安全技术档案管理制度

安全技术档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业安全技术档案管理工作，确保安全生产信息的完整性、准确性、系统性和可追溯性，建立健全安全生产长效机制，根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》、《建设项目安全设施“三同时”监督管理办法》、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等国家有关法律法规及行业标准，结合企业生产经营实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业及所属各单位、部门在生产经营活动中形成的，具有保存价值的安全技术文件材料的收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁及利用等全过程管理。本制度所指安全技术档案，是指在安全生产管理、安全技术应用、隐患排查治理、应急管理等活动中直接形成的，对国家、社会及企业具有保存价值的各种形式的历史记录。第三条管理原则（一）统一领导，分级负责：企业安全管理部门对安全技术档案工作实行统一规划、指导和监督，各下属单位及部门负责本职责范围内安全技术档案的具体形成、积累和整理工作。（二）全员参与，同步归档：坚持“谁形成、谁整理、谁归档”的原则，将安全技术档案管理纳入各项工作流程，确保文件材料与工作进度同步形成、同步归档。（三）规范完整，真实准确：归档的材料必须真实反映安全生产实际情况，做到字迹清楚、图样清晰、签署完备、数据准确，严禁伪造、涂改档案材料。（四）安全保密，便于利用：在确保档案实体安全和信息安全的前提下，建立便捷的检索利用机制，充分发挥安全技术档案在事故预防、应急处置和责任追溯中的支撑作用。第四条档案信息化建设企业应积极推进安全技术档案信息化建设，建立电子档案备份系统，实现重要安全技术档案的数字化管理、网络化传输和智能化利用，提高档案管理效率。电子档案的管理应当符合国家电子档案管理标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第二章组织机构与职责第五条安全管理部门职责（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和标准规范，制定和完善企业安全技术档案管理制度和业务规范。（二）负责对企业及各单位安全技术档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案管理业务培训和考核。（三）负责企业级综合性安全技术档案的集中统一管理，包括安全责任制、管理制度、操作规程、应急救援预案等核心文件的归档和保管。（四）负责重大危险源档案、特种设备档案、建设项目安全设施“三同时”档案等关键安全技术档案的审核与验收。（五）组织开展安全技术档案的鉴定与销毁工作，提出到期档案的处置意见。第六条档案管理部门职责（一）负责制定安全技术档案的分类方案、保管期限表和归档范围。（二）负责提供档案保管场所、设施设备及必要的装具，确保档案保管符合“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘）。（三）负责对各部门移交的安全技术档案进行最终审核、验收、登记和入库保管。（四）负责建立和维护安全技术档案检索目录，提供档案借阅、查询和复制服务。（五）负责档案信息化系统的日常维护和数据备份管理。第七条各业务部门及生产单位职责（一）负责本部门、本单位在业务活动中形成的安全技术文件材料的日常积累、整理和组卷工作。（二）按照归档时间和质量要求，向档案管理部门或安全管理部门移交整理规范的安全技术档案。（三）确保本部门形成的电子文件与纸质文件在内容、版本、签章等方面保持一致，并及时移交电子档案。（四）指定兼职档案员，负责对接档案管理部门，落实档案管理具体工作。第八条人员要求从事安全技术档案管理的人员应具备相应的专业知识和业务技能，经过档案业务培训并保持相对稳定。档案管理人员应严格遵守保密制度，严禁泄露档案中的敏感信息。第三章档案分类与归档范围第九条档案分类设置企业安全技术档案按照“类别-项目-子项”的逻辑结构进行分类，主要划分为以下一级类别：（一）安全生产综合管理类；（二）安全教育培训类；（三）建设项目安全设施“三同时”类；（四）设备设施安全管理类；（五）作业环境与职业健康类；（六）安全检查与隐患治理类；（七）应急管理类；（八）事故调查与处理类；（九）相关方与外来施工安全管理类；（十）安全生产投入与保险类。