办公设备日常使用管理规定

办公设备日常使用管理规定为了规范公司所有办公设备的日常使用，延长设备使用寿命，减少不必要的损耗和浪费，保障日常办公顺畅开展，同时营造安全、整洁、高效的办公环境，结合咱们公司日常办公的实际情况，特制定本管理规定。其实咱们行政部做这个规定的时候，压根不是想给大家定一堆冷冰冰的条条框框约束大家，说白了，这些设备是咱们天天要用的“工具伙伴”，它好用省心，咱们工作起来才舒服，定规矩就是为了避免因为少数人的不当使用，影响所有人的办公体验，希望大家都能多多理解，一起遵守。本规定从发布之日起，适用于公司所有办公区域内所有归公司所有的办公设备，不管是配发给个人单独使用的，还是所有人共享的公共设备，都需要遵守本规定。1适用范围与基本原则1.1适用范围具体来说，本规定覆盖的办公设备包括但不限于：配发给员工个人使用的台式电脑、笔记本电脑、电话机、办公椅、文件柜等；公共区域共享的打印机、复印机、碎纸机、投影仪、会议音响、白板、空调、饮水机、微波炉、直饮机等，所有由公司出资采购的办公相关设备，全部纳入本管理范围，没有例外。1.2基本原则咱们整个管理遵循四个基本原则，大家把握好这个大方向，日常使用就不会出问题。1.2.1谁使用、谁负责原则个人配发的设备，由领用人全权负责日常爱护和保管；公共共享设备，使用人在使用期间承担管护责任，最后一位使用者负责收尾检查，这样责任清晰，不会出了问题没人管，也不会出现“人人都用、人人都不管”的情况。1.2.2爱护优先、节约环保原则咱们所有设备都是公共资产，爱惜着用能用七八年甚至更久，不爱惜用两三年就出大故障，不仅费钱，还耽误所有人用，所以从日常小事做起，节约用电用纸，减少不必要的损耗，既环保也能把钱花在更值得的地方。1.2.3安全第一、防范为先原则不管什么时候，安全都是第一位的，用电安全、信息安全都不能大意，不能图方便省事留下安全隐患，出了安全问题，受影响的是咱们所有人。1.2.4共享互利、方便他人原则公共设备本来就是给大家一起用的，不能只图自己方便，给后面使用的人添麻烦，多换位思考，你方便别人，别人也会方便你，这是最简单的道理。讲完了基本的范围和原则，咱们先从每个人天天接触的个人配发办公设备说起，这部分和大家每个人息息相关，做好日常管理，自己用起来也更顺手，少出问题少操心。2个人配发办公设备日常使用管理2.1电脑及配套外设管理电脑是咱们每个人用得最多的设备，也是最容易出问题的，日常多注意几个小细节，就能少掉好多麻烦。2.1.1领用交接管理员工入职或者岗位调整需要领用设备的时候，需要先到行政部登记，领取的时候要当场检查设备的外观、功能有没有问题，确认没问题签字登记，设备就归你保管使用了；离职或者调岗不需要原设备的时候，要把设备连同所有配件（电源、鼠标、充电器这些）一起交回行政部检查，没问题办理交接，要是有明显的人为损坏（比如摔裂屏幕、撒水烧主板），需要按规定承担相应的维修费用，正常老化损耗当然不用大家负责，这点先给大家说清楚，咱们就是说清楚责任，避免最后说不清楚闹误会，没有要坑大家钱的意思。2.1.2日常使用注意事项日常用电脑，首先要注意，不要大半年都不关机，也不要每次用完直接拔电源关机，正确的做法是下班的时候正常走系统关机程序，关掉之后再关插板电源，我之前见过好几个同事，一整年都不关机，一到夏天电脑热得死机，速度越来越慢，硬件老化得也快，反而耽误事。然后一定要注意，不要把水杯、奶茶、饮料这些液体放在电脑键盘或者主机旁边，我经手处理过不下五起撒水烧主板的事，一杯奶茶下去，几千块的电脑直接废了，硬盘里存了大半年的工作文件也找不回来，真是赔了设备又耽误活，真的犯不上。还有，不要私自拆开电脑改硬件，也不要随便在电脑上装来路不明的软件，好多免费软件都绑着病毒和流氓插件，装完之后电脑卡的不行，还容易泄露公司文件，真要是需要装什么工作软件，找IT部门帮你装，安全又省心，不用自己瞎折腾。擦屏幕的时候也别直接把清洁剂喷在屏幕上，喷在软布上再擦，不然水顺着流进边框里，也容易烧主板，这些都是小细节，注意到了就能少好多事。