现金日记账书写规范

现金日记账书写规范一、书写的基本要求与原则现金日记账的书写，首先要遵循清晰、准确、及时、完整的基本原则。这不仅仅是对字迹的要求，更是对记录行为的约束。1.工具选择与用笔规范登记现金日记账，必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，这是保证账簿记录清晰持久、不易褪色的基本要求。绝对不允许使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写，因为这些笔的字迹容易模糊或被篡改，不利于账簿的长期保存和查阅。在某些特定情况下，如冲销错误记录或登记减少数，可使用红色墨水，但需严格按照会计制度规定的范围使用，不可滥用。2.字迹清晰与数字规范书写时，字迹务必工整、清晰，不得潦草、模糊。对于阿拉伯数字的书写，应有一定的倾斜度，通常数字的中心线与底平线成60度左右的夹角。每个数字应紧贴底线书写，并有一定的高度，一般占格高的二分之一左右，这样既美观，又便于改错。0-9每个数字都有其规范的写法，例如“0”要封口，“6”和“9”要明显区分，“7”和“2”要避免混淆。汉字大写金额数字，如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，必须用正楷或者行书体书写，不得用简化字代替，更不能随意造字。3.日期与凭证编号的填写“日期”栏应填写记账凭证的日期，即经济业务发生的日期，而不是实际登记账簿的日期。“凭证字号”栏应填写据以登账的记账凭证的种类和编号，如“现收字第X号”、“现付字第X号”或“记字第X号”，这有助于日后查账和核对。4.摘要简明扼要“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明，文字要简练，但又要能准确概括业务的核心内容，让人一看就知道是什么经济业务。避免使用模糊不清或过于简略的词语，例如简单写“报销”、“付款”是不够的，应写明“报销差旅费”、“支付办公费”等。5.借贷方金额的登记“借方金额”栏和“贷方金额”栏应根据记账凭证中记录的“库存现金”科目的借贷方向和金额进行登记。登记时，数字要对准位数，即个位对个位，十位对十位，确保金额登记准确无误。每一笔业务登记完毕后，应及时结出余额，并在“余额”栏填写。6.日清月结现金日记账必须做到日清月结。“日清”指的是每日终了，应分别计算现金收入和现金支出的合计数，并结出余额，同时将余额与库存现金实有数进行核对，做到账实相符。如发现账款不符，应立即查明原因，及时处理。“月结”指的是每月终了，应在本月最后一笔经济业务记录下面划一条通栏单红线，结出本月发生额和月末余额，并在摘要栏注明“本月合计”字样，然后在下面再划一条通栏单红线。二、具体登记方法与规范1.逐笔登记现金日记账应根据审核无误的现金收、付款凭证和从银行提取现金的银行付款凭证逐笔顺序登记。每发生一笔现金收付业务，都应及时登记，不得积压，更不能将几笔业务合并登记或跳行、隔页登记。2.对应科目填写“对应科目”栏应填写与“库存现金”科目相对应的会计科目。例如，销售商品收到现金，对应科目为“主营业务收入”；用现金购买办公用品，对应科目为“管理费用”。填写对应科目时，应填写总账科目，如有必要，也可填写明细科目，但需保持清晰。3.余额计算每日登记完毕后，应根据“期初余额+本日借方发生额-本日贷方发生额=本日余额”的公式计算出当日余额。余额为正数，表示库存现金有结余；如果余额出现负数，说明存在问题，应立即检查。4.核对与检查登记过程中，要随时进行核对，确保账证相符，即现金日记账的记录与记账凭证的内容一致。每月终了，还应将现金日记账的月末余额与总账中“库存现金”科目的月末余额进行核对，做到账账相符。三、错账更正的规范在登记现金日记账的过程中，难免会出现错误，一旦发现错误，必须按照规定的方法进行更正，严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。常用的错账更正方法有以下几种：1.划线更正法如果在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可采用划线更正法。更正时，应在错误的文字或数字上划一条红线，以示注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。对于错误的数字，应全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。2.红字更正法红字更正法适用于两种情况：一是记账后发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误；二是记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额。更正时，对于第一种情况，应先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以示冲销原错误记录，然后再用蓝字填制一张正确的记账凭证，据以登记入账。对于第二种情况，应按多记的金额用红字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以登记入账。3.补充登记法记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额时，采用补充登记法。更正时，应按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以登记入账。四、日常管理与注意事项1.账簿的保管现金日记账是重要的会计档案，应妥善保管。平时应存放在安全、干燥的地方，防止虫蛀、鼠咬、潮湿。年度终了，应将其装订成册，加具封面和封底，并由相关人员签字盖章后，归档保管。2.定期对账除了日清月结时的账实核对和账账核对外，还应定期与银行对账单进行核对（针对现金与银行存款之间的划转业务），确保资金流动的清晰准确。3.防止空白页和跳行登记账簿时，应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。4.更换账簿现金日记账每年应更换一次新账。年度终了，在旧账“摘要”栏注明“结转下年”字样，在新账第一行“摘要”栏注明“上年结转”字样，并将上年年末余额直接记入新账“余额