办公耗材节约管理条例

办公耗材节约管理条例总则我做行政耗材管理快十年，天天和办公耗材打交道，见过太多不必要的浪费：好好一整盒打印纸放抽屉忘用受潮，最后整盒当废纸卖；硒鼓刚提示缺粉就直接换新，摇一摇还能打几百页的硒鼓直接进了垃圾桶；有人一次领十支中性笔，放着放着笔油干了全部扔掉；私人的孩子作业、旅游攻略随便用公家纸打，积少成多一年下来浪费的耗材能抵得上两个员工的季度福利。为了规范办公耗材的使用流程，减少不必要的资源浪费，控制单位行政运营成本，培养全员节约的办公习惯，同时践行绿色办公的理念，结合单位实际运营情况，特制定本条例。本条例的核心不是为了限制大家正常使用耗材，更不是单位“抠门”卡大家的需求，而是把浪费的钱省下来，用到更能让大家受益的地方——过去两年我们靠严格的节约管理，省出了近十万耗材经费，全部拿来更新了办公区的饮水机、增加了全员季度下午茶预算，实实在在的好处都是大家拿，这也是我们推行这个管理条例的初衷。1核心管理原则与适用范围1.1核心管理原则本条例坚持四个基本原则，既保证节约，也不影响大家正常办公：第一是“保障需求，杜绝浪费”，只要是工作需要的耗材，不管用多少都能批，绝对不会因为节约耽误大家干活，只限制非工作需求的浪费和无意义的消耗；第二是“定额管理，弹性调整”，给各部门定基础使用额度，特殊工作需求可以随时申请追加，不会一刀切卡额度；第三是“循环利用，绿色环保”，能重复使用的耗材绝不一次性丢弃，可回收的耗材统一回收处理，既省钱也保护环境；第四是“全员参与，奖罚分明”，节约不是行政一个部门的事，需要所有人一起配合，做得好有奖励，故意浪费有约束，不搞空洞的说教。1.2适用范围本条例适用于单位所有在职员工、外包驻场人员、实习人员，覆盖单位所有办公区域、所有类型的办公耗材，不管是价格几百块的硒鼓，还是几分钱一个的回形针，全部纳入本条例管理范围。2办公耗材分类与领用定额标准要做好节约管理，首先得把耗材理清楚，定好合理的使用额度，做到心中有数，既不浪费也不缺用。2.1办公耗材分类根据耗材价值和使用特性，我们把办公耗材分为三大类：2.1.1高值耗材主要指打印机硒鼓、墨盒、碳粉、打印头、绘图仪墨囊这类单价较高、使用寿命较长的耗材，这类耗材是浪费的重灾区，也是我们管理的重点。2.1.2低值日常耗材主要指打印纸、中性笔、笔芯、笔记本、便利贴、回形针、订书钉、胶水、文件夹这类日常常用、单价较低的小耗材，这类耗材虽然单件不值钱，但是积少成多，浪费总量其实不小。2.1.3特种专用耗材主要指设计部门用的专业绘图纸、标签打印纸、特殊尺寸打印膜这类只有特定部门会用到的专用耗材，这类耗材价格高，通用性差，所以单独管理，避免盲目采购积压浪费。2.2领用定额标准定额是参考过去三年各部门的平均使用量定的，绝对不会故意定低卡大家，遇到特殊情况随时可以调整：2.2.1部门基础定额低值日常耗材按照部门人数核定，每人每月基础定额为30元，全年累计计算，当月用不完可以结转到下月使用，不会清零作废；高值耗材按照打印机数量核定，每台通用打印机每3个月核定1个硒鼓/墨盒的额度，打印量特别大的一体机每2个月核定1个额度。2.2.2特殊需求追加定额如果某个部门当月有大型会议、项目申报、客户宣传等特殊工作，需要额外使用耗材，只需要提前1天向行政部提交申请，写清楚用途和需要的耗材量，部门负责人签字之后就能直接追加额度，不会设置任何额外门槛。2.2.3个人领用定额为了避免个人多领囤货造成浪费，个人领用日常耗材有基础标准：每个人每季度最多领用2支中性笔笔杆，笔芯每月可以领用1支，笔记本每年最多领用2本，用完以旧换新，要是真的提前用完了，拿旧的来就能换领新的，绝对不会不让领。3领用与日常使用节约规范定额定好了，关键在日常使用的环节落实，这部分是本条例的核心，所有规则都是从实际工作里总结出来的，不会为难大家。3.1领用环节节约管理3.1.1全面推行以旧换新制度除了新入职员工第一次领用耗材，所有耗材领用都必须执行以旧换新：领新硒鼓要拿用完的旧硒鼓来换，领新笔芯要拿用完的空笔杆来换，领整箱打印纸要拿用完的旧纸芯来换，领新笔记本要拿写完的旧本来换。这个制度主要就是为了避免大家多领囤货，我之前见过不少同事一次领五六支笔，放抽屉里忘了用，半年后拿出来笔油都干了，只能全部扔掉，实在可惜，以旧换新就能完全避免这种浪费。3.1.2分级领用审批流程低值日常耗材由各部门内勤统一按月领用，个人需要找内勤登记领用，避免每个人都去行政领，多领错领；高值耗材需要部门负责人签字确认，确实达到更换标准才能领用；特种耗材需要使用部门提前一周提交采购申请，注明使用用途和预估用量，行政部核实之后再采购，不会提前买一大堆堆在仓库放着过期。