涉密文件流转管控工作制度

涉密文件流转管控工作制度第一章总则第一条为全面规范涉密文件在全生命周期内的流转行为，严防国家秘密和商业秘密在传递、使用、保管等环节发生泄露，确保信息安全，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例、相关保密标准以及行业监管要求，结合本单位实际业务开展情况，特制定本制度。第二条本制度所称涉密文件，是指承载了国家秘密（包括绝密级、机密级、秘密级）或本单位内部认定的核心商业秘密事项的书面文字材料、数据图表、光介质、磁介质及电子文档等载体。涉密文件的流转涵盖了从产生、分发、传递、接收、使用、复制、保存到销毁的全过程。第三条涉密文件流转管控工作遵循“积极防范、突出重点、依法管理、全程可控”的原则。确保涉密文件在流转过程中知悉范围最小化、流转轨迹清晰化、保管责任明确化，坚决杜绝因管理不善导致的失泄密事件。第四条本制度适用于本单位所有部门及全体员工（含正式员工、合同制员工、实习人员、劳务派遣人员及外来协作人员）。所有人员必须严格遵守保密规定，对涉密文件的流转安全负有直接责任。第二章组织机构与职责第五条保密委员会是涉密文件流转管控工作的领导机构，负责审定涉密文件流转相关规章制度，决策流转过程中的重大事项，并对失泄密事件进行查处与问责。第六条保密工作办公室（以下简称“保密办”）是涉密文件流转管控的日常执行与监督机构，其主要职责包括：（一）制定和修订涉密文件流转管理的具体操作细则；（二）负责涉密文件编号、登记、台账管理工作；（三）监督检查各部门涉密文件流转制度的落实情况；（四）对涉密文件的销毁进行现场监销；（五）组织涉密文件流转管理的业务培训与宣传教育。第七条各业务部门是涉密文件流转的责任主体，部门负责人为本部门涉密文件管理的第一责任人。部门需指定兼职保密员，负责本部门涉密文件的接收、分发、清点、登记和日常清退工作。第八条涉密文件承办人（即文件产生者或使用者）对文件的安全负直接责任。承办人在流转过程中必须严格执行审批程序，确保文件不脱离监管视线，不擅自扩大知悉范围。第三章涉密文件的定密与标识第九条涉密文件在产生前，承办人应依据《国家秘密及其密级的具体范围的规定》及本单位《保密事项范围》，拟定密级、保密期限和知悉范围，并报本部门负责人审核。涉及绝密级或核心商密事项的，须报单位保密委员会审批。第十条经定密审批通过的文件，必须按照保密标准进行规范的标识。（一）书面文件：应在文件首页左上角标注密级和保密期限，如“绝密★30年”、“机密★10年”或“秘密★5年”。制作时应使用符合规定的防伪纸张，并编排唯一的涉密文件编号。（二）电子文档：应在文档属性及正文首页显著位置标注密级，且文件名中必须包含密级标识。电子涉密文件严禁在非涉密计算机或非涉密信息系统中处理、存储和传输。第十一条对于是否属于涉密界限不清的事项，应先行拟定密级并按涉密文件进行管理，同时及时报保密办进行定密咨询或审定，不得随意放宽或搁置。第四章涉密文件的制作与收发登记第十二条涉密文件的制作必须在符合保密要求的场所进行。起草、修改、排版、印制等环节应在涉密计算机或通过涉密办公自动化系统（OA）完成。严禁在连接互联网的计算机上制作涉密文件。第十三条印制涉密文件时，应建立《涉密文件印制登记表》，详细记载文件编号、标题、密级、份数、印制人、批准人、印制时间等信息。印制过程中的废页、残页、次品等，应及时放入密码碎纸机中销毁，不得随意丢弃或当作废纸出售。第十四条涉密文件的收发必须严格履行清点、登记、签收手续，建立完备的收发文台账。（一）接收涉密文件时，接收人员需仔细检查信封或包装的密封情况，核对文件编号、密级、份数是否与清单一致。确认无误后，在《涉密文件收文登记簿》上签字确认，并注明接收时间。（二）发现封装破损或数量不符的，应立即报告保密办并拒绝签收，由相关发文单位进行核查处理。第十五条发文时应根据知悉范围严格控制分发对象，实行“按需知悉”原则。发文清单需经部门负责人或保密办审批。封装时，应在信封表面标注密级和编号，并加盖密封章。第五章涉密文件的传递与运输第十六条涉密文件在单位内部部门之间流转时，必须由兼职保密员或指定专人传递，严禁通过普通信使、快递员或非指定人员转交。传递时应使用专用的涉密文件传递袋，并办理交接登记手续。第十七条严禁使用普通邮政、快递等无保密保障措施的渠道传递涉密文件。