【《关于我国企业档案工作数字化转型的基本认知概述》6800字】

关于我国企业档案工作数字化转型的基本认知概述目录TOC\o"1-3"\h\u28110关于我国企业档案工作数字化转型的基本认知概述 1279901.1我国企业档案工作数字化转型的复杂性 162001.2我国企业档案工作数字化转型的阶段性 3121781.2.1企业档案工作数字化转型成熟度模型的成熟度等级 492651.2.2企业档案工作数字化转型成熟度模型的关键过程域和关键活动 5200281.2.3企业档案工作数字化转型成熟度模型 7206281.3我国企业档案工作数字化转型的驱动要素 9162771.3.1内在要素的自我驱动 9271721.3.2外在环境要素的推动与助力 10麦金托什强调数字化转型已经开始，它是一个必要的阶段，并且它应该被视为一种积极的趋势，因为它能够更好地解决当前我们面临的很多问题RyszawskaB.RoleofBanksinSustainableandDigitalTransition.

FinancialSciences/NaukioFinansach.2018;23(1):65-74.。企业档案工作数字化转型是企业数字化转型的必然要求，同时也是实现企业档案事业长远发展的内在要求。企业档案工作数字化转型是对企业档案工作的方方面面进行数字化转型，不仅仅包括管理对象、管理手段，还包括档案工作制度规范、档案工作流程、利用服务方式、档案人员工作方式、档案部门组织模式等等，完成数字化转型后的档案工作不仅能为企业内、外部提供综合、高价值的信息，还能通过信息服务促进企业主业务转型升级。企业档案工作数字化转型并不是一项简单的可以明确具体完成日期的任务，它不仅受到多种因素的影响（复杂性），还需要相关人员分阶段、按步骤规划实施（阶段性）RyszawskaB.RoleofBanksinSustainableandDigitalTransition.

FinancialSciences/NaukioFinansach.2018;23(1):65-74.我国企业档案工作数字化转型的复杂性企业档案工作数字化转型是一项系统而复杂的工作，工作进展的好坏受到多种因素的影响，企业在着手进行档案工作数字化转型时需综合考虑各种因素，只有这样才能保证后续工作的顺利展开。（1）企业信息技术水平的高低。企业档案工作数字化转型的本质是将信息技术运用到企业档案工作中，从而将企业档案工作迁移到数字环境中，对企业档案工作进行整体重构。因此，企业内部信息技术水平的高低直接影响企业档案数字化转型工作的深度和广度。企业对档案工作的资金投入。企业档案工作数字化转型需要有配套的软硬件设备，这些设备的购入需要有充足的资金。而且，档案工作数字化转型是一个长期的过程，需要不定期对档案工作人员进行专业培训，这也离不开企业投入资金的支持。（3）企业数字化转型需求的迫切程度。企业档案工作数字化转型是企业数字化转型的必然要求，同时也受到企业数字化转型所处阶段、实施情况的影响和制约。档案工作的数字化转型仅靠档案部门是不能完成的，档案部门必须抓住机遇依靠企业整体数字化转型来推进档案工作的数字化转型。可以说，企业数字化转型是档案工作数字化转型的背景和业务环境，企业数字化转型的需求越迫切，企业相关人员对档案工作数字化转型就越重视，档案工作数字化转型越容易推进。（4）企业档案工作人员的综合素质。档案工作人员是企业档案管理工作的主要承担者，企业档案工作数字化转型过程中需要档案人员全程参与并向上级部门和相关配合部门及时提出需求。企业档案工作数字化转型所需设备购入后的具体实施工作也需要档案工作人员进行，档案工作人员专业素养、技术水平的高低直接影响企业档案工作数字化转型的效果。（5）企业内外相关政策。近几年来，国家陆续出台了很多关于企业数字化转型、发展数字经济的政策，在档案工作方面也提出了很多关于档案信息化建设、实现档案管理现代化的发展目标。企业内部响应国家号召，制定了相应的数字化转型战略和制度，档案管理工作作为其中重要的一部分，也被划入企业数字化转型的大势之中。