建设单位资料管理制度

建设单位资料管理制度第一章总则第一条为规范本单位工程项目建设过程中的资料管理工作，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和系统性，充分发挥资料在工程建设、运营、维护及历史追溯中的重要作用，依据国家及地方相关法律法规、标准规范，并结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称建设单位资料，是指在工程项目从策划、决策、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收直至投入使用全过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目的资料管理工作。参与工程项目建设的各相关单位（包括勘察、设计、施工、监理、咨询等）均应遵守本制度的相关规定，并接受本单位的指导与监督。第四条资料管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级负责：明确资料管理的责任部门和相关人员职责，形成一级抓一级、层层抓落实的管理机制。（二）全程控制、及时准确：资料的形成与收集应与工程建设进度同步，确保资料的及时性和内容的真实准确。（三）规范有序、安全保密：资料的整理、归档、保管和利用应符合规范要求，确保资料安全，严守保密纪律。（四）科学利用、持续改进：积极开发利用工程资料信息资源，为工程建设和运营管理服务，并根据实际情况不断完善管理制度。第二章管理机构与职责第五条本单位工程管理部门是工程项目资料管理的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查和业务指导。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及地方有关工程资料管理的法律法规和标准规范。（二）组织制定和修订本单位的工程资料管理制度及相关实施细则。（三）负责对各参建单位资料管理工作的监督、检查与协调。（四）组织或参与工程项目竣工档案的验收工作。（五）负责本单位形成的工程项目前期文件、审批文件、招投标文件、合同文件及其他重要管理性文件的收集、整理、归档和保管。第六条工程项目现场管理部门（或项目部）是工程项目资料管理的直接责任部门，负责项目实施过程中各类资料的日常管理工作。其主要职责包括：（一）指定专人（资料管理员）负责项目资料的日常收集、整理、审核、传递、登记和保管。（二）督促勘察、设计、施工、监理等单位及时整理、提交符合要求的工程技术资料和管理资料。（三）对施工单位报送的工程技术资料（包括隐蔽工程记录、检验批、分项分部工程验收记录等）进行审核和签认。（四）负责项目会议纪要、监理月报、工作联系单、签证单等文件的形成、收集和整理。（五）参与项目竣工图的审核工作。（六）在项目竣工后，按规定向工程管理部门及档案管理部门移交完整、规范的工程项目档案。第七条单位档案管理部门（如设有）负责对本单位工程档案的接收、专业管理、长期保管和提供利用。其职责按档案管理部门相关规定执行。第八条勘察、设计、施工、监理等参建单位应明确各自的资料管理职责，指定专人负责，确保其形成的工程资料真实、准确、完整、规范，并按合同约定和相关规定及时向建设单位移交。第三章资料的收集与形成第九条资料的收集与形成应遵循“同步性、真实性、完整性、规范性”的原则。工程资料应与工程实体进度同步产生，严禁事后补做或伪造。第十条建设单位应收集和形成的主要资料包括：（一）项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、项目核准或备案文件、环境影响评价报告、土地使用证、规划许可证等。（二）勘察设计文件：勘察合同、设计合同、勘察报告、设计图纸（含初步设计、技术设计、施工图设计）、设计变更、洽商记录等。（三）招投标与合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类工程合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）。（四）工程管理文件：项目管理规划、监理规划、监理实施细则、施工组织设计、会议纪要、工作联系单、指令单、签证文件、进度报告、质量安全管理文件等。（五）工程技术文件：由施工单位、监理单位等形成并提交的施工技术资料、测量记录、试验报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、质量评定资料、安全检查记录等。（六）竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收方案、验收组成员名单、验收记录、整改意见及回复、竣工验收证书等。（七）其他应归档的文件材料。第十一条对各参建单位提交的资料，接收部门应进行认真审核，核对资料的完整性、规范性和签署的完备性，对不符合要求的资料应退回并要求限期整改。第十二条所有工程资料应为原件。确因特殊原因无法提供原件的，复印件应注明原件存放处，并由原件保管单位加盖公章，注明日期，并有经办人签字。第四章资料的整理与归档第十三条工程资料的整理应遵循工程建设程序和资料形成的自然规律，按不同专业、不同阶段进行分类、编目、组卷。组卷应科学合理，便于查阅和利用。第十四条资料的分类应参照国家或行业现行的工程资料分类标准执行。一般可分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等几大类。每大类下可根据需要进一步细分。第十五条案卷封面、卷内目录、卷内备考表等应采用统一的格式和规格。文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。需长期保存的文件材料应使用耐久性强的书写材料。第十六条竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、规范，与工程实体相符。施工单位应在工程竣工验收前完成竣工图的编制工作，并经监理单位、建设单位审核签认。凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过一定比例的，应重新绘制竣工图。第十七条归档时限：（一）工程项目各阶段形成的管理性文件，应在办理完毕后及时整理归档。（二）工程项目竣工验收后，施工单位应在规定期限内（一般为竣工验收后三个月内）向建设单位移交完整的竣工资料及竣工图。（三）建设单位在收到完整的竣工资料并通过档案验收后，应在规定期限内向单位档案管理部门或城建档案管理部门移交。第十八条归档资料的份数应满足合同约定及相关规定要求，一般应至少归档一套完整的原件。第五章资料的保管与利用第十九条工程资料的保管应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等要求。档案库房应保持适宜的温度和湿度，配备必要的防护设施。第二十条资料管理员应建立资料台账，对资料的收进、移出、借阅、复制等情况进行详细登记，确保资料的可追溯性。第二十一条工程资料属单位重要资产，借阅和利用应严格遵守保密制度和档案管理规定。借阅档案须经相关负责人批准，并限期归还。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。第二十二条未经允许，任何单位或个人不得擅自复制、摘录、拍摄、公布档案内容。确因工作需要复制的，须经批准，并由资料管理部门负责复制，复制件应加盖档案证明章。第二十三条对于具有保密性质的工程资料，应按国家保密法律法规的规定进行管理，明确密级，采取相应的保密措施。第六章竣工图编制与档案验收第二十四条竣工图的编制应符合国家现行《房屋建筑和市政基础设施工程竣工图编制规范》及相关专业规范的要求。编制单位应在竣工图上加盖竣工图章，并由编制人、审核人、技术负责人签字。第二十五条建设单位应在工程项目竣工验收前，组织监理、设计、施工等单位对竣工图及竣工资料的完整性、准确性、规范性进行预验收。第二十六条工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过工程竣工验收。建设单位应按规定向相关档案管理部门申请档案专项验收。第七章责任追究第二十七条各相关部门及人员应严格遵守本制度规定，认真履行资料管理职责。对在资料管理工作中表现突出、成绩显著的单位和个人，可给予适当表彰或奖励。第二十八条对违反本制度规定，造成工程资料失真、缺失、损坏或泄密的，将视情节轻重和造成损失的大小，对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚，直至追究相应的行政责任或法律责任。第二十九条因参建单位未按合同约定提交合格资料，导致工程竣工验收延误或造成经济损失的，建设单位有权依据