建设工程项目合同管理协议

建设工程项目合同管理协议本协议由以下双方于______年____月____日在中国______省（市）______市签署：发包方（以下简称“甲方”）：名称：________________________法定代表人/授权代表：________________________地址：________________________联系电话：________________________邮政编码：________________________承包方（以下简称“乙方”）：名称：________________________法定代表人/授权代表：________________________地址：________________________联系电话：________________________邮政编码：________________________鉴于甲方拟建设______项目（项目名称），乙方愿意承建该工程（工程名称），双方已另行签订了《建设工程施工合同》（合同编号：________________________，以下简称“主合同”），主合同是本协议的基础。为规范主合同项下各方的合同管理活动，确保项目顺利实施，依据主合同及相关法律法规，双方达成如下协议：第一条定义与解释除非本协议上下文另有明确约定，下列词语具有以下含义：（一）“合同”系指本协议及主合同；（二）“项目管理机构”系指甲方为管理本项目设立的项目管理部/团队，或乙方为履行主合同而设立的项目部，具体名称及职责在本协议附件一（如有）中明确，或按主合同相关约定执行；（三）“变更”系指对主合同约定的工程范围、设计内容、工程质量标准、实施方法、工期、价款等进行修改或补充；（四）“索赔”系指合同一方因对方违约或合同环境变化等原因遭受损失，根据合同约定或法律规定向对方提出的要求补偿权利的主张；（五）“支付”系指根据主合同约定应支付的工程预付款、进度款、结算款、质保金等；（六）“通知”系指本协议约定的书面形式发出的函件、信件、电子邮件等；（七）“争议”系指合同各方因合同解释、履行及其他相关事项产生的分歧；（八）“不可抗力”系指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。第二条合同管理机构与职责（一）甲方负责组建项目管理机构，作为主合同项下合同管理的牵头方，负责对项目总体合同履行进行监督管理。甲方项目管理机构的主要职责包括但不限于：解释主合同；组织审核乙方提交的变更和索赔申请；依据主合同约定审批工程变更和洽商；负责工程款支付审核与支付管理；组织定期或不定期的合同履约检查；牵头处理主合同项下的合同争议；管理合同文件等。（二）乙方负责设立项目部，配备合同管理专业人员，负责乙方在履行主合同过程中的合同管理工作。乙方项目部的主要职责包括但不限于：负责提交变更、索赔申请及相应的证明材料；负责工程进度、质量的自我管理，并定期向甲方项目管理机构报告；根据主合同约定负责工程款支付申请；配合甲方进行合同履约检查；负责处理与分包商、供应商之间的合同纠纷（并承担相应责任）；及时向甲方通报可能影响合同履行的风险；配合甲方或第三方解决主合同项下的合同争议；妥善保管与履行主合同相关的文件资料等。（三）监理单位（如有）作为中立的第三方，依据主合同及相关监理合同约定，对工程进度、质量、投资进行控制，并协助甲方进行合同管理。监理单位负责审查乙方提交的变更、索赔资料，提供专业意见；参与工程变更的协商；确认工程量；协助甲方进行工程款支付审核；协助处理合同争议等。第三条合同履行与管理程序（一）合同文件管理：甲乙双方及监理单位（如有）应共同维护主合同文件及与履行主合同相关的往来函件、会议纪要等资料的完整性、准确性。所有合同文件应以书面形式保存，版本以双方确认的最终版本为准。甲方项目管理机构负责主合同文件及甲方往来函件的归档管理，乙方项目部负责乙方提交文件及与乙方相关的往来函件的归档管理。（二）变更管理程序：1.变更提出：任何一方提出工程变更，应向项目管理机构（甲方为发包方，乙方为承包方）提交书面变更建议。乙方提出的变更建议应说明变更原因、内容、影响及建议方案；甲方提出的变更应明确变更的具体要求。2.变更审核：项目管理机构收到变更建议后，应在合同约定的时限内组织相关专业人员及监理单位（如有）进行审查，出具审查意见。变更涉及工程价款增减或工期影响的，应进行成本和工期影响分析。3.变更确认：经审查通过的变更，由项目管理机构按主合同约定的权限进行审批。涉及重大变更的，按主合同约定程序履行。审批通过的变更，由双方代表签字确认，作为对主合同的补充。4.变更估价：变更价值的确定，按主合同约定的方法执行。如主合同无明确约定，则由甲乙双方根据变更内容协商确定，协商不成的，可委托第三方评估。5.变更实施：确认的变更指令由责任方（通常是提出变更方或指令方）组织实施。实施过程中应注意协调，确保工程质量和进度。变更实施完成后，由项目管理机构组织验收。（三）索赔管理程序：1.索赔事件发生：发生可能构成索赔的事件时，受影响方（索赔方）应在合同约定的时限内（通常为索赔事件发生后的28天内）向项目管理机构提交书面索赔意向通知，说明事件发生的时间、地点、简单事实情况描述、初步证据及可能要求的索赔金额和工期顺延等。未能按期提交意向通知的，丧失索赔权利，但事件对索赔事件具有决定性影响的后续事件除外。2.索赔资料提交：索赔意向通知提交后，索赔方应在合同约定的合理时间内（通常为收到意向通知后28天内，或事件持续期间最终提交）提交正式的索赔报告及所有支持性证据材料。