电商第三方仓储库存精细化管控方案

电商第三方仓储库存精细化管控方案我做第三方仓储运营快八年了，前后服务过一两百个不同规模的电商客户，从小打小闹的淘系抖店中小卖家，到年销几亿的品牌电商，我见过太多因为库存管控混乱搞砸生意的例子：要么是系统显示有货实际发不出来，导致商家超卖丢了店铺权重，要么是滞销货占了快五分之一的库容，我们腾不出位置接新单，还有发错SKU、漏发，临期货没管控发出去惹来一堆差评，仅去年上半年，我们仓因为库存问题产生的客诉就占了总客诉的六成多，每个月光赔偿就要花出去小几万。折腾了这么多次，我们团队花了大半年打磨出这套精细化管控方案，就是冲着解决第三方仓储多客户、多SKU、淡旺季波动大的痛点来的，目前试推行大半年，效果很明显，整理出来给同行和有需要的朋友参考。1方案制定背景与总体目标1.1方案制定背景第三方仓储和品牌自有仓库不一样，我们一个仓同时要对接几十个甚至上百个客户，每个客户的SKU规格、动销节奏、发货要求都不一样，大促时候单量能涨到平时的五六倍，淡季又没多少活，原来我们一直用粗放式管理：货到了点总箱数就上架，卖多少发多少，月底攒着一起盘点，出了差异十天半个月都找不到原因。时间久了，不光我们自己库容浪费、出错率高，客户也不满意，一年光流失的客户就有十几个。痛定思痛之后我们才决定，必须把库存管控从“差不多就行”改成“每一件都管清楚”，才有了这套方案。1.2方案总体目标我们这套方案的核心目标一共四个，第一是把全仓库存准确率稳定提升到99.9%以上，基本消除因为库存不准导致的超卖、漏发；第二是把滞销库存的占比压缩到总库容的5%以内，提升库容利用率；第三是把因为库存问题产生的客诉降低90%，减少不必要的赔偿；第四是帮客户降低库存积压的成本，提升我们自身的服务竞争力，实现双赢。2精细化管控的基础体系搭建要做精细化管控，不能上来就改流程，得先把基础的架子搭稳，不然一切都是空中楼阁。2.1SKU分层分类标准化管理原来我们最乱的就是SKU管理，同一个客户的同款产品，不同批次入库贴的码都不一样，找货全靠老员工记性，新人来了半个月都摸不清门道。现在我们要求所有客户入库前必须提供标准化的SKU信息，每个SKU必须标注清楚名称、规格、款号、效期、所属客户，我们再按照月动销率把所有SKU分成三个等级：A类是月动销3次以上的爆款，占总SKU的两成左右，贡献八成的发货量；B类是月动销1-3次的平销款，占总SKU的五成左右；C类是月动销不到1次的待滞销款，占总SKU的三成左右。分好类之后，A类全部放在离拣货台最近的低位货架，不用爬高不用走远，拣货随手就能拿，B类放在仓库中部的中层货架，C类放在仓库偏远区域的高位货架，既提升了拣货效率，也方便我们分类管理库存。我一开始还觉得分类太麻烦，试了三个月发现，拣货效率直接提了三成，盘点的时候也不用瞎找，真的是省了大功夫。2.2储位编码数字化落地原来我们储位没有统一编码，哪有空位往哪堆，经常同一个SKU分开放在三四个地方，库存统计的时候经常错。现在我们给全仓每一个储位都编了唯一的识别码，编码规则从大区到排数到层数到具体储位，比如东三区第二排第三层第12个储位，编码就是D03-02-03-12，每个储位在系统里绑定对应的SKU和所属客户，不管是谁，拿PDA一扫储位码，立刻就能知道这个位置放了什么货、有多少库存、效期到什么时候，新人入职半天就能独立上手找货，根本不用跟着老员工记半个月。2.3系统与硬件配套升级原来我们用的是便宜的入门版WMS系统，只能记个大概库存，没有实时扣减、临期提醒、储位绑定的功能，所以我们专门换了适配第三方多客户仓储的WMS系统，每个SKU入库的时候直接扫批次和效期，临期三个月系统自动给客户发提醒，每个操作环节都留痕，哪一步出了错一查就能查到。另外我们还给每个岗位配了手持PDA，不用拿纸质单子找货，也不用停仓盘点，随时可以抽盘，大促的时候也不会耽误发货，虽然花了一笔升级费用，但是这大半年省下来的赔偿和人工成本，早就赚回来了。3入库到出库全流程节点精细化管控基础搭好之后，就要把每个流程节点的管控做细，从货进仓到发出去，每一步都卡好标准，不能出漏洞。3.1入库验收环节管控原来我们入库就是点一下总箱数，对得上就收，对不上差不多就算了，结果好几次供应商发错SKU、少发货，进仓之后卖出去才发现，最后锅都是我们背。现在我们入库分三步卡控：第一步先对预报单，客户发货前必须给我们发入库预报，货到了先核对总件数、SKU种类，和预报对不上的，直接打回让客户或者供应商确认，不盲目收货；第二步是分层抽检，A类爆款抽20%拆箱检查，B类平销抽10%，C类滞销款全拆箱检查，不光点数量，还要查有没有破损、效期对不对、SKU有没有发错；第三步扫码上架，验收没问题之后，上架的时候必须同时扫SKU码和储位码，系统对不上的直接报警，没法录入库存，从源头就把错误挡住了。