档案管理办法

COVER档案管理办法规范档案管理，保障信息安全2026年内容导览01总则与职责制度依据、适用范围与职责划分02分类与保管档案分类体系与保管期限要求03借阅与移交借阅审批流程与移交规范04责任与保障责任追究与制度落地保障CHAPTER总则与职责制度是管理的基石明确档案管理的基本依据与各方职责01制度目的与制定依据档案管理规范的出发点是保障信息安全与高效利用制度目的与制定依据——有章可循、有据可依，保障档案管理规范运行制度总纲规范全过程管理环节规范档案收集、整理、保管、利用全过程结果确保有章可循维护档案质量要求维护档案的完整性、真实性、可用性目标防止遗失与损毁支撑业务决策场景为经营决策、审计合规、历史追溯提供支撑作用提供可靠依据制定依据依据国家及行业关于档案管理的相关法律法规结合公司实际业务与管理需要，制定本管理办法适用范围与档案界定适用范围公司全体员工及所有部门的档案管理活动档案定义公司在各项活动中直接形成的、具有保存价值的各类记录覆盖范围文书制度文件、合同协议、会议纪要业务项目资料、客户信息、财务凭证人事员工入离职、考核奖惩记录其他具有查考和凭证价值的材料，含电子档案分类明细文书制度文件、合同协议、会议纪要业务项目资料、客户信息、财务凭证人事员工入离职、考核奖惩记录其他具有查考和凭证价值的材料，含电子档案管理职责清晰划分责任主体主要职责档案管理部门制定标准、统一保管、监督指导、组织培训各业务部门按时整理归档、保证材料真实完整、配合移交全体员工正确形成档案、遵守借阅规定、保护档案安全CHAPTER分类与保管分类清晰，保管有据建立科学的档案分类与保管体系02档案分类体系搭建分类是档案有序管理的基础，按形成来源与内容属性进行归类。分类原则来源统一：按形成部门归集，保持逻辑一致性内容独立：不同业务类型分门别类，避免交叉混淆便于检索：分类层级简洁清晰，利于快速查找推荐分类方式按档案门类：文书、业务、人事、财务按载体形式：纸质档案与电子档案分别登记管理保管期限分级管理档案价值各异，应依据历史价值与凭证作用确定保管期限01期限类别永久保管反映公司重大决策、核心资产、历史沿革的关键档案涉及权属凭证、法律效力的档案从严定级02期限类别定期保管一般业务记录，期满后经鉴定按流程销毁定期档案到期前须经审批方可处置，严禁擅自销毁电子档案与纸质档案的保管期限保持一致保管条件与安全要求实体档案保管3项专用设施存放于专用档案柜或档案室，做到防火、防潮、防虫、防盗定期检查检查档案状态，发现破损及时修复登记台账建立登记台账，做到账物相符电子档案保管3项定期备份实行异地或异介质存储访问权限防止未授权读取与篡改完整性校验重要电子档案进行完整性校验，确保可用CHAPTER借阅与移交流程规范，操作有序规范档案借阅与移交的日常操作03借阅申请与审批流程标准流程填写申请·说明用途与范围部门审核·负责人审核借阅必要性权限核对·档案管理部门核对权限并登记借出档案·约定归还时间到期归还·档案员检查完整性后销账审批权限本部门一般档案·由部门负责人审批跨部门或涉密档案·须经档案管理部门及分管领导审批借阅档案遵循先申请、后审批、限范围的原则，全程留痕可追溯借阅使用行为规范借阅人在使用档案期间承担保管责任，违规行为将被追责。使用要求仅限批准用途使用，不得转借、复制或扩散实体档案不得涂改、拆散、污损或擅自带离办公区域电子档案不得截屏外传、私自下载或越权查看借阅原件原则上不离开档案室，确需外借须另行审批归还要求按期归还，如需续借须提前办理续借手续归还时经档案员当面核对，确认无缺页、无损坏后方可销账档案移交与归档规范各部门形成的档案应按规定期限向档案管理部门移交，做到应交尽交、完整归档移交要点移交前由形成部门进行初步整理，剔除无保存价值材料编制移交清单，载明档案名称、数量、形成时间等信息交接双方当面清点、签字确认，各留存一份清单归档质量要求检查项标准完整性材料齐全、无缺漏原始性原件归档、内容真实规范性分类准确、编目清晰CHAPTER责任与保障责任到人，保障到位明确责任追究机制与制度保障措施04责任追究机制明确档案管理纳入岗位责任考核，失职行为将依规追责。追责情形未按规定归档，导致档案缺失或损毁违规借阅、转借或泄露档案内容擅自销毁、涂改、伪造档案材料因保管不善造成档案丢失或信息泄露追责方式情节较轻的，给予批评教育并责令整改造成损失的，追究经济赔偿责任情节严重的，依规给予纪律处分，涉嫌违法的移送处理监督检查常态运行档案管理部门定期组织检查，确保各环节规范运行。检检查内容归档各部门档案归档的及时性与完整性保管档案保管条件与台账记录的规范性借阅借阅审批与归还流程的执行情况方检查方式定期检查按计划对各部门档案工作进行全面检查专项抽查针对重点档案、涉密档案开展专项核查通报检查结果予以通报，问题限期整改并跟踪复查检查结果予以通报，问题限期整改并跟踪复查。培训宣贯与落地保障制度落地的关键在于

人人知晓、人人执行、持续改进。人人知晓、人人执行、持续改进培训赋能档案管理部门定期组织操作培训，覆盖归档、借阅、移交等关键环节宣贯到位新员工入职时纳入培训内容，全员定期学习修订要点资源支持配备