物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度第一章总则第一条为切实加强物业管理公司（以下简称“公司”）档案管理工作，有效保护和利用档案资源，确保公司各项业务活动的有序开展，保障公司及业主的合法权益，依据国家相关法律法规及本公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指公司在筹备、成立、经营、管理及其他各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案管理工作是公司重要的基础性工作，遵循统一领导、分级管理、真实准确、安全保密、规范利用的原则。公司各部门及全体员工均有保护公司档案的义务。第二章管理机构与职责第四条公司综合管理部（或行政部，下同）是档案管理的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度及实施细则；（二）负责公司各类档案的统一接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（三）组织开展档案管理人员的业务培训和学习交流，提升档案管理水平；（四）监督检查各部门档案形成、积累、整理和归档工作的落实情况；（五）负责档案管理所需设备、设施的配置与维护。第五条公司设立档案室，配备专职或兼职档案管理员。档案管理员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，并保持相对稳定。档案管理员的主要职责包括：（一）具体负责档案的日常收集、整理、编目、保管、借阅、利用等工作；（二）维护档案的完整与安全，防止档案损坏、丢失和泄密；（三）对已超过保管期限的档案进行鉴定，并按规定程序处理；（四）积极开发档案信息资源，为公司各项工作提供服务。第六条公司各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门形成的各类文件材料的收集、整理、初步审核和定期向档案室归档。各部门负责人对本部门档案工作负总责。第三章档案的收集与整理第七条档案收集范围包括但不限于：（一）公司设立、变更、注销等相关的批准文件、证照、章程、合同、协议等；（二）公司股东会、董事会、监事会及经营管理层的会议记录、决议、纪要等；（三）公司各项管理制度、工作细则、岗位职责、考核办法等；（四）物业管理服务合同、业主（住户）资料、房屋产权资料、装修管理资料等；（五）工程建设、维修养护、设备管理等方面的图纸、合同、预决算、验收报告、维修记录等；（六）财务收支、成本核算、审计报告、税务资料等（按财务档案管理规定执行）；（七）人事任免、劳动合同、薪酬福利、培训考核、奖惩记录等（按人事档案管理规定执行）；（八）对外宣传、公关活动、法律事务、投诉处理等方面的文件材料；（九）公司获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物及相关材料；（十）其他具有保存价值的文件材料、声像资料、电子数据等。第八条档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。各部门在各项工作中形成的文件材料，由兼职档案员负责随时收集、积累，并于每季度结束后或一项工作完成后三十日内，整理后向档案室归档。第九条归档的文件材料应符合以下要求：（一）文件材料必须是办理完毕的正式材料；（二）文件材料应手续齐全，格式规范，字迹清楚，图样清晰，签字盖章完备；（三）复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关负责人签字确认；（四）声像资料应附有相应的文字说明，注明事由、时间、地点、人物、作者等；（五）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料一并归档（特殊情况按电子档案管理规定执行）。第十条档案整理应按照档案形成的自然规律和内在联系，进行科学分类、系统排列和编目。（一）分类：可采用年度-部门-业务类型的分类方法，或其他适合公司实际的分类体系，并保持分类体系的统一性和稳定性。（二）编号：按照分类方案对档案进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。（三）装订：归档文件应去除金属物，对破损文件进行修补，采用规范的装订方式，做到整齐、牢固。（四）排列：同一类目内的档案，可按形成时间或重要程度顺序排列。第四章档案的保管第十一条档案保管应建立严格的库房管理制度，配备适宜的档案装具和设备，确保档案安全。档案室应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”要求。第十二条档案库房应保持清洁、干燥、通风。配备温湿度计，定期监测并记录，必要时采取调控措施。档案柜、档案盒等装具应符合国家标准。第十三条严格执行档案库房出入制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十四条档案实行集中统一管理。绝密级、机密级档案应专柜存放，并采取更为严格的保密措施。第十五条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案要及时采取修复、复制等抢救措施。第十六条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体期限根据国家有关规定及档案的实际价值确定。档案保管期限表由综合管理部会同相关部门制定。第十七条对于已超过保管期限的档案，由档案管理员提出鉴定意见，报综合管理部负责人审核后，提交公司分管领导审批。经鉴定确无保存价值的档案，应按规定程序销毁，严禁随意丢弃。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。第五章档案的借阅与利用第十八条公司内部因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅绝密级档案须经公司分管领导或总经理批准。第十九条借阅档案应严格履行登记手续，注明借阅人、部门、借阅档案名称、编号、份数、借阅日期、预计归还日期等。第二十条借阅档案的期限一般不超过十五个工作日。确因工作需要延长借阅期限的，须办理续借手续，续借期限不得超过原借阅期限。第二十一条借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准者除外）、拍摄、公布档案内容。如有损坏或遗失，应立即报告档案管理员，并承担相应责任。第二十二条档案一般不得带出公司。确因特殊情况需要带出公司的，须经公司分管领导批准，并由借阅人对档案的安全、保密负责。第二十三条查阅涉及公司商业秘密、技术秘密、业主隐私等敏感信息的档案，必须严格遵守公司保密规定，经相应层级领导批准后方可查阅，查阅后不得向无关人员泄露。第二十四条复制、摘录档案内容，须经档案管理员同意，并由档案管理员核对无误后加盖档案证明章。第二十五条外单位因工作需要查阅本公司档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经公司综合管理部负责人或公司分管领导批准后，由档案管理员指定地点提供查阅，一般不得带出阅档室。第二十六条档案利用结束后，借阅人应及时将档案归还档案室。档案管理员应对归还的档案进行检查、核对，确认无误后在《档案借阅登记表》上注销。第二十七条鼓励积极开发档案信息资源，为公司经营决策、管理创新、解决纠纷、历史研究等提供服务。可根据需要编制档案目录、索引、汇编、参考资料等，提高档案利用效率。第六章档案的信息化管理第二十八条积极推进档案管理信息化建设，逐步实现档案数字化。档案数字化工作应符合国家相关标准和规范，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十九条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作，参照本制度执行，并应符合电子文件管理的特殊要求。第三十条电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。涉密电子档案的管理应符合国家信息安全等级保护要求。第三十一条档案管理软件应具备权限控制、操作日志记录、数据备份与恢复等功能，确保电子档案的管理安全有序。第七章责任追究第三十二条对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，公司予以表彰和奖励。第三十三条对违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定收集、整理、归档，造成档案材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案的；（三）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（四）擅自提供、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容的；（五）在档案借阅、利用中违反规定，造成不良后果的；（六）玩忽职守，管理不善，导致档案严