药品供应商审计指南(试行)

药品供应商审计指南(试行)一、审计适用范围与分类发起本指南适用于药品上市许可持有人（MAH）、药品生产企业对原辅料、药用辅料、直接接触药品的包装材料和容器（以下简称包材）、中药饮片、中间体、委托生产、委托检验等提供产品及服务供应商的合规性审计，旨在统一审计标准，防控供应链质量风险，保障上市药品质量安全。（一）供应商风险分级按照供应物料/服务对药品质量的影响程度，将供应商划分为三个风险等级：1.A级（高风险）：供应无菌药品、生物制品、细胞毒性抗肿瘤药品、麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品所用原料药、药用辅料、直接接触药品包材的供应商；提供上述药品委托生产、关键项目委托检验服务的供应商。2.B级（中风险）：供应口服固体制剂、外用制剂、普通吸入制剂所用原料药、药用辅料、直接接触药品包材的供应商；提供非关键项目委托检验服务、普通药品委托生产服务的供应商。3.C级（低风险）：供应非直接接触药品的外包装材料、工艺辅助用物料的供应商，不直接参与生产质量控制的服务供应商。（二）审计分类与发起条件1.准入审计：新增供应商、变更现有A级/B级供应商、现有供应商新增供应产品品类时，必须发起准入审计，未通过准入审计的供应商不得向其采购物料、委托服务。2.定期审计：根据供应商风险等级确定审计频率，A级供应商每年至少开展1次现场审计，B级供应商每2年至少开展1次现场审计，C级供应商每3年至少开展1次审计（可采取资料审计方式）；上一年度质量回顾存在2次及以上微小质量不合格的，审计频率提高1倍。3.专项审计：出现以下情形之一的，应当在15个工作日内发起专项审计：（1）供应商供应的物料连续2批抽检不合格；（2）供应商发生重大质量偏差、产品质量事故；（3）供应商发生生产场地迁移、关键工艺变更、关键原料来源变更、核心管理岗位人员变动超过30%等重大变更未按要求告知；（4）供应商被药品监管部门约谈、处罚、通报，或被要求停产整改；（5）上市药品发生质量问题，追溯指向供应商供应链环节；（6）收到举报供应商存在质量造假、合规性问题线索。二、审计前置准备（一）审计组组建1.审计组应当至少由2名成员组成，组长需具备5年以上药品质量管理工作经验，熟悉《药品生产质量管理规范》《药品上市许可持有人检查工作程序》等国内法规以及对应供应商所属领域的技术要求，至少1名成员具备供应产品相关的专业背景（如原料药审计需配备工艺专业人员，中药供应商审计需配备中药材鉴定专业人员）。2.委托第三方机构开展境外供应商审计的，第三方机构必须具备国家药监局认可的药品境外检查资质，且我方必须至少有1名质量管理人员参与审计全过程，对审计结果负责。（二）前置资料审核常规审计应当提前7个工作日向供应商发送审计准备告知函，要求提供以下资料，专项飞行审计可提前24小时告知：1.主体资质文件：营业执照、药品生产许可证、GMP符合性证书/检查报告、产品注册批件/登记号、再注册证明文件，贸易型供应商还需提供原厂授权委托书、原产厂资质文件。2.质量相关文件：近12个月企业自检报告、近3年药品监管部门检查报告、产品质量标准、出厂检验报告、工艺流程图、厂区平面布局图、清洁验证报告摘要、近12个月偏差与OOS处理汇总表。3.审计组收到资料后，应当在3个工作日内完成前置审核，发现存在资质过期、生产范围不匹配、核心资料缺失且无法补充的，直接终止审计，将供应商纳入不合格供应商名录。（三）审计方案制定前置审核通过后，审计组制定正式审计方案，明确审计范围、核心审计要点、人员分工、时间安排、缺陷判定标准，审计方案经企业质量负责人批准后实施。