学校档案分类归档保管规定

学校档案分类归档保管规定学校档案是记录学校办学发展历程、留存教育教学与师生个人成长信息的核心原始资料，小到一位教师的职称评审证明，大到学校新校区建设的全套审批材料，每一份档案都有着不可替代的作用。我在学校档案管理岗位工作快十年，见过太多因为前期分类混乱、归档不及时、保管不到位，导致需要用档案时到处补材料，折腾得人仰马翻的例子。为了规范全校档案管理工作，保证档案的完整与安全，提升档案利用效率，结合国家档案管理部门和教育主管部门的相关要求，以及我校实际运行情况，制定本规定，希望全校各部门和全体教职工都能配合执行，一起把我们学校这份共同的“成长日记”保管好。1总则1.1制定目的与依据本规定的核心目的，就是理顺档案管理全流程，解决过去存在的分类不清、归档不及时、保管不规范等问题，既保护档案的真实性与完整性，也方便全校师生和后续工作利用。制定过程中严格遵循国家档案法以及教育主管部门关于学校档案管理的相关要求，同时结合我校办学规模、部门设置的实际情况调整，所有条款都具备可操作性，不是摆样子的空文。1.2适用范围本规定适用于全校所有单位，包括各教学院部、行政职能处室、后勤服务部门、学生社团、各类临时专项工作组，凡是在学校工作开展过程中产生的、具备保存价值的各类材料，都需要按照本规定进行分类归档保管；教职工个人手中留存的属于学校所有的公务档案，也需要按本规定要求移交归档。1.3管理职责分工学校档案管理部门（档案馆/档案室）是全校档案工作的归口管理部门，负责统筹档案的分类标准制定、档案接收、整理、保管、利用等全流程工作。各二级单位都必须指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常收集、初步整理和按期移交工作，各单位主要负责人是本部门档案工作的第一责任人，需要督促本部门按规定完成归档。这里也跟大家说明，我们每年都会组织两次免费的兼职档案员培训，手把手教整理方法，有拿不准的分类或者整理问题，一个电话我们就上门帮忙，绝对不会让大家摸着石头过河。明确了整体管理要求之后，分类是做好档案工作的基础，只有分类清晰准确，后续的归档、保管和利用才能顺畅，接下来就明确全校档案的具体分类标准。2档案分类标准2.1党群行政类档案这是学校开展党政日常工作产生的基础性档案，分为两个子类：2.1.1党群类主要包括学校党委、纪委、工会、共青团、各群团组织产生的各类材料，具体有上级单位下发的各类指导性文件，学校党组织会议记录、纪要，党员发展与管理材料，群团工作年度计划总结，各类表彰处分文件等，都归入这个大类统一管理。2.1.2行政类主要包括学校行政办公会、各行政职能部门产生的各类材料，比如学校章程、各项规章制度，年度工作计划总结，财务预决算报告，机构调整与人事任免文件，招生就业工作计划，各类行政审批材料等，都归入这个子类管理。2.2教学科研类档案这是学校档案的核心组成部分，直接关系到教学科研工作的延续性，和教职工个人利益息息相关，具体分为三个子类：2.2.1教学管理类包括学校人才培养方案、各专业课程教学大纲、学期教学计划、学籍管理规定、各级教学改革项目材料、教学成果奖申报与获奖材料、各类考试命题与阅卷材料、教学评估材料等，都归入此类管理。2.2.2教师业务类包括每位教职工的入职材料、职称评审材料、年度考核材料、任课记录、获奖证书复印件、参与教学项目的相关材料等，这类档案我们会单独整理加密保管，除了本人因工作需要按规定调阅外，不会随意泄露个人信息，大家完全可以放心。2.2.3科研类包括各级各类纵向、横向科研课题的立项通知书、开题报告、实验原始记录、阶段性成果、结题报告、成果鉴定材料、专利证书复印件、学术成果推广材料等，涉及国家秘密的科研档案会单独划为涉密类目，按照保密规定由双人双锁管理，绝对不会出现泄密问题。2.3学生类档案这是和学生切身利益最相关的一类档案，分为两个子类：2.3.1学籍学历档案包括每个学生从入学到毕业的全部个人材料，具体有新生入学登记表、入学资格审查材料、在校成绩单、奖惩材料、毕业实习报告、毕业论文（设计）、毕业登记表、学位授予材料等，毕业生离校后我们会按规定及时将档案通过正规渠道转递到接收单位，绝对不会耽误学生就业、考公、升学的时间安排。