单位办公氛围营造管理要求

单位办公氛围营造管理要求我在行政后勤岗位待了快十年，见过太多有意思的情况：有的单位业务好利润高，招人的时候门槛很高，可偏偏人员流动率一直降不下来，一年走小半批新员工，一问离职原因，十有八九会说“氛围太压抑，待着难受”。这话一开始我也觉得是年轻人吃不了苦的托词，待久了才发现，办公氛围真的不是什么看不见摸不着的虚东西，它是每个员工每天上班八九个小时要泡在里面的“空气”，空气差了，换谁都喘不过气。正是因为这样，我们才需要明确统一的单位办公氛围营造管理要求，不是为了约束员工，反而是为了给大家打造一个真正舒服、能安心干活的地方。1总体原则与目标办公氛围营造是单位内部管理的基础工作，直接影响员工的归属感和工作效率，开展这项工作必须先明确统一的方向和原则，避免走偏走歪。1.1核心管理原则1.1.1坚持以人为本所有营造工作都要从员工的真实需求出发，而不是从管理层的喜好出发，不能为了满足领导的“整齐好看”就牺牲员工的舒适感，所有管理要求的底线是不委屈人、不折腾人，一切以让员工舒服安心为核心。1.1.2坚持共建共享办公氛围不是行政部一个部门的事，也不是管理层单方面打造出来给员工“享受”的，它需要全体员工一起参与建设，大家提需求，一起想办法，最终所有人都能从中受益，这样出来的氛围才是大家真正喜欢的，不是管理层自嗨。1.1.3坚持务实去虚坚决反对形式主义，不搞花架子，不做面子工程，所有的营造工作都要落在员工能实实在在感受到的细节上，不需要花大价钱搞虚头巴脑的装饰，只要把大家天天用得到的小事做好，就是好氛围。1.2总体管理目标我们的最终目标，是打造“轻松不压抑、团结不内耗、积极不松散”的办公氛围，降低员工不必要的工作内耗，提升员工的归属感和幸福感，最终实现单位业绩增长和员工个人发展的双向双赢，留得住人，也留得住心。明确了总体的原则和目标，我们从最基础的层面说起，办公氛围的第一载体就是大家每天身处的物理环境，先把环境打理舒服了，才有谈好氛围的基础，以下是具体管理要求。2基础物理办公环境营造管理要求物理环境是员工每天接触最多的东西，很多细节看着小，积累起来就是影响心情的大事，必须把基础要求落细落实。2.1公共办公区域管理要求公共区域是所有人共用的空间，它的状态直接影响每个人的感受，不能出了问题没人管。2.1.1基础卫生管理公共区域的卫生要落实到人，定时清扫维护，核心要求是无异味、无杂物堆积，尤其是大家高频使用的茶水间、卫生间、会议室。茶水间要要求大家吃完饭及时清理自己的垃圾，不要把吃完的外卖盒堆在水池里发臭，保洁定时清运垃圾；卫生间要保证随时无异味，手纸、洗手液这类消耗品不能断供；会议室用完之后要及时整理桌椅，擦干净白板，带走自己产生的垃圾，给下一个使用的人留干净的环境。2.1.2公共设施维护管理所有公共设施要保证能用、好用，坏了要及时维修更换，不能拖着不解决。比如茶水间的微波炉、冰箱，要是坏了，当天报修，三天之内必须修好或者更换，不能让大家带了热饭没法加热，一耗就是半个月；会议室的投影、白板笔、话筒这些常用物品，行政要定期检查，缺了及时补；休息区的沙发、咖啡机要是出了问题，及时检修，不能一直放着坏的让大家用。另外，公共区域可以留出一块不涉及工作的共享区域，让大家放自己的东西，比如出游的合影、孩子的绘画作品、自己做的手工，甚至是想分享给大家的闲置书籍，这块区域不需要整齐划一，充满生活气就是最好的。2.1.3环境美化管理公共区域多摆放一些成活率高、好打理的绿植，不要买那种娇贵难养的名贵品种，死了也不换，反而影响心情，绿萝、多肉、吊兰这类普通绿植就很好，随处一放就有生机。另外要注意光线和温度的调节，灯光不要太暗容易犯困，也不要太亮晃眼睛，夏天空调温度不要调得太低，避免有的同事穿短袖冻得慌，冬天太干燥的话，可以在公共区域放几个加湿器，这些都是花不了多少钱，但是能让大家舒服很多的小事。2.2个人办公区域管理要求这一块核心就是管住底线，放开空间，不要搞一刀切的整齐化要求。