行政处罚文书格式范本及使用指南

行政处罚文书格式范本及使用指南一、通用文书制作基本要求（一）整体制作规则1.文书应当使用A4型纸印制，空白模板页边距统一设置为上2.5cm、下2.5cm、左2.8cm、右2.6cm，正文采用三号仿宋GB2312字体，行间距固定值28磅，一级标题用二号小标宋GB2312字体，二级标题用三号黑体字体，三级标题用三号楷体GB2312字体，数字和日期采用TimesNewRoman字体。2.所有文书编号应当符合“行政区划简称+执法领域简称+文书类型简称+〔年份〕+序号”规则，如北京市朝阳区市场监管局2024年作出的第15号行政处罚决定书，编号为“朝市监罚〔2024〕15号”，序号按年度统一编制，不得出现断号、重号、跳号情况。3.当事人基本信息填写应当精准：自然人需填写姓名、身份证号码、住址、联系电话；法人或其他组织需填写全称（与营业执照/登记证书一致）、统一社会信用代码、法定代表人（负责人）姓名、职务、注册地址、实际经营地址、联系电话。委托代理人参与的，需同时注明代理人姓名、身份证号码、所属单位、代理权限、联系电话。4.文书中除编号、数量、价格等必须使用阿拉伯数字的情形外，其他表述应当使用中文简体字，引用法律、法规、规章名称应当使用全称，后续再次引用可标注“以下简称《XX法》”，引用法条应当明确到条、款、项、目，不得仅表述为“根据相关法律规定”。5.文书需要当事人签署意见的，应当注明“以上内容我已阅读，属实且无异议”，由当事人签名、按手印（自然人）或加盖公章（法人/其他组织），签署日期精确到日；当事人拒绝签署的，执法人员应当在文书中注明拒签原因，由2名以上执法人员签名并注明执法证件编号，同时邀请在场见证人签名见证，无见证人的应当采用音视频记录全过程。6.文书存在书写错误需要更正的，应当采用杠改法，在更正处由当事人按压手印或加盖公章确认，不得采用涂改液、刮擦等方式修改，关键信息（如违法金额、处罚种类、履行期限）错误的应当重新制作文书。（二）文书送达规则1.直接送达的，应当由当事人在《送达回证》上注明收到日期并签名或盖章，当事人是自然人的可由其同住成年家属签收，是法人或其他组织的可由其办公室、收发室、值班室等负责收件的人员签收，签收日期为送达日期。2.当事人拒绝接收的，适用留置送达，执法人员应当在《送达回证》上注明拒收事由和日期，由2名以上执法人员签名，邀请当地基层组织或当事人所在单位代表到场见证并签名，也可以采用拍照、录像方式记录送达过程，将文书留在当事人住所或经营场所，即视为送达。3.邮寄送达的，应当采用挂号信或EMS特快专递，在邮单上明确注明文书名称及编号，留存邮寄存根和送达查询记录，邮寄回执上注明的收件日期为送达日期，没有邮寄回执的，以邮寄查询系统显示的签收日期为送达日期。4.电子送达的，应当事先征得当事人同意，签署《电子送达确认书》，明确送达的手机号码、电子邮箱、微信账号等接收渠道，送达信息到达当事人特定系统的日期为送达日期，执法人员应当留存电子送达的截图、发送记录等凭证。5.委托送达的，应当出具委托函，委托其他行政机关代为送达，由受委托机关将送达回证寄回委托机关；公告送达的，应当在当事人住所地、经营场所张贴公告，同时在本级行政机关官方网站或本行政区域内公开发行的报纸上刊登公告，公告期限为30日（涉外商事案件为6个月），公告期满即视为送达，应当留存公告张贴照片、报纸版面、网站截图等凭证。二、常用行政处罚文书格式范本及填写说明（一）立案审批表格式范本案件来源□监督检查□投诉举报□上级交办□下级报送□部门移送□媒体曝光□其他：____案件编号当事人基本信息自然人：姓名____性别____身份证号____住址____联系电话____

法人/其他组织：名称____统一社会信用代码____法定代表人____职务____注册地址____实际经营地址____联系电话____案情简述（注明案件线索来源、初步核查发现的涉嫌违法事实、违反的法律条款初步判断，如：2024年3月15日，本局执法人员对XX餐饮店开展日常检查，发现该店后厨操作间内3名从业人员未取得有效健康证明从事接触直接入口食品工作，该行为涉嫌违反《中华人民共和国食品安全法》第四十五条第二款规定，建议立案调查。）承办人意见当事人的行为涉嫌违反《____》第____条第____款第____项规定，建议立案调查。

承办人：____执法证号：________年____月____日承办机构负责人意见□同意立案，指定____、____为案件承办人，办案期限自____年____月____日起算。

□不同意立案，理由：____

签名：________年____月____日机关负责人审批意见□同意立案