2.1.3日常清洁与维护大家平时每隔一两个月，可以自己整理一下电脑里的文件，别所有东西都往C盘放，C盘满了电脑肯定卡，不用的文件及时删掉，桌面上也别放几十上百个图标，既不好找也拖速度，IT部门每季度也会统一给大家做一次维护，大家有小问题趁着维护说，或者平时随时找IT，小问题早点修，别拖成大故障。平时也可以扫一扫键盘缝里的碎渣和灰，用起来也干净舒服，省得吃个外卖掉进去，招虫子还不好清理。2.2其他个人配发设备管理除了电脑，咱们配的电话机、办公椅、文件柜这些，大家也要注意爱护，电话机不要使劲摔听筒，扯电话线，坏了随时申请换，不用造得那么狠；办公椅不要经常晃来晃去，更不要站在椅子上够高处的东西，不仅容易把滚轮或者支架弄断，还容易摔下来伤着自己，真要够东西找行政拿梯子，安全比啥都重要；文件柜不要放太重的东西超过承重，关柜门的时候轻点关，别使劲撞，铰链坏了门关不上，用着也闹心。个人设备自己用着自己管好就行，公共设备因为用的人多，每个人多注意一点，才能保证所有人都能用得顺心，接下来咱们说说公共共享办公设备的日常使用要求。3公共共享办公设备日常使用管理3.1打印复印设备管理打印复印机是咱们全公司用得最多的公共设备，几乎天天都有人用，出问题的概率也最高，大家记住几个要求，就能少卡纸少出故障。3.1.1基本使用规范能不打的就不打，能双面打的一定要打双面，咱们一直提倡节能减排，哪怕一张纸五分钱，全公司一天浪费几十张，一年下来也不少钱，而且少砍树也是保护环境嘛。要是打错了或者打出来不需要了，空白的那一面别扔，放在打印机旁边的二次用纸收纳盒里，大家打草稿或者打内部非正式文件的时候可以用，节约又好用。还有，卡纸的时候别使劲拽纸，好多朋友一卡着急了就猛扯，很容易把硒鼓或者进纸器拽坏，一个硒鼓少说也要上千块，坏了全公司都用不了，正确的做法是打开机盖，慢慢把硒鼓抽出来，再轻轻把卡的纸取出来，实在不会弄叫行政或者IT，咱们有人会修，不用自己硬来。另外说一句，尽量不要用公共打印机打私人用品，比如孩子的作业、个人旅游的资料这些，不是说行政舍不得这点纸和墨，主要是你打得越多，机器损耗越快，真哪天大家要打紧急的合同或者投标文件，机器坏了修半天，耽误的是正事，大家换位思考一下也能理解对吧？3.1.2使用收尾要求每次打印完，记得把自己的东西都拿走，不要留在出纸盘那里，一来占位置，后面的人打印不了，二来万一你打的是涉及工作机密的文件，丢在外面也容易泄露，出了问题谁都担不起。下班之前最后一个用打印机的同事，记得检查一下有没有没拿走的纸，关掉机器电源，盖好防尘布，一来省电，二来也能防灰，延长机器寿命。3.2会议设备管理咱们各个会议室的投影仪、音响、白板这些，都是给开会用的，大家用的时候多注意，能给后面开会的人省好多事。3.2.1使用前的准备用会议室之前一定要提前在行政系统预约，别直接过去撞会，大家都耽误时间，预约好了之后，提前个十分钟过去开设备试一下，看看投影仪能不能正常出图像，音响有没有声音，要是有问题赶紧叫行政修，别等所有参会的人都到了，才发现开不了机，一群人等着修设备，太浪费时间了。3.2.2使用中的注意事项不要把茶水、咖啡放在投影仪或者音响上面，万一撒了坏了设备，整个会议都开不成。写白板的时候一定要用专用的白板笔，不要拿油性马克笔往上面写，写上去擦不掉，留下一大块印子，后面的人用根本看不清，非常影响体验，真要是不小心拿错笔写上了，赶紧告诉行政处理，别留在那里给别人添堵。3.2.3使用后的整理会议结束之后，谁组织的会议谁负责整理，关掉所有设备的电源，把投影仪的幕布收回去，白板擦得干干净净，把挪过的椅子摆回原位，带走自己带的水杯、资料和垃圾，给下一个用会议室的团队留一个干净整齐的环境，举手之劳，大家都舒服。3.3其他常用公共设备管理剩下的常用公共设备，咱们也说一下具体要求：碎纸机一次不要塞超过规定数量的纸，塞多了必卡，也不要把回形针、订书钉、塑料片这些硬东西塞进去，很容易把刀片弄坏，碎完纸记得关电源，锁好碎纸仓，万一有外人或者家属来办公区，不小心碰到很容易受伤。饮水机没水了，要是自己搬不动就叫行政或者找旁边的男同事搭把手，千万别硬扛，闪到腰真的得不偿失，换完水记得把水龙头关紧，不要一直漏得满地都是。空调夏天尽量开到26度以上，冬天开到20度左右就够了，既省电也不容易得空调病，办公室没人的时候一定要关掉，开窗通风的时候也要关掉，下班最后走的同事一定要检查一下空调关没关，一晚上开着不仅浪费电，还容易有安全隐患。