2.2.1明确底线要求个人办公区域只要不违反安全规定就可以，比如不能放违规的大功率电器，不能堆积大量杂物堵住消防通道，不能放影响公共环境的异味物品，只要不碰这些底线，其他都交给员工自己安排。2.2.2尊重个人布置权很多单位以前都有要求，说桌面只能放电脑、水杯，其他东西都不能放，必须整整齐齐给领导检查，我真的特别不认同这种做法。个人桌面是员工每天待最久的地方，人家想放一张全家福，想摆一个自己喜欢的手办，想放一盆自己养的小多肉，为什么不可以呢？只要不杂乱到影响别人走路，不影响自己干活，完全没问题。我之前待过的一个单位，新来的领导非要搞什么整齐化管理，要求所有桌面清空，除了电脑什么都不能放，那段时间办公室死气沉沉的，不到一个月就走了两个骨干员工，就是因为受不了这种不近人情的要求。所以这一块我们明确要求，不得干预员工合理的个人桌面布置，把自由还给员工。物理环境舒服了，只是打好了底子，真正决定办公氛围好坏的，还是人和人之间的相处，好的人际氛围能让大家上班的时候心情舒畅，差的人际氛围，哪怕装修得再豪华，大家待着也难受，接下来就是人际互动氛围的管理要求。3人际互动氛围营造管理要求办公氛围的核心就是人与人的关系，关系顺了，氛围自然就好了，关系拧着，再好的硬件也没用。3.1上下级相处的管理要求上下级关系是影响单位氛围最关键的一环，很多氛围差的单位，问题都出在上下级相处不对等上。3.1.1管理层要摆正位置，摒弃等级观念不能搞“官大一级压死人”那一套，布置工作好好沟通，不要动不动就颐指气使；批评员工要对事不对人，只说事情本身的问题，不要人身攻击，不要翻旧账，更不能当着全部门所有人的面骂员工，给人留基本的面子，有问题单独沟通。同时，管理层要主动倾听员工的意见，不能搞一言堂，员工提出不同看法，不能打击报复穿小鞋，能采纳的就采纳，不能采纳的也要给人家一个回复，说明原因。3.1.2普通员工也要恪守相处准则普通员工要做到尊重上级，服从合理的工作安排，有不同意见可以正常沟通表达，不要在背后阴阳怪气、搬弄是非，有问题摆到台面上说，不要搞小团体对立。3.1.3建立常态化非正式沟通机制要求部门每周留出10到15分钟的“非工作沟通时间”，不用一开口就说工作，可以聊聊最近看的剧，出去玩的经历，拉近彼此的距离；要求部门负责人每个月至少和每一位员工做一次一对一的沟通，不一定非要聊工作，问问最近工作上有没有什么困难，生活上有没有需要单位帮忙协调的事，听听大家对部门工作的想法，把问题消灭在萌芽状态，不要等攒成大矛盾再解决。3.2同事之间相处的管理要求同事之间每天相处的时间甚至比家人还长，相处得好，上班就是开心的事，相处不好，每天都是煎熬。3.2.1坚决反对拉帮结派、搬弄是非不搞小圈子，不排斥新同事，大家因为工作走到一起，不需要搞什么派系斗争，有问题就解决问题，不要天天八卦别人的私事，不要传闲话，不要造谣，更不要挑拨离间，破坏同事之间的关系。3.2.2提倡互帮互助的风气老员工带新员工不要藏着掖着，不要觉得新人学会了就抢自己的位置，新员工刚来，对环境不熟悉，问你问题多耐心讲讲，举手之劳，对方会记在心里；同事手头忙不过来，能搭把手就搭把手，今天你帮别人，明天别人也会帮你，整个团队的气氛就活起来了。3.2.3强调保持合理的人际边界这一点真的太重要了，现在的年轻人越来越看重个人边界，我们明确要求：不许随便动别人桌上的私人物品，不许随便翻别人的电脑和手机，不许强迫别人参加他不想参加的聚会和活动，不许道德绑架，比如什么“不喝酒就是不给面子”“年轻人就要多加班多吃苦”这种话，不要说。每个人都有自己的生活选择和习惯，尊重边界，大家相处起来才舒服。3.3非正式互动的支持要求单位鼓励员工在休息时间开展正常的非正式互动，比如一起喝奶茶、散步、打球，单位也会提供必要的支持，比如给打球的同事协调场地，给自发组织的活动提供一点小补贴，但是所有活动都必须遵守自愿参加的原则，绝对不允许强制占用员工的休息时间搞团建，更不允许借团建搞什么酒桌文化，逼迫员工。