□不同意立案，理由：____

签名：________年____月____日1.案件来源应当勾选具体类型，属于其他来源的应当明确注明具体渠道，如“司法机关移送”“12345热线转办”等。2.案情简述应当简明扼要，准确说明初步核查的时间、主体、涉嫌违法的行为和后果，不得包含主观推断结论，仅客观描述已核实的初步事实。3.立案审批应当自发现涉嫌违法线索之日起15日内作出，法律、法规、规章另有规定的从其规定，办案期限自立案之日起计算，普通程序案件应当在90日内作出处理决定，因案情复杂需要延期的，应当另行填写《案件延期审批表》，经机关负责人批准可以延长30日，特别复杂的应当经集体讨论决定延长期限。4.承办人不得少于2名，且应当持有有效的行政执法证件，与当事人有直接利害关系的应当主动回避。（二）询问通知书格式范本XX市XX区XX局询问通知书X综执询〔2024〕XX号____________：为调查你（单位）涉嫌________________一案，根据《中华人民共和国行政处罚法》第五十五条第二款规定，现通知你（单位）于____年____月____日____时____分，携带下列材料到____（地址）____室接受询问：1.当事人身份证明材料：自然人提供身份证原件及复印件；法人或其他组织提供营业执照复印件、法定代表人身份证明书原件、法定代表人身份证复印件；2.委托代理人接受询问的，需提供授权委托书原件、委托代理人身份证原件及复印件；3.与本案相关的证据材料：________________________________（根据案件需要明确列举，如经营台账、购销合同、缴费凭证、资质证书等）。无正当理由拒不到场接受询问或者拒不提供相关材料的，将依据《XX省行政执法条例》第四十二条规定承担相应法律责任。联系人：____联系电话：____（行政机关印章）____年____月____日注：本通知书一式两份，一份送达当事人，一份留存案卷。填写说明1.询问通知书应当提前3个工作日送达当事人，确有紧急情况需要立即询问的，应当在通知书中注明紧急事由。2.要求提供的材料应当明确具体，与案件调查直接相关，不得要求当事人提供与案件无关的材料。3.询问应当由2名以上执法人员进行，询问前应当出示执法证件，告知当事人申请回避、陈述申辩、如实回答询问等权利义务。（三）询问笔录格式范本XX市XX区XX局询问笔录第____次询问共____页时间：____年____月____日____时____分至____时____分地点：________________________________执法人员：____执法证号：____记录人：____执法证号：____被询问人：____性别____年龄____身份证号____工作单位____职务____住址____联系电话____问：我们是XX局的执法人员，现已出示执法证件，你是否清楚我们的身份？答：________________________________问：你是否申请我们回避？答：________________________________问：我们今天就你（单位）涉嫌____一案向你了解情况，你应当如实回答，不得隐瞒、歪曲事实，否则将承担相应法律责任，你听清楚了吗？答：________________________________（以下为询问内容）问：________________________________答：________________________________问：________________________________答：________________________________（询问内容结束）问：你以上陈述是否属实？答：________________________________被询问人签署意见：________________________________被询问人签名/按手印：________年____月____日执法人员签名：____、________年____月____日第____页共____页填写说明1.询问笔录应当当场制作，采用一问一答形式，记录应当客观、准确、完整，不得遗漏当事人陈述的关键事实，不得添加执法人员的主观判断。2.询问涉及多个问题的，应当逐项记录，当事人回答的数字、时间、地点、人员、事件经过等关键信息应当准确记录，当事人使用方言表述的，应当转换为规范书面语并注明。3.询问笔录应当交被询问人核对，被询问人没有阅读能力的，应当向其宣读，记录有遗漏或错误的，应当允许被询问人补充或更正，更正处由被询问人按手印确认。4.被询问人应当在笔录每页末尾签名并按手印，最后一页应当签署“以上笔录我已看过（已向我宣读），与我所说一致”的明确意见，拒绝签名的，执法人员应当在笔录中注明情况。