财务打印耗材消耗精细化管控措施

财务打印耗材消耗精细化管控措施我做企业财务成本管控快十年了，见过太多管理者把眼睛盯在房租、原材料、人力这些大额成本上，觉得打印耗材不过是几分钱一张纸、几十块钱一个硒鼓的“小事”，犯不着花精力管。可我算过一笔账，一家百人规模的中小企业，一年下来打印耗材的花费少说也有三四万，千人以上的集团企业，一年几十万的耗材费用非常常见，而因为管控松散，浪费、流失、闲置的耗材往往能占到总消耗的两成到三成，积少成多，几年下来就是一笔不小的数目。这些年我帮三四家企业梳理过耗材管控体系，最少的一年省了一万多，最多的一家省了十几万，效果其实非常明显。所谓精细化管控，本质上就是把每一分钱的去向都摸清楚，该花的不卡，不该浪费的一分不多花，既不影响正常办公，又能帮企业堵住跑冒滴漏的漏洞。接下来我结合实际工作经验，从基础搭建、流程落地到配套保障，详细说说具体的管控措施。1做好精细化管控的前期基础工作任何管控都不能拍脑袋定规则，得先把底数摸清楚，才能定出合理的标准，不然要么太严影响大家办公，要么太松起不到效果。1.1全面盘清存量与历史消耗数据第一步肯定是全盘梳理，不光要点清楚公司仓库里存了多少耗材，还要统计各个部门办公室里的备用耗材——我敢说百分之八十的企业，各个部门的抽屉、储物柜里都有员工多领攒下来的硒鼓、墨粉盒，我之前帮一家公司盘库的时候，光是从各个部门收上来的闲置硒鼓就有三十多个，算下来一万两千多块，好多都放了快两年，包装都落灰了，再放下去都要过期漏粉只能扔。所以盘库一定要做到“全”，公共仓库存的、部门自留的、甚至已经配到每台打印机上的耗材剩余情况，都要登记造册，统一分类统计，型号、保质期、剩余使用量都标清楚。盘完存量之后，还要拉出来至少过去一年的耗材采购、领用记录，按部门、按设备型号、按耗材类型统计消耗情况，算出来每个部门平均每个月用多少纸、多少硒鼓，每台设备打印一千张纸平均消耗多少耗材，这些数据就是后面定规则的基础，没有这些数据，定出来的定额肯定不准。1.2制定统一的耗材配置标准与消耗定额摸完底数之后，就要根据不同的使用场景定标准，不能一概而论。比如对外需要归档的正式合同、给客户的宣传材料，要求用原装耗材和质量好的打印纸；内部流转的通知、草稿、普通文件，完全可以用合格的兼容耗材和再生纸，这样就能把钱花在刀刃上。定完配置标准，就要定每个部门的月度消耗定额，定额怎么定？就用之前统计的历史数据，再结合部门人数、业务性质调整，比如销售部门要打很多客户资料，定额就可以比行政部门高一点，研发部门大多是电子流转，定额就可以低一点。说句实在话，我之前见过不少公司根本没有定额，谁要耗材谁去领，要多少给多少，结果有的部门一个月领出去四个硒鼓，实际根本用不完，要么屯着要么被员工带回家私用，有了定额之后，超了就要说明原因，很大程度上就能避免这种无意义的消耗。1.3统一耗材型号准入与采购渠道很多公司耗材管控乱，很大原因是各部门可以自己采购耗材，你买你的我买我的，型号乱价格也乱，我之前碰到过一个情况，同一个型号的硒鼓，部门自己买的比公司统一采购贵了八十多块钱，这里面有没有问题大家都懂。所以精细化管控的第一步，就是统一准入，所有能用的耗材型号都要提前审核，质量、价格比对之后纳入合格目录，不允许买目录外的型号，采购也统一由行政或者采购部门按流程走，财务只给目录内的统一采购报销，部门私自采购的一律不报，这样就能从源头堵住价格虚高和不合规的问题。基础工作做好了，相当于搭好了管控的框架，接下来就要把管控要求落实到采购、领用、使用、报废每个具体环节里，实现全流程的精细化管理。2全流程各环节的精细化管控落地措施耗材消耗的管控，核心是把每一件耗材从采购进来，到用完报废的全生命周期都管起来，不让任何一个环节出漏洞。2.1采购环节：按需备货，强化验收管控很多企业喜欢一次性采购大量耗材囤着，一来占库存占资金，二来放久了耗材容易过期失效，反而造成浪费。所以采购环节要坚持“常用耗材少量备货，特殊耗材按需采购”的原则，比如常用的A4纸、通用型号硒鼓，仓库留三到五天的用量就够了，现在供应商配送都很快，当天买当天就能到，根本不用囤一大堆。采购的时候优先用集中招标确定的固定供应商，一来价格谈得低，二来质量有保证，偶尔需要补采特殊型号，也要走三家比价，财务要核对报价，避免价格虚高。到货验收这块一定要仔细，不能只点数量不查质量，我之前就碰到过供应商把快过期的硒鼓发过来，放了三个月就漏粉，根本用不了，所以验收的时候要核对型号、保质期，检查包装有没有破损，有问题直接退回去，不要稀里糊涂就入库做账。2.2领用环节：推行以旧换新，严格定额管控领用环节是管控的核心，我推行这么多年，最有用的制度就是以旧换新，什么意思呢？就是要领新耗材，必须把用完的旧耗材交回来，不然不给发新的。