第十条安全生产综合管理类归档范围（一）国家有关安全生产法律法规、标准规范及上级部门下发的安全生产文件（含通知、通报、批示等）。（二）企业安全生产责任制文件（包括各级人员、各职能部门的安全职责清单及履职记录）。（三）企业安全生产规章制度、操作规程及其发布、修订、废止记录。（四）安全生产年度计划、中长期规划、工作总结及阶段性工作汇报。（五）安全生产会议纪要、决议及落实情况记录。（六）安全目标责任书、考核办法及考核结果记录。（七）安全生产奖惩记录及相关证明材料。（八）特种设备作业人员、特种作业人员及安全管理人员资格证清单及复印件。第十一条建设项目安全设施“三同时”类归档范围（一）建设项目安全预评价报告（含备案文件）。（二）建设项目安全设施设计专篇及其审查意见。（三）建设项目施工监理过程中的安全检查记录、隐蔽工程验收记录。（四）建设项目安全验收评价报告。（五）建设项目安全设施竣工验收报告及批复文件。（六）职业病防护设施设计、验收、评价等相关文件材料。第十二条设备设施安全管理类归档范围（一）特种设备（锅炉、压力容器、压力管道、电梯、起重机械、场（厂）内专用机动车辆）的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件。（二）特种设备的定期检验报告、维保记录、日常检查记录、运行故障和事故记录。（三）关键设备、重要装置的检修计划、方案、记录及验收报告。（四）安全设施（如消防器材、防雷防静电设施、安全阀、爆破片、报警装置等）的台账、检测报告、校验记录、维护保养记录。（五）电气设备、线路的预防性试验报告、接地电阻测试记录。第十三条作业环境与职业健康类归档范围（一）作业场所职业病危害因素检测评价报告。（二）职业病危害项目申报回执及申报材料。（三）员工职业健康监护档案（包括上岗前、在岗期间、离岗时的职业健康检查报告及告知记录）。（四）职业病防护设施台账及维护记录。（五）个人防护用品（PPE）采购记录、发放登记台账。（六）作业现场职业危害告知卡、警示标识设置台账。第十四条安全检查与隐患治理类归档范围（一）各类安全检查计划（包括日常检查、专项检查、季节性检查、节假日检查）。（二）安全检查记录表、隐患整改通知单。（三）隐患排查治理台账，包括隐患描述、风险等级、治理措施、责任单位和人员、资金预算、整改期限、验收情况等闭环管理记录。（四）重大事故隐患挂牌督办记录、治理方案及复查验收报告。第十五条应急管理类归档范围（一）生产安全事故应急救援预案（综合预案、专项预案、现场处置方案）及备案回执。（二）应急预案评审意见、修订记录及版本更新说明。（三）应急演练计划、演练方案、演练记录（含影像资料）、演练评估报告及整改意见。（四）应急救援物资装备台账（包括名称、规格、数量、存放地点、维护记录）。（五）应急救援队伍名单、培训记录及联动协议。第十六条事故调查与处理类归档范围（一）事故报告（含初步报告、正式报告）。（二）事故调查组组成名单、调查笔录、现场勘查记录、照片及视频资料。（三）事故技术分析报告、鉴定报告。（四）事故处理决定书、责任追究落实情况。（五）事故整改措施落实情况及复查验收记录。（六）工伤认定申请表、劳动能力鉴定结论书及相关医疗记录。第十七条安全生产投入与保险类归档范围（一）年度安全生产费用提取和使用计划。（二）安全生产费用使用台账（包括发票复印件、合同、验收单等）。（三）安全生产责任保险投保单、保单复印件及理赔记录。（四）工伤保险参保人员名单及缴费凭证。第四章档案收集与整理第十八条收集时间要求（一）定期收集：各部门应在每年第一季度完成上一年度形成的应归档安全技术文件材料的整理和移交。（二）随时收集：建设项目安全设施“三同时”文件、设备随机资料、事故调查处理文件等，应在工作结束后或任务完成时立即整理归档。（三）实时收集：对于采用信息化系统产生的电子数据，应通过接口或定期导出方式实现实时或准实时归档。第十九条整理规范（一）组卷要求：归档文件材料应按问题、时间、重要程度等特征进行组卷。同一类别的文件材料应排列在一起，保持文件之间的有机联系。管理性文件按问题结合时间、重要程度排列；非管理性文件按时间排列。（二）卷内文件排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。