证据材料应清晰、完整，足以证明索赔请求的合理性。3.索赔审核：项目管理机构收到索赔报告后，应在合同约定的时限内进行审核，组织收集和审议证据，出具审核意见，并通知索赔方。4.索赔答复：项目管理机构应在收到索赔报告后约定的时限内（如28天）给予答复。经审核确认的索赔，应按照主合同约定或双方协商的结果，进行支付或工期顺延。审核不成立的，应说明理由。5.索赔反索赔：如甲方认为乙方存在应承担责任的情形，甲方有权向乙方提出反索赔，程序参照本条索赔程序执行。（四）支付管理程序：1.付款申请：乙方应在每个付款周期结束后的合同约定时间内，向项目管理机构提交符合主合同要求的付款申请报告及支持性证明文件（如进度报表、发票、验收记录等）。2.付款审核：项目管理机构收到付款申请后，应在合同约定的时限内进行审核，确认工程量、审核支付金额是否符合主合同约定。3.付款支付：审核无误后，项目管理机构（或甲方财务部门）按照主合同约定的审核权限和支付流程，向乙方支付工程款。甲方应按照主合同约定的时间节点和比例支付工程款。4.争议处理：如对支付金额或支付时间有争议，应先通过协商解决；协商不成的，按主合同约定处理。（五）合同履约检查：甲方项目管理机构应定期（如每月或每季度）或根据需要组织对主合同履约情况进行检查，包括工程进度、质量、安全、合同文件执行情况等。检查结果应形成书面记录，并要求乙方确认。乙方应积极配合检查工作。第四条沟通与协调机制（一）例会制度：甲乙双方应定期召开项目例会，原则上每周/每两周召开一次。会议应有双方项目管理机构代表参加。会议应就项目进展、存在问题、合同管理事项等进行沟通协调。会议形成的决议应形成纪要，由参会代表签字确认，作为合同文件的组成部分。甲方或乙方可根据需要提议召开专题会议。（二）信息传递：所有正式的合同文件、通知、函件等应以书面形式（包括但不限于挂号信、快递、双方确认的电子邮件地址发送的电子邮件、正式函件）送达本协议约定的地址。送达后3个工作日内，应向对方发出送达回证（如使用快递）或确认邮件（如使用电子邮件）。任何一方变更联系方式或地址，应提前7天书面通知对方。第五条保密条款甲乙双方应对在履行主合同及本协议过程中获悉的对方的商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、财务信息、客户信息等）以及项目相关信息承担保密义务。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露。此保密义务不因本协议的终止而解除。因法律规定或监管要求需要披露的，应以最小范围向必要知情人披露，并要求知情人承担保密义务。第六条协议的生效、变更与终止（一）本协议自双方授权代表签字并加盖单位公章（或合同专用章）之日起生效。（二）本协议的任何变更，须经双方协商一致，并以书面形式作出补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。（三）本协议在以下情况下终止：1.主合同正常履行完毕，缺陷责任期结束；2.双方协商一致同意终止；3.因不可抗力导致主合同无法继续履行；4.一方严重违约，导致主合同无法继续履行，另一方根据主合同约定解除主合同；5.法律法规规定的其他情形。本协议终止后，双方应根据主合同约定及本协议的约定，完成合同结算、资料返还、费用支付等善后事宜。第七条争议解决因履行本协议或主合同所发生的或与本协议或主合同有关的一切争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权将争议提交至主合同约定的争议解决机构：________________________（如：XX仲裁委员会，按约定规则仲裁/XX人民法院诉讼）。选择仲裁的，适用该仲裁机构的仲裁规则；选择诉讼的，请写明具体的法院名称。第八条法律适用与管辖本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。与本协议有关的任何诉讼，如需向人民法院提起，由主合同约定的人民法院管辖。第九条不可抗力（一）“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、战争、动乱、政府行为等。（二）任何一方因不可抗力事件不能履行或不能完全履行本协议或主合同义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力事件发生后合理期限内（如7天）书面通知对方，并提供相关证明文件，并应采取积极措施克服不可抗力影响或减少损失。（三）如不可抗力影响持续超过30天，双方有权协商解除主合同及本协议。第十条通知与送达本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式按本协议首部列明的地址或双方后续书面变更的地址送达。通过快递送达的，签收日为送达日；通过挂号信送达的，寄出后7天为送达日；通过电子邮件送达的，发出时视为送达，但接收方有权证明未实际收到除外。任何一方变更地址，应提前7天书面通知对方。第十一条协议的完整性与补充本协议构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的约定。主合同的附件、补充协议等与本协议具有同等法律效力。如本协议条款与主合同相关条款有冲突，以书面形式明确的为准。第十二条其他（一）本协议附件（如有）是本协议不可分割的组成部分，与本协议正文具有同等法律效力。（二）本协议未尽事宜