医院招标采购内控管理制度-4

医院招标采购内控管理制度_4为规范医院招标采购全流程内部管控，防范廉洁风险、合规风险与质量风险，保障国有资产安全与医疗服务供给稳定，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《医疗机构药品集中采购工作规范》《公立医院内部控制管理办法》等法律法规及规范性文件，结合医院三级公立医院绩效考核要求与实际运营情况，本制度适用于医院所有使用财政性资金、自有资金、银行贷款、社会捐赠资金等各类资金开展的货物、工程、服务类招标采购活动，涵盖医用设备、医用耗材、药品、后勤物资、信息化建设、基建修缮、服务外包等所有采购品类，医院各临床科室、医技科室、行政职能部门、后勤保障部门及下属全资、控股分支机构均须严格遵照执行。医院内部控制工作领导小组是招标采购内控管理的最高决策机构，组长由院长担任，副组长由分管纪检监察、采购管理、财务管理的副院长担任，成员包括医务部、护理部、医学装备部、药学部、后勤保障部、信息中心、财务部、审计科、纪检监察室、招标采购中心等部门主要负责人，主要职责为审议招标采购内控管理制度及配套细则、重大采购项目的立项与招标方案、年度内控风险评估报告，协调解决内控管理中的重大争议问题，对招标采购内控工作的整体成效负责。领导小组下设招标采购内控工作专班，挂靠在审计科，由审计科科长担任专班负责人，成员从各相关部门抽调专职人员组成，具体负责招标采购内控流程的日常运行、风险排查、监督检查、问题整改跟踪等工作，每季度向领导小组提交内控运行情况报告。招标采购岗位实行严格的不相容岗位分离制度，明确划分各岗位职责边界，严禁同一人员兼任多个存在利益冲突的岗位，具体分离要求包括采购需求制定与审核岗位分离、招标文件编制与审核岗位分离、评标专家抽取与现场组织岗位分离、合同签订与验收岗位分离、付款审批与执行岗位分离。所有从事招标采购相关工作的岗位人员须经过法律法规、业务技能、廉政纪律三类培训并考核合格后方可上岗，其中关键岗位（如招标组织、专家抽取、合同审核、验收组长）人员须具备3年以上相关工作经验，且每3年开展一次跨部门岗位轮换，确因工作需要未能按期轮换的，须经内部控制工作领导小组审批通过，且延长任职时间不得超过1年。关键岗位人员每年须签订《招标采购廉洁承诺书》，明确廉洁从业要求与违规责任，承诺书存入个人廉政档案。采购立项阶段实行需求申报、预算审核、分级审批三级管控，从源头防范无依据采购、超预算采购、倾向性采购等风险。需求申报环节由各需求部门作为责任主体，根据科室运营实际、学科发展规划、年度采购计划提交采购需求，需求内容须明确采购标的的技术参数、数量、预算金额、交付时间、服务要求、考核标准等核心信息，严禁设定指向特定供应商的倾向性、排他性技术参数，严禁直接指定品牌或供应商。其中，医用设备采购需求须附医学装备管理委员会的论证意见，单台（套）预算50万元以上的大型设备须开展全生命周期可行性论证，内容包括临床使用场景预测、年检查/治疗人次测算、人员配置要求、场地改造需求、运维成本测算、投资回报周期分析等，未通过论证的不得提交立项；医用耗材采购需求须符合医院耗材准入管理规定，优先选择纳入国家、省级集中带量采购范围的品类，新增高值耗材须经药事管理与药物治疗学委员会下设的耗材管理工作组审核通过，且须提供至少3家同级别医院的使用情况佐证材料；基建修缮工程采购需求须附基建工程管理委员会的立项批复，明确工程范围、质量标准、工期要求、安全文明施工要求等；服务类采购需求涉及临床一线的，须经医务部、护理部审核确认服务内容与考核标准符合临床工作实际。预算审核环节由财务部负责，对所有采购项目的预算来源、预算金额的合理性进行审核，未纳入年度采购预算的项目原则上不得开展采购，确因临床紧急需求、政策调整或突发公共事件需要新增的采购项目，须按照医院预算调整流程提交院长办公会或党委常委会审议通过后方可进入立项环节，严禁无预算、超预算采购，预算审核通过的项目由财务部出具加盖公章的预算确认意见书，作为采购立项的必备材料。立项审批实行分级授权制度，根据采购项目预算金额划分审批权限：预算金额10万元以下的项目，由需求部门负责人、分管业务副院长签字审批；预算金额10万元以上50万元以下的项目，由需求部门、分管业务副院长、招标采购中心、分管采购副院长依次审批；预算金额50万元以上200万元以下的项目，须提交院长办公会集体审议通过；预算金额200万元以上的项目，须提交医院党委常委会审议通过，严格落实“三重一大”决策制度要求。所有审批流程须通过医院OA系统线上办理，系统自动记录每一步审批的时间、意见、操作人，留存完整的电子审批痕迹，严禁线下审批、口头审批或事后补审批，因系统故障等特殊情况需线下审批的，须经内控工作专班备案，并在系统恢复后3个工作日内补录线上审批流程。