3.2日常使用节约规范3.2.1打印复印耗材节约打印耗材是浪费最多的部分，所以我们定了几个具体要求：第一，能电子传阅的材料绝对不打印，内部会议、内部沟通都优先用电子文件，不需要每人打一份纸质版，真的需要存档再打印；第二，所有打印机默认设置成双面打印，大家要是确实需要单面打印，自己手动改设置就行，默认双面一年能省将近一半的打印纸；第三，打印之前一定要预览，确认内容、格式没错再打印，避免打错了整页扔掉，打错的纸只要一面是空白的，全部放到每个办公室门口的废纸收纳盒里，留着打草稿、打内部不需要存档的材料用，我自己现在打草稿全用这种废纸，用着和新纸一样，为啥要浪费新纸呢；第四，尽量不要用公家耗材打印私人材料，真的有急事打个一两张没问题，天天打孩子作业、私人资料就不合适了，说白了浪费的是大家共同的钱，对别的同事不公平。3.2.2高值耗材循环利用硒鼓墨盒这些高值耗材，只要不是硬件损坏，全部循环利用：我们和正规的再生耗材厂商合作，空硒鼓收回去加粉整理之后，能继续使用，再生硒鼓的打印质量和新硒鼓几乎没区别，价格只有新硒鼓的三分之一，真的特别划算。要是硒鼓提示缺粉，大家先摇一摇，大多都能再打个几百页，不要一提示缺粉就直接换，省下的钱真的能办好多事。不能再用的旧耗材，统一交给行政部回收处理，不要随便扔，既污染环境也浪费可回收的资源。3.2.3低值小耗材节约很多人觉得小耗材不值钱，浪费点无所谓，其实一年算下来真的不少：回形针、长尾夹这类东西，用完了收起来，能反复用好多次，不要用一次就扔；便利贴不要一大张只写两三个字，能裁小用就裁小用，实在不行用废纸裁成小便签用，一样好用；中性笔只要还能写就不要扔，摔了出墨不顺畅，甩两下大多就能继续用，别稍微不顺就直接扔。这些小事看起来不起眼，攒起来真的能省不少钱。4管理责任与监督考核机制没有配套的监督考核，条例就是一纸空文，但是我们的考核以提醒和奖励为主，处罚只是辅助，不会上来就罚大家。4.1各级管理责任4.1.1行政部管理责任行政部是本条例的牵头落实部门，负责耗材的采购、库存管理、定额核算、定期盘点，每个月统计各部门的耗材使用情况，定期向大家公示，同时也会收集大家对条例的意见，只要规则不合理，随时调整，绝对不会定了就不改，一切以方便大家工作为前提。4.1.2部门负责人责任各部门负责人是本部门耗材节约管理的第一责任人，要带头遵守本条例的规定，同时督促本部门员工养成节约习惯，做好本部门内部的领用登记，发现浪费及时提醒。4.1.3全员责任每个员工都要自觉遵守本条例的规定，从自己手头的小事做起，做好节约，也可以互相提醒，有好的节约方法也随时可以给行政部提，采纳了还有奖励。4.2监督机制4.2.1定期公示制度每个月行政部都会把各个部门的耗材使用量、人均消耗、定额剩余情况，公示在内部办公系统的公告栏里，谁用得多谁用得少，大家都能看到，不是为了批评谁，就是让大家心里有数，慢慢形成节约的氛围。4.2.2日常巡查提醒行政部每周会不定期巡查各个办公区，发现没有人用的时候打印机没关、好的耗材随便扔、大量浪费打印纸这类情况，第一次会口头提醒，第二次会记录给部门负责人打招呼，不会上来就处罚。4.2.3民主监督渠道大家要是发现有严重浪费的情况，或者经常用公家耗材打私人东西的行为，可以匿名向行政部反映，我们核实之后会处理，给反映问题的同事也准备了小奖励，当然我们相信大多数同事都是自觉的，这个只是补充机制。4.3奖罚规则4.3.1奖励机制每个季度我们会评一个“节约标兵部门”，选人均消耗最低、没有浪费记录的部门，评上之后给部门奖励500元的活动经费，部门可以拿来聚餐或者买零食；个人提出的节约方法被全单位推广的，给个人奖励200元的购物卡，之前有同事提出把废纸裁成小便签用，推广之后省了近三分之一的便利贴费用，我们就给那个同事发了咖啡卡，大家互利双赢。4.3.2约束机制处罚真的只是最后的手段，第一次超定额超过30%，也没有合理的特殊原因，我们只是提醒部门负责人；多次超定额，或者发现故意浪费、私用公家耗材屡教不改的，会取消部门年度评优资格，情节严重的会按照浪费价值扣除部门少量绩效，我们推行这个条例这么多年，真正用到处罚的情况屈指可数，大多同事都能自觉遵守。5条例落实的保障措施5.1做好宣传引导一开始很多同事不理解，觉得搞节约就是单位小气，我们会定期给大家算明白账：我们一年能省多少钱，这些钱都用在了哪里，让大家看到节约带来的实实在在的好处，慢慢就能理解了，现在很多同事都会主动把废纸收起来用，不用我们提醒。5.2做好硬件支持为了方便大家落实节约，我们已经把所有打印机都改成了默认双面打印，每个办公室都配了专门的废纸收纳盒，和正规厂商合作的再生耗材，质量有保证，要是再生硒鼓出了问题影响打印，我们马上给换新的，绝对不会让大家因为节约影响工作效率。5.3动态调整规则本条例每半年会征求一次全体员工的意见，哪个定额不合理，哪个规则用着不方便，大家随时提，我们开会调整，比如之前市场部经常要给客户打宣传样册，原来的定额不够用，我们听了意见之后马上给市场部追加了专用定额，绝对不会死抱着规则不变。总结