采购价格管控管理办法

采购价格管控管理办法总序我在采购行业摸爬滚打快十年了，见过太多企业本来订单不少，最后却因为采购成本失控、价格混乱赚不到钱，也见过不少采购人员因为没有明确的规矩约束，一不小心踩了拿回扣、暗箱操作的坑，既丢了工作又毁了个人名声。说到底，采购价格管控不是对着采购卡脖子，也不是抠门舍不得花钱，是给公司守住成本线，给所有经手人划好安全线。为了规范公司全品类采购的价格管理行为，控制采购成本，防范廉洁风险，保障公司和所有合作方的合法权益，结合我们公司多年的实际采购经验，制定本管理办法，所有涉及公司资金支出的采购行为都要按本办法执行。1总则1.1制定目的本办法的核心目的主要有三个层面：第一是稳定控制公司整体采购成本，给我们的产品和服务留出合理的利润空间，提升市场竞争力，说白了就是每一分钱都要花在刀刃上，不该花的一分不多花；第二是规范所有采购参与人员的行为，避免暗箱操作和模糊地带，既保护公司的利益，也保护我们采购人员不被误解、不踩红线；第三是建立可追溯、可复用的采购价格数据库，给后续采购提供参考，避免新员工入行摸不着北，也避免老供应商随意报高价坑我们。我刚干采购那会，没有价格记录，第一次买一批生产配件，被合作了多年的老供应商多报了十几万，最后还是靠老板的老关系才压下来，吃了没规矩的亏，所以这个价格库的作用真的很大。1.2适用范围本办法适用于公司所有类型的采购行为，不管是生产用的原材料、设备配件，还是办公用的耗材、家具，还是大到厂房装修、设备采购，小到打印纸、饮用水，甚至是外包服务、咨询服务，只要是动用到公司对公资金支付的采购，全部纳入本办法的价格管控范围，不要觉得几百块的小钱就可以随便买，一年下来几百块的零散采购加起来，少说也有十几万，积少成多，小钱不管住早晚变成大漏洞。1.3管控基本原则采购价格管控不是一味压价，要遵循四个原则：第一是公开透明原则，所有寻源、比价、议价的过程全部留痕，不管是书面报价还是微信聊天记录，都要存档，做到任何时候都能查；第二是货比三家原则，不管采购金额大小，至少要拿到三家及以上合格供应商的有效报价，特殊紧急情况也要事后补全比价流程；第三是分级管控原则，按采购金额划分审批层级，小金额快速审批不耽误事，大金额集体评审不犯错误，兼顾效率和合规；第四是双赢共赢原则，我们要压不合理的虚价，但也要给供应商留够合理的利润，不能把价格压得人家活不下去，最后给我们偷工减料，反而吃更大的亏。明确了制定本办法的核心目的、适用范围和基本原则后，接下来要厘清各个相关部门和岗位的职责，避免出现“谁都管谁都不管”的真空地带，保障价格管控落地。2组织架构与岗位职责2.1采购部价格管控专职岗采购部专门设置价格管控岗，主要职责有五个方面：第一是牵头制定、更新本管理办法，根据每年实际执行情况调整不合理的条款；第二是负责维护公司采购价格数据库，所有采购成交价格都要及时录入，每半年更新一次价格信息；第三是对所有采购需求做前置价格审核，比对历史价格和市场行情，提前发现价格异常；第四是牵头组织所有采购的比价、议价、招标工作，整理所有报价资料供审批；第五是给各需求部门提供价格咨询服务，帮业务部门快速拿到合理的价格参考。这里我要多说一句，这个岗位不是专门来卡大家流程的，是帮大家把好关，避免因为价格问题后续背锅，遇到拿不准的价格随时找我们沟通，我们一起想办法。2.2需求提报部门需求提报部门是价格管控的第一环，主要职责是：第一，提采购需求的时候必须写清楚所有细节，包括产品的规格参数、质量要求、数量、交货时间，以及本部门能接受的预算范围，不能只说“买一台打印机”不说型号配置，不然报价从一千到五千都有，根本没办法比价；第二，配合采购部参与供应商评审，从需求角度给出意见，不能全扔给采购部不管；第三，对价格审核结果有异议的，及时拿出依据沟通，不要拖着不解决耽误进度。2.3财务部价格审核岗财务部主要负责从预算和资金层面做价格复核：第一，核对采购价格是否在公司下达的年度预算范围内，超预算的采购必须走特殊预算调整流程，没有审批的超预算采购一律不通过；第二，结算环节核对发票价格、合同价格、入库单价格是否一致，价格对不上的一律不予付款；第三，配合采购部定期梳理采购成本变化，给价格调整提供财务数据支持。2.4审计监察岗审计监察岗主要负责事后监督：第一，定期抽查采购订单的价格管控流程，检查有没有违规操作；第二，不定期开展市场价格调研，比对公司采购价格和市场平均价格，发现异常及时启动调查；第三，受理针对采购价格异常的举报，核实后按规定处理违规行为。职责划分清晰后，采购价格管控的核心就是全流程的节点把控，每一个环节都不能放松，从需求提报到最终结算，每一步都有明确的价格管控要求，具体内容如下。3采购价格管控全流程规范3.1采购需求提报与前置价格预核所有采购需求必须先通过内部系统提报，写清所有细节后转到采购部，价格管控岗第一步就是做预核：如果这款产品最近半年内采购过，先调出历史成交价格，查询当前市场行情，如果价格波动在5%以内，符合市场整体变化，可以直接沿用历史价格，走快速审批流程；如果价格波动超过5%，或者是从来没有采购过的新品，直接启动新的寻源比价流程。