学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则学校档案是学校在长期教育教学、行政管理、科学研究以及各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是学校历史的真实写照，是学校各项工作持续发展的重要依据，也是教育事业发展的宝贵财富。为规范我校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效地保护和利用档案，根据国家有关档案法律法规及教育行政部门相关规定，结合我校实际情况，特制定本制度。本制度适用于学校各部门、年级组、教研组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案材料的管理。学校档案工作是学校整体工作的重要组成部分，应纳入学校发展规划和年度工作计划，统筹安排，确保档案工作与学校各项事业同步协调发展。档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中保管、规范整理、安全保密、便于利用的原则。二、档案管理机构与职责学校成立档案工作领导小组，由校长任组长，分管副校长任副组长，各处室负责人及专职（或兼职）档案员为成员。领导小组负责统筹规划学校档案工作，研究解决档案工作中的重大问题，督促检查档案管理制度的落实。学校办公室是档案工作的职能管理部门，负责全校档案工作的组织、协调、指导和监督。办公室应配备具有责任心和相应专业知识的专职（或兼职）档案员，具体负责学校各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等日常工作。档案员应保持相对稳定，工作调动时须办理严格的档案交接手续。学校各处室、年级组、教研组应指定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的档案材料的收集、整理、初步审核，并定期向学校档案管理部门移交。各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，对本部门档案材料的真实性、完整性和及时性负总责。档案管理人员的基本职责包括：认真学习和执行国家档案法律法规及学校档案管理制度；负责指导和督促各部门做好档案材料的形成、积累和预立卷工作；负责对接收的档案材料进行系统整理、分类、编号、编目和保管；维护档案的完整与安全，做好档案的“八防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）工作；编制必要的检索工具，积极开展档案利用服务，为学校各项工作提供支持；按规定做好档案的鉴定、统计和销毁工作；积极参加档案业务培训，不断提高专业素养和管理水平。三、档案的收集与归档学校档案的收集归档范围包括：1.行政管理类：学校发展规划、年度工作计划、总结、请示、批复、会议纪要、规章制度、机构设置与人员编制、干部任免、奖惩、重要合同协议等；2.教学管理类：教学计划、课程标准、教学大纲、教材、教案、教学日历、课表、学籍管理材料、学生成绩、招生录取材料、毕业生名册、教学质量评估材料、教研活动记录等；3.学生管理类：学生学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、毕业生登记表、体检表、重要活动记录等；4.人事管理类：教职工履历、考核、奖惩、职称评聘、工资调整、培训、离退休、死亡等材料；5.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按会计档案管理办法执行）；6.基建与资产管理类：校园规划、基建项目审批文件、设计图纸、施工记录、竣工验收材料、仪器设备台账、说明书、维修记录等；7.科研与外事类：科研项目立项、成果、论文、著作、学术交流、外事活动等材料；8.党群工作类：党团组织建设、思想政治工作、工会活动、统战工作等材料；9.声像与实物类：反映学校重要活动、重要人物、校园风貌的照片、录音、录像、光盘、奖杯、奖牌、证书等；10.其他具有保存价值的材料。归档时间：各项工作中形成的档案材料，一般应在工作结束后或按学年、学期及时整理归档。其中，教学类档案在每学期或学年结束后一个月内归档；学生类档案在学生毕业或离校后一个月内归档；行政管理类、党群工作类等档案在次年第一季度内完成归档；基建项目档案在项目竣工验收后三个月内归档；会计档案由财务部门整理保管一定年限后，按规定移交档案管理部门。归档要求：1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，真实准确，具有保存价值。2.文件材料应字迹清楚，符合归档要求，手写材料须用蓝黑或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的墨水。3.归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应一并归档。4.声像材料应注明事由、时间、地点、人物、拍摄者，并配以相应的文字说明；实物档案应妥善包装，附必要的文字说明。5.各部门兼职档案员应按照规定，定期将整理好的档案材料向学校档案管理部门移交，并办理交接手续，填写《档案移交清册》。四、档案的整理与编目档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷、排列、编号、编目、装订等环节。分类：按照档案的形成规律和内容性质，结合学校实际情况，采用年度-机构（或问题）-保管期限的方法进行分类。具体分类方案由档案管理部门制定并执行。