写字楼会议室预约使用细则

写字楼会议室预约使用细则我在写字楼做物业运营快十年了，这些年见过太多因为会议室使用闹出来的尴尬事儿：两家企业团队扛着设备撞在会议室门口，你说你提前约了我说我也约了，最后两边的会都耽误；还有人提前好几天占着大会议室，最后临时取消又不提前说，害得十几个人的发布会找不到场地；更有甚者开完会留下满桌垃圾坏了设备也不说，下一场会议的人进去还要先打扫半小时，一肚子不痛快。正是因为见过太多这样的问题，我们才结合这么多年的运营经验，整理出这套详细的写字楼会议室预约使用细则，既给大家明确规则，也尽量兼顾每个人的实际需求，说白了就是定好规矩大家都方便，谁也不耽误谁的事。1总则1.1制定本细则的目的为了保障本写字楼所有公共会议室资源得到公平、高效的利用，减少预约和使用过程中的矛盾纠纷，给所有入驻企业和使用者提供顺畅有序的会议场地服务，结合本写字楼的实际运营情况，特制定本细则。所有规则的核心都是服务大家的办公需求，而非刻意约束，这点还请所有使用者理解。1.2适用范围本细则适用于本写字楼所有公共区域共享会议室、各楼层共享小型洽谈室，所有入驻企业员工、经入驻企业对接的访客、合规申请使用场地的外来活动主办方，都需要遵守本细则的要求。写字楼内企业自有产权的专属会议室，可参照本细则自行管理，本细则不对其做强制要求。1.3场地分类与基本原则我们写字楼目前的会议场地分为三类，第一类是可容纳30人以上的大型会议室，主要用于举办培训、发布会、大型研讨会等规模较大的活动；第二类是可容纳8-30人的中型会议室，满足大多数企业部门会议、客户洽谈会等常规需求；第三类是可容纳2-7人的小型洽谈室和专属讨论间，适合小型面试、一对一会谈或者小组头脑风暴。不管使用哪类场地，都遵循三个基本原则：一是预约优先原则，没有预约不得占用已经预约出去的场地；二是先来后到原则，同一时段同一场地，先完成预约审核的获得使用权；三是资源共享原则，不得长期占用会议场地作为固定办公场所，闲置资源要及时释放给有需要的人。说完了制定细则的基础逻辑和基本要求，接下来给大家介绍大家最关心的预约相关规则，从权限到流程都讲得明明白白。2预约流程与权限规范2.1预约权限说明首先，所有入驻企业都可以在物业登记1-2名企业预约管理员，管理员获得权限后，可以代表企业预约任何规格的会议室，企业普通员工也可以通过小程序提交预约申请，由企业管理员确认后提交物业审核，避免企业内部重复预约撞场。外来访客或者外部机构需要使用会议室的，必须由本写字楼入驻企业作为对接方，或者直接向物业运营部提交场地使用申请，说明使用用途、参与人数，经审核通过后才能预约，不接受无对接的个人或机构私自预约。另外，大型会议室因为使用需求多，单次使用成本高，仅接受正式的会议、活动预约，不接受个人闲聊、私人聚会等非办公类预约，这点还请大家理解。2.2预约渠道与操作说明目前我们开放三个预约渠道，大家可以选最方便的方式：第一个是官方物业小程序预约，这个也是最推荐的，24小时都可以操作，进去之后点击“场地预约”板块，就能看到所有会议室的实时占用情况，选你需要的场地、时段，填写企业信息、联系人、参会人数、使用用途，提交就可以，审核结果会直接发在小程序消息里，还会给你留的手机号发短信提醒，改约取消都能直接在上面操作，不用跑线下。第二个是前台现场预约，工作日上班时间，你可以直接到一楼大堂前台，找我们的工作人员帮你登记预约，适合不会操作小程序的朋友，我们工作人员会帮你完成所有流程，给你开预约凭证。第三个是电话预约，你可以打物业前台的电话*，我们接线的工作人员会帮你登记信息，完成预约，后续会给你发确认信息。2.3预约时段与时长要求我们会议场地的开放时间和写字楼办公时间基本一致，工作日是早上八点到晚上十点，周末和法定节假日是早上九点到晚上六点，如果需要在开放时间之外使用场地，需要提前至少一个工作日向物业申请，我们会安排值班工作人员，只收取少量的空调和保洁成本费用，不会赚大家的钱，就是为了覆盖加班的人力成本，有特殊需求的朋友大胆提就可以。预约时长方面，小型洽谈室单次最长预约时长是4小时，中型会议室单次最长是半天，也就是4小时，大型会议室单次最长是一天，也就是8小时，如果你的会议需要更长时间，可以在预约的时候直接说明，只要那个时段后续没有其他预约，我们都会给你批准，要是预约了之后发现需要延长，也可以在开始使用之后提前申请续期，只要没人预定，都能续，不用太担心时间不够用。另外，预约时间最早可以提前多久呢？