长期档案保管规定

长期档案保管规定我从事档案管理工作快二十年，见过太多因为保管不当导致重要档案损坏丢失的案例：有老员工退休几十年找不到工龄证明没法办理待遇更正，有单位遇到法律纠纷拿不出完整合同只能吃哑巴亏，还有记录单位发展历史的早期文件因为受潮发霉烂成纸浆再也补不回来。长期档案保管从来不是把文件锁进库房就万事大吉的小事，它承载着个人权益、单位责任和历史传承，每一个环节都容不得半点马虎。为了规范本单位长期档案的全流程管理，保障长期档案的完整、安全与可利用，结合国家档案管理相关要求和我们多年实际工作总结的经验，制定本规定，覆盖从档案界定、入库准备、日常保管到利用处置的全环节要求。一、长期档案的界定与保管范围要做好长期档案保管，首先要明确什么是长期档案、哪些档案需要纳入长期保管，这是整个工作的基础，要是范围划错了，该存的没存，不该存的占了库房空间，后续工作全都会乱。1.1长期档案的定义按照国家档案管理相关规范，结合本单位实际需求，本规定所指的长期档案，包含两类：一类是法定需要永久保管的档案，另一类是划定保管期限为三十年及以上的定期保管档案，两类都需要遵循长期保管的统一规范，本质上都是需要跨越多年、甚至跨代保存的档案，所以统一按照长期保管标准管理。1.2应当纳入长期保管的档案范围不是所有档案都需要长期存，结合不同档案的价值和用途，以下五类档案必须纳入长期保管范围：1.2.1单位核心资质类档案包括单位设立、变更、注销的批准文件，单位营业执照、组织机构代码证书等资质证件，不动产权证书、商标注册证书、专利证书等权属文件，单位章程、股权变更文件、股东会重要决议等核心治理文件，这类档案是单位存在的根本依据，从单位设立到注销都要一直保管，哪怕单位改制合并，核心资质档案也要继续长期留存，绝对不能随意处置。1.2.2人事类长期档案包括所有在职、退休、离职员工的人事档案，干部履历材料、职工工龄认定材料、职称评定材料、奖惩材料等核心人事文件，还有单位离退休人员的相关管理档案。我之前就遇到过一位建国前参加工作的老职工的后代，来找单位要爷爷的参加工作证明，用来办理烈士亲属待遇，要是当年档案没存好，人家的权益就没了，所以人事类长期档案直接关系到普通人的切身利益，再怎么重视都不为过。1.2.3重大项目与核心业务类档案包括单位投资建设的重大基础设施项目、核心技术研发项目的全套档案，涉及重大责任追溯的客户服务项目档案，以及单位核心业务的系统性成果档案。比如我们单位是做工程建设的，哪怕一个项目交付几十年了，只要建筑还在使用，项目档案就必须留着，万一后续出现质量问题，档案就是最核心的责任依据，所以这类必须长期保管。1.2.4财务与法务类长期档案包括单位年度财务决算报告、审计报告、会计档案保管清册、销毁清册，金额较大、履行期限较长的重大合同协议，重大法律诉讼、仲裁案件的全套档案，这类档案涉及财务核算和法律责任，很多时候过了十几年还会用到，必须按照要求长期留存。1.2.5单位历史文化类档案包括单位历年获得的重大荣誉记录，不同发展阶段重要事件的记录材料，老领导、老员工的口述历史整理材料，反映单位发展历程的照片、音像材料，这类档案看起来不直接产生效益，但是是单位文化传承的载体，后人想要了解单位的来龙去脉，全靠这些档案，所以也要纳入长期保管。明确了哪些档案需要长期保管之后，接下来就要做好入库前的准备工作，我这么多年的经验总结下来，至少有三分之一的长期档案损坏问题，根源都在入库前处理不到位，前期省一点事，后面就要花几倍的力气去补救。二、长期档案入库前的规范准备长期档案要存几十年甚至更久，入库前的处理直接决定了档案的使用寿命，必须严格按照流程做，不能打折扣。2.1档案整理与保管期限复核2.1.1归档完整性检查业务部门移交过来的长期档案，首先要检查完整度，纸质档案要逐页核对，有没有缺页漏页、有没有重要签字盖章缺失，电子档案要检查文件能不能正常打开、有没有损坏、有没有感染病毒。确认完整之后再按照单位档案分类大纲进行编号、录入档案管理系统，每一卷档案都要明确标注归档人、移交时间、档案内容、保管期限，信息不能错也不能漏，我刚参加工作的时候，有一批九十年代的项目档案没标注清楚项目名称，过了十几年谁也说不清这是哪个项目的文件，找的时候翻了整整一个星期，差点耽误了事，所以这一步千万别嫌麻烦。