工程技术档案管理制度（房地产企业）

——工程技术档案管理制度（房地产企业）第一章总则第一条为规范公司房地产开发项目工程技术档案全过程管理，统一工程档案收集、整理、编制、审核、归档、保管、借阅、移交标准，确保工程技术资料真实、完整、规范、可追溯，满足工程验收、竣工备案、城建归档、项目复盘及运维查阅需求，结合公司工程管理实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有新建、改建、扩建房地产项目及配套工程的前期文件、设计文件、施工技术资料、监理资料、竣工图纸、验收资料等全部工程技术档案管理工作。第三条公司工程技术档案管理工作由工程档案管理小组统一统筹、组织实施、监督落地，各参建单位、公司各职能部门协同配合、分工负责。第二章管理机构及职能第一节组织机构设置第四条公司成立工程档案管理小组，全面负责项目工程档案统筹管理工作：1.组长：总工程师（全面统筹工程档案管理工作）2.组员：开发部、经济管理部、工程部、材料设备部部门经理及各部门专职档案员第五条项目合作单位、参建单位须同步设立档案管理岗位及专项工作机制，指定专人分管档案工作，建立配套档案管理制度，配备具备专业能力的档案管理人员，确保本单位工程档案资料规范、完整、高质量归档。第二节机构及各方职能权责第六条公司总工程师（档案小组组长）职责：1.全面负责项目全周期工程档案管理统筹工作；2.组织制定项目工程归档范围、归档标准、管理制度及工作细则；3.统筹收集、整理、审核项目前期工程文件、立项文件、报建文件、配套文件；4.组织审核各参建单位移交的全套工程档案、竣工资料；5.负责工程档案汇总、自查、验收，按城建档案馆标准统筹完成竣工档案移交备案工作。第七条勘测、设计单位职责：负责项目勘察文件、测绘资料、方案设计、施工图设计、设计变更、技术洽商等全套设计类资料的收集、整理、校对、组卷，严格按照建设单位归档标准整理成册，项目阶段性及竣工后统一移交公司工程部归档留存。第八条各施工单位职责：1.负责自身承包范围内全部施工技术资料、隐蔽验收、试验报告、材料质保资料、施工记录、报验资料的同步收集、实时整理、规范组卷；2.严格按照规范编制、修改、完善竣工图纸，确保图实相符、资料真实有效；3.全套竣工资料经监理单位审核合格、签字确认后，统一移交建设单位工程部归档。第九条监理单位职责：1.负责监理规划、监理细则、旁站记录、监理日志、验收记录、整改通知单、监理报告等全套监理资料的整理归档；2.全程审核施工单位报审的施工资料、竣工资料、竣工图纸，对资料真实性、规范性、完整性把关；3.项目竣工后统一将全套监理档案移交公司工程部。第三章工程档案管理内容与详细要求第一节归档办法第十条工程档案实行同步收集、随完随归、分项组卷、竣工汇总的归档原则，工程施工、变更、验收同步开展资料整理，杜绝事后补做、集中补资料、虚假资料。第十一条所有工程技术资料必须原件归档，手写资料字迹清晰、签字齐全、盖章规范，复印件须加盖出具单位鲜章并注明出处、日期，确保资料可追溯、合规有效。第十二条各部门、各参建单位按月归集资料，阶段性工程完工即时组卷，项目竣工后统一完成全套档案汇总整编。第二节总体管理要求第十三条工程档案必须做到真实、准确、完整、系统、规范，与工程实体进度、施工事实完全一致，严禁涂改、伪造、缺项、漏项。第十四条档案组卷分类清晰、编号统一、目录齐全、装订规范，符合当地城建档案馆竣工归档标准及公司档案管理制度。第十五条档案管理人员全程跟踪资料形成、收集、整理、审核、归档全过程，定期开展资料检查、督办整改，确保资料与工程进度同步。第三节竣工图编制管理要求第十六条竣工图必须严格依据施工图、设计变更、工程洽商、现场签证、技术核定单如实编制，做到图、物、量、账完全一致。第十七条无变更的图纸加盖竣工图章直接归档；有局部变更的图纸标注变更依据、修改部位并加盖竣工图章；变更量大、改动较多的必须重新绘制新版竣工图。第十八条竣工图签字、盖章、手续齐全，由施工单位、监理单位、建设单位逐级确认，作为竣工结算、验收、归档的法定依据。第四节归档范围、保管单位及保存期限第十九条工程档案归档范围包含项目前期报建档案、勘察设计档案、招投标及合同档案、施工技术档案、材料设备质保档案、试验检测档案、隐蔽验收档案、监理档案、竣工图纸、竣工验收备案档案、结算审计档案等全套工程资料。第二十条工程档案按单项工程、分部工程、专业类别分类组卷，实行专人专管、专柜存放、专项保管。第二十一条档案保存严格执行国家建设工程档案保管期限规定，分为永久保存、长期保存、短期保存三类，重大项目、竣工备案、产权相关资料永久归档留存。第五节工程档案使用管理第二十二条公司内部查阅、借阅工程档案须履行登记手续，登记借阅事由、借阅人、借阅时间、归还时间，严禁私自涂改、抽换、裁剪、带出、复制涉密档案。第二十三条外部单位查阅档案须经公司领导审批同意，由档案管理人员全程陪同查阅，严控档案外泄风险。第二十四条借阅档案按期归还，归还时管理人员核查档案完整性，确保资料完好无损。第六节档案汇总与上报移交第二十五条项目竣工后，工程档案小组牵头完成全套档案汇总、自查、复核、整编，确保资料齐全合规。第二十六条由工程部牵头、各部门配合，严格按照城建档案馆要求整理竣工归档资料，按期完成档案报审、验收、移交、备案工作。第二十七条档案移交完成后留存完整备份档案，纳入公司内部工程档案库长期保管。第四章监督与责任管理第二十八条各参建单位、公司各部门对各自形成、移交的工程资料真实性、完整性、规范性终身负责。第二十九条因资料滞后、缺项、造假、归档不及时造成工程验收延误、备案受阻、结算滞后的，追究