大型会议室最早可以提前15天预约，中型最早提前7天，小型最早提前3天，这样安排是为了避免太早占坑，导致近几天有需要的人约不上，大家合理安排预约时间就好。把预约的要求说清楚之后，接下来就是预约完成后，从会前到会中现场使用需要注意的细节，这些小事做好了，能帮你省去不少麻烦。3会前确认与现场使用规范3.1会前签到与确认你预约成功之后，不需要提前太久过去，预约开始时间到了之后，直接刷工卡在会议室门口的签到机签到就可以开门，要是你没有绑定工卡，也可以出示预约二维码给前台，我们会帮你开门。这里有个很重要的规则要跟大家说清楚：如果预约开始之后超过30分钟，没有人签到也没有跟我们打招呼说要晚到，系统会自动取消这次预约，把会议室释放出来给其他有需要的人用。为什么定这个规则？我之前真的碰到过，一家企业提前一周约了大会议室，然后当天没来也不说，我们也联系不上，整整一天大会议室就空着，后面好几个要预约的都没约上，太浪费资源了。所以这个规则真不是为难大家，你要是真的要晚到，提前给前台发个消息说一声，我们肯定给你留着，就怕你占着坑不来，耽误别人的事。3.2会场布置要求进了会场之后，大家可以根据自己的需求简单布置，但是有几个要求一定要记住：第一，不能在墙面、地面、门上面钉钉子、打洞，也不能用粘性太强的胶带直接粘在墙面上，粘掉漆我们很难补，要是需要贴海报横幅，我们前台免费提供无痕挂钩和低粘性胶带，你可以找我们拿；第二，所有自带的布置物料，展架、易拉宝、背景板这些，使用结束之后必须全部带走，不能留在会议室或者消防通道里，一方面挡着消防通道不安全，另一方面也占地方，影响下一次使用；第三，要是你需要我们帮忙布置会场，比如摆放桌椅、搭建展示架什么的，提前一天跟我们说，我们安排工作人员免费帮你弄，不用你自己动手搬，当然要是需要搭建复杂的舞台或者背景板，那个需要专业人员，我们也可以帮你对接，只收成本费，不会加价。3.3设备使用规范每个会议室都配齐了基础的会议设备，投影、幕布、音响、无线麦克风、白板、白板笔这些都是免费给大家用的，使用之前要是不会操作，可以给前台打电话，我们的工作人员五分钟之内就过来帮你调试，不用自己瞎琢磨耽误时间。使用的时候注意轻拿轻放，麦克风不要摔，投影不要用东西挡着镜头，用完之后记得把投影关掉，幕布收回去，白板擦干净，麦克风放回充电座充电，下一个人用的时候就能直接用，大家都方便。要是用的时候发现设备坏了，或者出故障了，立刻跟我们说，我们马上修或者给你换场地，千万不要不说就这么走了，下一个人进来用不了，还以为是自己操作错了，耽误好久的时间，当然了，正常使用的损耗坏了，不用大家赔，我们自己修，你只要说一声就行。3.4现场秩序与卫生要求开会的时候请大家控制一下音量，尤其是小型会议室就在办公楼层边上，声音太大容易影响隔壁办公室办公，要是你需要开讨论会，尽量关上门，也不要在走廊里大声喧哗。另外，卫生方面真的要跟大家多说两句，我见过太多次，开完会满桌子都是奶茶杯、零食袋、擦手纸，垃圾桶满了就扔在地上，下一场会议的人进来，首先得花十几分钟打扫，本来时间就紧，搞得一肚子气。其实就是举手之劳，你走的时候把垃圾都扔到垃圾桶，垃圾桶满了就叫我们保洁来收，桌面稍微收拾一下，大家都舒服，我们保洁每天都会定时打扫会议室，但是两场会议之间间隔短，保洁不一定能来得及过来，所以大家多搭把手，真的能省很多事。另外整个写字楼都是无烟区域，会议室也不能抽烟，要是被抓到，按照消防规定是要罚款的，对大家健康也不好，还请烟民朋友们多克制一下，要抽烟去楼外指定的抽烟区。一场会议的使用从会前到会中，自然也少不了会后撤场的环节，要是临时改时间或者取消预约，也有对应的规则，接下来给大家说明这部分内容。4撤场、改约与取消规则4.1正常撤场要求你的预约结束时间到了之后，请你提前十分钟开始收拾个人物品和物料，按时撤场，因为很大概率后面还有其他团队预约了这个会议室，你耽误十分钟，后面的整个会议时间都往后推，大家都不方便。要是你会议没开完，后面那个时段也没人预约，你直接在小程序上点续期，或者给前台打个电话说一声，就能继续用，没人会催你，但是千万不要到点了后面有人预约你还不撤，大家都是花钱租办公位的，谁的时间都宝贵，互相体谅一下。撤场的时候除了带走所有东西、收拾好垃圾，还要记得关掉所有设备，关掉空调和灯，关好门窗，我真的碰到过好几次，大家开完会急着走，空调灯开一整夜，不仅浪费电，天热的时候开一整夜空调也容易出故障，走的时候多回头看一眼，几秒钟的事，对大家都好。