医院采购管理制度

医院采购管理制度第一章总则第一条为规范医院采购行为，加强采购管理，保证医疗、教学、科研工作的正常开展，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关卫生行政部门的规定，结合本院实际情况，制定本制度。第二条本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。采购范围涵盖医疗设备、医疗器械、耗材、药品、信息设备、后勤物资、基建工程、维修改造、服务外包（如洗涤、保洁、保安、维保）等。第三条采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，坚持质量优先、价格合理、效率优先、程序规范。严格执行预算管理，严禁无预算采购或超预算采购。第四条本制度适用于医院各科室、部门的所有采购活动。医院所有工作人员必须严格遵守本制度，任何单位和个人不得将必须以招标方式采购的化整为零或者以其他任何方式规避招标。第五条医院采购活动应当接受纪检监察部门、审计部门的监督。建立健全采购与付款岗位分离、采购与验收岗位分离的内部控制机制，防范舞弊风险。第二章组织架构与职责分工第六条医院成立采购管理委员会（以下简称“采委会”），作为医院采购工作的决策和监督机构。采委会由院长任主任委员，分管副院长任副主任委员，成员包括医务科、护理部、财务科、审计科、纪检监察室、设备科、总务科、药剂科、信息科等部门负责人。第七条采购管理委员会的主要职责：（一）审定医院采购管理相关规章制度及工作流程；（二）审定年度采购预算及调整计划；（三）对重大、复杂、敏感的采购项目进行决策和审批；（四）协调解决采购过程中出现的重大争议和问题；（五）监督检查采购制度的执行情况，对违规行为提出处理意见。第八条设立采购管理办公室（以下简称“采管办”），作为采委会的日常办事机构，通常挂靠在设备科或专门设立。采管办负责全院采购活动的组织、协调、实施和管理。第九条各职能科室根据业务分工承担相应采购职责：（一）设备科：负责医疗设备、医用耗材、卫生材料的采购申请编制、技术参数拟定、招标文件技术部分审核、合同技术条款确认、组织验收及日常管理。（二）药剂科：负责药品、化学试剂的采购、供应及管理。（三）总务科：负责后勤物资、被服、水电维修材料、基建工程、维修改造、绿化、保洁、安保、餐饮等服务类项目的采购申请及实施。（四）信息科：负责计算机硬件、网络设备、软件系统、信息技术服务的采购申请及实施。（五）财务科：负责采购资金的预算控制、付款审核、账务处理，监督采购资金的使用效益。（六）审计科：负责采购项目的审计监督，对招标文件、合同条款进行审计，对大额采购进行全过程跟踪审计。（七）纪检监察室：负责对采购活动中的廉洁纪律进行监督，受理投诉举报，查处违纪违规行为。（八）使用科室：负责提出采购需求，提供初步技术参数和功能要求，参与技术论证、招标答疑、开标评标及验收工作。第三章采购计划与预算管理第十条医院采购实行严格的预算管理制度。各科室应在每年年底根据下一年度工作发展计划，编制年度采购预算，报采管办审核，经财务科汇总平衡后，提交采委会审议，最终纳入医院年度财务预算。第十一条年度采购预算一经批准，原则上不得随意变更。因工作任务增加或特殊情况确需调整的，必须由使用科室提出书面申请，经归口职能科室审核、采管办复核、财务科认可后，报采委会主任审批。第十二条实行月度采购计划管理。各归口职能科室应根据年度预算和实际工作进度，编制月度采购计划。月度计划应详细列明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、使用科室、拟采购方式、到货时间等。第十三条临时采购计划。对于未列入月度计划但临床急需的物资，使用科室需填写“临时采购申请单”，说明紧急原因，经归口职能科室负责人、采管办审核，报分管副院长审批后执行。对于金额较大或性质重要的临时采购，需报院长审批。第十四条采购计划执行过程中，应严格控制采购成本。在保证质量和功能的前提下，优先选择性价比高的产品。对于预算金额在规定限额以上的项目，必须进行市场调研或成本分析。第四章采购方式与适用标准第十五条医院采购方式主要包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、协议供货及定点采购、医院自行组织采购等。