2.1.2保管期限二次复核业务部门归档的时候会初步划定保管期限，档案管理部门入库前必须再复核一遍，既要避免把不需要长期保管的档案误划入长期，浪费库房空间和管理资源，也要防止把该长期保管的档案错划成短期，导致后续提前销毁，造成不可挽回的损失。我们单位现在固定是，每一批归档的长期档案，都要有两个档案管理员交叉复核，签字确认之后才能入库，就是为了把出错的概率降到最低。2.2纸质长期档案的特殊预处理纸质档案最容易受环境和材料的影响，长期存放必须提前做好预处理：2.2.1去除有害介质所有要入库的纸质长期档案，首先要把上面的回形针、订书钉、大头针等金属物品全部拆掉，这些金属物用不了几十年就会生锈，锈水会把纸张腐蚀出洞，我见过太多几十年前的文件，订书钉锈成了一块，把好好的文件烂得不成样子，太可惜了。如果文件上有胶粘贴的标签、便利贴，也要清理掉，胶会老化污染纸张，要是必须留备注，就用无酸纸写了贴在卷尾。2.2.2去污脱酸处理纸张本身带有酸性，放久了会慢慢变脆粉碎，所以新归档的纸质长期档案，尤其是纸张偏厚或者年代比较久的文件，都要做脱酸处理，延长纸张的使用寿命。如果纸张表面有污渍，也要做专业的去污处理，不能带着污渍入库，污渍会慢慢扩散损坏整张纸。2.2.3适配合格装具长期档案必须用符合国家保管标准的无酸纸档案盒，绝对不能用普通硬纸板盒或者塑料档案盒，普通硬纸板酸性大，会加速纸张老化，塑料放个十几年就会老化变脆，还会粘在文件上，我们早年图便宜买过一批塑料档案盒，过了不到十年盒子全碎了，还粘坏了三份重要的老文件，从那以后我们就规定，长期档案装具必须买达标无酸产品，一分钱都不能省。装订文件要用棉线，不能用塑料装订条，道理也是一样的。2.3电子长期档案的备份预处理现在越来越多的档案以电子形式归档，电子长期档案的预处理同样重要，电子文件坏了连修复的机会都没有，所以必须提前做好准备：2.3.1格式标准化处理要长期保存的电子档案，不能存小众格式，也不能只存可编辑的源文件，必须转换成符合长期保管标准的PDF/A格式固化存档，同时保留一份可编辑的源文件备份，防止格式过时打不开。所有电子档案入库前都要经过杀毒，确认没有病毒之后再入库。2.3.2多介质多地点备份长期保存的电子档案，至少要做三份备份：一份放在在线服务器供日常查阅使用，一份放在本地离线存储设备，另外还要做一份异地质备，放到单位之外的专用档案备份库，防止单位发生火灾、水灾等事故，所有备份一起被毁。我们单位现在就是，本地存一份，几十公里外的异地档案库存一份，还有一份刻成只读光盘存档，三重保险，就是怕出问题。前期准备工作做扎实，接下来就是几十年如一日的日常保管，长期保管拼的不是一朝一夕的功夫，是每天都不能放松的责任心，日常管理的规范，是保障档案安全的核心。三、长期档案库房日常保管规范长期档案存放在专门的长期档案库房，和短期档案分开管理，日常管理要满足以下要求：3.1库房环境管控3.1.1温湿度控制长期档案库房对温湿度的要求很严格，纸质长期档案要求温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间，电子长期档案的存储温度要控制在10-20℃，相对湿度40%-50%。库房必须24小时开空调和除湿机，每天上班第一件事就要记录温湿度，超出范围马上调整。我记得有一年夏天除湿机坏了，我们隔了两天才发现，库房湿度直接升到了70%多，好几盒档案盒都长了霉斑，我们整整处理了半个多月才弄好，还差点弄坏了一份重要文件，从那以后我们就定了规矩，每天必须查温湿度，谁忘了谁负责，再也没出过这类问题。3.1.2防虫防霉防火防水库房里要定期放置符合要求的档案防虫药，每年更换一次，每季度检查一次有没有虫蛀、发霉的痕迹。库房的墙面、地面、门窗都要做防水处理，下雨天要检查有没有漏水，窗户要贴遮阳膜，不能让阳光直射档案，阳光晒久了纸张会变脆褪色。库房里不能放任何易燃易爆的物品，消防器材要放在显眼的位置，每年定期检查更新，确保能用。3.1.3人员进出管理非档案管理岗位的人员，没有批准不能随便进库房，进出库房都要登记，不准带水、带零食进库房，防止招虫子或者弄脏档案。每天下班都要检查门窗是不是关好、电源是不是切断，节假日要有专人值班巡查，防止发生意外没人处理。3.2档案存放与定期检查3.2.1分类规范存放长期档案要按照类别、保管期限分开存放，永久保管的长期档案要放在库房最安全、存取最方便的位置，每一盒档案都要登记存放位置，做好索引，不管放了多少年，都能一找就着，不能随便乱堆乱放。