政府采购中心档案管理制度

政府采购中心档案管理制度第一章总则第一条为规范政府采购中心档案管理工作，有效保护和利用政府采购档案资源，提高档案管理科学化、规范化、信息化水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等相关法律法规，结合本中心工作实际，制定本制度。第二条本制度所称政府采购档案，是指在政府采购活动中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，包括文字、图表、声像、电子数据等。政府采购档案是反映政府采购活动真实面貌的重要凭证，是依法监管、审计检查、处理质疑投诉和维护当事人合法权益的重要依据。第三条政府采购档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范归档、安全保密、高效利用”的原则。实行“一项一卷”或“一标一卷”的归档制度，确保档案的完整性、准确性和系统性。第四条本制度适用于政府采购中心内部所有涉及政府采购活动的部门及人员。所有参与政府采购活动的人员均负有收集、整理、归档和保护档案的义务。第二章管理机构与职责第五条政府采购中心主要负责人对本中心档案工作负总责，将档案工作纳入中心发展规划和年度工作计划，保障档案工作所需经费、设施和人员配备。第六条综合档案室是政府采购档案管理的专职机构，负责统筹规划、监督指导和集中管理本中心的政府采购档案。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本中心档案管理规章制度和技术规范；（二）负责对政府采购业务部门形成的档案材料进行接收、分类、整理、保管、鉴定、统计和提供利用；（三）负责档案信息化建设，推动电子文件归档和电子档案管理；（四）负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘、防鼠等“八防”工作；（五）组织档案业务培训，指导采购项目负责人和经办人员的档案整理工作；（六）定期对档案进行安全检查，对破损、褪变的档案及时进行修复和复制。第七条政府采购业务部门（包括采购受理科、采购执行科、合同管理科等）是档案形成的责任部门，负责在采购活动全过程中收集、积累、鉴别和初步整理档案材料。其主要职责包括：（一）在采购项目立项、招标、投标、开标、评标、定标、合同签订及履约验收等各环节，及时、准确地收集相关文件材料；（二）对收集到的文件材料进行完整性、有效性审核，剔除无效重份材料；（三）按照档案管理要求，对文件材料进行排序、编页、装订等预处理，并在规定时间内向综合档案室办理移交手续；（四）协助配合综合档案室对档案进行利用、鉴定和销毁工作。第八条信息技术部门负责配合综合档案室做好电子档案管理系统的建设、维护和技术支持工作，确保电子档案存储安全、读取顺畅、备份及时。第三章归档范围与保管期限第九条政府采购档案归档范围应当涵盖政府采购项目从申报到履约验收全过程形成的所有文件材料。具体包括但不限于以下内容：（一）前期准备阶段：1.政府采购预算批复文件及资金证明；2.采购需求确认书、采购方式变更申请及批复文件；3.进口产品核准文件、采购任务书；4.委托代理协议（如有）；5.内部审批文件、会议纪要、专家论证意见；6.招标文件（采购文件）及审核备案记录；7.答疑、澄清或修改文件及公告记录。（二）项目实施阶段：1.采购公告信息（包括招标公告、资格预审公告、竞争性谈判公告等）及发布媒介截图；2.接受投标（响应）记录及供应商投标（响应）文件；3.评审专家抽取记录及告知函；4.开标记录、评标报告（含评审打分表、汇总表、废标说明等）；5.中标（成交）候选人公示及公告记录；6.中标（成交）通知书；7.采购人确认结果文件；8.质疑答复材料及投诉处理决定书。（三）合同履约阶段：1.政府采购合同文本及审核备案记录；2.合同变更、中止或终止协议及审批文件；3.履约验收报告及相关验收材料；4.资金支付申请及凭证复印件。（四）其他应归档材料：1.音像资料（包括开评标现场录音录像、照片等）；2.电子数据（包括电子投标文件解密记录、开评标电子数据等）；3.其他具有查考证价值的文件材料。第十条政府采购档案保管期限分为永久、30年、10年三种。具体划分标准如下：序号档案内容保管期限备注1采购预算批复、资金证明30年2招标文件（采购文件）30年3采购公告、中标公告30年4评标报告、评审打分表30年5中标通知书、采购合同30年6质疑投诉处理决定书永久涉及重大法律纠纷的7履约验收报告10年8现场录音录像10年9其他一般性过程文件10年第十一条对于未列入上述表中的特殊采购项目档案，由业务部门提出建议，综合档案室审核后确定保管期限。