有机肥厂文件档案与印鉴管理制度

PAGE××有机肥有限公司文件档案与印鉴管理制度第一章总则第一条为加强××有机肥有限公司（以下简称公司）文件、档案和印鉴管理，规范文件起草、收发、归档和印鉴使用，保证公司各项活动有章可循，制定本制度。第二条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《会计档案管理办法》及国家有关规定制定。第三条本制度适用于公司各类文件的起草、收发、传阅、归档，各类档案的保管、利用、鉴定、销毁，以及公章、专用章的刻制、保管、使用和文印管理。第四条文件档案与印鉴管理坚持统一领导、归口管理、真实完整、安全保密、方便利用的原则。第二章管理体制与职责第五条办公室是公司文件、档案和印鉴的归口管理部门，负责公司各项文档的登记、传达、归档，以及印鉴、文印的管理。第六条档案管理员职责：（一）负责公司文件、档案的收集、整理、分类、编目、归档；（二）负责档案库房日常管理和安全检查；（三）办理档案借阅、复制和归还手续；（四）负责档案鉴定和销毁的具体工作；（五）负责档案统计和移交。第七条各部门文件资料收集整理职责：（一）各部门指定人员负责本部门文件材料的收集、整理，按归档要求向办公室移交；（二）生产技术文件、质量记录、安全环保文件由生产技术部整理归档；（三）财务文件由财务部门按会计档案规定整理；（四）人事文件由办公室人事岗整理；（五）合同文件由经办部门整理后交办公室归档。第三章文件管理第八条公司文件按内容分为：行政文件、生产技术文件、质量文件、安全环保文件、财务文件、人事文件、合同文件等。第九条文件编号规则：公司管理制度类文件按本系列制度统一编号，编号为"YF-XXX"，其中YF为"有机肥"拼音缩写，XXX为三位流水号，从YF-001起连续编号（如YF-012产品质量管理制度、YF-016文件档案与印鉴管理制度）。其他行政公文编号由办公室另行规定。文件版本号以V1.0、V1.1、V2.0顺序管理。第十条文件起草、审核、批准、发布流程：（一）由主办部门起草文件初稿；（二）相关部门会签；（三）办公室审核格式和内容；（四）按审批权限报分管领导或厂长批准；（五）批准后由办公室统一编号、打印、用印、发布。第十一条收文办理流程：（一）办公室对来文进行收文登记；（二）填写收文处理单，提出拟办意见；（三）报领导批办；（四）按批办意见转交承办部门办理；（五）办公室负责催办；（六）承办部门将办理结果反馈办公室，办复归档。第十二条发文办理流程：（一）主办部门拟稿；（二）办公室审核；（三）领导签发；（四）办公室编号、打印；（五）用印；（六）按分发范围分发。第十三条文件传阅与传达：（一）需要多位领导或部门阅知的文件，由办公室按传阅范围组织传阅，不得横传、积压；（二）需要传达至员工的文件，由主办部门按要求组织传达并记录。第十四条文件修改与换版：（一）文件需要修改时，由原起草部门提出，按原审批程序批准；（二）换版后版本号升级，旧版文件作废；（三）作废文件由办公室回收、销毁，留存一份备查；（四）办公室建立现行有效文件清单，每年核对一次，确保各岗位使用现行有效版本。第四章档案管理第十五条归档范围：反映公司各项活动、具有保存价值的文件材料均应归档，包括：（一）公司各类规章制度、决议、计划、总结；（二）生产技术文件、工艺记录、质量记录；（三）安全环保文件、事故处理材料；（四）会计凭证、账簿、报表；（五）人事任免、劳动合同、培训档案；（六）合同、协议、函件；（七）证照、印鉴留样；（八）基建、设备档案。第十六条归档时间：（一）文书档案于次年上半年完成上一年度归档；（二）生产技术档案在项目或批次结束后及时归档；（三）会计档案按会计档案管理规定，在会计年度终了后由财务部门保管一年，期满后移交档案部门；（四）合同档案在合同签订后一个月内归档。第十七条归档要求：（一）归档文件材料应当齐全完整，按问题或时间分类整理；（二）编制案卷目录和卷内文件目录；（三）装订规范，去除金属物，编号、编目清楚；（四）电子文件一并归档，做好备份。