就这么简单一个制度，我帮第一家公司推的时候，第一个月硒鼓领用就降了22%，为什么？因为好多人手里都攒着多领的新硒鼓，这下必须交旧才能领新，大家都把攒的拿出来用，自然就少领了好多。除了以旧换新，领用必须登记，现在OA系统都能线上走流程，领用人、部门、耗材型号、对应设备、旧耗材编号都要填清楚，财务每个月导出领用数据就能核对，方便得很。定额内的领用正常走流程就可以，超定额领用必须写说明，为什么超，是这个月有大型活动打印量增加还是别的原因，部门负责人签字确认之后，财务审核通过才能发，不能随便超定额领，这样就能把消耗控制在合理范围内。这里我也说句题外话，不用搞得太不近人情，有时候员工确实临时有紧急的大打印量，通融一下没问题，制度是死的人是活的，只要说清楚原因，就不会影响大家工作。2.3使用环节：动态监控，引导节约领出去之后，还要做好使用过程的监控，现在大部分办公打印机都支持联网查看打印量，财务可以每个月统计一次，把每台打印机的打印量和耗材消耗做对比，比如一个正常的硒鼓能打两千张A4纸，要是某台打印机打了不到一千张就换了硒鼓，就要查一查原因，是耗材质量不好还是有浪费，及时调整。日常还要做一些细节优化，比如把所有打印机的默认设置改成双面打印，就这么一个小改动，我这边统计过，大部分公司推行之后，打印纸消耗能降30%左右，好多人原来打东西习惯性打单面，一张纸就打几行字，改了默认之后，大家自然而然就用双面了，省下来的都是真金白银。还有，对于打印私人内容，我觉得不用一刀切禁止，谁还没个急事，比如孩子打个作业，自己打个简历，偶尔个三五张，没必要上纲上线，但是要是发现长期大量打私人内容，那肯定要提醒纠正，既要管控也要有温度，不能让大家觉得财务是专门跟大家过不去的。2.4报废环节：回收再利用，堵住收尾漏洞很多公司管控到用完就结束了，旧耗材随便扔，其实旧硒鼓、旧墨盒都是可以回收再利用的，要么返给供应商抵扣货款，要么卖给正规的回收机构，这笔钱虽然不多，一年下来千八百到几千块不等，但是精细化就是要抠所有细节，而且随便扔旧耗材还不环保。所以要求大家交旧领新的时候，旧耗材统一回收，由专人保管，定期处理，处理得到的收入必须全额上交财务冲减办公费用，绝对不允许部门自己留着当小金库，我之前听说过有的部门把卖旧耗材的钱攒起来出去吃饭，这其实就是不合规的，财务一定要把这块管住，哪怕钱再少也要入账。全流程的管控措施落地之后，还要有配套的机制来保障，不然时间长了大家就松懈了，管控效果就打折扣了。3精细化管控的配套保障与动态优化机制精细化管控不是一劳永逸的，建完制度就不管了，要持续优化，还要调动大家的积极性，才能长期坚持下去。3.1明确分级管控的责任体系很多人觉得耗材管控就是财务的事，其实不对，财务管核算和监控，具体的责任要分到各个环节：仓管负责库存管理和发放登记，部门负责人是本部门耗材消耗的第一责任人，负责审核本部门的领用申请，督促本部门员工节约，采购负责按标准采购，财务负责定期统计、监控、考核，每个人都明确自己的责任，就不会出现出事了没人管，推来推去的情况，大家各负其责，管控才能顺起来。3.2建立有奖有罚的激励机制要想让大家主动配合，不能只罚不奖，那样容易引起抵触。我一般建议企业按季度考核，某个季度部门实际消耗比定额低10%以上，而且没有影响正常办公，就可以给部门发一点小奖励，比如两百块的下午茶补贴，或者百八十块的购物卡，钱不多，但是大家有动力，原来觉得省不省跟自己没关系，现在省下来能拿奖励，大家就主动节约了。要是连续两个季度超定额，又没有合理的理由，那就从部门的办公经费里扣除超出部分的费用，这样部门自己就会管起来，不用财务天天盯着。我之前待的公司，推行这个激励之后，各个部门都自己想办法节约，比如没用完的纸攒起来打草稿，不用的打印机及时关掉，效果比财务天天催好太多了。3.3定期复盘调整管控标准定好的定额和标准不是一成不变的，比如部门新增了人，或者新增了业务，打印量上去了，原来的定额就不够用了，要是原来的耗材供应商质量下降，消耗变快了，标准也要调整。所以一般每半年复盘一次，把半年的消耗数据拿出来分析，看看原来的标准合不合理，哪些环节有漏洞，哪些地方可以再优化，不合适的标准及时调整，有新的问题及时补上规则，这样管控才能一直适配企业的情况，不会越管越死。3.4做好宣导，获得员工认同很多员工一听到管控耗材，就觉得是公司抠门，不让大家用东西，容易抵触，所以一定要做好宣导，跟大家讲清楚，精细化管控不是不让大家用，是避免不必要的浪费，省下的成本都是公司的，最终也会落到员工身上，比如省下的钱可以多搞团建，多发年终福利，而且节约耗材也是环保的事，对社会也有好处。把道理跟大家讲透了，大家也就愿意配合了，不会觉得是财务针对谁，其实都是为了大家共同的利益。结尾总的来说，打印耗材消耗的精细化管控，算不上什