严禁通过互联网（包括微信、QQ、钉钉、电子邮件等）传输涉密文件，即使是加密传输也不得违反国家保密规定。第十八条因工作确需携带涉密文件离开单位（包括外出开会、汇报工作等），必须履行严格的审批手续。（一）绝密级文件原则上禁止携带外出；（二）机密级、秘密级文件携带外出，须经分管领导批准，并填写《涉密文件外出携带审批单》。（三）外出携带时，必须两人同行（绝密级）或单人专管（机密、秘密级），并采取有效的保护措施（如放入密码保密箱），确保文件始终处于携带人的有效控制之下，不得在公共场所（如餐厅、交通工具上）随意翻阅或放置。第十九条向上级单位或协作单位传递涉密文件，应通过机要渠道或派专人专车护送。派专人护送的，应选择安全的交通工具，配备必要的防范设备，途中不得办理无关私事或进入无关场所。第六章涉密文件的使用与阅读第二十条涉密文件必须在符合保密要求的办公场所阅读。阅读场所应配备防盗门窗、视频监控、报警器等安全设施。阅读绝密级文件，必须在指定的、具有隔离措施的涉密核心区域内进行。第二十一条阅读涉密文件时，应严格遵守登记制度。阅读人需出示有效身份证明，并在《涉密文件阅读登记表》上登记。登记内容包括阅读人姓名、所在部门、阅读时间、文件编号、归还时间等。第二十二条涉密文件未经批准，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像或扫描。确因工作需要摘抄、复制的，必须经文件产生部门或保密办批准，且复制件视同原件管理，必须加盖复制章并重新编号，履行同样的登记手续。第二十三条涉密文件在使用过程中，承办人应负责现场监管，不得将文件随意放置在办公桌面上无人看管。午休或下班前，必须将涉密文件存入密码文件柜中，严禁存放在未加锁的抽屉或书柜内。第二十四条召开涉密会议时，会议文件的管理执行《涉密会议管理规定》。会议发放的涉密文件，与会人员应在会议结束时如数清退；确需带回去继续办理的，应办理借阅手续，并按期归还。第七章涉密文件的保管与清退第二十五条涉密文件实行“分级负责、专人保管”制度。各部门兼职保密员负责本部门涉密文件的集中保管。个人承办的涉密文件，在工作期间由个人保管，非工作期间原则上应交回部门保密柜集中保管。第二十六条保管涉密文件的场所应安装“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器）。涉密文件必须存入密码保险柜，保险柜钥匙应由专人保管，密码应定期更换。第二十七条建立涉密文件定期核对制度。各部门兼职保密员每周应对本部门保管的涉密文件进行一次核对，保密办每月组织一次全面检查。核对内容包括文件数量、实物与台账是否相符、文件状态是否正常等。第二十八条工作人员调动、辞职、退休或离职离岗时，必须实行“涉密文件清退制度”。在办理离职手续前，须将经手、保管的全部涉密文件（含原件、复印件、草稿、电子文档等）登记造册，移交部门兼职保密员，并签署《涉密文件清退承诺书》。未清退完毕的，不得办理离职手续。第二十九条每年年底，保密办应组织全单位范围内的涉密文件清查工作。对于超过保密期限的文件，按规定进行解密或降密处理；对于无需继续留存的涉密文件，按规定程序销毁。第八章涉密文件的复制与摘抄第三十条涉密文件的复制权属于产生该文件的部门或保密办。其他部门或个人不得擅自复制涉密文件。第三十一条复制涉密文件必须严格控制份数，复制的目的是为了满足工作需要，而非为了备份或分发。复制件应在显著位置标注“复制件”字样及复制编号，并加盖产生部门的印章。第三十二条机密级、秘密级文件确需复制的，由经办人填写《涉密文件复制审批单》，经本部门负责人审核后，报保密办审批。绝密级文件一般不得复制，确需复制的，须报单位主管领导审批。第三十三条涉密文件的摘抄，应使用涉密专用记录本。摘抄内容应严格控制，不得超出工作需要范围。摘抄形成的涉密笔记本，应按涉密文件同等标准进行管理。第三十四条严禁对涉密文件进行全篇无意义的复印。复印产生的废页、废版，应按照涉密载体销毁程序立即销毁。第九章涉密文件的销毁第三十五条涉密文件的销毁是指对不再需要保存的涉密文件进行彻底的消除处理，使其无法还原。销毁工作由保密办统一组织，任何部门和个人不得擅自销毁涉密文件。第三十六条符合下列情形之一的涉密文件，应当予以销毁：（一）已办理完毕且无查考利用价值的；（二）已超过保密期限且不需要解密公开的；（三）内容已过时，被新的文件替代，且无留存价值的；（四）在涉密载体整理中，确认无保留必要的草稿、印件等。