2.3.2学生工作与活动档案包括学校组织大型学生活动的全套材料、各类学生竞赛的获奖汇总、创新创业训练项目材料、学生会与社团的年度工作材料等，这些材料记录了学生在校的课余成长，也是学校校园文化建设的重要见证，有长期保存的价值。2.4基建后勤与设备类档案这类档案看似离日常教学远，实际对学校长期运行至关重要，分为两个子类：2.4.1基建工程类包括学校所有新建、改建、扩建、维修工程的审批材料、招投标文件、设计图纸、施工记录、材料检验报告、竣工验收报告、结算材料等，我刚工作的时候就碰到过老教学楼改造，因为几十年前的原始水电管线图纸找不到，施工队不敢随便开槽，硬生生耽误了半个多月的工期，从那以后我们就特别重视基建档案的归档，哪怕是几百平米的小食堂改造，所有材料也必须完整归档，以后维修改造就能省太多事。2.4.2资产设备类包括学校单价超过规定标准的大型教学科研设备、办公设备的采购合同、招投标材料、验收报告、产品说明书、维修记录等，还有学校固定资产清查的汇总材料、后勤服务类的各类合同协议等，都归入此类管理。2.5声像与实物档案这类档案往往容易被大家忽略，但其实是最直观的学校历史记录，分为两个子类：2.5.1声像档案包括学校召开重大会议、举办大型活动、迎接重要检查调研的照片、录音、视频材料，还有学校制作的宣传片、校歌音频、公开课程录像等，现在都是数码文件，我们除了保存原始文件，还会做两个不同介质的备份，避免因为硬盘损坏丢失材料，最大程度保存好这些珍贵的影像记录。2.5.2实物档案包括学校获得的各级各类奖牌、奖杯、奖状证书，兄弟院校赠送的纪念礼品，历史流传下来的校徽、老校门构件、老教材等有纪念意义的物品，都归入此类，我们专门在档案库房开辟了小型实物展区，不少校友回来还能找到自己当年上学时学校发的老校徽，翻看几十年前的老毕业证，特别有情怀。2.6其他类档案凡是不属于以上五类，又具有保存价值的材料，比如校友捐赠的校史资料、学校编撰校史年鉴的材料、社会各界捐赠的和学校相关的资料等，都归入这个大类统一保管。分类标准明确之后，接下来就是具体的归档工作要求，这是保证档案完整的关键环节，容不得半点马虎。3归档工作要求3.1归档时间要求针对不同类型的档案，我们规定了不同的归档时限，既不给大家添太多额外负担，也能保证材料不丢失。3.1.1常规年度性工作材料比如党群行政的各类文件、教学管理的年度总结、教职工年度考核材料等，要求在次年的4月底之前完成整理归档，我们每年3月份都会提前给各部门兼职档案员发提醒消息，还会挨个打电话确认，不会让大家遗忘。3.1.2专项工作材料比如基建项目竣工、科研课题结题、大型活动结束之后，要求在三个月内完成整理归档，避免因为项目结束人员变动，材料被随手丢弃或者带走，时间一长就找不到了。3.1.3学生相关材料新生入学的所有材料要求在入学后两个月内完成归档，毕业生的学籍材料要求在离校后一个月内整理完成，做好转递准备，绝对不会耽误大家后续调档使用。3.2归档质量要求3.2.1真实有效归档的材料必须是原始的正式材料，保证真实准确，不得涂改、伪造，一般要求提交原件，确实因为特殊情况只能提交复印件的，必须由部门负责人签字注明原因，加盖公章，保证档案的效力。3.2.2完整齐全归档的材料必须完整齐全，一项工作从开始到结束的所有相关材料都要收集齐全，不能只交开头的通知，不交结尾的纪要，也不能只交立项书，不交结题材料，缺材少料的档案就算归档了，以后用的时候也没用，还浪费保管空间。3.2.3整理规范纸质材料要先去掉订书钉、回形针、别针这些容易生锈腐蚀纸张的金属物件，过大的纸张要折叠成和A4纸一致的大小，边缘不齐的要修剪平整，电子材料要按照“部门-年份-工作名称”的规则命名，方便我们录入系统后快速检索，大家要是不知道怎么整理，我们有现成的范本可以拿，也可以直接拿过来我们帮着整理，绝对不会让大家为难。3.3归档流程要求3.3.1部门整理第一步由各部门兼职档案员按照本规定的分类标准收集整理本部门的材料，编制归档目录，写明每份材料的名称、日期、数量。3.3.2核对检查整理完成后移交学校档案管理部门，我们会安排专人对移交的材料逐份核对检查，符合质量要求的办理签收入库手续，不符合要求的会一次性告诉大家需要补充或者调整的地方，退回去重新整理。