招标方式选定须严格遵循法律法规规定的适用范围，达到国家及地方政府采购限额标准的采购项目，优先采用公开招标方式，因特殊情况需采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等非公开招标方式的，须符合法定适用情形，由需求部门提交《变更采购方式申请表》，详细说明变更理由、相关佐证材料，经招标采购中心初审、审计科复核、分管采购副院长与分管纪检监察副院长共同审批后，报同级财政部门或卫生健康行政部门备案，严禁擅自变更采购方式，严禁将应当公开招标的项目通过化整为零、拆分项目、调整预算等方式规避公开招标。对纳入集中带量采购范围的药品、医用耗材、医用设备等品类，须严格执行集中带量采购相关规定，优先使用中选产品，完成约定采购量，不得另行组织采购，确因临床特殊需求需要采购非中选产品的，须经药事管理与药物治疗学委员会或医学装备管理委员会集体论证通过，报同级卫生健康行政部门备案后方可采购。采购代理机构选定实行公开遴选、随机抽取制度，医院每年通过公开招标方式遴选一批具备相应资质、服务质量优良、合规记录良好的采购代理机构，建立合格代理机构名录，明确代理机构的服务标准、收费标准、考核机制、退出机制等内容，每年对名录内的代理机构开展一次年度考核，考核内容包括招标文件编制质量、招标流程合规性、服务效率、投诉率等，考核不合格的直接清出名录，且3年内不得再次参与医院代理机构遴选。具体项目委托代理机构时，由招标采购中心在内控工作专班的监督下，从合格名录中通过随机抽取方式确定，严禁个人指定代理机构，严禁与代理机构存在亲属关系、利益关联的人员参与代理机构选定工作。招标文件编制由招标采购中心牵头，会同需求部门、相关职能部门共同完成，技术参数部分由需求部门负责提供，须严格遵循公平、公正、科学、择优的原则，不得设定指向特定供应商的技术参数、商务条款，不得以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标条件，不得对潜在供应商实行差别待遇或者歧视待遇。招标文件的评标办法优先采用综合评分法，评分因素须与采购标的的质量、服务、履约能力、技术水平等直接相关，分值设置须与评分因素的重要程度相匹配，价格分的权重不得低于国家规定的最低比例，技术分的设置须细化到具体可量化的指标，减少主观评分项。招标文件须完整包含采购公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格、投标文件格式、履约保证金要求等内容，不得遗漏关键条款。招标文件实行“三审三校”多级审核机制，确保内容合规、无倾向性：一审由需求部门负责人审核，重点确认技术参数的合理性、必要性，确认无倾向性、排他性条款，签字确认后提交招标采购中心；二审由招标采购中心采购专员审核，重点核对采购需求与立项内容的一致性、商务条款的完整性、评标办法的合规性，修改完善后提交招标采购中心负责人复核；三审由审计科、纪检监察室联合审核，重点排查招标文件中的廉政风险点、合规风险点，检查是否存在倾向性内容、是否符合内控管理要求，出具联合审核意见书。审核过程中提出修改意见的，须由编制部门逐条修改并说明修改情况后重新提交审核，所有审核意见、修改记录均须留存纸质或电子档案，审核通过的招标文件须加盖招标采购中心公章后方可对外发布。招标公告须在国家指定的招标投标公共服务平台、政府采购平台及医院官方网站同步发布，公示期不得少于法律法规规定的时限，公告内容须清晰明确，不得隐瞒关键信息。潜在供应商对招标文件有异议的，须在投标截止时间前以书面形式（加盖单位公章）提出，招标采购中心须组织需求部门、审核部门共同研究答复，答复内容须以书面形式通知所有获取招标文件的潜在供应商，答复内容不得超出招标文件的范围，不得改变招标文件的实质性内容，如需修改招标文件的实质性内容的，须按照规定延长投标截止时间和开标时间，并发布正式变更公告，变更公告须在原公告发布平台同步公示。开标工作由招标采购中心负责组织，纪检监察室安排专人全程监督，开标地点为医院指定的开标场所或公共资源交易中心，开标过程须全程录音录像，影像资料分辨率不低于1080P，留存期限不得少于15年。开标时须当众检查所有投标文件的密封情况，确认无误后由工作人员当众拆封，逐一宣读投标人名称、投标价格、质量承诺、工期/交付时间等投标文件的核心内容，开标记录须由投标人代表、招标人代表、监标人、记录人共同签字确认，并存档备查。投标人对开标有异议的，应当在开标现场提出，招标采购中心当场作出答复，并制作记录。