询价采购管理工作指南

询价采购管理工作指南一、询价采购基础定义与适用范围询价采购是指采购人向3家及以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，让供应商一次性报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式，是政府采购和企业自主采购中常用的简易采购方式。根据《政府采购法》及相关规章制度，政府采购项目采用询价采购需同时满足以下条件：一是采购货物规格、标准统一，二是现货货源充足，三是货物价格变化幅度小，单项目预算额度未达到公开招标数额标准（2024年全国通用公开招标数额标准为货物和服务类400万元，省级财政部门可结合本地实际调整，调整后需向社会公开）。企业自主采购可参照政府采购规则，结合自身管理制度，将预算金额50万元以下、需求标准化程度高的通用货物采购纳入询价采购适用范围，提高采购效率。询价采购禁止适用场景：一是需求个性化强、规格标准不统一的货物或服务；二是需要供应商二次报价、方案优化的竞争类项目；三是预算金额超过公开招标数额标准、不符合竞争性谈判或单一来源采购适用条件的项目，不得化整为零规避公开招标改为询价采购。二、询价采购前期准备工作规范（一）需求确认与预算审核1.需求提报：由使用部门提交正式采购需求，明确采购标的的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等核心信息，需求描述必须遵循“公平、无歧视”原则，不得设置指向特定品牌、特定供应商的排他性条款，不得出现“XX品牌同款”“相当于XX品牌质量”等倾向性描述。技术参数设置需遵循通用标准，核心参数数量控制在3-8项，一般参数不得超过15项，避免通过设置过多参数变相限制供应商竞争。2.预算审核：财务部门需对采购预算进行合规审核，预算编制需参考近3个月同类型产品市场中位价格，偏差不得超过10%。若预算金额超出标准询价适用范围，需提交采购管理委员会审议，明确采购方式调整意见；若预算金额低于采购项目预计成本，需退回需求部门调整预算后重新发起流程。（二）供应商资格条件设定询价采购供应商需满足的基本资格条件：1.具有独立承担民事责任的能力，提供合法有效的营业执照，若为生产厂家需提供生产许可证（国家要求强制许可的品类）；2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近3年无重大违法经营记录，提供近1年度财务审计报告或银行资信证明；3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，提供类似项目供货业绩证明（近1年1-2份即可，不得设置过高业绩门槛限制中小企业参与）；4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，提供近3个月的缴税证明和社保缴纳证明；5.法律、行政法规规定的其他条件。针对中小企业预留份额的政府采购项目，必须在资格条件中明确“接受中小企业参与，预留本项目100%份额给中小企业”，不得设置排除中小企业的不合理条件，对符合条件的小微企业报价给予10%-20%（货物类项目通常为10%）的扣除，用扣除后的价格参与评审。（三）供应商邀请流程规范询价采购必须邀请3家及以上符合资格条件的供应商，具体邀请方式分为两种：1.公开征集：通过政府采购指定平台（中国政府采购网、地方公共资源交易中心网站）或企业官方采购平台发布询价公告，公告期限不得少于3个工作日，符合资格的供应商均可报名参与，此种方式公开性更强，适合预算金额较高、社会关注度高的项目。2.定向邀请：从已建立的供应商库中随机抽取邀请，抽取过程需由2名以上采购工作人员共同操作，全程留存录像或书面记录，禁止采购人员私自指定邀请供应商，定向邀请供应商数量不得少于5家，确保至少3家供应商能够参与报价。无论采用哪种邀请方式，都需要对供应商报名信息严格保密，开标前不得泄露参与报价的供应商名单和数量。三、询价文件编制标准规范询价文件是询价采购的核心依据，必须内容完整、表述准确，主要包含以下八个部分：（一）询价邀请函明确采购人名称、项目名称、项目编号、采购预算、项目资金来源、供应商资格条件、获取询价文件的时间地点方式、递交响应文件的截止时间和地点。（二）供应商须知1.