消防维护保养档案管理制度

消防维护保养档案管理制度第一章总则第一条为规范消防设施维护保养档案管理工作，确保消防设施运行数据的真实性、完整性、连续性和可追溯性，依据《中华人民共和国消防法》、《建筑消防设施的维护管理》（GB25201）及相关消防技术标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条消防维护保养档案是反映建筑消防设施完好状况及运行管理过程的原始记录，是消防设施故障排查、火灾原因调查、责任认定的法定依据。本单位及委托的消防技术服务机构必须高度重视档案管理工作，确保档案与设施同步、记录与实际相符。第三条本制度适用于本单位管辖范围内所有建筑消防设施的维护保养档案管理。涵盖范围包括但不限于：火灾自动报警系统、消防给水及消火栓系统、自动喷水灭火系统、防排烟系统、消防应急照明和疏散指示系统、消防电源配电系统、防火门及防火卷帘系统等。第四条档案管理遵循“一机一档、分类归档、动态更新、专人负责、安全保密”的原则。所有消防设施必须建立独立的身份档案，从安装调试到报废拆除的全生命周期数据均需纳入管理范畴。第五条消防水泵房、防排烟机房、变配电室、消防控制室等重点部位的设备，应实行重点档案管理，除常规维保记录外，还需增加运行日志和巡检记录的归档频次。第二章管理职责第六条消防安全管理人职责（一）全面负责本单位消防维保档案管理的组织领导工作，审批档案管理年度计划及经费预算。（二）定期听取档案管理工作汇报，协调解决档案管理中遇到的重大问题，如档案存储空间不足、信息化系统升级等。（三）组织制定档案管理制度及考核细则，监督各部门及维保单位的执行情况。第七条消防安全管理部门职责（一）设立专职或兼职消防档案管理员，具体负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管和利用工作。（二）对委托的消防技术服务机构提交的维保记录进行审核，确保记录内容符合规范要求，签字盖章齐全。（三）负责档案存储环境的安全管理，配备必要的档案柜、灭火器材、温湿度控制设备，防止档案损毁、丢失。（四）定期组织档案自查，对发现的问题（如记录缺失、字迹模糊、数据逻辑错误等）及时组织整改。第八条消防控制室值班人员职责（一）负责每日消防控制室值班记录及消防设施巡查记录的填写，并在规定时限内移交档案管理员。（二）发现消防设施故障时，应详细记录故障时间、现象、报警信息，并立即通知维保单位，同时做好《建筑消防设施故障处理记录》的初步填写。第九条消防技术服务机构职责（一）在开展维保服务过程中，必须真实、客观地填写《建筑消防设施维护保养记录表》，严禁弄虚作假、伪造数据。（二）每次维保工作结束后，应在规定工作日内（通常不超过3个工作日）将经双方签字确认的维保报告及相关检测数据提交至本单位消防安全管理部门。（三）协助建立和完善消防设施技术档案，提供设备说明书、竣工图纸、合格证等技术资料的复印件或电子扫描件。第三章档案分类与内容构成第十条消防维保档案分为基础技术档案、日常管理档案、维护保养记录档案、维修与改造档案四大类。各类档案应分别装订成册，编制目录索引。第十一条基础技术档案是消防设施的“身份证”，内容应当包括：（一）消防设施基本情况登记表：包含系统名称、安装部位、型号规格、生产厂家、出厂日期、安装日期、投入使用日期等。（二）消防产品质量合格证明文件：设备出厂合格证、国家强制性产品认证证书（CCC证书）、检验报告等复印件。（三）消防系统竣工图纸：包含系统平面图、系统图、原理图、接线图等，且图纸应与现场实际情况保持一致，如有变更应及时修测归档。（四）安装调试及检测记录：包含隐蔽工程验收记录、系统调试报告、竣工验收检测报告等。（五）设备操作规程及维护说明书：针对关键设备（如消防主机、水泵控制器）的操作指南及维护手册。第十二条日常管理档案主要反映设施的日常运行状态，内容应当包括：（一）消防控制室值班记录：详细记录消防主机的运行状态、火警、故障、屏蔽信息的处理情况，值班人员交接班记录。（二）建筑消防设施巡查记录：每日巡查的点位、检查内容、发现的问题及处理结果，需包含巡查人员签字及巡查照片。（三）火灾隐患整改记录：记录巡查中发现的隐患详情、整改责任部门、整改措施、整改期限及复查结果。（四）消防培训与演练记录：涉及设施操作技能的培训及灭火疏散演练中设施使用情况的记录。第十三条维护保养记录档案是档案管理的核心，内容应当包括：（一）月度、季度、年度维护保养计划：明确各时间节点的维保项目、标准及责任人。（二）建筑消防设施维护保养记录表：按照GB25201标准填写的详细记录，涵盖测试项目、测试方法、测试数据、测试结论等。（三）消防设施功能测试记录：包含探测器模拟报警测试、消火栓启泵按钮测试、末端放水测试等具体功能测试的量化数据。（四）维保工作报告：维保单位出具的阶段性分析报告，对设施完好率、故障率及系统稳定性进行评估。