评标专家抽取实行严格的保密与回避制度，评标专家须从省级以上人民政府有关部门建立的评标专家库中随机抽取，抽取工作由招标采购中心两名以上工作人员共同操作，纪检监察室工作人员全程监督，抽取时间不得早于开标前24小时，特殊专业项目专家库内专家数量不足需要外聘专家的，须经内部控制工作领导小组审批通过，且外聘专家人数不得超过评标委员会成员总数的三分之一。与投标人存在利害关系的专家不得进入评标委员会，已经进入的须主动申请回避，不主动回避的一经发现立即取消其评标资格，并通报其所在单位或专家库管理部门。评标专家名单在中标结果确定前须严格保密，严禁任何人以任何方式泄露评标专家信息，专家抽取的所有操作记录须留存归档。评标过程实行封闭管理，所有进入评标现场的人员（包括评标专家、招标人代表、监标人、现场工作人员）须将通讯工具、电子设备等交由工作人员统一保管，严禁擅自离开评标现场，严禁与外界进行任何形式的联系，评标现场的录音录像设备须全程开启，影像资料与评标报告一并归档。评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行独立评审，提出评审意见，不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或者其他好处，不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。招标采购中心工作人员仅负责评标现场的服务保障工作，不得发表任何倾向性意见，不得干预评标委员会的独立评审。评标委员会完成评标后，须出具书面评标报告，详细说明评标过程、评审情况、废标原因、中标候选人推荐理由等内容，推荐的中标候选人应当不超过3个，并标明排序。定标工作由医院内部控制工作领导小组负责，组织召开定标会议，按照评标委员会推荐的中标候选人顺序确定中标人，原则上应当确定排名第一的中标候选人为中标人，排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合中标条件的，可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人，也可以决定重新招标。定标会议须有完整的会议记录，所有参与定标的人员须在记录上签字确认，并存档备查。中标结果须在发布招标公告的同一平台公示，公示期不得少于3个工作日，公示内容包括中标人名称、中标金额、中标标的的规格型号、数量、服务要求、评标委员会成员名单、中标人相关业绩等。投标人或者其他利害关系人对中标结果有异议的，须在公示期内以书面形式（加盖单位公章）提出，并提供相关佐证材料，招标采购中心须在收到异议之日起3日内作出书面答复，作出答复前，应当暂停招标投标活动。经核查异议成立的，须按照规定重新组织评标或重新招标，异议不成立的，书面告知异议人并说明理由。公示无异议的，由招标采购中心在公示期满后5个工作日内向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。招标采购合同须采用国家或行业推荐的示范文本，由招标采购中心牵头起草，合同内容须与招标文件、中标人的投标文件及中标通知书的实质性内容保持一致，不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。合同实行多级审核会签制度，先由需求部门审核合同的技术条款、服务条款、考核标准是否符合采购需求，再由财务部审核合同的付款节点、付款比例、发票要求、质保金扣留比例等是否符合财务规定，再由审计科审核合同的合规性、完整性、风险防控条款是否到位，最后由分管采购副院长或院长按照审批权限签字批准，加盖医院合同专用章后方可生效。合同签订的时限须符合法律法规规定，自中标通知书发出之日起30日内完成合同签订，严禁无故拖延合同签订时间，严禁在合同中增加未约定的优惠条件、降低质量标准、调整付款比例等内容。合同履行实行“谁需求、谁负责”的责任制，需求部门是合同履行的第一责任主体，须指定专人作为合同履约管理员，负责跟踪合同履行的全过程，按照合同约定的时间、质量标准监督供应商履行义务，定期记录合同履行情况，建立合同履行台账，发现供应商存在违约行为的，须第一时间向招标采购中心、审计科报告，并按照合同约定及时追究供应商的违约责任，因未及时履行监督职责造成医院损失的，追究需求部门相关人员的责任。招标采购中心负责协调合同履行中的争议问题，对接供应商解决履约中的问题，审计科每季度对合同履行情况进行抽查，重点检查是否存在不按合同履行、擅自变更合同内容、违规支付款项等问题，每年开展一次合同履行专项审计，形成专项审计报告提交内部控制工作领导小组。