办公配套服务实施方案

办公配套服务实施方案我作为公司行政后勤部负责办公服务统筹的主管，做这个方案的初衷，完全是来自这大半年来各个部门同事给我提的实打实的意见。连着小半年，我收到的各类关于办公配套的反馈比前两年加起来都多，我也特意跑了各个办公区和大家聊天，还发了匿名调研收了近两百份有效反馈，确实发现我们原来的办公配套服务有很多不到位的地方，大到打印设备坏了没人修，小到茶水间没热水、厕所纸巾空了补不及时，很多看起来不起眼的小事，其实耽误了大家不少时间，影响了工作心情。所以我们行政部牵头，结合大家的所有需求，整理出了这套完整的办公配套服务实施方案，目的就是把该做的服务做到位，让大家不用为工作之外的小事分心，能有更舒服顺畅的办公体验。1方案总则1.1制定背景其实我感触特别深，上次和业务部的几个同事聊天，有个姑娘跟我说，她有次赶客户的合同，刚好楼下打印机坏了，找了三个人才联系上维修，等修好已经错过了给客户发件的时间，差点丢了订单，说的时候都快哭了。还有好多同事中午带饭，整个楼层只有一台微波炉，排队排十几分钟，热完饭只能吃两口就要上班，午休根本休息不好。这些问题说出来都不是什么天大的事，但真的落到每个人身上，就是影响一整天工作状态的大麻烦。我们梳理了收集到的所有问题，排名靠前的主要有这几类：公共打印设备不足、故障维修不及时，办公物料领取不方便，公共区域保洁不及时，茶水休闲区配套不全，午休没有合适的地方，快递存放混乱难找。这些问题都是大家实实在在提出来的，也是我们这次方案要重点解决的内容。1.2实施目标我们的目标分两个阶段，短期目标是从方案实施开始三个月内，把大家反映的所有突出问题全部解决到位，实现各项配套服务全覆盖，让大家能立刻感受到变化；长期目标是建立一套稳定可循环的办公配套服务机制，根据大家的需求随时调整优化，把办公配套服务做成让大家放心的日常保障，整体提升全体员工的办公幸福感，间接助力工作效率提升。整个方案的实施，我们会严格控制成本，所有开支都在公司批准的年度行政预算范围内，不会造成额外的负担。2核心办公配套服务内容与优化标准解决了方向问题，接下来我们针对各个需求模块，制定了具体的服务内容和标准，每一项都明确了要求，确保能落地。2.1基础办公设备与物料配套服务这是大家日常办公用得最多的部分，也是问题最多的部分，我们做了全方位的优化。2.1.1公共打印复印服务升级原来我们整个办公区只有三台大打印机，集中在一楼，楼上的同事打印要跑下楼，遇上高峰期排队十几分钟，还经常出现缺纸缺墨、故障没人修的情况。这次我们调整了布局，按照每30人一台公共打印机的标准，每个楼层都配备至少一台大打印机，人数超过40人的楼层再加一台小型桌面打印机做应急备用。在维修保障上，我们和供应商约定，每天安排维护人员上午、下午各巡查一次所有打印机，提前补充纸张油墨，发现小问题立刻处理，要是大家扫码报障，维修人员必须15分钟内赶到现场解决，解决不了的立刻提供备用打印机，绝对不耽误大家用。另外我们也做了成本管控，所有打印机默认设置成双面打印，在打印区放置废纸回收盒，大家打草稿或者只用了一面的纸可以放回去二次利用，节省开支。2.1.2办公物料供应优化原来大家要领个笔、回形针什么的，都要跑到一楼行政部签字领取，遇上我们出门办事，就要等半天，非常不方便。这次我们在每个楼层的电梯口都设置了自助物料领取柜，里面常备常用的办公物料，比如中性笔、笔记本、回形针、订书钉、便利贴这些，大家只需要扫柜子上的企业二维码，登记领取信息就能开门拿走，非常方便。我们安排专人每天早上检查各个柜子的物料存量，低于预警线就立刻补充，要是大家领的时候发现想要的物料没货，扫码提交申请，我们半天之内就能送上门。对于不常用的特殊物料，比如大型装订机、投影转接线、移动硬盘这些，大家可以提前在企业微信上预约，我们会提前准备好，要么送到工位，要么放在会议室，不用大家自己跑过来拿。2.2办公环境配套服务办公环境好不好，直接影响大家的工作心情，我们针对公共区域的环境服务做了调整。2.2.1公共区域保洁维护原来我们的保洁都是每天早上打扫一次，下午打扫一次，白天公共区域比如厕所脏了、茶水台垃圾满了，都要等到下次打扫才清理，很多同事反映有时候厕所异味大，影响体验。这次我们调整了保洁的排班，每个办公区安排一名驻点保洁，白天在岗期间每两个小时巡查一次所有公共区域，厕所用过之后随时清理，垃圾满了立刻换袋，茶水台的水渍随时擦干净，保证公共区域一直干净整洁。对于加班的同事，我们也安排了晚班保洁，晚上九点之前都会有保洁在岗，随时处理公共区域的卫生。还有办公区的绿植，原来都是好几个月才养护一次，死了好久都没人换，这次我们约定养护人员每月上门修剪一次，及时清理黄叶烂叶，要是发现绿植死亡，三天之内就能更换新的，大家要是觉得自己工位旁边的绿植不好看，也可以扫码申请调换品种，我们免费给大家换。