第十四条维修与改造档案涉及设施状态变更，内容应当包括：（一）建筑消防设施故障处理记录：详细记录故障发生时间、故障部位、故障原因、维修过程、更换配件清单、修复时间及维修人员。（二）建筑消防设施配件更换记录：记录更换配件的名称、型号、数量、生产厂家、更换原因及旧配件处理方式。（三）消防设施改造（装修）审批与验收记录：涉及局部装修或系统改造时的审批文件、技术方案及完工后的检测报告。第四章档案建立与归档流程第十五条新建、改建、扩建工程的消防设施，在通过竣工验收合格之日起3个工作日内，由建设单位（或项目管理部）向消防安全管理部门移交全套消防技术资料。档案管理员应在收到资料后5个工作日内完成分类、立卷、编号工作，建立基础技术档案。第十六条档案编号采用科学分类法，建议采用“系统代码-楼栋代码-楼层代码-设备序号”的格式。例如，火灾自动报警系统编号为“01”，A栋编号为“A”，三层编号为“03”，第5个感烟探测器编号为“005”，则该设备档案号为“01-A-03-005”。此编号应喷涂于设备实体标识牌上，实现“账物相符”。第十七条日常巡查记录、值班记录应实行“日清月结”。每日值班记录需在次日早班交接前审核完毕；每月的巡查记录应在次月3日前整理归档。第十八条维护保养记录归档流程：（一）维保单位现场维保结束后，即时填写维保记录表，并由现场操作人员签字。（二）维保项目负责人对记录进行复核，确认无误后加盖维保单位公章。（三）本单位消防安全管理人员对维保记录进行实质性审核，核对抽检数据，确认维保质量达标后签字确认。（四）档案管理员收到签字齐全的记录后，进行扫描电子化备份，并将纸质版按月份顺序装入档案盒。第十九条故障维修记录应在故障排除后立即归档。对于无法立即修复的故障，应建立《故障跟踪台账》，记录每次维修的进展情况，直至故障彻底消除，方可将完整维修过程记录封档。第二十条所有归档材料必须使用黑色或蓝黑色墨水钢笔或签字笔书写，字迹工整、清晰，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水。电子版记录应采用不可编辑的PDF格式或带加密日志的数据库格式保存，防止数据被篡改。第五章档案记录填写规范第二十一条填写档案记录必须遵循“客观、真实、准确、及时”的原则，严禁“回忆录”式补填、严禁伪造数据、严禁代签字。第二十二条记录表中的“检查内容”和“检查结果”栏，不得仅填写“正常”或“完好”等笼统字样，应根据检查项目填写具体参数或状态。例如，检查压力表时，应填写“0.45MPa”；检查探测器时，应填写“巡检灯闪亮，报故障阀关闭”。第二十三条涉及数值测量的项目，必须填写实测数据，并保留相应的小数位数。数据单位应统一采用国家法定计量单位（如MPa、mm、V、A等）。第二十四条对于检查中发现的问题或故障，应在“故障及处理情况”栏详细描述。描述格式建议为：“时间+部位+现象+原因+措施+结果”。例如：“10:30，三层西端感烟探测器误报，原因为灰尘过多，措施为吹洗除尘，结果为测试正常。”第二十五条记录表格中设有“备注”栏的，应填写需要特别说明的事项，如天气影响、配件缺货、配合停电等特殊情况。第二十六条修改错误记录时，应采用“划改法”，即在错误数据上划两条平行横线，在上方填写正确数据，并在修改处由修改人签名或盖章，注明修改日期。严禁使用涂改液、刮擦、贴纸等方式掩盖原始记录。第二十七条档案记录必须履行签字手续，必须有检查人、复核人、审核人的亲笔签名。签名人必须对记录内容的真实性负责。第六章档案保管与存储环境第二十八条档案存储应设立专用消防档案室或档案柜，档案室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等“八防”措施。第二十九条档案室温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日应记录温湿度，如超出范围，应立即采取调节措施（如使用除湿机、空调）。第三十条纸质档案应存放在专用档案盒中，档案盒脊背应注明档案名称、年度、月份及编号。档案盒应垂直排列在档案柜或密集架上，避免堆放挤压。第三十一条电子档案应实行“双备份”制度。一份保存在本地专用计算机或服务器中，另一份应刻录为光盘或存储在移动硬盘中，实行异地存放或上传至安全的云端服务器。电子档案存储设备应定期进行病毒查杀和数据完整性校验。第三十二条档案管理员应定期对档案进行安全检查。每季度进行一次全面清理，检查档案是否霉变、虫蛀、鼠咬、字迹褪色。对破损的档案应及时进行修补、复制或数字化处理。第三十三条档案室严禁存放易燃易爆物品，严禁吸烟。档案室应配备ABC干粉灭火器，并安装火灾自动报警探测器。电源线路应穿管保护，下班时应切断除除湿机、防盗设备以外的电源。第三十四条档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）。