报价要求：明确报价为固定一口价，包含货物成本、运输、安装、税费、售后服务等全部费用，供应商递交报价后不得修改价格，若出现多个报价直接按无效响应处理；2.响应文件有效期：一般为90天，特殊项目可调整为60-120天，有效期不足的响应文件按无效处理；3.费用说明：明确供应商参与询价产生的一切费用由供应商自行承担，采购人不承担相关费用；4.回避要求：明确供应商与采购人存在利害关系可能影响采购公正性的，必须主动回避，否则一经查实直接取消成交资格。（三）采购需求完整载明采购标的的技术参数、数量、质量要求、交货期、交货地点、验收标准、售后服务要求，技术参数必须标注核心参数（打*号标注），核心参数不满足的直接按无效响应处理，一般参数允许存在1-2项负偏离，超过的按无效处理。示例：某办公电脑采购核心参数标注：*1.CPU主频≥3.2GHz*2.内存≥16GDDR4*3.固态存储容量≥512GSSD若供应商响应中任意1项核心参数不满足，直接判定响应无效。（四）报价文件格式明确供应商响应文件必须包含的内容：报价函、资格证明文件、技术响应表、价格明细表、售后服务承诺，要求供应商按照统一格式编制，便于统一评审。（五）评审方法和标准询价采购采用最低评标价法，评审规则必须明确：1.先对供应商资格进行审查，资格不合格的直接淘汰；2.再对响应文件是否满足采购需求的全部实质性要求进行审查，不满足的淘汰；3.对满足要求的供应商，按照价格从低到高排序，报价最低的确定为预成交供应商；4.若出现最低报价相同的情况，由采购人现场抽签确定成交供应商，或按照技术参数更优、售后服务期限更长的顺序确定成交供应商。（六）合同条款采用政府采购标准合同文本，明确价款支付方式、质量保证金比例（不得超过合同总金额的5%，缺陷责任期满后无息退还）、违约责任、争议解决方式，不得设置背离询价文件核心内容的霸王条款。（七）响应文件递交要求明确响应文件递交的截止时间、递交方式（现场递交或电子上传）、密封要求，逾期递交的响应文件一律拒收。（八）其他约定事项明确成交服务费收取标准、履约保证金要求（不得超过合同金额的10%，中小企业可免交）等内容。询价文件编制完成后，需由采购部门、法务部门、需求使用部门共同审核签字，审核通过后方可发出，审核记录需留存归档。四、询价响应接收与开评标流程（一）响应文件接收采购人或采购代理机构需在询价通知书规定的时间、地点接收响应文件，接收时需核对供应商递交人的身份授权信息，检查响应文件密封情况，密封不符合要求的直接拒收，做好接收登记，由接收人和递交人共同签字确认。采用电子询价的，需在平台确认响应文件上传成功时间，逾期上传的自动拒收。接收截止时间到后，若参与报价的供应商不足3家，需分情况处理：1.若项目只有1家供应商报名，直接终止询价采购，重新发布公告调整需求后再次采购；2.若项目有2家供应商符合资格，预算金额低于公开招标数额标准的，经采购管理部门批准可以继续询价，从2家中选择报价最低的成交；不符合条件的终止采购重新组织。（二）询价开标流程开标流程需全程公开，邀请所有报价供应商参加，具体流程为：1.主持人介绍参会人员、采购项目基本情况、开标纪律；2.由供应商代表或者推选的代表检查所有响应文件的密封情况，也可以由采购人的纪检监督人员检查；3.工作人员当众拆封响应文件，宣读供应商名称、报价、交货期等核心内容，做好开标记录，所有参会人员签字确认，开标记录留存归档。电子开标按照电子平台既定流程操作，全程留痕，可追溯查询。（三）评审委员会组建询价评审委员会由采购人代表和相关技术专家组成，成员人数为3人及以上单数，其中技术专家不得少于成员总数的三分之二。预算金额在100万元以上的项目，专家成员不得少于3人；预算金额在50万元以下的项目，可以由采购人内部2名技术人员加1名监督人员组成评审委员会。评审专家必须从政府采购专家库随机抽取，禁止采购人指定专家，与供应商有利害关系的专家必须主动回避。（四）评审工作规范评审工作按以下步骤开展：1.资格性审查：评审委员会对照询价文件规定的资格条件，逐一审查供应商的资格证明文件，任何一项资格条件不满足的，判定为资格不合格，淘汰该供应商，书面说明不合格理由。2.符合性审查：对资格合格的供应商，审查响应文件是否满足询价文件的全部实质性要求，核心参数不满足、有效期不足、未按要求签字盖章、报价超出采购预算的，都判定为符合性不合格，予以淘汰。3.