三、现场审计核心要点（一）资质合规性现场核查1.现场核对所有资质文件原件，确认与复印件一致，所有资质在有效期内，生产范围包含本次审计产品，注册信息与申报内容一致；境外供应商需核对进口药品注册证、境外生产现场检查报告、境内代理人资质文件。2.核查供应商近3年合规记录，确认无重大行政处罚记录，无数据造假、生产假药劣药等违法违规记录，监管部门要求的整改已全部完成。3.贸易型供应商额外核查：货源渠道的稳定性，原产厂的授权有效性，自身仓储运输条件符合要求，每批货物都能提供原产厂出厂检验报告，具备全链条追溯能力。（二）质量管理体系审计1.组织架构与人员：核查是否设置独立于生产部门的质量管理部门，质量负责人与生产负责人不得互相兼任，关键岗位人员资质符合要求，关键人员档案齐全，培训记录完整；近1年核心管理岗位人员变动率超过30%的，列为重点审计对象，核查变动对质量体系的影响。2.文件与记录管理：核查所有SOP、工艺规程、质量标准均为现行有效版本，经过正式批准发放，废弃文件已全部收回；抽查至少20批生产记录、检验记录，确认记录填写及时、准确、可追溯，更改符合规范，无伪造、篡改记录行为。3.偏差、OOS与CAPA管理：抽查近12个月至少10份偏差处理记录、3份OOS调查记录，核查偏差分类是否准确，根本原因调查是否深入，纠正预防措施（CAPA）是否落实到位，且有效果验证；OOS调查不得仅以检验误差为由关闭，必须排查生产过程的潜在风险，无调查不充分就关闭偏差的情况。（三）生产设施与过程控制审计1.布局与环境：核查生产区域布局符合工艺要求，能够有效防止交叉污染、混淆；青霉素类、β-内酰胺类、过敏原类、细胞毒性药品生产有独立的生产设施和通风系统，洁净区级别符合注册要求；无菌生产洁净区的悬浮粒子、沉降菌、浮游菌定期监测记录齐全，监测结果符合要求。2.设施设备确认与维护：核查所有生产设备、公用系统都已完成IQ（安装确认）/OQ（运行确认）/PQ（性能确认），确认报告齐全，有定期再确认计划；设备有完整的维护保养、清洁记录，清洁验证方案合理，残留限度符合要求，验证数据支持清洁效果，清洁有效期设定合理。3.生产过程控制：核查生产工艺与注册批准的工艺一致，关键工艺参数（反应温度、压力、时间、投料比等）都有实时监控记录，参数波动在规定范围内；批次管理规范，每批产品有唯一批号，能够实现从原料到成品、成品到原料的双向追溯；不合格品有专门的隔离区域，销毁记录完整，不合格品没有流入市场。（四）质量控制实验室审计1.仪器与试剂：所有检验仪器都有定期校准，校准证书在有效期内，校准范围覆盖实际使用量程；标准品、对照品来源合法，可溯源至中国食品药品检定研究院，贮藏条件符合要求，有效期管理规范；试剂、培养基都有质量验收记录，不合格试剂不得使用。2.检验方法与留样管理：检验方法与注册批准的方法一致，方法已经过验证/确认，验证资料齐全；留样管理符合要求，留样量满足全检需要，留样环境符合贮藏要求，留样时间不少于产品有效期后1年，未提前销毁留样。3.特殊项目控制：无菌检查、微生物限度检查、热原检查等项目的实验室环境符合要求，定期开展环境监测，防止检验污染影响结果准确性。（五）物料仓储管理审计1.原辅料验收与存储：所有进厂原辅料都有验收检验记录，合格后方可投入使用；不同供应商、不同批次的原辅料分区存放，状态标识清晰；仓储环境温湿度每天监控，记录齐全，符合物料贮藏要求，冷链物料有连续的温湿度监控记录。2.特殊物料管理：麻醉药品、精神药品、毒性药品实行专库储存、双人双锁管理，出入库记录完整；不合格物料、待验物料、合格物料物理隔离，有明显标识，防止错用；过期物料及时销毁，记录齐全。（六）供应链延伸审计1.