平时遇到节日或者员工生日，单位也会准备一点小小的心意，不一定很贵，就是一份心意，比如夏天发个冰淇淋券，冬天发个暖宝宝，过生日发个小蛋糕卡，钱不多，但是能让大家感受到单位的温度。人际相处和谐了，还需要合理的工作机制做保障，不然干起活来处处是坑，动不动就内耗，再好的人际氛围也慢慢磨没了，接下来就是工作运行层面的氛围营造管理要求。4工作运行层面氛围营造管理要求好的氛围不是靠大家互相客气就能维持的，必须有合理的制度做支撑，从根源上减少内耗，让大家干活干得透亮。4.1明确权责，公平透明很多单位氛围差，核心就是权责不清，出了问题互相推锅，有了功劳大家争抢，最后吃亏的都是老实人。所以我们明确要求，每个岗位的权责都要清晰透明，谁负责什么，出了问题找谁，都要写得明明白白；绩效考核要公开公平，凭能力和贡献拿薪资，不要凭领导的喜好定优劣，不亏待认真干活的老实人，也不让偷奸耍滑的人占便宜，从制度上减少勾心斗角的空间。4.2拒绝无效加班，倡导高效工作我们坚决反对畸形的加班文化，不鼓励“摸鱼熬点”装样子，只要员工按时按质完成了自己的工作，到点就可以下班，领导不得因为员工到点走就指责员工“不敬业”“没有奉献精神”。确实因为项目需要加班的，按照规定给加班费或者调休，不能让员工白白辛苦；非紧急情况，不要下班了才开会，不要周末布置工作给员工，让大家能好好休息，才能好好干活。4.3包容试错，鼓励创新谁工作还能不犯一点错呢？只要不是原则性的大错误，不是故意犯错，都要给员工改正的机会，不要一出点小错就扣工资、记过，把人骂得抬不起头，要帮助员工总结问题，避免下次再犯就可以了。对于员工提出的新的工作方法、新的思路，要给机会尝试，不要一上来就说“我们一直都是这么做的”，固步自封只会让氛围越来越死，包容试错，大家才敢放开手脚干活，氛围才会越来越活跃。4.4畅通诉求反馈渠道员工有想法、有不满，一定要有地方说，说了要有回音，不能让员工憋着，憋着憋着就变成了对单位的不满。我们要求，除了正常的逐级反映问题的渠道，还要设置匿名的意见反馈渠道，方便大家说出真实的想法；对于员工提出来的任何问题，不管大小，都要在一周之内给反馈，能解决的抓紧解决，暂时解决不了的也要说明原因，告诉大家大概什么时候能解决，不能装聋作哑，石沉大海。很多时候员工生气不是因为问题解决不了，是因为说了半天没人理，寒了心。前面说的环境、人际、制度，都是具体的要求，最终要落到大家对单位的文化认同上，让大家从心里认同这个集体，才是好氛围的根本，以下是文化认同层面的管理要求。5文化认同层面氛围营造管理要求好的办公氛围最终要形成正向的文化共识，让大家从心里觉得自己是单位的一份子，愿意和单位一起走下去。5.1拒绝空洞的文化宣传，企业文化要落在实处很多单位喜欢把“奉献”“拼搏”“以单位为家”挂在墙上，喊在口上，结果转头就克扣员工福利，不让员工休年假，这种企业文化谁会信呢？我们明确要求，所有的文化理念都要落实到具体的行动上，说要以人为本，就要真的在方方面面照顾员工的需求，说要团结奋进，管理层就要先做到身先士卒，不搞特殊化，喊一百句口号，不如做一件让员工暖心的实事。5.2增强员工的参与感和发展感，提升归属感单位出台涉及员工利益的制度，比如考勤制度、福利制度、绩效考核制度，一定要先征求员工的意见，几轮沟通之后再推行，不能管理层一拍脑袋就强制执行，大家都有意见，执行起来也不顺，还闹得不愉快。另外，要给员工清晰的发展空间，有能力的人就能得到提拔和加薪，不要搞论资排辈，也不要任人唯亲，让大家觉得在这里干有奔头，有盼头，自然就会把单位当成自己的另一个家，归属感自然就上来了。5.3引导正向积极的风气，传递正能量我们鼓励大家积极向上，认真工作，但是也不禁止大家偶尔吐槽，上班谁还没有个心情不好的时候，发两句牢骚很正常，不要一吐槽就给人扣“传播负能量”的帽子，只要不是恶意造谣，就引导大家正向解决问题就好。平时多宣传身边普通人的好事，比如哪个同事默默帮了大家很多，哪个同事攻克了大项目，公开表扬