组卷：将具有共同特征或联系密切的文件材料组合成案卷。组卷应科学合理，厚薄适度，便于查阅。卷内文件材料应按时间顺序或逻辑顺序排列，并编写页号。编目：1.填写卷内文件目录：包括顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。2.填写案卷封面：包括全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、件数、页数、归档号等。案卷标题应简明扼要，准确反映卷内文件的内容。3.编制案卷目录：作为档案的基本检索工具，包括案卷号、案卷标题、起止日期、保管期限、卷内文件件数、页数等。装订：案卷应采用线装或符合档案保护要求的装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。五、档案的保管与保护档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备良好的通风、采光、调温调湿条件。库房应保持清洁、干燥，温度控制在适宜范围，相对湿度控制在适宜范围。档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案盒，做到统一规范。不同保管期限的档案应分开存放，便于管理。严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。认真做好档案的“八防”工作：1.防火：配备必要的消防器材，定期检查维护，档案人员应掌握基本的消防知识和技能。2.防盗：安装防盗门窗和报警装置，做好安全防范。3.防潮：配备除湿设备，保持库房干燥。4.防虫防鼠：定期投放防虫药剂，设置防鼠设施，发现虫害、鼠害及时处理。5.防高温防光：避免阳光直射，必要时安装遮阳设施，配备空调调节温度。6.防尘：保持库房和档案装具的清洁，定期打扫。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修补、复制或数字化扫描，以延长档案寿命。档案修复应遵循“整旧如旧”的原则，采用符合档案保护要求的材料和方法。建立档案管理系统，积极推进档案数字化建设。对重要档案应进行数字化扫描、存储，并做好备份，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。数字档案与纸质档案具有同等效力。六、档案的利用与服务档案利用是档案工作的根本目的。档案管理部门应积极创造条件，为学校教学、科研、管理、编史修志、师生员工及社会有关单位提供档案利用服务。查阅档案必须遵守档案管理规定和保密制度，履行必要的查阅手续。本校教职工因工作需要查阅档案，须经所在部门负责人同意，凭有效证件查阅；学生查阅本人档案，须凭学生证，经学生管理部门同意；校外单位或人员查阅档案，须持单位介绍信和有效证件，经学校档案管理部门负责人批准。查阅档案时，应在指定的阅档室进行。档案原件一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出档案的，须经学校分管档案工作的领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅者须妥善保管，不得转借、复制、勾画、涂改、抽换、增删档案内容。查阅涉密档案，必须严格遵守国家保密法律法规，履行相应的审批手续。严禁将涉密档案内容泄露给无关人员。档案利用者应爱护档案，不得在档案材料上勾画、涂改、抽取、撤换、增删。如有损坏或丢失，应立即报告档案管理部门，并承担相应责任。档案管理部门应根据利用需求，编制档案检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题索引等），提高查准率和查全率。对档案利用情况进行登记和统计，了解档案利用效果。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。七、档案的鉴定与销毁档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限且无继续保存价值的档案进行销毁处理。档案鉴定工作应定期进行，由学校档案工作领导小组牵头，组织档案管理人员和相关部门人员组成鉴定小组负责实施。鉴定小组应按照国家有关档案保管期限的规定，结合学校档案的实际情况，对已到保管期限的档案进行认真审查，准确判定其存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。档案销毁必须严格按照规定程序进行：1.鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的案卷号、标题、起止日期、数量、鉴定意见等。2.《档案销毁清册》须经学校档案工作领导小组审核，报校长批准。3.档案销毁前，应在指定地点由两人以上负责监销。监销人员应对照《档案销毁清册》，逐一核对待销毁档案，确认无误后，方可进行销毁。销毁完毕，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。4.《档案销毁清册》及鉴定销毁过程中的有关材料，应作为永久档案保存。严禁个人私自销毁档案材料。对已销毁的档案，任何人不得再行恢复。八、责任追究全校师生员工均有保护学校档案的义务。对在档案收集、整理、保管、利用等工作中做出显著成绩的单位和个人，学校应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；2.在档案工作中玩忽职守，造成档案严重损坏或丢失的；3.违反档案保密规定，泄露档案秘密的；4.擅自提