第十六条公开招标。是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。符合下列标准之一的，必须进行公开招标：（一）政府采购限额标准以上的货物、工程和服务；（二）虽然未达到政府采购限额，但单台（套）设备或单项工程预算金额在规定数额（如50万元）以上的项目；（三）法律法规规定必须公开招标的其他项目。第十七条邀请招标。是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标：（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（二）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标的供应商名单应当从符合相应资格条件的供应商中随机产生三家以上。第十八条竞争性谈判。是指成立谈判小组，与符合条件的供应商分别进行谈判。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判：（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（三）非采购人所能预见的原因或者非采购人造成的原因，致使招标采购时间不能满足用户紧急需要的；（四）公开招标的采购成本过高的。第十九条竞争性磋商。适用于技术复杂、性质特殊，或者不能确定详细规格的采购项目，以及评审过程中需提交最终报价的项目。特别是对于服务类项目、PPP项目等，通常采用此方式。第二十条询价。是指向三家以上供应商发出询价单让其报价。适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。通常适用于金额较小（如5万元以下）的标准化物资采购。第二十一条单一来源采购。是指向唯一供应商进行采购。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购必须进行专业论证，并在公示无异议后方可执行。第二十二条协议供货及定点采购。对于列入政府集中采购目录中的通用类项目（如计算机、打印机、办公耗材、车辆保险、加油等），执行财政部门规定的协议供货或定点采购办法。第二十三条医院自行组织采购。对于未达到政府采购限额标准及医院公开招标标准的零星采购，由医院采管办组织，按照“比质比价”的原则自行组织采购。可采取询价、比选、直接采购等方式。第五章招标采购实施流程第二十四条招标文件编制。归口职能科室负责提供技术参数、商务要求和服务标准。采管办负责编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标标准、合同条款、投标文件格式等。招标文件不得含有倾向性、排斥性或歧视性条款。第二十五条招标文件审核。招标文件编制完成后，需进行内部审核。技术部分由使用科室和归口职能科室负责人签字确认；商务部分由采管办和财务科审核；法律合规性由医院法律顾问审核；最终由审计科进行审核备案。第二十六条招标信息发布。公开招标公告必须在省级以上财政部门指定的媒体及医院内部公示栏发布。公告时间不得少于法定时限（如20日）。邀请招标应向特定供应商发出投标邀请书。第二十七条投标。供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内递交。采管办负责签收投标文件，并妥善保管直至开标。第二十八条开标。开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。开标由采管办主持，邀请所有投标人参加。纪检监察室全程监督。工作人员检查投标文件密封情况后，当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和主要投标条款。第二十九条评标。评标由评标委员会负责。评标委员会由医院代表和技术、经济等方面的外部专家组成，其中外部专家人数不得少于成员总数的三分之二。专家应从政府采购专家库中随机抽取。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审内容包括资格审查、符合性审查、技术评分、商务评分、价格评分等。评标委员会成员应当独立评审，并对评审意见承担个人责任。