资料装订编号归档执行要求

资料装订编号归档执行要求作为一名在档案管理岗位干了十几年的老员工，我见过太多因为前期装订编号归档不规范，后面要查资料时抓瞎的情况：小到找一份会议记录耽误半天开会，大到项目审计缺资料影响整体进度，说白了，这项工作看起来不起眼，却是单位所有工作留痕、风险兜底的基础，容不得半分马虎。今天把我们日常执行的所有要求整理出来，都是实打实踩过坑攒出来的经验，从前期准备到最后归档入库，每一步都讲清楚要求，方便大家照着执行。1装订归档前的前期准备要求凡事预则立不预则废，装订编号归档不是拿到资料就开始乱订，前期准备做足了，后面的工作才能顺顺利利，不会出乱子。1.1资料的分类筛选整理这一步是整个工作的基础，直接决定了归档后档案的有效性，要分两步走：1.1.1明确归档范围，剔除无效资料首先要搞清楚哪些需要归档，哪些不需要。一般来说，正式发文、审批签字完毕的流程文件、项目成果资料、正式合同协议、财务凭证报表、各类会议纪要、资质证明文件这些都是必须归档的；而重复打印的草稿、已经作废的试行文件、非正式的沟通便签（已经整理成正式文件的就不用留原件了）、外部送来的不需要留存的宣传物料这些，都可以剔除出去，不用占用归档空间。我这里提一句，很多新人朋友觉得多留总比少留好，什么都往里面塞，结果档案柜没两年就满了，找有用的资料反倒找半天，所以该剔除的一定要剔除，当然扔之前也要核对一遍，别不小心把有用的扔了，谨慎点总没错。1.1.2按类别分类，核查资料完整性分完有用没用之后，就要按单位统一的类别分开，比如分成行政综合类、业务项目类、合同协议类、财务类、人事类这几个大类，每个大类下面再分小类，比如行政综合类下面再分会议类、发文类、后勤类这样。分完类之后一定要挨个核查完整性，比如一份项目合同，有没有附对方的资质复印件？有没有审批单？有没有履约的相关记录？会议纪要有没有所有参会人的签字？缺东西的一定要退回去让移交部门补全了再往下走。我之前就吃过这个亏，刚干的时候，觉得大家都忙，缺个签字就先收了，想着后面补，结果一拖就是好几年，后来审计来查，找不到签字，整组人陪着加班补，那滋味真不好受，所以这一关一定要把好，缺东西就是不能往下走，别给自己留后患。1.2装订前的预处理要求筛选分类完了，就要给装订做预处理，这一步都是细节，但是细节决定成败。1.2.1纸张整理，去除异物所有资料要先把上面的金属物品全部拆掉，不管是订书钉、回形针还是大头针、别针，一个都不能留。我见过存放了十几年的老档案，就是因为没拆订书钉，时间长了生锈，锈水把纸张染得破了洞，上面的字都看不清了，好好一份档案就这么废了，太可惜了。拆完金属物之后，不平整的纸张要压平，卷边折角的要捋平，有破损的要找一样厚度的纸补好，字在破损处的一定要尽量把字补清楚，别让它模糊。1.2.2特殊规格纸张的处理如果是比A4大的图纸或者表格，要折叠成A4大小，折叠的时候要注意，把有字的一面露在外面，不能把标题或者关键内容折在里面，装订边要留出来，方便后面装订。如果是比A4小的票据、便签、出库单这些，要统一粘贴在A4大小的衬纸上，一张衬纸别粘太多，粘个三四张就够了，错开粘，方便翻阅，不能堆在一起，到时候字都挡住了。1.3装订耗材的准备要求很多人觉得耗材随便用就行，其实不是，不同的耗材保存时间差很多，一定要用档案专用的耗材。装订用的钉子一定要用不锈钢的，不能用普通的铁钉子，容易生锈；胶装要用档案专用的热熔胶，不能用普通的固体胶或者液体胶，用不了几年就开胶掉页了；封面要用硬一点的档案专用封皮，不能用普通的A4打印纸，不然拿几次就皱了破了，存放不了几年。前期准备都做好了，接下来就进入正式的装订环节，装订的规范不仅影响美观，更影响后续的使用和保存，具体执行要求如下：2资料装订的执行要求2.1按资料厚度选择合适的装订方式不是所有资料都用一种装订方式，要根据厚度和类型选：厚度在1厘米以内的，比如单个合同、单份会议资料，可以用左侧骑马订或者单订；厚度在1厘米到1.5厘米之间的，用左侧双订，两个钉子之间距离大概8厘米，刚好合适；如果厚度超过1.5厘米，一定要分册装订，别硬订成一本，太厚了不仅不好放进档案柜，翻的时候也容易掉页，拿都拿不动。对于超大尺寸不能折叠的图纸，要卷成筒，放进专用的档案筒里面，在档案筒外面做好编号和标签，放在专门的图纸存放区，不能随便堆在角落，容易压坏弄脏。2.2装订位置和边距的规范要求不管用哪种装订方式，左侧装订的话，装订边一定要留够2厘米的宽度，很多新手图省事，留1厘米都不到，一订就把正文的字订进去了，不仅看不清，拆都没法拆，所以边距一定要留够。装订好之后要当场翻一遍检查，看看有没有订错页、漏页，有没有把字订进去，页码有没有被订住，不对的赶紧拆了重订，别等归档了再改，麻烦很多。