员工信息采集及变更管理办法

一、目的

为加强员工信息管理，确保集团体系人力资源信息系统中员工

信息的真实、完整、规范与安全，为内部人才管理提供信息依据与

凭证，特制定本办法。

二、定义

员工信息：是指员工个人状况信息及与工作相关的信息，包括

但不限于性别、年龄、籍贯、联系方式、婚育情况、家庭信息、职

务、职称、教育背景、工作履历、任免晋升、工资变动、考核信

息、培训信息、奖励处分等。

三、适用范围

（一）本办法适用于eHR系统中人员信息的维护和管理。

（二）本办法所称员工，是指集团（各职能中心、各区域、各

项目）员工。

（三）各下属公司可参照执行。

四、管理原则

（一）真实性：确保员工信息客观有据、真实准确，杜绝虚假

信息。

（二）完整性：确保信息系统独立、完善、完整，杜绝数据漏

洞。

（三）规范性：确保信息规范、统一性管理。

（四）安全性：确保信息严格保密、杜绝泄露。

五、主要职责

（一）人力资源管理中心

L定期维护与管理系统人员信息；

2.明确员工信息新增及变更所需证明材料的合规要求；

3.定期提醒并督促员工及时更新信息，区域配合落实执行；

4.审核集团内单位员工个人信息使用授权申请；

5.协同博智林数字化管理中心确保信息安全与保密。

（二）集团各职能中心相关对接人、各区域人力

1.负责内部员工信息采集及变更的动态管理，包括信息调整通

知发布、信息对照检查、信息统一调整等工作；

2.定期督促员工更新个人信息；

3.各区域人力定期对员工信息的真实性、准确性、完整性进行

抽查、核查，监控与杜绝员工出现信息虚报、造假、伪造等情况；

4.各区域人力对员工信息资料进行严格鉴别、分类、登记与归

档。

（三）员工

1.确保eHR个人基本信息的准确性及真实性；

2.个人信息发生变化时，及时更新维护。

六、信息管理要求

（一）填写方式与查看路径

员工个人信息通过eHR系统进行管理和储存，个人信息收集与

变更均采用在线填写的方式完成。更新路径:0A首页-工作台-eHR

平台（内网）/（外网）-查看个人员工信息，具体操作指引及审核要

求，可参见eHR系统内填写说明。

（二）员工信息采集要求

1.员工入职时，应根据入职信息采集要求提供个人信息；

2.因管理要求变更进行补充采集时，员工应予以配合，法律法

规另有规定不应采集的信息除外。

（三）员工信息变更及时限要求

1.员工个人信息发生变化时，应在五个工作日内更新；

2.更新信息须按照变更内容与要求，提供最新、真实、有效的

附件或证明。

（四）员工信息违规处理原则

L集团将不定期对员工信息情况进行检查，如发现员工故意隐

瞒、虚报信息，将视情节轻重给予相应处罚。对集团造成经济损失

或违反《碧桂园集团员工利益冲突管理规定》《碧桂园集团员工职务

行为管理规定》，将按公司制度执行处理；

2.若员工享受集团购房优惠，员工需在eHR系统填写直系亲属

（包括配偶、父母、配偶父母、子女）信息并予以购房优惠，若虚

报信息，将取消购房优惠，并按集团相关制度进行处分。

（五）信息管理专员业务要求

各单位信息管理专员须严格按照规则和要求管理员工信息。

1.每年6月与12月，通过0A待办形式提醒员工进行个人信息

核对，并督促确保员工在规定时间内完成个人信息确认与更新；

2.及时归档员工纸质档案，排列有序，整理规范；

3.严格审核eHR系统信息，定期检查，及时纠正；

4.严禁擅自修改、抽取、泄露员工信息，违者视情节严重，予

以惩罚，各单位人力负责人承担连带责任；

5.所有员工信息应用均源于eHR系统，若出现任何信息问题，各

单位人力负责人承担管理责任，并与绩效挂钩。

七、信息安全与保密管理

（一）博智林数字化管理中心、各单位人力资源管理部及其他

有权限接触员工个人信息人员应严格根据国家法律法规，不得违规

使用、泄露或变卖个人信息。如有违反将按照有关规定进行处理，

情节严重构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

（二）严禁未经所属单位及对应人力资源部同意，将信息向他

人或其他业务系统提供。

（三）如有单位/中心/部门因业务需要查阅员工信息（仅限在直

辖条线内查阅，如成本中心申请只能查阅区域成本人员信息，不得跨

条线查阅），可通过0A“数据导出申请流程”进行申请（路径：0A首

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需求-数