4.2改约与取消规则要是你预约好了之后临时改时间，或者不用了，一定要及时取消或者改约，不同规格的会议室要求不一样：大型会议室请你至少提前1天取消，中型会议室至少提前半天，小型会议室至少提前2小时，这样我们才能把场地放出来给别人用。改约也是一样，直接在小程序上改就可以，很方便，不用跑前台。我见过太多朋友，临时不用了也忘了取消，结果白白占着场地，真的没必要，你及时取消，还能避免你自己累计爽约记录，影响后续预约，一举两得。4.3超时使用的特殊处理要是你确实没开完，后面又有别的团队预约了，你可以跟我们工作人员一起去跟下一个预约的团队商量，要是对方同意你延时，你就可以继续用，要是对方也赶时间，那就麻烦你尽快撤场，我们也可以帮你协调附近有没有空的小型会议室，帮你应急，尽量不耽误你的事，但是你不能硬占着场地不让，那样就违反规则了。正常使用的规则都介绍完了，接下来给大家说明特殊情况的处理方式，以及违规行为的对应规则，提前说明白，也避免后续产生不必要的误会。5特殊情况处理与违规管理5.1物业方主动调整的处理有时候我们会碰到一些特殊情况，比如写字楼要组织全员消防演练，或者要做公共设备检修，或者有统一安排的公益活动需要用场地，这个时候可能会调整已经预约出去的会议室，我们肯定会提前至少半天通知到预约的企业，然后帮你协调同规格甚至更大的空会议室，要是实在没有空场地，也会帮你改到合适的时段，给你造成不便我们真的很抱歉，也希望大家能理解，毕竟都是为了整个写字楼的安全和公共利益。要是你会议真的很急，调不了，我们也会帮你想其他办法，尽量不耽误你的事。另外，要是碰到突然停电、设备故障这种突发情况，我们维修师傅会在十分钟之内赶到现场，要是修不好，立刻给你换场地，绝对不会让你一直等着。5.2使用者特殊申请的处理要是你有特殊需求，比如要办几十人的发布会需要用大场地一整天，或者要加班到深夜开项目总结会，或者需要带很多访客进来，你只要提前跟我们说，把情况讲清楚，只要不违反消防规定，不影响其他企业办公，我们都会尽量满足你的需求，不会故意卡你，我们做服务的，就是想帮大家把事办好，不是来为难大家的。5.3违规行为的处理规则我把常见的违规行为和处理规则说清楚，大家心里有数：第一种是无故爽约，就是预约了不来也不取消，一个自然月内累计三次，暂停预约权限半个月，累计五次暂停一个月，这个真的是没办法，你占着资源别人用不了，只能用这个规则提醒大家及时取消；第二种是无预约占场，就是没预约硬占已经预约出去的场地，第一次口头警告，第二次直接暂停预约权限一个月；第三种是损坏设施不告知不赔偿，要是你非正常使用损坏了设施，需要按价赔偿，要是故意损坏，除了赔偿还会永久取消预约资格；第四种是多次被投诉卫生或者噪音问题，警告一次之后再犯，暂停预约权限半个月；第五种是用会议室做违法违规的活动，我们会直接对接相关部门处理，并且永久取消预约资格。其实这么多年下来，99%的朋友都遵守规则，很少有碰到处罚的，所以大家也不用太担心，只要你正常使用，这些规则都碰不到你。最后，给大家介绍我们提供的配套服务，还有一些日常使用的温馨提示，方便大家更好地使用会议室。6配套服务与温馨提示6.1免费配套服务除了基础的会议设备，我们每个会议室都免费提供瓶装饮用水，夏天有冰水冬天有热水，随时可以接，白板笔没水了直接找前台要，免费给你换。要是你需要增加座椅或者挪动桌椅，提前说一声，我们的工作人员过来帮你搬，不用你自己费力抬。要是你有参会访客需要寄存行李，提前跟前台打个招呼，我们免费帮你存，没问题。6.2付费增值服务要是你需要茶歇、租赁额外的音响设备、制作背景板、搭建会场这些增值服务，我们有长期合作的靠谱服务商，价格比你自己找外面的便宜不少，质量也有保障，你需要的话跟我们说一声，我们帮你对接，你也可以自己找服务商，我们完全不干涉，绝对不会强制你消费。6.3常见问题温馨提示这里给大家说几个大家常问的问题：第一个，突然临时要开会，没来得及预约怎么办？没关系，你直接去前台问，只要会议室空着，你登记一下就能先用，后续补预约就行，不会不让你用，我们也懂大家经常有临时会议的情况，不会卡得那么死；第二个，会议室可以吃工作餐吗？当然可以，开完会中午赶时间，在里面吃个工作餐没问题，但是你一定要把垃圾收拾干净，不要弄得到处都是油污，更不能在这里办酒席、搞大型私人聚餐，那个不行，消防不允许，也影响其他人用；第三个，我临时带家人到会议室暂放一下没问题吧？短时间停留没问题，但是一定要看好，不要让小孩乱跑弄坏设备，也不要影响其他人开会，毕竟是公共办公场所，还请大家多注意。总的来说，这套细则从制定到多次调整，我们