（四）现场检查笔录格式范本XX市XX区XX局现场检查笔录时间：____年____月____日____时____分至____时____分地点：________________________________（精确到门牌号、具体楼层、房间号）执法人员：____执法证号：____记录人：____执法证号：____当事人：____（自然人填写姓名、身份证号；法人/其他组织填写名称、法定代表人姓名）见证人：____单位/住址：____身份证号：____联系电话：____检查情况：（详细记录现场检查过程、发现的事实，如：1.执法人员出示执法证件，说明检查事由，当事人在场陪同检查；2.该店经营面积约80平方米，现场摆放有3台冷藏柜，柜内存放有待销售的预包装食品20个品种共126件，其中“XX牌牛奶”18盒，外包装标注生产日期为2024年2月10日，保质期30天，检查当日已超过保质期；3.现场当事人无法提供该批次牛奶的进货查验记录和供货商资质证明；4.执法人员对上述超过保质期的牛奶采取扣押行政强制措施，拍摄现场照片6张，制作《财物清单》1份。）当事人签署意见：________________________________当事人签名/按手印：________年____月____日见证人签名：________年____月____日执法人员签名：____、________年____月____日第____页共____页填写说明1.现场检查应当通知当事人到场，当事人不到场的，应当邀请见证人到场，见证人为与案件无利害关系的第三人，如社区工作人员、物业管理人员等。2.检查情况应当客观记录现场的实际状况，采用写实性表述，不得使用“涉嫌违法”“违规经营”等定性表述，记录的内容应当与后续提取的物证、照片、视频等证据相互印证。3.现场检查中采取行政强制措施、抽样取证的，应当在笔录中明确记录相关情况，同时制作相应的行政强制措施文书、抽样取证文书。4.笔录应当由当事人、见证人逐页签名，拒绝签名的，执法人员应当注明情况。（五）抽样取证记录格式范本XX市XX区XX局抽样取证记录编号：X市监抽〔2024〕XX号时间：____年____月____日____时____分地点：________________________________执法人员：____执法证号：____记录人：____执法证号：____当事人：____联系电话：____抽样物品名称：____规格型号：____生产日期/批号：____标称生产单位：____标称供货商：____抽样基数：____（如“同批次产品共200件，每件500克”）抽样数量：____（如“抽样3件，每件500克”）抽样过程：（注明抽样方法，如“按照《XX产品抽样检验规范》要求，采用随机抽样方法，从该店仓库待售的同批次产品中随机抽取3件，当场封装，加贴封条，封条编号为XX2024032001，抽样过程全程录像，当事人全程在场。”）样品处置：□抽样样品1份送XX检验检测机构检验，备用样品1份留存于当事人处，由当事人妥善保管，不得擅自调换、处置；□抽样样品全部送XX检验检测机构检验。当事人签署意见：________________________________当事人签名/盖章：________年____月____日执法人员签名：____、________年____月____日封条粘贴处：填写说明1.抽样应当由2名以上执法人员进行，抽样方法应当符合相关标准规定，不得由当事人自行挑选样品，抽样基数和抽样数量应当准确记录，涉及产品质量检验的，抽样数量应当满足检验和复检需要。2.抽取的样品应当当场封装，封条应当注明抽样日期、抽样单位、封条编号，由执法人员和当事人共同签名或盖章。3.检验机构出具检验报告后，应当在7日内将检验报告送达当事人，当事人对检验结果有异议的，应当自收到检验报告之日起15日内提出复检申请，逾期未提出的视为认可检验结果。（六）行政强制措施决定书格式范本XX市XX区XX局行政强制措施决定书X综执强措〔2024〕XX号当事人：____（自然人：姓名、身份证号、住址；法人/其他组织：名称、统一社会信用代码、地址）经查，你（单位）涉嫌________________行为，违反《____》第____条第____款第____项规定，为防止证据损毁、避免危害发生、控制危险扩大，根据《中华人民共和国行政强制法》第二条、《____》第____条第____款第____项规定，本局决定对下列财物实施____（□查封□扣押）行政强制措施：（附《财物清单》，编号：XX2024032001）实施行政强制措施的期限为30日，自____年____月____日起至____年____月____日止；情况复杂需要延长的，本局将另行书面告知。