2.2.2茶水休闲区优化我之前蹲点收集意见的时候，好多同事跟我提，原来茶水区只有热水，夏天想喝口凉水都没有，带饭的话只有一个微波炉，排队排太久。所以这次我们把每个楼层的茶水区都做了升级，换掉了原来的旧热水器，换成了冷热水直饮机，满足大家不同的需求，每个茶水区至少配备两台微波炉，人数多的楼层配三台，避免排队，另外再加装了冷藏冰箱，大家带的饭可以放在冰箱存着，我们还放了一组免费的茶包咖啡，都是最常用的品种，我们每周补充一次，大家随便拿。茶水区旁边我们还加了两个休闲沙发和小桌子，大家中午吃完饭可以坐那里聊聊天歇一会儿，不用一直待在工位上。我们也和保洁约定，微波炉每天擦一次，冰箱每周清理一次过期的食物，保证干净无异味。2.3员工辅助配套服务除了基础的办公和环境，我们针对员工的实际需求，加了很多人性化的配套服务。2.3.1午休与加班配套服务好多同事跟我说，中午趴在工位上睡觉，起来胳膊麻，胃也不舒服，长期下来对身体不好，所以我们把办公区闲置的三个小会议室改造成了共享午休室，每个午休室放了六张折叠床，配了枕头和遮光窗帘，大家只需要提前在企业微信上预约，扫码就能进去休息，每次最多能用三个小时，不会出现占着不用的情况。对于经常加班的同事，我们也做了配套，晚上八点以后加班的同事，可以在企业微信上申请免费的加班餐，我们和楼下三家口碑不错的餐馆合作，大家可以自己选餐，公司直接和餐馆结算，不用大家垫付，要是加班到十点以后，还可以申请打车补贴，全额报销打车费，保证大家回家安全。2.3.2快递与访客配套服务原来大家的快递都堆在前台，找半天找不到，还经常丢件，尤其是生鲜快递，天热的时候放半天就坏了。这次我们在进门大厅旁边设置了智能快递柜，分了普通格口和冷藏格口，生鲜快递可以放在冷藏格口，全部免费对大家开放，快递到了会直接发提醒到企业微信，大家随时去取就行，再也不用挤在前台找。访客接待这边，原来访客来了要自己站在前台打电话找对接人，很不方便，现在前台会帮着做好登记，引导访客到会客区休息，免费提供茶水，要是对接人提前说过，我们还会提前帮着布置会客区，准备好投影、纸笔、矿泉水这些，不用对接人自己费心准备。3实施推进步骤我们不搞一下子全铺开，分三个阶段推进，稳扎稳打，保证效果。3.1第一阶段：准备与试点（第一个月）目前我们已经完成了需求调研和方案制定，接下来第一个月主要完成设备采购、点位布置，然后选两个问题最多的楼层做试点，把所有配套服务先放上去，我会天天泡在试点楼层，收集大家的反馈，哪里不合适立刻调整，把方案打磨得更贴合大家的需求，没问题之后再推广。3.2第二阶段：全公司覆盖实施（第二个月）试点调整完成之后，第二个月我们就会把所有配套服务在全公司所有办公区铺开，安排所有相关人员和供应商到位，我们行政部会逐个楼层检查，确保每一项服务都落实到位，不会出现漏项，有任何问题当天就解决。3.3第三阶段：机制固化优化（第三个月及以后）三个月之后，我们就会把这套服务流程固定下来，形成日常的工作规范，按照我们制定的标准持续运行，同时根据大家的反馈随时调整优化，保证服务一直符合大家的需求。4人员分工与考核反馈机制为了保证方案能落地，我们明确了分工和考核，谁的事情谁负责，绝不推诿。4.1人员分工4.1.1统筹管理组由我所在的行政后勤部整体负责，我本人作为总负责人，统筹整个方案的推进，协调所有问题，下面安排两个同事，一个专门负责设备物料的管理和补货，一个专门负责环境和辅助服务的对接，大家有问题可以直接找对应的负责人，不用绕弯。4.1.2供应商执行组保洁、设备维护、绿植养护这些我们外包给专业的供应商，供应商要安排固定的人员在岗，每天提交工作记录，接受我们的检查和考核。4.1.3部门联络员每个部门选一个兼职联络员，有什么问题可以先收集给联络员，联络员统一告诉我们，也方便我们定期收集大家的需求，提高沟通效率。4.2反馈与考核机制4.2.1日常反馈渠道我们专门建了企业微信办公配套服务群，也做了在线反馈表单，大家有任何问题随时提，我们工作日两个小时之内一定会回复，能当天解决的绝对不拖到第二天，解决不了的也会告诉大家进度，我也把我的企业微信二维码贴在了每个茶水间，大家有问题直接加我找我，我一定第一时间处理。4.2.2月度考核每个月我们会根据大家的反馈给供应商打分，评分低于合格线的扣服务费，连续两个月不合格的直接换掉供应商，对我们内部行政人员，每月考核问题解决率，达不到95%的我们自己调整工作方法，复盘问题。4.2.3季度满意度调研每季度我们会发一次匿名的满意度调研，了解大家的需求变化，有新的需求我们就调整服务内容，比如大家想要加什么配套，我们只要在预算范围内，一定给大家安排。5预算与保障措施整个方案的年度总预算控制在公司批准的行政预算范围内，主要开支用于设备添置、供应商服务费、物料补充和员工加班餐补贴，我们也会做好成本管控，比如推行双面打印节省纸张，物料领用登记避免浪费，所以不会出现超支的情况。为了保障方案实施，我们也和公司申请了专门