评标过程严格保密，任何单位和个人不得非法干预。第三十条定标。评标结束后，评标委员会出具评标报告，推荐中标候选人名单。采管办将评标结果提交采委会审批，确定中标供应商。第三十一条中标公示。定标后，采管办应在指定媒体发布中标公示，公示期不得少于法定时限（如5个工作日）。公示期内收到异议或投诉的，采管办应按规定调查处理。第三十二条发出中标通知书。公示期满无异议，采管办向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。第六章非招标采购实施流程第三十三条竞争性谈判、竞争性磋商、询价等非招标采购方式，应成立相应的采购小组。采购小组由三人以上的单数组成，包括采管办代表、归口职能科室代表、财务代表、审计代表及相关技术专家。第三十四条采购小组根据采购需求，向符合资格条件的供应商发出采购邀请。（一）竞争性谈判/磋商：与所有受邀供应商分别进行不少于三轮的谈判，供应商提交最后报价，采购小组根据质量、服务和最后报价进行综合评审。（二）询价：要求供应商一次报出不得更改的价格，采购小组根据符合采购需求且报价最低的原则确定成交供应商。第三十五条单一来源采购流程：（一）专业人员论证：组织三名以上专业人员对只能从唯一供应商处采购的理由进行论证，出具论证意见。（二）公示：在指定媒体公示，公示期不得少于5个工作日，说明为何采用单一来源方式。（三）审核批准：公示无异议后，报采委会审批。（四）协商：采管办组织归口科室与供应商进行合同价格及条款的协商，确保价格合理。第三十六条零星自行采购流程：（一）使用科室填写采购申请单；（二）采管办审核采购方式及预算；（三）采管办通过电话、网络、市场走访等方式询价，至少比对三家供应商（特殊情况除外）；（四）坚持“同质低价、同价质优”原则确定供应商；（五）分管领导审批后实施。第七章合同管理第三十七条采购合同是明确供需双方权利义务的法律依据。医院采购活动（除零星小额采购外）必须签订书面合同。第三十八条合同起草。中标通知书发出后，采管办会同归口职能科室根据招标文件、投标文件及谈判结果起草合同。合同内容应包括：标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。合同条款必须与招标文件和中标人的投标文件实质性内容一致，不得背离实质性内容另行签订协议。第三十九条合同审核与签订。合同起草完成后，需经采管办、归口职能科室、财务科、审计科、法律顾问进行联合审核。审核通过后，由法定代表人或其授权委托人签字，并加盖医院公章。第四十条合同备案。对于政府采购项目，合同签订后，采管办应按规定将合同副本报同级政府采购监督管理部门备案。第四十一条合同履行。归口职能科室负责监督合同的履行情况，定期向采管办汇报项目进度。如遇合同变更、中止或终止，必须查明原因，经采管办审核，报采委会批准后，签订补充协议或解除合同，并依法追究违约方责任。第四十二条履约验收。采购合同履行完毕后，必须组织验收。（一）验收小组：由归口职能科室、使用科室、采管办、财务科、审计科等相关人员组成，必要时可邀请第三方检测机构参与。（二）验收标准：严格按照合同约定、招标文件、国家及行业标准进行验收。（三）验收内容：核对数量、规格型号，检查外观质量，测试技术性能，核查资质文件（如合格证、检定报告、注册证等）。（四）验收结果：验收合格的，出具《验收合格单》，参与人员签字确认；验收不合格的，出具《整改通知单》，要求供应商限期整改或退货，并按合同约定追究违约责任。（五）大型医疗设备验收：必须经过安装调试、临床试用（通常为3-6个月）及临床应用评估后，方可进行最终验收。第八章采购资金支付第四十三条采购资金支付实行严格的审批制度，坚持“无预算不付款、无合同不付款、验收不合格不付款”的原则。第四十四条支付流程：（一）供应商提出付款申请，并开具发票；（二）归口职能科室审核合同履行情况及验收结果，签字确认；（三）采管办审核采购流程及结算金额；（四）审计科进行审计复核；（五）财务科审核票据合规性及资金渠道；（六）分管财务副院长、院长审批；（七）出纳办理付款手续。第四十五条预付款管理。原则上不予预付货款。对于特殊项目（如大型设备定制、基建工程）确需预付的，必须在合同中明确预付比例、条件及扣回方式。预付比例一般不超过合同金额的30%。第四十六条质保金管理。