我印象特别深，有一次一个做3C的大客户，供应商发了一千台耳机，一半型号发错了，我们抽检的时候刚好抽到了错的，直接查了出来，要是这批货直接进仓发出去，几千单退货加违约金，客户最少损失几十万，那次之后客户直接跟我们签了三年的独家仓储合同，真的是细节救了大问题。3.2在库存储环节管控货放进仓之后，不能放那就不管了，我们改了原来月底全盘的老规则，改成动态循环盘点：每天抽当天有动销的SKU盘点，A类爆款每天抽10个，全品类每个月能盘三四遍，B类平销每周全盘一遍，C类滞销每个月盘一遍，盘点差异当天找原因，是入错储位还是发错货，当天就调整系统库存，绝不拖到第二天。原来我们差个十件八件的，攒到月底一起找，越拖越乱，现在当天清，错的越来越少。另外效期管控我们也卡得很严，系统自动给临期货贴标签，离效期三个月自动提醒客户做促销，离效期一个月直接系统拦截，拣货的时候出不了单，绝对不会把临期货发出去，砸客户的招牌也砸我们的口碑。3.3拣货出库环节管控拣货是最容易出错的环节，原来我们拿着纸质拣货单找货，经常看错款号拿错货，现在我们用波次拣货，同一个时间段、同一个储区的订单放一起拣，拣完每一件都要扫PDA核对SKU和数量，不对的话没法进入下一个环节，复核的时候再扫一遍，双重核对，另外我们定了死规矩：不同客户的SKU哪怕长得一模一样，也必须分开储位存放，绝对不能混放，之前吃过混放的亏，两个客户的同款不同牌的T恤放混了，一下发错二十多单，赔了小一万，从那之后这个规矩谁都不能破。4异常库存动态精细化处理流程管好了，还会有各种异常库存，这些库存不处理，占库容还会搅乱正常库存数据，所以必须单独拿出来做精细化管理。4.1滞销库存分级处理原来我们不好意思催客户清库存，好多货放了一两年，客户自己都忘了，占了快五分之一的库容，浪费得很。现在我们每个月都会给每个客户出专属的库存报表，把超过三个月没动销的C类库存列出来，分级处理：三个月没动销的，提醒客户做活动清仓，六个月没动销的，主动跟客户沟通，要么转仓要么退仓，一年以上没动销的，跟客户签协议，按约定处理，当然所有处理都必须经过客户书面确认，我们绝对不会私自动客户的货。这么做之后，很多客户都很配合，毕竟压库存也占他们的资金，腾出来的库容我们能接更多新单，是双赢的事。4.2残次破损库存及时清理每天拣货、发货的时候，都会挑出一些运输碰坏、客户退回的残次货，原来我们随便堆在角落，时间久了就跟好货混了，还容易发错。现在我们专门划了一块固定的残次储位，每天下班前，所有人把当天挑出来的残次货统一登记，拍好照片发给客户，客户确认之后，要么退回要么销毁，当天处理完，绝不留到第二天，残次储位随时清空，不会一直堆着占地方。4.3虚库存定期清理虚库存就是系统显示有货，实际仓库里找不到的库存，这种库存最坑人，很容易导致商家超卖，原来我们攒着季度清理，现在我们每周排查一次，找到虚库存立刻找原因，是入错了储位还是发错了单没扣库存，找到之后当天调整，把虚库存清掉，避免给商家惹麻烦。5配套人员管理与考核机制所有的流程最终都要靠人来做，没有配套的人员管理，再好的方案也落不了地。5.1岗位责任精细化划分原来我们一个人又入库又拣货又盘点，出了错找不到责任人，大家互相推锅。现在我们分了专门的入库验收岗、上架岗、拣货岗、盘点岗、异常处理岗，每个岗位的责任说的清清楚楚，谁的环节出了错，直接找对应负责人，不会再出现“大家都有责任，谁都不负责”的情况，大家的责任心也强了很多。5.2分层培训跟进新人入职，必须先过SKU标准化管理、PDA操作、盘点规则这三关，考试合格才能独立上岗，不能上来就摸瞎干活。老员工每个月也会开一次复盘会，把这个月出的库存错误拿出来大家一起分析，说说为什么错，下次怎么避免，我没事也会跟着大家在仓里转，碰到问题当场说，比坐在办公室上课有用多了。5.3人性化考核激励我们把库存准确率、差异处理及时率直接跟绩效挂钩，全月库存准确率达到99.9%，就给全额绩效，每低0.1个点扣对应比例的绩效，连续三个季度达标的，还有额外的季度奖金，当然我们也不是一出错就罚，第一次出错只要不是故意的，就是口头警告，帮着改，第二次再犯才罚，毕竟谁都有走神的时候，主要还是提醒大家上心。我一直跟团队的小伙伴说，我们库存管好了，客户满意了，我们生意好，大家的工资奖金也能涨，都是绑在一起的。6方案总结与效果预期这套方案我们试推行大半年，目前全仓库存准确率稳定在99.92%，滞销库存占比从原来的18%降到了4.2%，库容利用率提升了17%，因为库存问题产生的客诉降了83%，不仅老客户流失率降了很多，还靠老客户介绍来了不少新客户，效果比我们预想的还要好。其实做电商第三方仓储这么多年，我最深的感受就是，我们的核心就是帮客户管库存，库存管好了，一切都顺，库存管不好，再便宜的仓租客户也不会留。精细化管控不是什么高大上的概念，就是把每一件货、每一个小环节都管到位，多替客户着