第三十七条销毁涉密文件应严格履行审批手续。由申请部门填写《涉密文件销毁审批单》，注明销毁文件的名称、编号、密级、数量、销毁原因等，经部门负责人签字并报保密办审核批准后方可实施。第三十八条涉密纸质文件的销毁，必须送交指定的涉密载体销毁中心或使用符合保密标准的碎纸机进行销毁。碎纸机应符合保密标准（如碎纸颗粒小于1x5mm）。第三十九条涉密电子文件的销毁，应在涉密计算机或涉密信息系统中进行逻辑删除，并采取低级格式化、磁盘擦除等专业技术手段，确保数据不可恢复。严禁在非涉密设备上进行简单的删除或格式化操作。第四十条销毁涉密文件时，必须实行两人以上监销制度。监销人员应认真核对销毁清单与实物，确认无误后，在监销人员监督下进行销毁。销毁工作完成后，监销人和销毁人应在《涉密文件销毁记录表》上签字确认，记录表由保密办存档备查。第十章涉密文件管理的数字化与信息化管控第四十一条涉密电子文档的全生命周期管理必须部署在通过保密测评的涉密信息系统中，严禁使用云存储、网盘、社交软件等互联网服务存储、处理涉密信息。第四十二条涉密信息系统应具备完善的审计追踪功能，系统应自动记录涉密文件的创建、访问、修改、打印、复制、删除、传输等操作日志。日志内容应包括操作人、操作时间、操作终端IP、操作类型等关键信息，日志保存时间不少于6个月。第四十三条涉密计算机应配备身份鉴别系统，采用强口令策略、USBKey等双向认证措施。严禁开启涉密计算机的无线网卡、蓝牙等无线连接功能，严禁使用具有无线功能的鼠标、键盘等外设。第四十四条涉密文件打印输出时，系统应自动在打印纸张上添加包含打印人、时间、机器编码等信息的隐形水印或页脚标识，以便于发生泄露时进行溯源追查。第四十五条跨网交换涉密数据（如从涉密网向非涉密网传递数据），必须通过符合国家保密标准的信息安全交换设备（如光闸、网闸）进行，并履行严格的审批登记手续。严禁采用交叉连接、双网卡等方式进行跨网数据交换。第十一章监督检查与责任追究第四十六条保密办应定期或不定期对各部门涉密文件流转管理情况进行监督检查。检查方式包括查阅台账、现场查看、技术检测等。检查结果纳入各部门年度保密工作考核。第四十七条检查中发现的一般性违规行为或安全隐患，应立即下达《保密整改通知书》，责令限期整改。整改不力或拒不整改的，对相关责任人进行通报批评。第四十八条对在涉密文件流转管理工作中做出显著成绩，有效防范或制止泄密事件的部门和个人，应当给予表彰和奖励。第四十九条发生泄密事件时，发现人应立即报告并采取补救措施。单位将按照相关规定进行报告和查处。第五十条对违反本制度规定，造成泄密隐患或泄密事件的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，视情节轻重，给予责任人相应的行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十二章附则第五十一条本制度未尽事宜，按照国家有关保密法律法规和上级主管部门规定执行。第五十二条本制度所涉及的各类登记表、审批单、台账等样式，由保密办统一制定并下发。第五十三条本制度由保密工作办公室负责解释。第五十四条本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。以下为涉密文件流转管理过程中涉及的关键表单样式及填写规范，供各部门在实际操作中参考使用。表一：涉密文件收文登记簿序号文件编号文件标题密级发文单位收文日期签收人知悉范围存放位置备注001BM-2023-001关于XX项目的核心技术参数机密总部研发部2023-10-25张三项目组核心成员三楼保密柜A限原件阅读002BM-2023-0022024年度战略规划草案秘密战略部2023-10-26李四部门级以上领导二楼保密柜B5份表二：涉密文件外出携带审批单申请部门申请人职务联系电话研发一部王五高级工程师138xxxx1234文件编号文件标题密级份数外出事由:---:---:---:---:---BM-2023-003接口协议规范V2.0秘密1赴合作单位进行技术对接目的地拟外出时间拟归还时间交通方式:---:---:---:---北京2023-11-0108:002023-11-0118:00单位专车防护措施（如双人同行、密码箱等）申请人签字：日期：部门负责人审批意见签字：日期：两人同行，使用专用密码保密箱存放，全程不离开视