查封、扣押的财物由本局妥善保管，严禁动用、调换或者损毁；查封物品存放于____（地址），扣押物品存放于____（地址）。你（单位）对本决定不服的，可以自收到本决定书之日起60日内向____人民政府或____局申请行政复议，也可以自收到本决定书之日起6个月内向____人民法院提起行政诉讼。行政复议和行政诉讼期间，本决定不停止执行。（行政机关印章）____年____月____日注：本决定书一式两份，一份送达当事人，一份留存案卷。填写说明1.实施行政强制措施应当符合法定条件，不得查封、扣押与违法行为无关的财物，不得查封、扣押公民个人及其所扶养家属的生活必需品，涉案财物已被其他国家机关依法查封的，不得重复查封。2.实施行政强制措施应当事先向行政机关负责人报告并经批准，情况紧急需要当场实施的，执法人员应当在24小时内向行政机关负责人报告，并补办批准手续，行政机关负责人认为不应当采取行政强制措施的，应当立即解除。3.行政强制措施期限最长不得超过60日，法律、行政法规另有规定的除外，查封、扣押期间不包括检验、检测、检疫或者技术鉴定的期间，该期间应当明确书面告知当事人。4.查封的财物可以委托当事人保管，应当在决定书中明确告知当事人不得擅自损毁、转移、处置，否则将承担法律责任。（七）案件调查终结报告格式范本关于XX涉嫌XX一案的调查终结报告一、案件基本情况案件来源：____立案时间：____年____月____日案件编号：____当事人基本信息：____（自然人：姓名、性别、身份证号、住址、联系电话；法人/其他组织：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系电话）承办人员：____、____执法证号：____、____二、调查查明的事实及证据（一）违法事实：详细载明违法行为发生的时间、地点、主体、情节、危害后果，如“2024年2月至3月期间，当事人XX在未取得《烟草专卖零售许可证》的情况下，在其经营的XX便利店对外销售卷烟，截至2024年3月15日被查获时，共购进卷烟12个品种共56条，已销售21条，违法所得1260元，涉案货值金额共计6820元。”（二）证据清单：逐一列明证据名称、证明内容，如：1.现场检查笔录及现场照片，证明当事人经营场所内陈列有卷烟待售的事实；2.对当事人的询问笔录，证明当事人未取得烟草专卖零售许可证销售卷烟的时间、数量、货值、违法所得等情况；3.进销货台账及微信转账记录，证明当事人购进和销售卷烟的金额；4.烟草专卖部门出具的《未取得烟草专卖零售许可证的证明》，证明当事人不具备卷烟零售资质。三、案件定性及法律依据当事人的上述行为违反《____》第____条第____款第____项规定，属于____的违法行为，依据《____》第____条第____款第____项规定，应当给予行政处罚。四、处罚建议结合当事人的违法情节、危害程度、认错态度，参照《XX市XX局行政处罚裁量基准》第____条规定，建议对当事人作出如下行政处罚：1.____；2.____；（明确处罚种类、金额，如“1.没收违法所得1260元；2.罚款人民币13640元（按货值金额2倍计算）。”）五、其他需要说明的情况（如是否存在从轻、减轻或从重处罚情节、是否履行告知程序、当事人陈述申辩是否采纳等）承办人签名：____、________年____月____日填写说明1.调查终结报告应当在案件调查结束后3日内制作，全面反映案件调查过程、事实认定、证据采信、法律适用、处罚建议等内容，事实表述应当清楚，证据列举应当全面，定性准确，裁量适当。2.违法事实应当有充分证据支撑，每一项事实都应当对应相应的证据，无证据证明的事实不得写入报告。3.涉及裁量情节的，应当明确说明适用从轻、减轻或从重处罚的理由和依据，如“当事人主动停止违法行为，积极配合调查，如实供述违法事实，且违法经营时间较短、未造成危害后果，符合《行政处罚法》第三十二条第一款第（一）项规定的从轻处罚情形，建议按裁量基准最低限予以处罚。”（八）行政处罚告知书格式范本XX市XX区XX局行政处罚告知书X市监罚告〔2024〕XX号当事人：____（基本信息同立案审批表）由本局立案调查的你（单位）涉嫌____一案，现已调查终结。根据《中华人民共和国行政处罚法》第四十四条、第四十五条规定，现将本局拟作出行政处罚的事实、理由、依据及处罚内容告知如下：一、违法事实：____（同调查终结报告查明的事实）二、证据：____（列举主要证据名称）三、法律适用：你（单位）的上述行为违反《____》第____条第____款第____项规定，依据《____》第____条第____款第____项规定，本局拟对你（单位）作出如下行政处罚：1.