针对突发的紧急采购，比如生产设备突然坏了需要马上买配件，我们也留了绿色通道，可以先下单采购，但必须在3个工作日内补全所有价格审核和审批手续，不能先买后一直不补，这个口子开了规矩就坏了，大家都要自觉遵守。3.2供应商寻源与比价管理我们按采购金额把比价分为三个层级，不同层级要求不同，兼顾效率和合规：3.2.1小额采购（单项采购金额低于5000元）小额采购至少要联系3家及以上合格供应商获取书面报价，报价可以是微信文字、报价单截图或者纸质报价单，必须留下清晰记录，价格管控岗整理三家报价的价格、质量、交货期对比表，报采购部经理审批就可以确定最终供应商和价格，不用走更高层级审批，提高效率。3.2.2中额采购（单项采购金额5000元以上，50000元以下）中额采购至少要联系5家及以上合格供应商，需求部门要派一个人参与比价评审，评审的时候不能只看价格，还要综合看供应商的口碑、交货期、售后保障，我们要的是性价比，不是绝对低价。我之前就见过一个年轻采购，为了压价选了最便宜的原材料，结果生产出来的产品不合格，返工加赔偿花了几十万，反而比省的钱亏了十倍都不止，所以这点大家一定要记住，低价不是目的，合适才是。3.2.3大额采购（单项采购金额50000元以上，以及年度批量采购）大额采购和长期批量采购必须走公开招标或者竞争性谈判，首先要审核所有参与供应商的资质，不合格的直接排除，不能让资质不够的供应商进来混报价，开标或者报价开启的时候必须有至少三个不同部门的人在场，当场拆封登记价格，全过程录音录像留痕，避免暗箱操作。3.3议价谈判与价格审批比价完成确定入围供应商后，采购部要组织正式议价，议价不是乱压价，要结合市场行情来：如果是原材料整体涨价的大环境，不能逼着供应商亏本卖，不然人家只能给你换劣质原材料；如果是市场价格下跌，就要理直气壮要求供应商降价，帮公司省成本。议价完成后，要把所有报价资料、议价过程记录、最终拟成交价格整理好，按金额层级走审批流程，审批通过之后才能签合同下订单，没有审批通过的价格绝对不能下单。3.4入库验收与价格复核供应商送货入库的时候，仓库管理员不光要点数量、查质量，还要核对送货单上的价格和我们审批通过的价格是不是一致，哪怕只差几块钱，也要找采购问清楚原因，没有经过审批的价格变动，一律不能入库，很多时候就是一点点小差价，积累一年下来就是不小的漏洞，这个关口一定要把好。财务结算的时候，还要再核对一遍发票价格、合同价格、入库单价格，三个价格完全一致才能安排付款，对不上的直接打回去整改。3.5价格信息动态管理所有采购完成后，价格管控岗必须在三个工作日内把成交价格录入采购价格数据库，信息要包括产品名称、规格型号、供应商、成交价格、采购时间、质量评价。每半年我们会集中整理一次价格库，把我们的采购价格和当前市场平均价格做对比，如果我们的采购价格比市场平均高超过5%，就要马上找供应商重新谈判，谈判不成的就换供应商。之前我们的办公用纸就是这样，原来合作的供应商一年没调价，我们对比发现市场价格已经降了6个点，找对方谈不成直接换了供应商，一年下来光打印纸就省了四万多，真的是积少成多。全流程的管控要求明确之后，还需要配套的监督、考核和异常处理机制，才能保证办法不变成一纸空文，真正落地执行。4监督考核与异常处理4.1日常监督机制审计监察岗每个季度要随机抽查不少于十分之一的采购订单，检查价格管控流程有没有执行到位，有没有缺报价、缺审批的情况，每一年要做一次全品类的市场价格调研，把公司所有大宗采购的价格和市场价做对比，形成调研报告给管理层。4.2考核奖惩机制价格管控做得好的我们有奖励：如果全年通过价格优化、重新谈判给公司节省采购成本超过10万元，会给价格管控团队和相关人员发放相当于节省金额5%的奖金，上不封顶；要是发现不按规矩执行，比如该比价没比价、该审批没审批就下单，第一次给口头警告，第二次扣发当月绩效的10%，第三次直接调整岗位，要是出现勾结供应商虚高价格拿回扣的情况，直接解除劳动合同，触犯法律的移交司法机关处理，绝不姑息。4.3异常价格处理凡是遇到成交价格比历史价格高超过10%，或者比市场平均价格高超过5%的，都算作异常价格，要启动异常调查：先核实是不是因为产品规格升级、原材料整体涨价、质量要求提高等合理原因，要是合理就走特殊审批流程，要是不合理就直接重新寻源比价，绝不允许不合理的高价格入账。4.4异议申诉渠道要是需求部门或者采购人员对价格审核结果有异议，觉得审核太严或者不符合实际情况，可以直接向总经理或者审计部门申诉，我们不搞一言堂，只要有合理依据，我们肯定会调整，毕竟本办法是为了帮公司解决问题，不是为了卡任何人。5附则5.1本办法每年年底会集中修订一次，所有部门都可以提修改意见，我们会结合实际执行情况调整不合理的条款，让办法更贴合公司的发展需求。5.2本办法的解释权归采购部所有，从发布之日起执行，之前发布的旧版本采购价格