合同履行过程中确因客观情况变化需要变更合同内容的，须由需求部门提交《合同变更申请表》，详细说明变更理由、变更内容、变更金额、对合同履行的影响等，附相关佐证材料，经招标采购中心、财务部、审计科审核后，按照审批权限报相关领导审批，审批通过后方可签订补充协议，补充协议的金额不得超过原合同金额的10%，超过10%的须重新组织采购，严禁擅自变更合同内容，严禁先履行后补签变更协议。合同变更涉及技术参数调整的，须经需求部门组织专家论证通过后方可提交申请，严禁通过变更合同降低采购标准、增加不合理费用。采购项目的验收工作由需求部门牵头组织，根据采购项目的类型、规模组建验收小组，验收小组成员不得少于3人，包括需求部门的专业技术人员、相关职能部门人员、纪检监察室或审计科的监督人员，大型医用设备、基建工程、信息化建设等专业技术较强的项目，须邀请第三方专业检测机构参与验收，验收费用纳入项目预算。验收工作须严格按照合同约定的验收标准、验收方法、验收程序进行，验收内容包括采购标的的数量、质量、规格型号、技术参数、服务内容、人员培训、配套设施等所有合同约定的内容，验收过程须留存完整的验收记录、检测报告、现场影像资料等。验收合格的，出具统一格式的验收合格意见书，由验收小组所有成员签字确认；验收不合格的，出具验收不合格通知书，明确不合格项及整改要求，要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，按照合同约定追究违约责任，包括扣除相应款项、解除合同、要求赔偿损失等。付款环节实行凭单付款制度，付款申请由需求部门提交，附采购合同、验收合格意见书、正规发票、送货单/服务记录等必备材料，经需求部门负责人签字确认后，提交财务部审核。财务部须对付款材料的真实性、完整性、合规性进行严格审核，核对付款金额、付款时间、付款比例是否符合合同约定，确认无未解决的纠纷、无违约扣款事项后，按照医院财务审批流程办理付款手续。预付款、进度款的支付须严格按照合同约定执行，严禁超比例、超进度付款，质保金的扣留比例不得低于合同金额的5%，特殊项目需要降低质保金比例的，须经内部控制工作领导小组审批通过。质保期满后，由需求部门对采购标的的质量情况进行复核，确认无质量问题、无未解决的纠纷后，出具质保期满复核意见书，财务部凭复核意见书办理质保金退还手续，严禁提前退还质保金。审计科每季度对采购付款情况进行随机抽查，抽查比例不低于当季度付款项目的20%，重点检查是否存在无依据付款、超合同付款、提前付款、虚假付款等问题，发现问题及时督促整改，并追究相关人员的责任。招标采购档案实行全周期归档管理，涵盖采购活动的所有环节，归档材料包括采购立项申请与审批材料、预算确认意见书、招标文件及审核材料、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同及审核材料、验收材料、付款凭证、异议处理材料等所有与采购活动相关的文件、影像、电子数据。招标采购中心指定专人负责采购档案的收集、整理、归档、保管工作，档案整理须符合国家档案管理的相关规定，做到内容完整、分类清晰、目录明确、便于查阅，电子档案须与纸质档案保持一致，并定期备份，防止数据丢失。采购档案的保管期限按照国家相关规定执行，一般采购项目档案保管期限不少于30年，重大采购项目、涉及民生的采购项目档案永久保管。档案查阅实行审批登记制度，因工作需要查阅采购档案的，须提交《档案查阅申请表》，说明查阅事由、查阅内容、查阅人，经招标采购中心负责人、纪检监察室负责人审批同意后，方可在档案管理人员的陪同下查阅，查阅时不得涂改、损毁、转借档案，严禁擅自复制、拍摄、传播档案内容，确因工作需要复制档案的，须经审批同意后由档案管理人员负责复制，并登记复制份数与用途。档案管理人员须严格遵守保密规定，不得泄露档案中的涉密信息、商业秘密，严禁未经批准私自向外界提供档案内容。医院建立招标采购内控多维度监督机制，纪检监察室、审计科按照各自职责对招标采购全流程进行监督，纪检监察室重点监督招标采购工作中的廉政纪律执行情况、工作人员廉洁从业情况，审计科重点监督招标采购流程的合规性、资金使用的效益性、内控制度的执行情况。内控工作专班每季度开展一次招标采购内控风险排查，每年开展一次全面的内控风险评估，形成风险评估报告，针对排查发现的风险点及时制定整改措施，完善内控制度，堵塞管理漏洞。同时，主动接受财政部门、审计部门、卫生健康行政部门、纪检监察机关等外部监督部门的监督检查，如实提供相关材料，对检查发现的问题建立整改台账，明确整改责任人、整改时限、整改措施，确保整改到位，整改结果及时报送相关监督部门。对在招标采购活动中违反本制度规定的部门和个人，根据情节轻重追究相应责任：情节较轻，未造成不良影响或经济损失的，给予批评教育、通报批评、扣发当月绩效等处理；情节较重，造成不良影响或一