（一）基础技术档案（如竣工图纸、合格证）为永久保存。（二）维修改造记录、年度检测报告为长期保存。（三）日常巡查记录、月度维保记录为短期保存。保存期满的档案，应由档案管理员编制销毁清册，经消防安全管理人审批后，在两人以上监销下进行销毁，严禁私自丢弃或售卖。第七章档案借阅与利用第三十五条建立档案借阅登记制度。借阅档案必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅人、借阅时间、档案名称、借阅用途、拟归还时间。第三十六条内部员工因工作需要查阅档案，须经消防安全管理部门负责人同意。查阅时应在档案室内进行，原则上不得带出档案室。确需带出的，须经消防安全管理人批准，借阅期限不得超过3个工作日。第三十七条公安机关消防机构、住建部门等行政执法机关因执法需要查阅档案时，应出示执法证件，档案管理员应全力配合，提供所需档案资料，并做好查阅记录。第三十八条委托的维保单位因工作需要查阅历史维修记录时，须经项目负责人申请，本单位消防安全管理部门批准。维保单位不得查阅与本维保项目无关的档案，不得拷贝或拍摄无关数据。第三十九条查阅档案时，必须爱护档案资料，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、撕页。严禁将档案内容泄露给无关第三方，确保单位商业秘密及安防信息不外泄。第四十条电子档案的查阅权限应分级管理。普通人员仅具备查阅权限，不具备修改、删除、下载权限。系统应自动记录电子档案的查阅日志，包括查阅人、查阅时间、查阅内容及IP地址。第八章档案信息化管理第四十一条鼓励采用先进的计算机技术、网络技术和数据库技术，建立消防设施维保档案管理信息系统，逐步实现档案管理的数字化、网络化、智能化。第四十二条信息化系统应具备数据录入、存储、查询、统计、报表生成、预警提示等功能。系统能够自动生成维保到期提醒、配件更换周期提醒、故障未闭环报警等辅助管理信息。第四十三条所有的纸质档案在归档的同时，应同步扫描录入系统。扫描分辨率应不低于300DPI，图像清晰，能够还原文字细节。电子文件命名应与纸质档案编号严格对应。第四十四条系统应具备严格的数据备份与恢复功能。数据应每日进行增量备份，每周进行全量备份。备份数据应进行加密处理，密钥由专人保管。第四十五条系统管理员应定期维护服务器及网络设备，确保系统运行稳定。发现系统漏洞或病毒攻击时，应立即断开网络并进行处理，同时向单位网络安全管理部门报告。第九章监督检查与考核第四十六条消防安全管理人将档案管理工作纳入部门及个人的年度消防安全工作考核指标。考核结果与绩效工资、评优评先挂钩。第四十七条每半年组织一次档案管理专项检查。检查内容包括：（一）档案资料的完整性：是否缺项、漏项。（二）档案记录的真实性：是否与现场实际一致，是否存在逻辑矛盾。（三）档案保管的规范性：存放是否有序，标识是否清晰。（四）档案更新的及时性：记录是否按时归档，是否存在长期未录入数据。第四十八条对在档案管理工作中做出突出贡献的部门或个人，给予表彰和奖励。第四十九条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予通报批评、经济处罚或行政处分；造成严重后果的，依法追究法律责任：（一）未按规定建立档案，导致档案缺失严重的。（二）伪造、涂改、隐匿、销毁档案记录的。（三）因保管不善，造成档案丢失、损毁、泄密的。（四）无故拖延归档，导致记录严重滞后，影响事故调查的。（五）违规借阅档案，造成不良后果的。第五十条在火灾事故调查中，因档案管理混乱、记录不清，导致无法查明火灾原因或扩大损失的，将依法倒查档案管理员及安全管理人的责任。第十章附则第五十一条本制度未尽事宜，参照国家有关档案管理及消防技术标准执行。第五十二条本制度所涉及的记录表格样式，由本单位消防安全管理部门统一制定，并根据国家标准更新及时调整。第五十三条本制度自发布之日起施行。以往有关消防维保档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。第五十四条本制度由本单位消防安全管理部门负责解释。在执行过程中如遇国家法律法规调整，应及时修订本制度。附件：消防设施维护保养档案分类及存储期限表档案类别档案细目存储期限备注基础技术档案消防设施审核、验收意见书永久纸质原件消防系统竣工图纸及说明书永久纸质及电子版消防设备合格证、检测报告永久复印件加盖公章消防设备台账登记表永久动态更新日常管理档案消防控制室值班记录短期（10年）每月装订建筑消防设施巡查记录短期（10年）每月装订消防安全培训演练记录长期（30年）影像资料单独存维护保养档案月度维护保养记录表短期（10年）需维保单位盖章季度、年度检查测试记录长期（30年）需附检测数据建筑消防设施故障处理记录长期（30年）闭环管理建筑消防设施维护保养报告长期（30年