微波炉加热东西，不要带壳煮鸡蛋，不要放金属容器进去，加热味道大的食物比如榴莲、卤味，记得盖个盖子，别弄的整个茶水间都是味道，溅出来的汤水随手擦一下，别留给下一个人清理。日常大家按要求使用，能减少大部分故障，要是真的出了问题，也有明确的处理流程，接下来给大家说一下设备的维护维修和报废的相关规定。4设备故障维护与报废管理4.1日常巡检机制IT部门和行政部分工，每个月会对所有公共设备做一次全面巡检，对个人配发的电脑每季度做一次上门维护，大家平时发现设备有任何小问题，不管是个人的还是公共的，都可以随时找行政或者IT申报，不用硬扛着，早发现早处理，花不了什么钱就能修好，拖得越久问题越大，花费也越多。4.2故障报修流程设备出了故障之后，大家只需要在公司OA系统填一个报修申请，写清楚故障位置和现象，对应的维修人员当天就会上门处理，不用自己到处找人，也不要自己私自拆开维修，更不要随便找外面的人来修，私自维修弄坏了设备，责任需要自己承担，正常报修的话，非人为损坏的维修费用全部由公司承担，不用大家出一分钱，只有明确是人为故意损坏或者重大过失导致的损坏，才会按规定让责任人承担部分维修费用，这点大家可以放心。4.3老旧设备报废管理设备达到使用年限，或者故障严重修不好，也没有维修价值的，就可以走报废流程，个人设备由个人向行政提出申请，把旧设备和所有配件交回公司，行政确认之后就可以领用新设备，公共设备由行政统一排查申请报废，大家千万不要私自把报废设备拿回家，也不要私自处理，一来报废设备里可能存着公司的工作数据，私自带走容易泄露机密，二来报废设备属于公司资产，统一处理也符合资产管理要求。除了设备本身的维护保养，使用办公设备还有两个非常重要的点，就是用电安全和信息保密，这关系到整个公司和所有人的安全，必须给大家强调清楚。5安全与保密管理5.1用电安全管理所有办公设备不使用的时候都要关掉电源，不要长期处于通电待机状态，一方面是省电，另一方面也避免电器老化引发火灾，雷雨天气的时候，长时间不使用设备最好拔掉插头，避免雷击烧坏设备，甚至引发安全事故。不要在一个插线板上同时插多个大功率电器，比如同时插微波炉、烧水壶、热水器，很容易导致线路过载，引发起火，这真不是吓唬大家，很多办公室火灾都是这么来的，小心一点没坏处。要是发现电线外皮破损、设备漏电，赶紧停止使用，找行政来换线维修，不要用胶布缠一缠继续用，太危险了。5.2信息保密管理个人配发的办公电脑，不要随便借给外人使用，也不要随便插来路不明的U盘、移动硬盘，很容易感染病毒，被盗取公司数据，打印出来的涉密文件，用完不需要了一定要放到碎纸机碎掉，不要随便扔到垃圾桶里，容易被别有用心的人拿走。使用公共电脑之后，一定要退出自己的工作账号，关掉所有打开的工作文件，不要留在桌面上，防止无关人员看到涉密内容。报废的电脑硬盘、U盘这些存储设备，一定要交回公司统一销毁，不要自己带走或者卖掉，防止数据泄露，造成不可挽回的损失。为了督促大家一起遵守这个规定，咱们也制定了简单的考核奖惩机制，既有激励也有约束，不会干好干坏一个样。6管理考核与奖惩6.1日常检查机制行政部每个月会不定期对各个办公区的设备使用情况进行抽查，主要检查设备有没有按要求关机、清洁，有没有人为损坏的情况，检查结果会在公司内部公示，有问题的会先提醒整改，不会上来就处罚。6.2奖励机制年底咱们会评选“节能爱设备标兵”，对于全年爱护设备，没有出现过人为故障，还经常主动维护公共设备、提醒同事的朋友，会给一定的物质奖励，也会在全公司通报表扬，这也是对大家好习惯的一点小小的肯定。6.3处罚机制对于第一次违反规定的，不管是什么问题，我们都是先口头提醒，帮助整改，不做处罚；要是屡教不改，或者因为故意、重大过失造成设备损坏，给公司带来损失的，才会按规定要求责任人承担相应的维修或者赔偿费用，情节严重的才会记入个人绩效考核，咱们的初衷就是提醒，不是为了罚大家的钱，所以只要大家平时多注意，根本不会触碰到处罚条款。总结总而言之，咱们制定这个办公设备日常使用管理规定，核心不是为了约束大家，给大家添额外的麻烦，而是希望通过明