3.2.2定期检查修复长期档案不是存进去就不管了，我们规定每个季度做一次常规巡检，每年做一次全面普查，逐盒检查档案有没有发霉、虫蛀、破损，纸质档案发现有轻微损坏的要及时修复，脱絮掉页的要及时托裱补好，不能等坏透了再处理。电子档案每年要检查一次备份能不能正常打开，每五年要做一次转存，把离线备份的文件转移到新的存储介质上，因为不管是硬盘还是光盘，放久了都会老化损坏，提前转存才能保证文件不丢。我之前在普查的时候发现一份建国初期的单位成立文件，已经因为受潮烂了大半，赶紧送去专业机构修复，才把这份记录单位根脉的文件保住，现在想想都后怕，如果再晚几年发现，肯定就救不回来了。3.3突发情况应急处置我们制定了专门的长期档案突发情况应急预案，遇到洪涝、火灾、地震等突发事故，明确了优先转移核心永久档案的顺序，也提前规划了转移路线和临时存放地点，每年都会做一次应急演练，真遇到事了不会手忙脚乱，最大程度保护档案安全。我们保管长期档案，最终目的不是把它锁起来，是为了需要的时候能用，所以利用和到期处置环节，也必须有明确的规范，既保障档案安全，又能发挥档案的价值。四、长期档案的利用与到期处置规定4.1长期档案利用规范4.1.1利用审批流程长期档案很多涉及单位机密和个人隐私，所以利用必须走审批流程：内部员工查阅普通长期档案，需要部门负责人签字批准，查阅核心资质、人事、法务类长期档案，需要分管领导签字批准；外部单位查阅档案，必须出示正规介绍信，经单位分管领导批准之后才能查阅，任何人都不能私自把档案借给别人看。4.1.2利用过程中的档案保护原则上长期档案的原件不外借，只能在单位专门的查阅室查阅，需要复印件的，我们盖章之后和原件效力一样。如果确实因为特殊情况需要带出原件，必须打借条，有专人全程跟进，利用人不能在档案上乱写乱画、不能折损文件，用完马上归还，归还的时候还要检查有没有损坏。就是因为之前有过员工把原件带出去弄丢了几页，找了好久才找回来，所以我们才定了这个规矩，不是不信任大家，是对档案负责。4.1.3数字化便民利用为了减少原件的翻动，保护原件，我们已经把大部分常用的长期档案都做了数字化处理，存到档案管理系统里，平时大家查阅直接看电子版就行，不用动原件，这样既方便了大家查档，也减少了原件的损耗，延长了原件的使用寿命，一举两得。4.2到期长期档案的处置规范原来划定保管期限的长期档案，到期之后不能随便销毁，必须按照流程处置：4.2.1到期价值鉴定保管期限到期之后，由档案管理部门牵头，组织业务部门、法务部门、人事部门一起做鉴定，看看档案还有没有保存价值，比如有些工程档案，虽然满了三十年，但是工程还在使用，还有追溯责任的需要，那就必须继续保管，不能销毁。还有一些对单位历史研究有价值的档案，哪怕超过保管期限，也要继续保留。4.2.2无价值档案销毁鉴定之后确认没有保存价值的档案，要造详细的销毁清册，写清楚每一份要销毁档案的名称、编号、数量、形成时间，然后上报单位主要领导批准，还要报当地档案管理部门备案，销毁的时候必须有两个以上的监销人，监销人要在销毁清册上签字，销毁必须用专业粉碎的方式，不能随便卖给废品回收站，防止信息泄露。所有规定能不能落地，关键在责任是不是明确，这么多年的经验告诉我们，责任不清，再好的规定也只是一纸空文。五、长期档案保管的责任落实5.1责任划分5.1.1档案管理部门主体责任档案管理部门是长期档案保管的责任主体，专门安排专人负责长期档案的管理，每一卷长期档案都落实到人，从入库到日常维护，全流程有人管，出了问题能找到责任人。5.1.2业务部门协同责任各业务部门要负责把本部门形成的长期档案按照要求整理，按时移交档案管理部门，不准私自留存应当归档的长期档案，很多业务部门觉得档案放在自己部门方便，结果人员调动之后，档案就丢了，要的时候找不到，所以规定凡是应当长期保管的档案，必须在形成后一年内移交档案管理部门，不准私存。5.2监督考核我们单位每年都会对长期档案保管工作做一次全面检查，发现问题及时整改，要是因为责任心不强，导致档案损坏丢失的，要追究相关人员的责任，情节严重的还要按照规定处理。当然，干档案保管工作天天和旧文件打交道，耐得住寂寞很不容易，所以我们每年都会评选优秀档案管理员，对长期认真做好长期