企业档案工作数字化转型并不只是档案部门的事情，应该由企业来整体规划，根据企业整体数字化转型的要求对档案工作的数字化转型进行部署安排。企业针对档案工作数字化转型是否制定有专业的政策，直接关系到档案工作数字化转型的效果。（6）档案管理系统的成熟度和性能。档案管理系统的应用是企业档案工作数字化转型中非常重要的一个环节，贯穿企业档案工作数字化转型的始终，好的成熟的功能完善的档案管理系统能大大提高企业档案工作的转型速度和转型效果。（7）企业档案工作原有的基础。企业在进行档案工作数字化转型整体规划前，首先要对现有的档案工作基础进行全面了解，如企业是否有与信息社会相适应的档案工作制度体系、企业是否具有档案工作数字化转型所需要的软硬件设施。企业档案工作原有的工作基础直接决定着企业档案工作数字化转型的起始状态和所处阶段，直接影响企业档案工作数字化转型接下来的工作任务和工作安排。我国企业档案工作数字化转型的阶段性企业档案工作数字化转型的实现是一个长期的过程，分为不同的阶段，每个阶段都有特定的任务目标。在企业进行档案工作数字化转型的过程中，如果实施的先后顺序不科学或者没有选好切入点，就会造成企业档案数字化转型工作进展缓慢，甚至出现前后工作不协调的情况，影响企业档案工作数字化转型的效率。因此，为了明确企业档案工作数字化转型各个阶段的不同工作重点，帮助企业准确定位当前档案工作数字化转型所处阶段，找出企业在此阶段的现实状况与理想状况之间的差距，从而使企业能够更有针对性地进行档案工作数字化转型，笔者在阅读大量文献的基础上，借鉴软件领域普遍应用的比较典型的成熟度模型，构建了企业档案工作数字化转型成熟度模型。需要说明的是，笔者构建成熟度模型的初衷是为了展现企业档案工作数字化转型的阶段性，并没有针对企业档案工作数字化转型成熟度模型进行专门研究，因此，本论文中提出的成熟度模型必然存在很多不足，在权威性方面也值得进一步思考，这是本研究的其中一个局限所在，还有待进一步的研究与论证。企业档案工作数字化转型成熟度模型的构建思路和过程如图3-1所示。首先，笔者根据企业档案工作数字化转型的工作内容和成熟度模型的理论基础确定企业档案工作数字化转型成熟度模型的成熟度等级；其次，笔者将企业档案工作数字化转型的工作内容划分为五大维度，确定每个维度下的关键过程域和关键活动；最后，结合确定下来的成熟度等级和关键过程域构建企业档案工作数字化转型成熟度模型。图3-1企业档案工作数字化转型成熟度模型的构建思路图企业档案工作数字化转型成熟度模型的成熟度等级企业档案工作数字化转型是一项系统工程，包含的内容非常丰富，在结合王强王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案,2020(09):16-20.和蔡盈芳蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案,2020(08):70-71.提出的企业档案工作数字化转型内容的基础上，笔者将其归纳为以下五点：（1）建立健全企业档案工作数字化转型制度体系；（2）企业档案资源的数字化；（3）企业档案工作全业务流程的数字化；（4）企业档案工作管控模式的数字化；（5）王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案,2020(09):16-20.蔡盈芳.试论企业档案工作数字化转型[J].中国档案,2020(08):70-71.能力成熟度模型是美国卡内基梅隆大学软件工程研究所在上个世纪80年代提出的，源自软件开发管理领域，该模型将软件开发划分为五个成熟度等级，分别是：初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级周林兴,韩永继.档案数据安全治理能力成熟度模型构建研究[J].档案与建设,2020(07):24-27+19.。该模型在多个学科领域都有应用，其科学性和实用性在实践中也得到了检验。因此，笔者在这一模型的基础上，结合企业档案工作数字化转型的工作内容，将企业档案工作数字化转型划分为六个等级，分别是：最低级、次弱级、中等级、高等级、优化级、完成级。