价格评审与排序：对通过资格性和符合性审查的供应商，对报价进行校核，若存在报价小写和大写不一致的，以大写金额为准；总价和单价计算结果不一致的，以单价为准修正总价，供应商对修正结果签字确认，拒绝确认的按无效响应处理。对小微企业的报价按规定扣除后计算评审价格，最后按照评审价格从低到高排序，出具评审报告，推荐排名第一的供应商为预成交供应商。评审过程中，评审委员会不得接受供应商主动提出的澄清和解释，不得要求供应商二次报价，所有评审意见需要共同签字，不同意见需要书面记录留存，评审委员会成员拒绝签字又不说明不同意见的，视为同意评审结果。五、成交与合同签订管理（一）成交结果公示评审结束后，采购人需在2个工作日内发布成交结果公示，公示内容包括：项目名称、项目编号、预成交供应商名称、成交价格、评审委员会成员名单、质疑联系方式，公示期限不得少于1个工作日（政府采购项目不得少于1个工作日，企业自主项目可参照执行）。公示无异议的，1个工作日内向成交供应商发出成交通知书，成交通知书对采购人和成交供应商都具有法律效力，发出后不得擅自改变成交结果。（二）异议与投诉处理供应商对成交结果有异议的，需在公示期内以书面形式提出异议，采购人需在收到异议后3个工作日内作出答复，答复前暂停采购活动。经核查，异议成立的，需组织原评审委员会重新评审，重新评审改变原结果的，公示重新评审结果；异议不成立的，书面告知异议供应商。供应商对答复不满意的，政府采购项目可向同级财政部门提起投诉，企业自主项目可向采购监督部门投诉，投诉必须提供明确的事实依据和法律依据，否则不予受理。（三）合同签订成交供应商收到成交通知书后，需在30日内与采购人签订书面合同，合同内容必须和询价文件、成交供应商的响应文件一致，不得另行订立背离合同实质性内容的补充协议，不得转包采购项目。若成交供应商无正当理由拒绝签订合同，采购人可以取消其成交资格，没收其履约保证金，按照评审排序确定排名第二的供应商为成交供应商，也可以重新组织询价采购。六、履约验收与资金支付管理（一）履约跟踪采购部门需安排专人跟踪供应商履约情况，核对供应商发货时间、货物规格型号是否和合同一致，若出现供应商逾期交货、货物参数不符合要求的，及时按照合同约定追究违约责任，发出整改通知，逾期不整改的，启动违约处理流程，解除合同并要求供应商赔偿损失。（二）组织验收货物到货安装调试完成后，采购人需在10个工作日内组织验收，验收组由使用部门、采购部门、财务部门、技术人员组成，大型复杂项目需要邀请第三方专业机构参与验收。验收严格按照合同约定的质量标准、技术参数进行，逐项核对，做好验收记录，所有验收成员签字确认，验收合格的签署验收合格单；验收不合格的，出具验收不合格报告，要求供应商退换货或者整改，整改后重新组织验收，两次验收不合格的，终止合同并追究违约责任。根据政府采购管理要求，单项目预算超过50万元的项目，验收报告需要在采购平台公示，接受社会监督。（三）资金支付验收合格后，财务部门需要在15个工作日内按照合同约定支付货款，无特殊原因不得拖欠货款，若合同约定预留质量保证金，需在缺陷责任期满（一般为1-2年，根据产品类型确定，办公设备类通常为1年，工程材料类通常为2年），确认无质量问题后，10个工作日内无息退还质量保证金。七、询价采购风险防控要点（一）常见风险类型1.需求编制风险：需求设置倾向性条款，排斥潜在供应商，导致供应商不足3家或者引发投诉；2.供应商围串标风险：多家供应商串通报价，抬高采购价格，损害采购人利益，常见表现为多家供应商报价接近、联系人相同、IP地址相同、资质文件出自同一地址；3.评审不公风险：评审委员会成员私下接触供应商，倾向性打分，违反评审规则；4.验收不严风险：验收走过场，导致不合格货物交付，影响使用，造成资金损失。（二）防控措施1.需求审核防控：建立需求双人审核机制，由技术人员和法务人员共同审核需求，排查排他性条款，对存在倾向性描述的需求退回修改，重点项目可以开展需求事前公示，接受社会监督；2.供应商管控：建立供应商诚信档案，对存在围串标、提供虚假资质、履约不合格的供应商，列入黑名单，3年内禁止参与本单位采购项目，电子询价中通过技术手段监测供应商IP地址、联系人信息，发现异常直接判定响应无效；3.过程监督防控：询价采购全过程由纪检监督部门参与监督，开评标全程录音录像，所有流程记录、文件资料留存归档，留存期限不得少于15年（政府采购项目要求保存15年，企业项目可参照执行），随时可追溯查询；4.验收追责：明确验收责任，验收人员签字确认后，若后期发现质量问题