对于设备及工程类采购，应按合同约定预留一定比例（如5%-10%）的质量保证金。质保期满无质量问题后，凭使用科室和归口职能科室的确认单办理退款。第九章供应商管理第四十七条医院建立供应商信息库。采管办负责收集、整理、更新供应商的资质信息，包括营业执照、经营许可证、生产许可证、授权代理书、产品注册证、税务登记证、组织机构代码证、相关业绩及信用记录等。第四十八条实行供应商准入制度。参与医院采购活动的供应商必须具备相应的法定资质和履约能力。采管办应对供应商的资质进行实质性审查，严禁无资质或资质不全的供应商参与采购。第四十九条建立供应商评价体系。每年对主要供应商进行一次综合评价。评价指标包括：产品质量、供货及时率、售后服务、价格水平、诚信度等。评价结果分为优秀、合格、不合格三个等次。第五十条供应商不良行为记录。对于在采购过程中提供虚假材料、围标串标、中标后无正当理由不签订合同、或提供假冒伪劣产品的供应商，一律列入“黑名单”，取消其参与医院采购活动的资格，并视情节轻重上报政府采购监管部门处理。第五十一条鼓励良性竞争。医院应积极引入优质供应商，打破垄断，通过充分竞争降低采购成本，提高服务质量。第十章档案管理第五十二条采购档案是指医院在采购活动中形成的各种文件材料。采管办负责采购档案的收集、整理、归档和管理工作。第五十三条采购档案实行“一项一档”。每个采购项目从立项、审批、招标、投标、评标、定标到合同、验收、付款的所有文件资料均应完整归档。第五十四条档案内容主要包括：（一）采购申请单、预算批复文件；（二）招标文件、谈判文件、询价单；（三）投标文件、响应文件；（四）评标报告、评审记录；（五）中标通知书；（六）采购合同及补充协议；（七）验收证明文件；（八）发票复印件、付款凭证；（九）投诉处理决定及其他相关文件。第五十五条档案保存期限。采购档案的保存期限至少为15年。对于大型医疗设备、基建工程等重大项目，档案应永久保存。第五十六条档案查阅。严格查阅制度。内部人员因工作需要查阅档案，须经采管办负责人批准；外部单位查阅档案，须经分管副院长批准，并仅限于查阅已公开或法律法规允许公开的信息。第十一章监督检查与法律责任第五十七条医院纪检监察室、审计科对采购活动进行全程监督。监督内容包括：采购方式选择是否符合规定，招标文件编制是否合规，开标评标过程是否公正，合同签订与履行是否规范，资金支付是否合规等。第五十八条建立采购质疑与投诉处理机制。供应商认为采购文件、采购过程和中标结果使自己的权益受到损害的，可以在法定期限内以书面形式向医院提出质疑。采管办应在规定时间内作出答复。供应商对答复不满意或医院未在规定时间内作出答复的，可以向同级政府采购监督管理部门投诉。第五十九条采购回避制度。采购相关人员（包括评标专家、采购人员、监督人员等）与供应商有利害关系的，必须主动申请回避。供应商认为采购相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。第六十条违规处理。医院工作人员有下列行为之一的，视情节轻重，给予通报批评、扣发奖金、调离岗位、行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：（一）擅自提高采购标准或超预算采购的；（二）与供应商恶意串通，或在采购过程中接受贿赂、获取不正当利益的；（三）在评标过程中发表倾向性、歧视性意见，影响评标公正的；（四）泄露标底、评标过程及结果的；（五）无正当理由不按规定时间签订合同或验收的；（六）将必须招标的项目化整为零或以其他方式规避招标的；（七）伪造、变造、隐匿或销毁采购档案的。第十二章附则第六十一条医疗药品的采购管理，除遵循国家药品集中采购相关政策外，参照本制度执行。第六十二条因自然灾害、突发事件等不可抗力原因进行的紧急采购，经院长批准后，可简化流程，但必须保留完整的原始记录，事后补办相关手续。第六十三条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规和规章执行。第六十四条本制度由医院采购管理委员会负责解释。第六十五条本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件：医院采购审批权限及限额表序号采购项目类别预算金额（人民币）审批流程建议采购方式1货物、服务（通用）1万元以下使用科室申请->职能科室审核->采管办审