核查供应商上游关键物料供应商管理体系，供应商对自身上游供应商已经开展准入审计和定期审计，关键物料来源固定，变更上游关键物料供应商按照要求提前告知我方，具备上游供应链追溯能力。2.中药供应商额外核查：中药材来源可追溯到种植产地，农药残留、重金属、黄曲霉毒素等有害物质每批检测，加工炮制过程符合《中国药典》要求，无染色、增重、硫磺熏蒸等违法违规行为，规模化种植基地符合中药材GAP要求。3.物流运输管理：特殊温控物料的运输商经过审计合格，运输过程有全程温湿度监控，温度异常的产品能够及时识别和隔离，不得交付使用。四、缺陷分级与整改验证（一）缺陷分级标准按照缺陷对药品质量的影响程度，分为三级：1.严重缺陷：存在以下情形之一的，判定为严重缺陷：（1）无合法生产经营资质，资质过期，生产范围与供应产品不一致；（2）伪造生产检验记录、数据造假，提供虚假资质文件；（3）存在重大交叉污染风险，无法有效控制；（4）重大变更未提前告知，且变更未经过合规验证与监管部门批准；（5）供应产品连续2批不合格，或1批不合格对药品质量造成重大影响；（6）特殊药品管理不符合法规要求，存在流弊风险；（7）近3年发生生产假药劣药重大违法违规行为。2.主要缺陷：存在以下情形之一的，判定为主要缺陷：（1）质量管理体系存在系统性漏洞，无法有效保障产品质量；（2）关键设施设备未按要求开展IQ/OQ/PQ确认，清洁验证不符合要求；（3）OOS/重大偏差调查不彻底，CAPA未落实到位；（4）生产工艺与注册批准不一致，未按要求申报变更；（5）仓储条件不符合要求，可能导致物料变质；（6）追溯体系不完善，无法实现全链条追溯。3.一般缺陷：不影响产品质量的局部性、偶然性问题，如个别记录填写不规范、人员培训记录缺失、文件标识不清晰等，判定为一般缺陷。（二）审计结论判定现场审计结束后，5个工作日内出具正式审计报告，明确审计结论：1.合格：无严重缺陷，主要缺陷≤2项，一般缺陷≤5项，判定为合格，准予合作。2.限期整改：无严重缺陷，1项≤主要缺陷≤3项，判定为限期整改，要求供应商在30个工作日内（境外供应商可延长至60个工作日）提交整改报告及佐证材料。3.不合格：存在1项及以上严重缺陷，或主要缺陷≥4项，判定为不合格，终止合作，纳入不合格供应商名录。（三）整改验证1.供应商提交整改报告后，审计组在10个工作日内完成整改验证：一般缺陷可采取资料验证，主要缺陷需结合现场核查或资料复核确认整改效果。2.整改验证不通过的，判定为最终不合格，终止合作；整改通过的，准予保留合作资格，后续增加1次半年后的跟踪审计。3.不合格供应商整改满6个月后，可重新申请准入审计，未通过准入审计不得恢复合作。五、特殊类型供应商补充审计要点1.委托生产供应商：额外核查质量协议是否明确双方质量责任，受托方生产范围包含委托产品，受托方不得将委托生产再次转包，所有生产记录完整，委托方对生产过程有定期监控记录，受托方不得擅自变更工艺、更换原辅料来源。2.委托检验供应商：额外核查CNAS/CMA资质在有效期内，检验范围包含委托项目，检验人员资质符合要求，仪器校准齐全，不得擅自分包委托检验项目，分包需经委托方书面批准，检验数据符合保密和药学研究数据管理要求。3.远程审计（适用于无法开展现场审计的境外供应商）：要求供应商实时在线展示生产现场、实验室、仓储环境，随机抽查原始电子/纸质记录，视频提问关键岗位人员核实操作流程，全程录音录像留存归档；远程审计发现严重缺陷或3项及以上主要缺陷的，恢复现场通行后6个月内必须补充现场审计，未补充现场审计的不得继续采购。六、审计档案管理与持续风险管理1.所有审计资料（审计方案、前置审核资料、现场检查记录、审计报告、供应商整改报告、整改验证记录）都应当归档保存，保存期限不少于