（三）页号编写：卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号，页号位置应在每页材料非装订线一侧的右上角。（四）卷内目录：每一卷档案均应编制卷内目录，包括序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注等项内容。（五）备考表：每一卷档案末尾应附备考表，说明本卷档案的卷内文件总数、页数、立卷人、检查人、立卷日期等情况，并填写对文件情况的说明（如缺损、修改等）。第二十条装订与封装（一）装订：案卷应采用线装法或不锈钢订书钉装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。拆除文件上的金属物，对于过大或过小的文件材料应折叠或托裱至标准幅面。（二）卷皮与卷盒：案卷应使用符合国家标准的档案卷皮或卷盒进行封装。卷皮或卷盒脊背应填写案卷题名、档号、保管期限等项内容，字迹工整清晰。第二十一条档号编制安全技术档案的档号由全宗号、目录号、分类号、案卷号组成。档号结构应保持唯一性和稳定性，便于检索和识别。档号编制示例：AQ-01-03-005，分别代表全宗号（AQ）、目录号（01）、分类号（03，如设备设施类）、案卷号（005）。第五章档案保管与保护第二十二条保管设施（一）档案库房（或档案柜）应专门设置，不得与办公室、阅览室混用。库房应具备良好的密闭性，配备温湿度控制设备、灭火器材、防盗门窗、防虫防鼠药剂、遮光窗帘等设施。（二）档案柜架应采用金属或符合档案保护要求的材质制作，排列整齐，便于通风和搬运。（三）库房内严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的私人物品，严禁吸烟和明火作业。第二十三条库房管理（一）温湿度控制：档案库房温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日应记录温湿度数据，发现超出范围应及时采取调节措施。（二）定期检查：档案管理人员应定期对库房进行安全检查，重点检查防火、防盗、防潮设施是否完好，档案是否有霉变、虫蛀、褪色、破损等情况。检查应形成记录，发现问题及时处理并报告。（三）清洁卫生：保持库房内外清洁卫生，定期进行除尘消毒。第二十四条电子档案保管（一）存储介质：电子档案应存储在非易失性存储介质上，如服务器硬盘、光盘、磁带等。重要电子档案应实行一式三套备份，其中一套异地保存。（二）格式转换：对于采用非通用格式的电子文件，归档时应转换为通用格式（如PDF、XML、OFD），并确保其可读性。（三）数据校验：定期对电子档案进行读取测试和数据校验，防止因介质损坏或病毒感染导致数据丢失。存储介质应每隔3-5年进行一次转存或更新。第二十五条保管期限安全技术档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。具体划分标准如下表所示：档案类别保管期限备注安全生产责任制、核心管理制度永久涉及企业核心安全管理体系特种设备设计、安装、监检文件永久设备报废后可转为短期建设项目“三同时”全套文件永久项目全生命周期保存事故调查处理档案（含重伤及以上）永久应急救援预案及演练记录长期预案修订后旧版仍需保存安全检查与隐患治理记录长期安全教育培训档案长期职业健康监护档案长期离岗后保存30年安全生产费用台账短期一般性安全通知、会议纪要短期第六章档案借阅与利用第二十六条借阅权限（一）企业内部员工因工作需要，可凭有效工作证件申请借阅与本岗位职责相关的安全技术档案。（二）涉及企业核心机密、未公开的事故调查档案、关键技术参数档案，仅限经分管领导批准的特定人员借阅。（三）外部单位（如上级监管部门、审计单位、评价机构）因公查阅档案，须持有单位介绍信，经企业安全管理部门负责人或分管领导批准后，在指定地点查阅，原则上不予外借。第二十七条借阅流程（一）申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的题名、档号、用途、借阅期限。（二）审批：根据借阅权限和档案敏感程度，由相应层级负责人审批签字。（三）登记：档案管理员核对审批手续，办理借阅登记，注明借出日期、归还期限。（四）归还：借阅人应在规定期限内归还档案。档案管理员需当面清点档案页数、状况，确认无误后注销借阅记录。第二十八条利用规范（一）爱护档案：借阅人应保持档案清洁完整，严禁在档案上涂改、勾画、抽取、撤换、增删页码。