人事档案管理员岗位说明书范例

人事档案管理员岗位说明书范例一、岗位基本信息*岗位名称：人事档案管理员*所属部门：人力资源部*直接上级：人力资源部经理*岗位编制：若干名(可根据企业规模调整)*岗位等级：(根据企业薪酬体系设定)二、岗位目标负责企业员工人事档案的建立、接收、鉴别、整理、保管、转递、利用及保密工作，确保人事档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为企业人力资源管理决策提供依据，保障员工合法权益。三、主要工作职责1.档案建立与接收：*负责新进员工及各类人员档案材料的接收、鉴别与初步审核，确保材料的完整性、真实性和规范性。*为新入职员工建立人事档案，及时收集归档其在录用、调配、考核、奖惩、培训、工资、福利、职称、党团等方面形成的应归档材料。2.档案日常管理与维护：*按照档案管理规范及企业相关制度，对人事档案进行系统整理、分类、编号、装订和排列，确保档案目录清晰，查阅便捷。*负责档案库房的日常管理，包括温湿度控制、防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。*定期对档案进行清点核对，发现问题及时汇报并采取补救措施，确保账物相符。*负责档案材料的日常补充、更新与归档，确保档案内容的连续性和时效性。3.档案查阅与利用：*严格按照档案查阅制度和审批流程，为相关部门提供档案查阅服务。*办理档案借阅手续，监督借阅人员遵守档案管理规定，防止档案涂改、勾画、抽取、撤换、遗失和泄密。*对查阅情况进行详细记录，及时收回借出档案。*在规定范围内，为员工本人或相关授权单位提供档案证明材料的复印、摘抄等服务。4.档案转递：*负责员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、升学、参军等原因离开企业时，其人事档案的整理、核对、密封和转递工作，确保转递方式安全、合规，手续齐全。*接收外部转入的员工档案，核对材料完整性，并及时登记、归档。5.档案鉴定与销毁：*按照国家及企业档案管理规定，参与对已故人员档案、长期无人认领档案等的鉴定工作。*对已超过保管期限且无保存价值的档案，严格按照规定程序进行销毁，确保销毁过程安全、保密。6.档案信息化建设：*参与或负责企业人事档案信息化系统的建设、维护和管理工作，推动档案数字化进程。*负责电子档案的著录、扫描、存储、备份和检索，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。7.制度建设与执行：*协助制定和完善企业人事档案管理相关制度、流程和操作规范，并监督执行。*学习和贯彻国家及地方有关档案管理的法律法规和政策，确保档案管理工作的合规性。8.保密工作：*严格遵守国家保密法律法规及企业保密制度，严守档案秘密，确保档案信息不泄露。9.其他相关工作：*完成上级领导交办的与人事档案管理相关的其他工作。*协助部门其他同事完成人力资源相关辅助性工作。四、任职资格要求1.学历与专业：*大学专科及以上学历，档案学、人力资源管理、行政管理等相关专业优先。2.工作经验：*具有X年以上人事档案管理或相关行政管理工作经验，熟悉人事档案管理流程者优先。(注：X可根据企业实际情况填写，如“一至三”或“三至五”)3.知识与技能：*熟悉国家及地方关于人事档案管理的政策法规和行业标准。*掌握档案整理、编目、保管、利用等专业知识和操作技能。*具备良好的文字表达能力和沟通协调能力。*熟练操作办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint等；若能操作档案管理系统或具备档案数字化相关经验者更佳。*具备基本的档案保护知识。4.素质与能力：*具有高度的责任心和严谨细致的工作作风。*具备良好的保密意识和职业道德。*工作积极主动，有较强的学习能力和问题解决能力。*具备一定的组织协调能力和抗压能力。*为人正直，品行端正，原则性强。五、工作条件与环境*工作地点：企业内部固定办公区域及档案库房。*工作环境：整洁、安静，配备必要的档案存储设备（如档案柜、除湿机、灭火器等）及办公设备。*劳动保护：享受企业规定的各项劳动保护待遇。六、其他*本