处于档案工作数字化转型不同阶段的企业对应着不同的等级，企业完成档案工作数字化转型的过程实际上是由最低级到完成级的进化过程。本文所构建的企业档案工作数字化转型成熟度模型的等级划分如图3-2周林兴,韩永继.档案数据安全治理能力成熟度模型构建研究[J].档案与建设,2020(07):24-27+19.图3-2企业档案工作数字化转型成熟度模型等级图企业档案工作数字化转型成熟度模型的关键过程域和关键活动依据企业档案工作数字化转型的内容，笔者将企业档案工作数字化转型分为五大维度，分别是制度体系、档案资源体系、业务流程、档案利用服务、管控模式，每个维度下都确定了若干关键过程域和关键活动，如表3-1所示。其中，关键过程域是实现等级跨越必须解决的问题，关键活动是为解决问题而进行的特有实践。表3-1企业档案工作数字化转型成熟度模型的关键过程域和关键活动维度关键域关键活动制度体系工作规章层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型工作规章层面的制度。管理层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型管理层面的制度。业务规范层面的制度根据企业实际情况，结合国家、行业相关制度标准，建立健全档案工作数字化转型业务规范层面的制度。档案资源体系存量档案资源的数字化购入档案数字化需要的软硬件设备，对现有存量档案进行数字化。增量档案资源的电子化推行电子文件单轨制管理，新增电子文件仅以电子形式进行管理。业务流程档案工作业务流程的全数字化在档案管理系统与其他业务系统之间建立接口，实现档案管理系统与业务系统的有效连通，实现档案工作全流程的数字化。档案利用服务利用服务网络化对数字档案资源进行开发编研，通过计算机网络提供档案利用服务。利用服务知识化运用知识管理的相关理论方法对档案信息进行加工组织，为用户提供有价值的知识服务，实现档案利用服务的知识化。利用服务智能化运用大数据、机器学习、用户行为分析等技术，主动为用户提供档案服务，提高档案服务的智能化水平。管控模式管控模式的数字化在业务流程全数字化的基础上，进一步完善档案管理系统的功能，实现对归档文件的在线质量检测和安全控制，实现对档案工作人员工作绩效的在线考核，实现档案工作管控模式的数字化。企业档案工作数字化转型成熟度模型企业档案工作数字化转型在每个成熟度等级下都有不同的特征（如表3-2所示）和不同的工作任务（如图3-3所示），企业可以通过自身实际情况和成熟度模型中理想状况的对比，准确定位目前所处等级，参照该等级下的工作任务采取针对性措施来促进档案工作的数字化转型。表3-2企业档案工作数字化转型不同等级的特征成熟度等级维度最低级次弱级中等级高等级优化级完成级制度体系缺少企业档案工作数字化转型制度体系或者制度体系不健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。企业档案工作数字化转型制度体系较为健全。制度体系科学、详细、规范。档案资源体系纸质档案和电子档案并存，档案资源未实现全数字化。纸质档案和电子档案并存，档案资源未实现全数字化。基本实现档案资源全数字化。基本实现档案资源的全数字化。基本实现档案资源的全数字化。实现档案管理单轨制，档案资源完全数字化。业务流程档案工作以手工和线下方式为主。引入数字档案管理系统，部分简单业务迁移到线上。完善数字档案管理系统功能，大部分业务迁移到线上。完善数字档案管理系统功能，尝试在档案管理系统与部分系统之间建立接口。在档案管理系统与其他系统之间建立起接口，实现系统之间的互连互通，基本实现全业务流程的数字化。实现企业档案工作全业务流程的数字化。档案利用服务档案利用服务以线下服务方式提供，利用者到馆实地查档用档。档案利用服务部分网络化。档案利用服务部分网络化。档案利用服务网络化。档案利用服务知识化。档案利用服务智能化。