（二）保密义务：借阅人对档案内容负有保密义务，不得擅自复制、拍摄、扫描、传播档案内容。（三）复制管理：确需复制档案的，应在申请表中注明，经批准后由档案管理人员负责复制，并加盖档案证明章。（四）电子档案利用：通过内部网络查阅电子档案的，应严禁下载、打印涉密文件，系统应自动记录查阅日志。第七章档案鉴定与销毁第二十九条鉴定组织企业应成立由档案管理部门、安全管理部门、技术部门及相关业务部门组成的档案鉴定小组，定期对已到保管期限的安全技术档案进行鉴定。第三十条鉴定程序（一）初步鉴定：档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出继续保存或销毁的建议。（二）审查鉴定：鉴定小组对建议销毁的档案进行逐卷审查。对于仍有参考价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（三）审批：销毁清册须经企业分管领导或主要负责人批准后方可实施。第三十一条销毁执行（一）档案销毁应由两人以上负责监销，严禁私自销毁档案。（二）纸质档案应在指定地点采用碎纸机粉碎或送造纸厂化浆处理，确保信息无法复原。（三）电子档案应通过彻底删除、格式化或物理销毁存储介质的方式进行清除。（四）销毁工作完成后，监销人应在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第八章监督与责任追究第三十二条监督检查安全管理部门和档案管理部门应将安全技术档案管理纳入安全生产检查和基础管理考核内容，每年至少组织一次专项检查。检查内容包括：（一）档案管理制度执行情况；（二）档案收集、整理的及时性和规范性；（三）档案保管的安全状况；（四）档案借阅登记制度的落实情况。第三十三条考核评价建立安全技术档案管理考核机制，对在档案收集、整理、保护、利用工作中做出显著成绩的部门或个人给予表彰和奖励。对档案管理混乱、丢失、损毁、泄密等行为，纳入安全绩效考核扣分。第三十四条责任追究有下列行为之一的，责令限期整改；造成严重后果的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定归档或者不按期移交档案的；（二）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁安全技术档案的；（三）涂改、伪造、抽取、撤换安全技术档案材料的；（四）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；（五）违反保密规定，泄露档案中秘密信息的。第九章附则第三十五条特殊载体管理本制度未尽事宜，如照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体安全技术档案的管理，参照国家相关照片、音像档案管理规定执行。第三十六条解释权本制度由企业安全管理部门会同档案管理部门负责解释。第三十七条实施日期本制度自发布之日起施行。原有关安全技术档案管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。附录A：安全技术档案归档范围及保管期限表序号一级类目名称二级类目名称归档文件材料主要范围保管期限1综合管理法律法规国家及地方颁布的安全生产法律、法规、标准、规范文本及更新记录永久2综合管理主体责任安全生产责任制、管理制度、操作规程文本及发布、修订记录永久3综合管理组织机构安全管理网络图、安委会及安全机构成立文件、人员任命书长期4综合管理会议记录各类安全生产会议纪要、签到表短期5综合管理奖惩记录安全生产奖惩通报、决定及相关凭证长期6教育培训特种作业特种作业人员及特种设备操作人员资格证清单、复审记录长期7教育培训全员教育年度培训计划、培训教材、课件、签到表、考试试卷、成绩单长期8教育培训转岗复工“三级”安全教育卡、转岗复工教育记录长期9“三同时”管理预评价立项文件、安全预评价报告、备案文件永久10“三同时”管理设计审查安全设施设计专篇、审查意见、设计变更资料永久11“三同时”管理验收评价安全验收评价报告、竣工验收批复、试运行方案永久12设备设施特种设备锅炉、压力容器等特种设备台账、注册登记证、检验报告永久13设备设施维保检修设备检修计划、记录、验收单；安全设施校验报告长期14设备设施电气安全防雷防静电检测报告、接地电阻测试记录、电气预防性试验报告短期15隐患