第十八条档案保管：（一）档案库房控制温湿度，配备温湿度计；（二）库房做到防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘；（三）档案柜架排列整齐，通道畅通；（四）档案管理员定期检查档案保管状况，发现问题及时处理；（五）档案移交时填写档案移交清单，交接双方签字。第十九条档案保管期限分为永久、长期、定期30年、定期10年，参照国家档案管理规定划分。公司重要规章制度、产权证照、长期合同等列为永久或长期保管。第二十条档案借阅利用：（一）公司内部人员借阅档案，须经部门负责人同意、档案管理员登记；（二）借阅机密档案、会计档案须经厂长批准；（三）借阅人不得在档案上涂改、勾画、抽换、拆散；（四）按期归还，到期未还的档案管理员负责催还；（五）档案复制须经批准，办理登记。第二十一条档案鉴定与销毁：（一）对保管期满的档案，由办公室组织鉴定小组进行鉴定；（二）经鉴定仍需保存的重新确定保管期限；无保存价值的编制档案销毁清册；（三）档案销毁经厂长批准后，由两人以上监销，监销人在销毁清册上签字；（四）任何个人不得擅自销毁档案。第五章印鉴管理第二十二条公司印鉴种类包括：公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人名章等。第二十三条印鉴刻制与备案：（一）公司印鉴刻制由办公室提出申请，经厂长批准后，到公安机关指定单位刻制；（二）新刻制的印鉴在公安机关备案并留样登记后方可启用；（三）印鉴样式和启用日期书面通知各部门和有关单位。第二十四条印鉴保管：（一）公章、合同专用章由办公室指定专人保管；（二）财务专用章、发票专用章由财务部门专人保管；（三）法定代表人名章与公章、财务章分开保管；（四）印鉴存放在保险柜或带锁柜中；（五）印鉴不得交由他人代管，不得随身携带外出，确因工作需要带出公司的，须经厂长批准并由两人同行。第二十五条用印审批：（一）用印须填写用印申请单，注明用印文件名称、份数、事由；（二）按审批权限审批：一般文件由办公室负责人审批，合同及重要文件由分管领导或厂长审批；（三）印鉴管理员审核用印文件与申请单一致后方可用印；（四）用印情况逐笔登记，包括日期、事由、文件名、份数、审批人、用印人。第二十六条禁止行为：（一）禁止在空白纸张、空白合同、空白介绍信上用印；（二）禁止超越审批权限用印；（三）禁止未经批准私自用印；（四）禁止将印鉴携带出公司用于私人事宜。第二十七条印鉴停用与销毁：（一）公司名称变更、印鉴损坏或注销时，旧印鉴停用；（二）停用印鉴由办公室收回、封存，登记造册；（三）按规定需销毁的旧印鉴，经厂长批准后由两人以上监销；（四）印鉴停用和销毁情况书面记录留存。第六章文印管理第二十八条公司文件打印、复印由办公室统一管理。涉密文件的打印、复印在指定设备上进行，废弃纸张及时销毁。第二十九条纸张、硒鼓等耗材由办公室统一采购、登记、发放，控制使用，杜绝浪费。打印复印设备由专人负责日常维护。第七章保密管理第三十条公司文件按密级分为公开、内部、秘密三级。秘密级文件包括财务数据、经营数据、技术资料、客户信息、合同等。第三十一条保密要求：（一）秘密级文件按批准范围传阅，不得擅自扩大知悉范围；（二）涉密文件不得私自复印、摘抄、外传；（三）员工离职时应交清所持公司文件资料；（四）发生泄密事件，立即报告并采取补救措施。第三十二条违反保密规定造成泄密的，视情节轻重给予纪律处分；构成犯罪的，移送司法机关。第八章考核与奖惩第三十三条文件档案与印鉴管理纳入办公室和各部门年度考核。对档案收集齐全、管理规范、印鉴使用无差错的部门和个人给予表彰。第三十四条有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效、警告、记过，直至解除劳动合同；造成损失的承担赔偿责任：（一）文件材料散失、未按规定归档的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；（三）未经批准用印或在空白纸上用印的；（四）印鉴保管不善造成丢失、被盗的；（五）泄露公司秘密的。第九章附则第三十五条本制度由办公室（归口管理）负责解释和修订。第三十六条本制度自发布之日起施行。表1收文登记表收文日期来文单位文件标题文号份数拟办意见批办意见承办部门办理结果归档号表2发文登记表发文日期文件标题文号份数签发