2.3封面信息的填写要求封面上必须要填全所有信息，具体包括单位全称、案卷的正式题名、所属年度、资料类别、保管期限、移交部门这几项，缺一不可。如果能打印的话尽量打印，字工整清楚；如果需要手写，一定要用黑色碳素笔，绝对不能用圆珠笔、铅笔或者彩色笔，这些笔时间长了都会褪色。我之前整理老库房的时候，碰到好多二三十年前用圆珠笔写的封面，字都快磨没了，根本看不出来这盒档案是什么内容，只能打开一本本翻，太浪费时间了，所以这个要求一定要记住，必须用黑色碳素笔手写，或者直接打印。另外，案卷题名一定要写清楚，不能太笼统，比如不能只写“项目资料”，要写清楚“XX项目可行性研究报告及审批资料”，这样后面找的时候一眼就能看懂。装订完成之后，接下来就是编号环节，编号是档案的身份证，所有的检索查找都靠编号，所以编号必须统一规范，不能乱编，具体要求如下：3编号的执行规范要求3.1统一编号规则，不得私自更改全单位必须用统一的编号规则，不能每个部门自己编自己的，不然最后归档到库房，编号重复，根本没法找。我们现在通用的规则是“大类代码-年度-小类代码-案卷顺序号”，举个例子，行政大类代码是X，年度就是归档的年份，会议小类代码是01，第12份案卷就是X-XXXX-01-012，这个规则定好之后，所有人都要按这个来，不管是谁来归档，都不能自己改代码，也不能随便换规则，保持编号的一致性，这是最基本的要求。另外，顺序号要按归档的顺序往下排，不能跳号，也不能重号，哪怕前面的案卷销毁了，空出来的编号也不能给新的案卷用，要把空号保留，在目录上备注清楚原案卷已经销毁，避免混淆。3.2编号的标注位置和要求编号要标两个地方，第一个是封面的右上角，第二个是档案的脊背，因为档案放进档案柜都是立着放的，脊背朝外，只要脊背上有编号，不用把档案拿出来，就能一眼看到编号，找的时候能省好多时间。很多人只标封面不标脊背，找一份资料要把一柜子的档案都抽出来看，太折腾了，所以这个一定要标。编号如果是打印的最好，要是手写的也要用黑色油性碳素笔，不能蹭掉，字要写清楚，别太小，远一点也能看清。3.3错编号补编号的处理要求如果发现编号错了，或者编号掉了需要补，不能直接在原编号上乱涂乱画，要是错了，就用一道横线把原来的错编号划掉，在旁边空白的地方重新写正确的编号，还要在档案的备注页上写清楚“某年某月因编号错误更正为XXX，更正人：XXX”，留好记录，不能悄咪咪改完就完了，后面没人知道怎么回事。如果错得比较多，整个封面都乱了，最好换一张新的封皮重新写，保持档案的整洁。装订编号都完成之后，最后一步就是归档入库了，这一步做好了，整个工作才算收尾，具体执行要求如下：4归档入库的执行要求4.1归档前的交接审核归档的时候，移交部门的经办人和档案管理员要一起核对，核对内容包括资料的数量对不对、类别对不对、编号对不对、资料齐不齐、保管期限定的对不对，全部核对没问题了，两个人都要在移交清单上签字，一式两份，移交部门留一份，档案库留一份。这个签字很重要，不是说要追究谁的责任，而是明确工作交接，万一后面有问题，能说清楚情况，对双方都是保护，我干这么多年，从来不会不签字就收资料，这是对工作负责，也是对自己负责。4.2入库摆放的规范要求档案入库要按大类分区域存放，同一个大类下面按编号顺序从小到大排列，不能随便乱插，有空位置也不能把别的编号的档案塞进去，不然整个顺序就乱了，后面找根本找不到。不同保管期限的档案要分开存放，永久保存的档案要放在干燥、通风、避免阳光直射的位置，给到最好的存放环境，方便长期保存，也方便后续定期检查。每个档案柜的外面都要贴好分类标签，写清楚这个柜子放的是哪一类哪段编号的档案，哪怕是新来的同事来找资料，也能很快找到位置，不用到处问人。4.3电子档案同步归档要求现在都是纸质电子双归档，所以纸质档案装订编号完，对应的电子扫描件也要用同一个编号命名，同步归档到单位的档案管理系统，电子档案至少要做两个备份，分别存在不同的存储设备里，防止硬盘损坏丢失数据。电子目录也要同步更新，每一份纸质档案都要对应一条电子目录，目录里要写清楚案卷题名、编号、保管期限、存放位置、关键字，方便检索，大家要找资料，直接在系统里搜关键字就能找到位置，不用去库房瞎翻，效率高很多。4.4归档后的日常维护要求归档入库不是结束，日常还要维护。我一般每个季度都会抽查一部分档案，看看有没有受潮、有没有生虫、装订有没有开胶、编号有没有掉，尤其是雨季过后，一定要全面检查一遍，发现有受潮的就拿出来放到通风的地方阴干，不能晒，晒了纸张会变脆；有开胶掉页的就重新装订，有编号掉了的就补上。很多档案都是独一无二的，坏了就补不回来了，多花点时间检查，总比后面坏了后悔强。总的来说，资料装订编号归档的这些执行要求，看起来都是一条条琐碎的小事，没有什么惊天动地的地方，但是每一条要求背后，都是之前踩过的坑、吃过的亏攒出来的经验。我常跟新来的同事说，