涉及重大违法违规案件、重要历史事件的采购档案，应当划定为永久保管。第四章档案整理与立卷第十二条政府采购档案实行“谁经办、谁整理、谁立卷”的原则。采购项目负责人为档案整理的第一责任人。采购项目结束后，项目负责人应在30个工作日内完成档案的整理立卷工作。第十三条档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十四条案卷整理流程与技术规范：（一）质量检查：归档文件材料应当为原件，字迹清楚，手续完备，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色笔书写。对于传真件、热敏纸打印件等必须复制后归档，并注明原件去向。电子文件应当符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（二）组件与排列：卷内文件材料一般按时间顺序排列。同一事项的请示与批复、问函与复函、正文与附件应按批复在前、请示在后，复函在前、问函在后，正文在前、附件在后的顺序排列。非纸质档案（如光盘、U盘）应装入专用袋，并在袋上注明档号、内容等，排列在卷内最后。（三）页号编写：卷内文件材料均应按排列顺序依次编写页号。页号位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。成册的文件材料（如出版的招标文件）自成一页的，可编一个页号，并在备注中注明总页数。（四）卷内目录编制：每一卷档案必须编制卷内文件目录。目录项目包括：序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注。题名应简明扼要，准确反映文件内容。（五）备考表填写：备考表置于卷内文件材料之后，用于说明卷内文件材料的状况（如缺损、修改、移出等情况），并填写立卷人、检查人和立卷时间。（六）案卷装订：案卷装订应牢固、整齐、美观，不掉页、不压字。装订线左侧应留出不少于2.5厘米的装订边。对于过厚或不宜装订的文件材料，可采用档案盒散装方式，但必须在档案盒脊背注明档号和项目名称。第十五条案卷封面的填写应当规范。主要包括：全宗名称、案卷题名、采购项目编号、采购方式、预算金额、实际成交金额、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等。案卷题名应包括采购人名称、采购项目名称及采购阶段。第五章档案移交与接收第十六条业务部门完成档案整理立卷后，应及时向综合档案室移交。移交时间原则上不得晚于采购项目合同签订后或验收结束后3个月。第十七条移交档案时，移交部门应当填写《政府采购档案移交清单》，一式两份。清单内容包括：案卷题名、档号、卷内文件页数、载体类型、保管期限、移交日期等。第十八条综合档案室应当对移交的档案进行严格验收。验收内容包括：（一）档案材料是否齐全完整；（二）整理立卷是否符合规范要求；（三）卷内目录、备考表、案卷封面填写是否规范；（四）电子档案与纸质档案是否一致；（五）备考表说明是否清楚。第十九条经验收合格的档案，由综合档案室人员在移交清单上签字确认，并办理入库手续。移交清单由移交部门和综合档案室各执一份存档。验收不合格的，移交部门应当在综合档案室指导下限期整改，重新办理移交。第二十条跨年度的采购项目，应在项目结束的当年立卷归档。因故未及时完成的采购项目，也应在年度终了时将已形成的材料整理立卷，并在备注中说明该项目未完结，待项目结束后补充归档。第六章档案保管与保护第二十一条综合档案室应当建立健全档案库房管理制度，配备必要的防盗、防火、防渍、防有害生物的设施设备，并定期检查维护，确保设施设备正常运行。第二十二条档案库房应当具备以下条件：（一）温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间；（二）安装火灾自动报警系统和灭火装置，灭火器材应适合档案保管要求（如气体灭火器），严禁使用水喷淋灭火；（三）安装防盗门窗、监控报警系统，实行24小时监控；（四）配备遮光窗帘，避免阳光直射档案；（五）具备良好的密闭性，防止灰尘和有害气体进入。第二十三条档案存放应当实行分类排列。纸质档案应按照档号顺序排列在密集架或档案柜中，并标明存放指引标识。电子档案应存储在专用的服务器或存储介质中，并采取离线备份措施。第二十四条综合档案室应定期对库房档案进行安全检查。检查内容包括：档案实体状况、温湿度记录、设施设备运行情况等。检查中发现档案破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、复制、去湿、杀虫等措施。