报表处理系统概述课件

報表處理系統概述4.1

期末所有經濟業務登記入賬後，財務人員必須以日常核算資料為依據，通過整理、匯總編制用以集中反映企業某一特定日期財務狀況以及某一特定時期經營成果和現金流量情況的財務報告，它一般由財務報表體系和財務狀況說明書兩部分構成，其中財務報表體系是核心內容。會計電算化後，各類財務報表的編制也通過電腦來完成。根據電腦技術與會計報表的編制方法相結合設計出的專門用於報表數據處理的軟體，稱之為報表系統。一、報表處理系統主要功能用友UFO報表系統的主要功能有以下7個方面：第一，提供各行業報表範本。第二，檔管理。第三，格式管理。第四，數據處理。第五，圖表功能。第六，列印功能。二、報處理表系統基本概念(一)簡單表和複合表按報表的複雜性分，報表可以分為簡單表和複合表兩類。1．簡單表。由若干行和列組成的報表，常見的資產負債表、利潤表、現金流量表都是屬於簡單表。2．複合表。由若干簡單表組成的報表。圖4-1就是一個複合表(二)固定表和可變表1.固定表。在一個報表檔中，每一張表頁的行數和列數都相同的報表，這一類報表的格式不隨著經濟業務的變化而變化。常見的資產負債表、利潤表、現金流量表都是屬於固定表。2.可變表。在一個報表檔中，每一張表頁的行數或列數都可能不相同的報表，這一類報表的格式往往隨著經濟業務的變化而變化。它可以分為行可變表和列可變表兩種。圖4-2就是一張行可變表，表中的第7行直接跳到了第17行，表示在這裏可以增加10行。在這個報表檔中，每一張報表分別反映不同月份的教職工資訊。由於學院不斷引進各類人才以及老教職工的離退休，因此每個月的報表所需要的行數是不同的，它隨著人數的變化而變化。(三)關鍵字關鍵字是區分不同報表的標誌。在一個報表檔中，可能包含著多個單位、不同時期的報表，這時如果需要快速準確地搜索到所需要的報表，就需要有一個對表頁能夠進行定位、辨識的特殊標誌，這個特殊標誌就是關鍵字。常見的關鍵字有單位名稱、單位編號、年、月等。也可以自行定義關鍵字。(四)報表單元1．單元任何一張報表都是由行和列構成的，由行和列組成的方格稱為單元，它是組成報表的最小單位。在二維報表中，單元的名稱由表示列的字母和表示行的數字組成，如D5就表示第5行第4列的單元。一個單元總是落實在某個報表檔中的某一頁上，因此單元的完整描述為：“報表名”→單元名稱@表頁號。在報表“資產負債表”第5張表頁上的C6單元表示為：“資產負債表”→C6@5當表頁省略時，即單元描述為“報表名”→單元名稱時，系統默認單元在指定報表的第1頁上；當單元在當前報表的當前頁上時，報表名可以省略。如B6就表示當前表頁的B6單元。2．單元區域自起點單元至終點單元所組成的一個長方形矩陣叫做單元區域。最小的區域就是一個單元；最大的區域就是一張完整的報表。區域的表示方法為用形成區域對角線的兩個單元名稱表示，不分先後順序，即：起點單元名稱：終點單元名稱。完整的表示方法為：“報表名”→區域名稱@表頁號。當表頁省略時，系統默認區域在指定報表的第1頁上；報表名和表頁號都省略時，表示區域在當前報表的當前表頁上。區域B5:F9也可以表示為F9:B5、B9:F5、F5:B9。由整行或整列組成區域的表示方法為：“A”表示第A列(或第1列)所有單元組成的區域；“A:D”表示第A列到D列所有單元組成的區域；“#5”表示第5行所有單元組成的區域；“#5:#6”表示第5行和第6行所有單元組成的區域。3．組合單元將相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區域作為一個單元加以使用，這個單元就稱為組合單元。在設計報表格式時，通過組合單元的設置，可以使得報表的格式達到多樣化，製作出各種各樣的報表檔，滿足不同使用者的需要。(五)報表格式每一張報表都有一定的格式，報表格式包括：1．表樣格式表樣格式是指空白報表所具有的內容，包括標題、表頭、表體、表尾和所有輔助說明的文字等內容。2．單元類型單元類型是對單元內容所作的分類。包括字元型、數值型、表樣型等內容。如果單元類型屬於表樣，那麼在同一個報表檔的不同表頁中，該單元的內容永遠是相同的；如果是字元型或數字型，那麼在同一個報表檔的不同表頁中，該單元的內容很可能是不相同的。3．單元格式單元格式是指單元內容的顯示格式。如左對齊、居中、右對齊等4．公式公式是指報表單元數據來源或數據間關係的運算式。如反映數據來源於賬簿的賬務取數函數,數據來源於報表的報表取數函數、審核公式、舍位平衡公式等等。(六)格式狀態和數據狀態1．格式狀態格式狀態是指設置、修改空白報表的狀態，如設置標題、表頭、報表專案、表尾、設置單元公式、設置單元類型等。在格式狀態下，看不到數據。2．數據狀態數據狀態是指編制報表、對表內數據進行加工、匯總及其他處理的狀態。在數據狀態下，看得到報表的格式和數據，但不能修改報表格式。三、報表製作基本流程在會計電算化狀態下，編制報表的流程可以分為三步，第一步是報表的格式定義，包括空白報表的設置和報表公式的定義；第二步是報表的數據處理，包括報表的編制和圖形處理；第三步為報表的列印輸出。具體流程可以分