管控模式线下方式线下方式线下线上并存线下线上并存线下线上并存全数字化图3-3企业档案工作数字化转型成熟度模型我国企业档案工作数字化转型的驱动要素企业档案工作数字化转型是分阶段的，通过企业档案工作数字化转型成熟度模型我们可以看到，企业档案工作在每个成熟度等级下都有不同的特征和关键过程域，所以企业档案工作数字化转型在每个阶段的驱动要素不完全相同，既包括档案工作自身理念层面的驱动要素，也包括档案工作环境等方面的驱动要素。因此，笔者在综合各方面要素的前提下，将其分为两大类：内在要素和外在环境要素。内在要素的自我驱动内在要素自我驱动是指企业档案工作要与时俱进、与企业俱进，要建立起与企业数字化转型同步、与企业整体发展相适应的档案工作体系促使企业档案工作进行数字化转型，具体来说主要是指企业档案工作的信息化发展趋势以及档案工作自身的危机意识促使企业档案工作进行数字化转型。档案部门致力于提高档案服务信息化水平。为了更好地发挥信息社会中档案工作的价值，很多企业的档案部门都在有序推进企业现有档案资源的数字化以及数字化档案信息资源的开发编研工作，积极建设企业档案门户网站、开通档案部门官方社交媒体账号宣传、展示企业档案信息资源，同时提供线上的档案利用服务，为企业内、外部的档案利用者提供所需档案信息。并且，一些比较先进的企业已经开始探索建设企业数字档案馆来提高档案工作的服务水平。档案部门为提高档案服务的信息化水平而采取的这些措施，促进了档案工作数字化转型的开展。档案工作自身的危机意识。全国档案事业发展“十三五”规划纲要为我国档案事业的发展指明了方向，其中提出的一个重要发展目标就是要促进以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016(05):14-17.。将现代信息技术应用到档案工作中，提升企业档案工作的智能化水平、信息化水平，推动企业档案工作数字化转型，是档案事业发展的大势所趋。档案工作作为一项不能直接产生即时经济利益的基础工作，长期以来一直被企业管理者忽视。在信息社会，档案工作如果继续小作坊式进行，固步自封不做出改变，档案工作人员将会继续游离于企业核心业务之外，档案工作将会被持续边缘化和弱化，档案工作和档案工作人员在企业中的地位将会更加尴尬，长期下去，很难保证档案部门不被企业其他部门吞并取缔。全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案,2016(05):14-17.外在环境要素的推动与助力外在环境要素的推动与助力主要是指企业档案工作环境的变化、对企业档案数据资产属性的逐步认知和接受以及国家、企业为企业档案工作数字化转型提供的制度、资金等支持推动了企业档案工作的数字化转型。企业档案工作环境的变化。首先，在企业整体进行数字化转型的大背景下，企业在业务运行、决策管理过程中产生的电子文件越来越多，企业采用的办公自动化系统、财务系统、人力资源系统等也实时产生了大量有保存价值的数据。在这种情况下再以传统管理方式对这些数据进行归档保存就很不现实，既不能保证数据归档的时效性，又不能保证归档数据的完整性和质量，同时也很不方便之后对这些数据的开发利用。因此，档案工作的管理对象发生了变化。其次，现代企业在日常生产运营过程中对信息的需求量非常大，而且大部分情况下对信息的需求都很迫切，企业之间的竞争越来越取决于企业对信息的掌握程度和反应速度，档案部门如果不能及时高效地提供某些信息，企业的损失可能难以估计，企业对档案工作的效率提出了更高的要求。其次，比起传统的利用者去档案室手工查阅档案的方式，现代社会人们更习惯于通过计算机网络实时获取自己所需的信息。也就是说，企业对档案工作提供服务的方式提出了新的要求。为更好地应对档案工作环境的变化给企业档案工作带来的挑战，企业开始尝试进行档案工作的数字化转型。对企业档案数据资产属性的逐步认知和接受。企业的资产包括有形资产和无形资产两大类。随着时代发展和科技进步，无形资产在企业中所占的比重越来越大。数据资产是企业拥有或控制的、能为企业带来未来经济利益的数据资源张宁,宫晓东.企业档案数据资产概念的辨析与确立[J].档案学研究,2017(06):57-60.张宁,宫晓东.企业档案数据资产概念的辨析与确立[J].档案学研究,2017(06):57-60.国家相关制度的出台。新修订档案法第三十七条明确规