第二十五条严格限制非档案管理人员进入档案库房。确因工作需要进入的，须经综合档案室负责人批准，并由档案管理人员陪同，严格执行登记制度。第二十六条与其他单位或个人交换、赠送、出售政府采购档案的，必须严格遵守国家保密和知识产权法律法规，严禁擅自对外提供未公开的采购档案信息。第七章档案利用与借阅第二十七条政府采购档案的利用应当遵循依法、依规、便民的原则。本单位工作人员因工作需要查阅、复制、摘录档案的，须经所在部门负责人批准；外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信和有效身份证件，并经本中心分管领导批准。第二十八条查阅涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府采购档案，应当依照相关保密法律法规执行，并严格控制查阅范围。第二十九条档案利用实行登记制度。查阅档案时，查阅人应当填写《档案查阅利用登记表》，注明查阅人姓名、单位、查阅目的、档案内容、查阅时间、审批人等信息。第三十条查阅档案应在综合档案室指定的阅览区域内进行。确需借出档案的，须经综合档案室负责人批准。借出期限一般不得超过3个工作日，确需续借的，必须办理续借手续。第三十一条档案借出期间，借阅人负有保管责任。严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁擅自复制、拍摄、扫描档案。发现档案丢失、损坏的，借阅人应立即报告，并承担相应责任。第三十二条电子档案的利用应通过电子档案管理系统进行。系统应具备权限控制、日志记录功能，对查阅、下载、打印等操作进行全过程留痕，确保可追溯。严禁未经授权直接访问服务器存储数据。第三十三条对于已公开的政府采购信息，依据《政府信息公开条例》等规定提供查询服务。对于未公开的档案信息，未经批准不得对外泄露。第八章电子档案管理第三十四条政府采购电子档案是指在政府采购活动中使用计算机设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子档案管理应纳入中心信息化建设整体规划，实行全程管理。第三十五条电子文件归档要求：（一）真实可靠：电子文件及其元数据应当真实反映采购活动过程，具备电子签名或数字证书等可信验证机制；（二）完整齐全：电子文件内容、结构、背景信息和元数据应当齐全完整，不得遗漏；（三）格式规范：归档的电子文件应当采用符合国家标准且能长期保存的格式，如PDF/A、OFD、XML等。对于专用格式文件，应同时归档其阅读软件或转换成通用格式；（四）存储安全：电子文件归档前应进行病毒查杀，确保无病毒感染。第三十六条电子档案管理系统应具备以下功能：（一）捕获功能：能够自动或手动捕获采购业务系统中产生的电子文件；（二）分类整理功能：支持按照项目、年度、采购方式等进行分类整理；（三）鉴定处置功能：支持保管期限到期鉴定和销毁提示；（四）检索利用功能：提供多条件组合查询和全文检索功能；（五）统计报表功能：能够生成档案统计报表；（六）安全审计功能：记录用户操作日志，防止未授权访问和数据篡改。第三十七条电子档案存储应当实行“一式三套”备份制度：一套在线存储，一套离线备份（如磁带、光盘、硬盘），一套异地备份。备份介质应定期进行读取测试，确保数据可读。第三十八条涉密电子档案的管理应符合国家涉密信息系统分级保护管理规定，严禁在非涉密计算机和网络中存储、处理和传输涉密电子档案。第三十九条电子档案的移交、接收、保管、利用和销毁等环节，必须建立详细的管理日志，日志保存期限不得少于该电子档案的保管期限。第九章档案鉴定与销毁第四十条对于保管期限已满的政府采购档案，由综合档案室会同相关业务部门、保密部门组成鉴定小组进行鉴定。第四十一条鉴定工作应逐卷进行。鉴定小组应当对档案的内容、价值、利用情况进行全面审查，提出销毁或继续保管意见。第四十二条经鉴定仍有保存价值的档案，应当重新划定保管期限，并做出说明。经鉴定确无保存价值的档案，应当按规定程序予以销毁。第四十三条销毁档案必须严格按照规定程序办理。销毁档案前，鉴定小组应编制《档案销毁清册》，列出拟销毁档案的档号、题名、形成日期、卷数、页数、保管期限、销毁原因等。第四十四条《档案销毁清册》须经本中心主要负责人批准，并报同级档案行政管理部门备案（如当地有规定）。第四十五条销毁档案应由两人以上负责监销。监销人员应对照销毁清册核对档案，确认无误后方可销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁日期和方式。第四十六条严禁私自