接数据源。1、打开邮件合并功能二、使用邮件合并功能实现群发点击“邮件合并”选项卡中的“打开数据源”，在弹出的对话框中找到刚才保存的工资表文档，点击打开。重要提示：数据源文件的第一行必须是标题行，如“姓名”“基本工资”等，否则无法正确识别字段。2、选择数据源3、设置收件人信息二、使用邮件合并功能实现群发点击“收件人”按钮，可以查看并调整收件人列表。4、使用群发工具二、使用邮件合并功能实现群发点击“引用”选项卡中的“群发工具”，保持WPS账号登录状态，选择“通用群发”。群发工具支持多种发送方式，比如邮件、短信或APP推送，比传统打印更灵活。5、导入群发数据点击“添加群发数据文件”或“+”按钮，选择“工资表.xls”导入。系统支持xls、xlsx、csv等常见格式，导入后可在对话框中预览和修改收件人信息。二、使用邮件合并功能实现群发6、预览和发送导入信息之后，“通用群发”对话框中将出现已导入的收件人信息，可以在对话框中浏览信息，还可以修改收件人各项具体信息。确认信息无误后，点击“立即发送”。二、使用邮件合并功能实现群发二、使用邮件合并功能实现群发系统会生成一个二维码，员工用WPS扫码、登录后即可查看自己的工资条。生成工资条模板中插入实际数据，并整理成可打印的格式。1、插入合并域三、生成工资条将光标放在“姓名”下方的单元格，点击“邮件合并”→“插入合并域”，选择“数据库域”，找到“姓名”并插入。三、生成工资条点击“查看合并数据”，可以预览每位员工的工资条。点击“下一条”逐一检查，确保数据准确、格式整齐。2、查看合并数据三、生成工资条点击“合并到新文档”，选择“全部”，确定后系统会自动生成一个包含所有员工工资条的新文档。3、合并到新文档4、调整工资条布局三、生成工资条将每个工资条表格复制、粘贴到同一页或连续几页中，集中排版，方便一次性打印多个条子，节省纸张，也便于分发。主要知识点讲解四、主要知识点讲解可以使用“选择性粘贴”功能，选择“粘贴”或“粘贴链接”。如果选择“粘贴链接”，当表格数据更新时，文档中的数据也会自动同步。1、将WPS表格数据复制到WPS文字四、主要知识点讲解粘贴链接后，数据会保持动态关联。修改源表格，文字中的内容会自动更新，无需手动重复操作。适用于月度报表、销售数据等需要持续同步的场景。2、粘贴链接详解3、将表格区域复制到文档中四、主要知识点讲解选中表格区域，复制后进入WPS文字，点击“选择性粘贴”→选择“粘贴链接”和“WPS表格对象”。3、将表格区域复制到文档中四、主要知识点讲解注意：这样插入的不是普通表格，不能直接编辑单元格，需要双击进入表格编辑模式。4、编辑链接对象击插入的表格对象，或在右键菜单中选择“工作表对象”→“编辑”，即可跳转回WPS表格修改数据。文字中的表格会同步更新，实现真正的数据联动。四、主要知