____；2.____。根据《中华人民共和国行政处罚法》第四十四条、第四十五条规定，你（单位）有权在收到本告知书之日起5个工作日内，向本局提出陈述、申辩意见，逾期未提出的，视为放弃陈述、申辩权利。根据《中华人民共和国行政处罚法》第六十三条规定，你（单位）对上述拟作出的处罚决定，有权要求举行听证，你（单位）要求听证的，应当在收到本告知书之日起5个工作日内向本局提出，逾期未提出的，视为放弃听证权利。联系人：____联系电话：____地址：____（行政机关印章）____年____月____日注：本告知书一式两份，一份送达当事人，一份留存案卷。填写说明1.拟作出的行政处罚属于听证范围的，应当明确告知当事人享有听证权利，听证范围包括：对公民处2000元以上罚款、对法人或其他组织处10万元以上罚款，没收较大数额违法所得、没收较大价值非法财物，降低资质等级、吊销许可证件，责令停产停业、责令关闭、限制从业，以及法律、法规、规章规定的其他情形，各地对听证数额标准另有规定的从其规定。2.陈述申辩和听证的期限为5个工作日，不得扣除节假日和邮寄在途时间，文书送达日期以当事人签收日期为准。3.当事人提出陈述申辩或听证申请的，应当充分听取当事人意见，对当事人提出的事实、理由和证据进行复核，成立的应当予以采纳，不得因当事人陈述、申辩或要求听证而给予更重的处罚。（九）行政处罚决定书格式范本XX市XX区XX局行政处罚决定书X市监罚〔2024〕XX号当事人：____（自然人：姓名、性别、身份证号、住址；法人/其他组织：名称、统一社会信用代码、法定代表人姓名、注册地址、实际经营地址）2024年____月____日，本局对当事人涉嫌____的行为予以立案调查。现已查明，当事人存在以下违法事实：____（详细载明违法行为发生的时间、地点、情节、危害后果，有违法所得的应当明确违法所得的计算依据和金额）上述事实，有以下证据予以证明：1.____（证据一名称及证明内容）；2.____（证据二名称及证明内容）；……（逐项列明所有证据）2024年____月____日，本局向当事人送达了《行政处罚告知书》（X市监罚告〔2024〕XX号），告知当事人拟作出的行政处罚内容及事实、理由、依据，并告知当事人依法享有陈述、申辩和要求听证的权利。当事人在法定期限内[□未提出陈述申辩意见，也未要求听证；□提出陈述申辩意见称：____，经复核，本局认为：____，对其意见[□予以采纳□不予采纳]；□提出听证申请，本局于2024年____月____日依法举行听证会，听证会上当事人提出：____，经听证评议，本局认为：____，对其意见[□予以采纳□不予采纳]]。本局认为，当事人的上述行为违反了《____》第____条第____款第____项“____”（引用法条原文）的规定，属于____的违法行为。鉴于____（说明裁量情节及理由，如当事人主动消除违法行为危害后果，符合《行政处罚法》第三十二条规定的从轻处罚情形），依据《____》第____条第____款第____项“____”（引用法条原文）的规定，本局决定对当事人作出如下行政处罚：1.____；2.____。（明确处罚种类、金额，涉及罚款的应当载明大写金额）当事人应当自收到本行政处罚决定书之日起15日内，到____银行（账号：____，户名：____）缴纳罚款。到期不缴纳罚款的，依据《中华人民共和国行政处罚法》第七十二条第一款第（一）项规定，每日按罚款数额的百分之三加处罚款，加处罚款的数额不超过罚款本数。如不服本行政处罚决定，可以在收到本行政处罚决定书之日起60日内向____人民政府或____局申请行政复议，也可以在收到本行政处罚决定书之日起6个月内向____人民法院提起行政诉讼。申请行政复议或者提起行政诉讼期间，行政处罚不停止执行。（行政机关印章）____年____月____日注：本决定书一式三份，一份送达当事人，一份交银行，一份留存案卷。填写说明1.行政处罚决定书应当做到事实清楚、证据确凿、适用法律正确、程序合法、裁量适当，说理充分，对当事人的陈述申辩或听证意见应当明确说明采纳或不予采纳的理由。2.违法所得的计算应当有明确的依据，扣除合理成本的应当说明成本构成和计算方法，法律、行政法规、部门规章对违法所得计算另有规定的从其规定。3.处罚内容应当明确具体，具有可执行性，如罚款应当明确金额，没收财物应当列明财物的名称、数量，责令改正的应当明确改正的内容和期限。4.决定书加盖的行政机关印章应当清晰，日期为机关负责人签发日期，不得涂改。（十）送达回证格式范本XX市XX区XX局送达回证文书名称及编号受送达人送达地址送达方式□