这里也请大家理解，我们不是故意挑毛病，现在多花点时间整理好，以后大家查档的时候就能少花很多时间找材料，本质上是帮大家省功夫。3.3.3入库录入核对无误的档案，我们会及时录入学校档案管理信息系统，生成电子目录，实现检索数字化，以后大家查档只需要说清楚关键词，几秒钟就能找到对应的档案位置，不用再翻几十个档案盒找。完成归档之后，科学保管就是保护档案安全、延长档案寿命的核心，接下来就明确档案保管的具体要求。4档案保管工作要求4.1保管基础条件我们的档案库房严格按照国家档案管理的标准建设，配齐了各类防护设施，给档案提供合格的存放环境。4.1.1基础防护到位库房落实了防盗、防火、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防泄密的“八防”要求，安装了门禁、24小时监控、灭火器、除湿机、空调、定期更换防虫药，每天都有专人记录库房的温湿度，一旦超过规定范围就及时调整，最大程度延缓纸张和其他载体的老化。4.1.2分类分区存放不同类型的档案分开保管，纸质档案存放在专门的防尘密集架，声像档案和电子档案存放在防磁柜，涉密档案存放在双人双锁的保密柜，实物档案存放在专门的库房和展柜，分类存放既方便查找，也能避免不同载体相互影响损坏。4.1.3电子档案多备份针对电子档案，我们除了在本地加密服务器存储，还做了云端异地备份，每年都会对所有电子档案进行一次完整性检查，发现损坏的及时修复，尽最大可能保证电子档案不丢失。4.2日常保管要求4.2.1有序存放定位管理所有入库档案都按照分类编号有序排列，每一盒档案都有固定的存放位置，我们有完整的库房台账和定位图，不管调阅哪份档案都能快速找到，调阅归还之后也会及时放回原位，不会乱序。4.2.2定期盘点及时修复我们每年年底都会对全库档案进行一次全面盘点核对，核对电子台账和实际库存的数量，对已经出现字迹褪色、纸张破损的档案及时进行修补和扫描备份，保证档案内容清晰可辨，不会因为时间久了就没法看。4.2.3封闭管理保障安全档案库房实行封闭式管理，非档案管理部门工作人员不得随意进入库房，就算是本校教职工查档，也由我们工作人员进去取档，这不是不信任大家，主要是避免无关人员随意翻动打乱存放顺序，也避免碰坏档案，还请大家多多谅解。4.3档案鉴定与销毁随着时间推移，一部分超过保管期限、没有保存价值的档案，我们会按规定处理，不会一直占用库房空间。4.3.1集体鉴定我们每五年组织一次档案鉴定工作，由档案管理部门会同相关业务部门的老师，一起对超过保管期限的档案进行鉴定，确认没有继续保存价值的，造具清册，按规定程序上报审批。4.3.2规范销毁批准销毁的档案，会由两名以上工作人员负责监销，销毁完成之后监销人要签字确认，销毁记录归档保存，严格禁止任何单位或者个人私自销毁、出售档案，这是档案管理的红线，绝对不能触碰。做好分类、归档、保管的所有工作，最终目的都是为了更好地发挥档案的作用，方便大家利用，同时我们也明确相应的责任，保证规定落到实处。5档案利用与责任要求5.1档案利用服务要求我们的宗旨是服务全校师生，只要符合规定，我们都会尽可能给大家提供方便。5.1.1校内查档便捷办理本校教职工和学生查阅利用档案，只需要携带本人的工作证或者学生证，填写查档登记表，说明查档用途，符合规定的我们会马上为大家调取档案，需要复印或者扫描的，我们都会免费提供，不会设置多余门槛。5.1.2校外查档规范审批校外单位因工作需要查档，需要持有单位的正式介绍信，说明查档用途，经学校相关主管部门批准后才能查阅，严格保护学校和师生个人的信息安全，不随意泄露隐私。5.1.3档案借阅按规办理因工作需要借出档案的，必须办理借出登记手续，按时归还，借阅人不得涂改、勾画、拆损档案，也不能把档案转给无关人员查阅，用完及时归还就可以，这么多年大家都很配合，很少出现违规的情况。5.2责任追究要求制定规定就是要共同遵守，对不按规定执行的我们也会有相应的处理。5.2.1逾期整改提醒对没有按时完成归档工作，或者移交的档案严重缺漏，经提醒后仍不整改的部门，我们会通报给学校分管领导，纳入部门年度工作考核，这不是为了处罚谁，主要是提醒大家重视这件事，避免最后档案丢了损害大家的共同利益。5.2.2违规责任追究对私自留存应当归档的材料、涂改损毁档案、泄露涉密档案信息的，会按照学校规定和国